Comprendre les rôles et les autorisations dans deskbird est essentiel pour garantir que les utilisateurs disposent du bon niveau d'accès, qu'ils réservent pour eux-mêmes, gèrent une équipe ou configurent les paramètres à l'échelle du bureau. Cet article propose un aperçu clair de chaque rôle et des actions qu'ils sont autorisés à effectuer.
En plus des rôles système, vous pouvez définir des rôles personnalisés pour accorder exactement les autorisations dont votre équipe a besoin. En savoir plus ici : Rôles personnalisés et leurs autorisations
1. Vue d'ensemble des autorisations
Le tableau suivant présente les actions disponibles pour chaque rôle système dans deskbird :
| Tâche | Utilisateur | Responsable de groupe | Manager | Admin du bureau | Admin global |
|---|---|---|---|---|---|
| Réserver une ressource pour soi-même | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Définir son statut | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Réserver pour d'autres utilisateurs de leur groupe * | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Définir le statut des utilisateurs de leur(s) groupe(s) | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Définir le statut de tous les utilisateurs de l'entreprise | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Modifier la configuration du bureau et les règles de réservation (par bureau) | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Gérer les utilisateurs et les rôles (sauf attribution des Admins globaux), inviter des utilisateurs par e-mail | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ |
| Créer, mettre à jour, désactiver et supprimer des utilisateurs via .csv | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Attribuer d'autres Admins globaux | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Modifier les règles de réservation pour tous les bureaux | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
| Accéder à Workforce / Office analytics ** | ❌ | Limité | Complet | Complet | Complet |
| Accéder à Office analytics ** | ❌ | ❌ | ❌ | Limité | Complet |
| Réserver pour des visiteurs (réservation pour les invités) *** | Conditionnel | Conditionnel | Conditionnel | ✅ | ✅ |
| Voir les détails de la salle de Réunion lorsque le mode protégé est activé | Uniquement en tant que participant | Uniquement pour le groupe géré | ✅ | ✅ | ✅ |
| Accéder au tableau de bord des demandes de services (restauration) **** | Conditionnel | Conditionnel | Conditionnel | Conditionnel | Conditionnel |
| Générer et gérer un jeton API/SCIM | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ |
* Les (Group) Managers peuvent effectuer des réservations pour d'autres personnes, sauf si l'accès à la zone est restreint pour la personne sélectionnée et que la zone leur est cachée.
** Accès limité : les responsables de groupe et les admins du bureau ne peuvent consulter que les données des groupes et/ou bureaux qu'ils gèrent.
*** Conditionnel : peut être configuré via Admin > Paramètres de réservation > Réservation pour les invités
**** Conditionnel : l'accès peut être accordé via Admin > Restauration & services > Utilisateurs ayant accès au tableau de bord des services.
2. Description des rôles & bonnes pratiques
- Utilisateur : Il s'agit du rôle par défaut attribué à tout employé. Les utilisateurs peuvent réserver des Desks ou des salles de Réunion pour eux-mêmes et définir leur propre statut (ex. : télétravail, au bureau), mais ne peuvent pas agir pour d'autres personnes ni accéder aux paramètres de configuration.
- Responsable de groupe : Idéal pour les chefs d'équipe, RH ou assistants de bureau. Les responsables de groupe peuvent gérer les réservations et les statuts des utilisateurs des groupes qu'ils supervisent, mais n'ont pas accès aux paramètres d'administration globaux ou du bureau.
- Manager : Ce rôle a un champ d'action plus large que les responsables de groupe. Les managers peuvent agir pour n'importe quel utilisateur de l'entreprise, mais ne peuvent pas modifier les paramètres. Ce rôle est généralement utilisé pour les RH seniors ou les chefs de département.
-
Admin du bureau : Les admins du bureau peuvent gérer les paramètres d'un ou plusieurs bureaux spécifiques, y compris les règles de réservation et la configuration du bureau. Ils gèrent également les utilisateurs mais ne peuvent pas attribuer le rôle d'Admin global. Ce rôle doit être attribué uniquement à des personnes formées et familières avec les paramètres deskbird.
💡 Remarque : Lors de l'attribution de ce rôle, assurez-vous également que le ou les bureaux auxquels l'utilisateur doit avoir accès sont bien définis dans son profil. Sinon, il recevra une erreur en tentant d'accéder au panneau d'administration. - Admin global : Le rôle le plus élevé dans deskbird. Les Admins globaux ont un accès illimité à l'ensemble du compte, y compris la possibilité de supprimer des utilisateurs, de modifier les paramètres de tous les bureaux et d'attribuer d'autres Admins globaux. Ce rôle doit être réservé à un nombre restreint d'experts deskbird dans votre entreprise.