Crée de l’engouement au sein du lieu de travail et favorise les connexions réelles grâce aux Événements dans deskbird. Que tu organises un déjeuner, un atelier ou une annonce à l’échelle de l’entreprise, la fonctionnalité Événements te permet de rassembler facilement les personnes et d’augmenter la présence au bureau.
Les utilisateurs peuvent découvrir les événements à venir dans leur vue Planning, répondre à un RSVP en un clic et voir qui participe, le tout en un seul flux. Cet article explique comment créer des événements, qui peut les créer, quels emails reçoivent les invités et les organisateurs, et comment les événements se synchronisent avec les calendriers.
- Qu’est-ce qu’un événement ?
- Créer un événement
- Gérer qui peut créer des événements
- Synchronisation du calendrier avec Google ou Microsoft, suivi des RSVP et invitations par email
- Voir et répondre aux événements
- Inspiration pour des événements
- FAQs
1. Qu’est-ce qu’un événement ?
Les Événements sont conçus pour créer un sentiment d’enthousiasme et de communauté autour des rassemblements en présentiel au bureau. Encourager les utilisateurs à venir au bureau et optimiser l’utilisation de l’espace de travail sont des leviers clés de productivité et d’engagement.
Avec les Événements, tu disposes d’un outil puissant pour :
- Motiver les utilisateurs à venir au bureau
- Renforcer la culture d’équipe grâce à des connexions réelles
- Promouvoir la visibilité des activités clés et des actualités de l’entreprise
Qu’il s’agisse d’un déjeuner d’équipe, d’une fête de fin d’année, d’un atelier hybride ou d’une annonce à l’échelle du bureau, la fonctionnalité Événements de deskbird t’aide à tout planifier, partager et gérer en quelques clics.
2. Créer un événement
Il existe deux façons de créer un événement, selon ton rôle et tes autorisations.
Depuis l’Admin
Les Admins globaux et les Admins de bureau peuvent aller dans Admin > Workforce > Événements et cliquer sur Ajouter un événement.
Remplis le formulaire avec :
- Nom de l’événement et emoji
- Date et heure
- Invités : groupes d’utilisateurs, personnes individuelles ou bureaux entiers
- Lieu et description optionnelle
- Paramètres RSVP et email (voir Invitations par email)
Tu peux définir un nombre max de participants lors de la création d’un événement. Une fois publié, ce nombre ne peut plus être modifié. Quand le nombre maximum de visiteurs est atteint, les inscriptions supplémentaires sont automatiquement placées sur liste d’attente. Si un visiteur confirmé décline sa place, la personne suivante sur la liste d’attente est automatiquement ajoutée à l’événement. La page de l’événement affiche aussi le nombre de places restantes, offrant une transparence totale aux organisateurs et aux participants. Cela facilite la gestion des événements à capacité limitée, comme les ateliers, déjeuners au bureau ou activités d’équipe.
Clique sur Publier l’événement pour le partager.
Depuis la vue Planning (Fil d’actualité)
Si tu as l’autorisation, tu verras une icône ➕ à côté de Voir tous les événements à venir sous le calendrier dans ton onglet Planning. Clique dessus pour créer et soumettre un événement directement depuis ta propre vue. Pour des instructions détaillées, consulte Créer un événement au bureau.
3. Gérer qui peut créer des événements
Par défaut :
- Les Admins globaux et les Admins de bureau peuvent toujours créer des événements.
Les Admins globaux peuvent accorder l’accès à la création d’événements à :
- Managers
- Utilisateurs
- Chefs de groupe
💡 Astuce : Ces autorisations peuvent être modifiées via le panneau Autorisations dans la vue admin des Événements.
Disponibilité sur les plateformes
| Plateforme | Ce que tu peux faire |
| Web App & MS Teams | ✅ Créer, voir, RSVP, gérer |
| Mobile (iOS/Android) | ✅ Voir et RSVP uniquement |
⚠️ Applications mobiles : La création et la modification d’événements sont uniquement disponibles sur l’application web et dans Microsoft Teams pour le moment.
4. Synchronisation du calendrier avec Google ou Microsoft, suivi des RSVP et invitations par email
Si la synchronisation du calendrier avec Google ou Microsoft est activée, les événements créés dans deskbird sont automatiquement ajoutés aux calendriers des utilisateurs.
Comportement du calendrier
- Oui : ajouté comme Occupé
- Peut-être : ajouté comme Libre
- Non : l’entrée du calendrier est supprimée
Le RSVP envoie également un fichier .ics par email. Les organisateurs d’événements peuvent désactiver les réponses RSVP pour des événements individuels si besoin.
Invitations par email
Lorsque tu crées un événement, le paramètre Notifier tous les utilisateurs par email détermine si les invités reçoivent une invitation par email avec une invitation calendrier (.ics ):
- Activé : tous les invités reçoivent une invitation par email avec une invitation calendrier.
- Désactivé : les invités ne reçoivent pas d’email. Ils voient tout de même l’événement dans leur vue Planning et peuvent y répondre.
⚠️ L’organisateur reçoit toujours une invitation : L’organisateur de l’événement reçoit toujours un email de confirmation avec une invitation calendrier (.ics) et est automatiquement marqué comme participant, même si Notifier tous les utilisateurs par email est désactivé. Comme l’événement est dans le calendrier de l’organisateur, celui-ci peut aussi recevoir des emails de mise à jour ou d’annulation si l’événement est modifié ou supprimé. Cela ne signifie pas que les autres invités ont été notifiés.
5. Voir et répondre aux événements
Les utilisateurs peuvent voir les événements à venir dans la vue Planning, signalés par l’emoji 🎉 à la date concernée, ou via Voir tous les événements à venir dans le calendrier. En ouvrant un événement, ils voient le lieu, l’heure, l’organisateur, la liste des participants et la description, et peuvent répondre au RSVP en un clic. Pour voir le point de vue utilisateur, consulte RSVP à un événement au bureau.
💡 Admins uniquement : La liste complète des événements (à venir & passés) est uniquement disponible pour les Admins dans Admin > Workforce > Événements.
6. Inspiration pour des événements
Besoin d’idées pour te lancer ?
- 🍕 Pizza Party : récompense ton équipe avec un déjeuner
- 🤝 Rencontre inter-équipes : favorise la collaboration
- 💬 Questions/réponses avec la direction : garde la communication ouverte
- 🧘 Pause bien-être : yoga, méditation ou moment détente ensemble
- 📢 Mise à jour importante : partage des infos sans RSVP
Utilise les événements de façon stratégique pour augmenter la présence au bureau et créer des moments que les utilisateurs auront vraiment envie de rejoindre.
7. FAQs
C’est normal. En tant qu’organisateur, tu reçois toujours un email de confirmation avec une invitation calendrier (.ics) et tu es automatiquement marqué comme participant. Ce paramètre ne concerne que les emails envoyés aux autres invités. Comme l’événement est dans ton calendrier, tu peux aussi recevoir des emails de mise à jour ou d’annulation si l’événement change.
- Vérifie si Notifier tous les utilisateurs par email était activé lors de la création de l’événement. Si ce n’était pas le cas, les invités ne reçoivent pas d’email.
- Vérifie que les bons groupes d’utilisateurs, personnes ou bureaux ont été sélectionnés comme invités.
- Demande aux invités de regarder l’événement dans leur vue Planning. Ils le voient là et peuvent répondre au RSVP, même sans email.
Les invités qui ont reçu une invitation par email sont notifiés des mises à jour par email. Ceux qui n’ont pas reçu l’invitation originale ne sont généralement pas notifiés par email, mais voient les changements dans deskbird.
Non. Le nombre max de participants ne peut pas être modifié une fois l’événement publié. Quand la limite est atteinte, les inscriptions supplémentaires sont automatiquement placées sur liste d’attente.
Les Admins globaux et les Admins de bureau peuvent toujours créer des événements. Les Admins globaux peuvent accorder l’accès à la création d’événements aux Managers, Utilisateurs et Chefs de groupe dans le panneau Autorisations de la vue admin des Événements.
Non. Sur les applications iOS et Android, tu peux voir les événements et répondre au RSVP. La création et la modification d’événements sont disponibles sur l’application web et dans Microsoft Teams.
Les Admins peuvent voir tous les événements à venir et passés dans Admin > Workforce > Événements. Les utilisateurs voient les événements auxquels ils sont invités dans leur vue Planning.