Rôles personnalisés et autorisations

Desks Professional et supérieur

Rôles personnalisés permet aux administrateurs globaux de créer des rôles légers et complémentaires qui accordent des autorisations spécifiques (comme gérer les visites ou exporter des analytics) sans modifier le rôle système principal d’un utilisateur. Cela permet d’offrir à chaque utilisateur exactement les accès dont il a besoin, pour un ou plusieurs bureaux, tout en gardant les rôles système clairs et cohérents.

En savoir plus sur les rôles système ici : Rôles système et autorisations

1. Vue d’ensemble
2. Rôles système vs. rôles personnalisés
3. Gérer les rôles personnalisés
4. Autorisations disponibles pour les rôles personnalisés
5. Limites actuelles
6. FAQ

1. Vue d’ensemble

La page Rôles & autorisations permet aux administrateurs globaux de contrôler qui peut faire quoi dans deskbird.

Cette page est accessible via :

Admin > Gestion des utilisateurs : Rôles & autorisations

Elle regroupe :

• Rôles système prédéfinis par deskbird
• Rôles personnalisés créés et gérés par ton organisation

Pour qui ?
Cette fonctionnalité est disponible pour les administrateurs globaux. Elle est incluse dans Desks Professional et supérieur.

Concept important :
Les rôles personnalisés sont toujours attribués en plus du rôle principal d’un utilisateur. Ils peuvent ajouter des autorisations, mais ne peuvent pas retirer les autorisations accordées par un rôle système.

2. Rôles système vs. rôles personnalisés

Les rôles dans deskbird sont répartis en deux catégories.

• Rôles système
  • Prédéfinis par deskbird
  • Ne peuvent pas être supprimés
  • Chaque utilisateur a exactement un rôle principal (par exemple : Administrateur global, Administrateur de bureau, Manager, Manager de groupe, Utilisateur)
  • Certains rôles prédéfinis peuvent exister comme rôles additionnels (par exemple : Responsable des demandes de service, Réceptionniste visiteurs), selon les modules auxquels tu es abonné comme Rooms ou Gestion des visiteurs
• Rôles personnalisés
  • Définis et gérés par ton organisation
  • Peuvent être modifiés ou supprimés
  • Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs rôles personnalisés
  • Toujours additionnels : ils ajoutent des autorisations, sans jamais en retirer

Cette séparation permet de garder les responsabilités principales stables tout en offrant une gestion flexible des autorisations.

3. Gérer les rôles personnalisés

Toute la gestion des rôles se fait sur la page Rôles & autorisations.

Créer un rôle personnalisé

1. Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Rôles & autorisations.
2. Dans la section Rôles personnalisés, clique sur Ajouter un rôle personnalisé.
3. Saisis un Nom et une Description (facultative).
4. Sélectionne les autorisations à accorder à l’aide des boutons.
5. Clique sur Enregistrer.

Astuce : Utilise des noms clairs et explicites comme « Analyste données » ou « Accueil » pour faciliter l’attribution des rôles par la suite.

Attribuer des utilisateurs à un rôle personnalisé

Tu peux attribuer des rôles personnalisés de deux façons différentes.

Option A : Depuis le rôle lui-même

1. Ouvre Admin > Gestion des utilisateurs : Rôles & autorisations.
2. Dans le tableau Rôles personnalisés, clique sur l’icône personne du rôle.
3. Clique sur Ajouter un assigné.
4. Sélectionne un ou plusieurs utilisateurs.
5. Choisis si le rôle s’applique à :
   • Sélectionner un ou plusieurs bureaux, ou
   • Tous les bureaux
6. Clique sur Confirmer.

Remarque : Si Tous les bureaux est sélectionné, tout nouveau bureau créé sera automatiquement inclus dans le périmètre du rôle de l’utilisateur.

Option B : Depuis le profil utilisateur

1. Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs.
2. Ouvre le profil de l’utilisateur.
3. Ouvre l’onglet Rôle.
4. Ajoute le ou les rôles concernés sous Rôle(s) additionnel(s).
5. Enregistre tes modifications.

Les deux méthodes donnent les mêmes autorisations ; choisis celle qui correspond le mieux à ta façon de travailler.

💡 Astuce : Tu peux filtrer le tableau des utilisateurs par rôles personnalisés pour voir rapidement quels utilisateurs ont quels rôles attribués.

4. Autorisations disponibles pour les rôles personnalisés

Les rôles personnalisés peuvent inclure des autorisations dans les domaines suivants.

* Remarques sur l’autorisation Gérer les utilisateurs

• Les règles de visibilité des groupes s’appliquent : si la visibilité par groupe est activée, les utilisateurs ne peuvent attribuer d’autres personnes qu’aux groupes dont ils font partie ou qu’ils gèrent.
• Les utilisateurs ayant cette autorisation ne peuvent pas modifier les rôles système ou personnalisés d’autres utilisateurs dans l’interface.

5. Limites actuelles

• Accorder les autorisations Workforce analytics permet actuellement de voir toutes les données Workforce, quel que soit le périmètre de bureaux attribué au rôle. Le filtrage par bureau pour Workforce analytics via les rôles personnalisés sera ajouté dans une prochaine version.
• Pour les managers de groupe, la visibilité sur Workforce analytics reste limitée aux groupes qu’ils gèrent.

6. FAQ