Rôles personnalisés et autorisations

Clients bêta uniquement Desks Professional et supérieur

Rôles personnalisés permet aux administrateurs globaux de créer des rôles complémentaires et légers qui accordent des autorisations spécifiques (comme la gestion des visites ou l’exportation des analytics) sans modifier le rôle principal d’un utilisateur dans le système. Cela facilite l’attribution d’un accès précis aux utilisateurs, limité à certains bureaux ou à tous, tout en gardant les rôles système clairs et cohérents.

En savoir plus sur les rôles système ici : Rôles système et autorisations

1. Vue d’ensemble
2. Rôles système vs rôles personnalisés
3. Gérer les rôles personnalisés
4. Autorisations disponibles pour les rôles personnalisés
5. Limites actuelles
6. FAQ

1. Vue d’ensemble

La page Rôles & autorisations permet aux administrateurs globaux de contrôler qui peut faire quoi dans deskbird.

Cette page est accessible via :

Admin > Gestion des utilisateurs : Rôles & autorisations

Elle regroupe :

• Rôles système prédéfinis par deskbird
• Rôles personnalisés créés et gérés par votre organisation

Pour qui ?
Cette fonctionnalité est disponible pour les administrateurs globaux. Elle est accessible dans Desks Professional et supérieur.

Concept important :
Les rôles personnalisés sont toujours attribués en complément du rôle principal d’un utilisateur. Ils peuvent ajouter des autorisations, mais ne peuvent pas retirer les autorisations accordées par un rôle système.

2. Rôles système vs rôles personnalisés

Les rôles dans deskbird sont répartis en deux catégories.

• Rôles système
  • Prédéfinis par deskbird
  • Ne peuvent pas être supprimés
  • Chaque utilisateur a exactement un rôle principal (par exemple : Administrateur global, Administrateur de bureau, Manager, Manager de groupe, Utilisateur)
  • Certains rôles prédéfinis peuvent exister comme rôles additionnels (par exemple : Responsable des demandes de service, Réceptionniste des visiteurs), selon les modules auxquels vous avez souscrit comme Rooms ou Gestion des visiteurs
• Rôles personnalisés
  • Définis et gérés par votre organisation
  • Peuvent être modifiés ou supprimés
  • Les utilisateurs peuvent avoir plusieurs rôles personnalisés
  • Toujours additionnels : ils ajoutent des autorisations, sans jamais en retirer

Cette séparation permet de garder les responsabilités principales stables tout en offrant une gestion flexible des autorisations.

3. Gérer les rôles personnalisés

Toute la gestion des rôles se fait sur la page Rôles & autorisations.

Créer un rôle personnalisé

1. Allez dans Admin > Gestion des utilisateurs : Rôles & autorisations.
2. Dans la section Rôles personnalisés, cliquez sur Ajouter un rôle personnalisé.
3. Saisissez un Nom et une Description (facultative).
4. Sélectionnez les autorisations à accorder à l’aide des boutons.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Astuce : Utilisez des noms clairs et explicites comme « Analyste de données » ou « Accueil » pour faciliter l’attribution des rôles par la suite.

Attribuer des utilisateurs à un rôle personnalisé

Vous pouvez attribuer des rôles personnalisés de deux façons différentes.

Option A : Depuis le rôle lui-même

1. Ouvrez Admin > Gestion des utilisateurs : Rôles & autorisations.
2. Dans le tableau Rôles personnalisés, cliquez sur l’icône personne du rôle.
3. Cliquez sur Ajouter un assigné.
4. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs.
5. Choisissez si le rôle s’applique à :
   • Sélectionner un ou plusieurs bureaux, ou
   • Tous les bureaux
6. Cliquez sur Confirmer.

Remarque : Si Tous les bureaux est sélectionné, tout nouveau bureau créé sera automatiquement inclus dans le périmètre du rôle de l’utilisateur.

Option B : Depuis le profil utilisateur

1. Allez dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs.
2. Ouvrez le profil de l’utilisateur.
3. Ouvrez l’onglet Rôle.
4. Ajoutez le(s) rôle(s) concerné(s) sous Rôle(s) additionnel(s).
5. Enregistrez vos modifications.

Les deux méthodes donnent les mêmes autorisations ; choisissez celle qui correspond le mieux à votre façon de travailler.

💡 Astuce : Vous pouvez filtrer le tableau des utilisateurs par rôles personnalisés pour voir rapidement quels utilisateurs ont quel(s) rôle(s) attribué(s).

4. Autorisations disponibles pour les rôles personnalisés

Les rôles personnalisés peuvent inclure des autorisations dans les domaines suivants.

5. Limites actuelles

• Accorder les autorisations Workforce analytics permet actuellement aux utilisateurs de voir toutes les données Workforce, quel que soit le bureau attribué au rôle. La limitation par bureau pour Workforce analytics via les rôles personnalisés sera disponible dans une prochaine version.
• Pour les managers de groupe, la visibilité des workforce analytics reste limitée aux groupes qu’ils gèrent.

6. FAQ