Événements

Crée de l’enthousiasme au bureau et favorise les liens en présentiel avec les Événements dans deskbird. Que tu organises un déjeuner, un atelier ou une annonce à l’échelle de l’entreprise, les Événements te permettent de rassembler facilement les gens et d’augmenter la participation au bureau.

Les utilisateurs peuvent découvrir les événements à venir dans leur vue de planification, répondre en un clic et voir qui d’autre participe — tout ça dans un seul et même flux.

1. Qu’est-ce que les Événements ?
2. Créer un événement
3. Gérer qui peut créer des événements
4. Synchronisation du calendrier et suivi des réponses
5. Voir et répondre aux événements
6. Idées d’événements

1. Qu’est-ce que les Événements ?

Les Événements sont conçus pour créer de l’engouement et un esprit de communauté autour des rassemblements en présentiel au bureau. Encourager les utilisateurs à venir au bureau et optimiser l’utilisation de l’espace sont des leviers clés de productivité et d’engagement.

Avec les Événements, tu as un outil puissant pour :

• Motiver les utilisateurs à venir au bureau
• Renforcer la culture d’équipe grâce à des liens réels
• Mettre en avant les activités clés et la vie de l’entreprise

Que ce soit un déjeuner d’équipe, une fête de fin d’année, un atelier hybride ou une annonce à l’échelle du bureau, la fonctionnalité Événements de deskbird t’aide à tout planifier, partager et gérer en quelques clics.

2. Créer un événement

Il existe deux façons de créer un événement, selon ton rôle et tes autorisations :

✅ Depuis l’Admin

Les Admins globaux et Admins de bureau peuvent aller dans
Admin > Workforce > Événements et cliquer sur ➕ Ajouter un événement.

Remplis le formulaire avec :

• Nom de l’événement et emoji
• Date et heure
• Invités : groupes d’utilisateurs, personnes ou bureaux entiers
• Lieu et description optionnelle
• Paramètres RSVP et email

Tu peux définir une limite de participants lors de la création de l’événement. Une fois publié, cette limite ne peut plus être modifiée. Quand le nombre maximum d’invités est atteint, les inscriptions supplémentaires sont automatiquement placées sur liste d’attente. Si un invité confirmé décline sa place, la personne suivante sur la liste d’attente est automatiquement ajoutée à l’événement. La page de l’événement affiche aussi le nombre de places restantes, offrant une transparence totale aux organisateurs et participants. C’est idéal pour gérer les événements à capacité limitée, comme les ateliers, déjeuners ou activités d’équipe.

Clique sur Publier l’événement pour le partager 🎉

✅ Depuis la vue Planning (Fil personnel)

Si tu as l’autorisation, tu verras une icône ➕ à côté de « Voir tous les événements à venir » sous le calendrier dans ton onglet Planning. Clique dessus pour créer et soumettre un événement directement depuis ta vue.

3. Gérer qui peut créer des événements 🔐

Par défaut :

• Les Admins globaux et Admins de bureau peuvent toujours créer des événements.

Les Admins globaux peuvent donner l’accès à la création d’événements à :

• Managers
   
• Utilisateurs
   
• Managers de groupe
   

💡 Ces autorisations peuvent être modifiées dans le panneau Autorisations de rôle dans la vue admin des Événements.

📱 Disponibilité sur les plateformes

🗒️ La création et la modification d’événements ne sont disponibles que sur le web pour l’instant.

4. Synchronisation du calendrier et suivi des réponses

Si la synchronisation du calendrier est activée (Google ou Microsoft), les événements créés dans deskbird sont automatiquement ajoutés aux calendriers des utilisateurs.

Comportement du calendrier :

• Oui → ajouté comme Occupé
   
• Peut-être → ajouté comme Libre
   
• Non → l’entrée du calendrier est supprimée

Le RSVP envoie aussi un fichier .ics par email. Les organisateurs d’événements peuvent désactiver les réponses RSVP pour certains événements si besoin.

5. Voir et répondre aux événements

Les utilisateurs peuvent voir les événements à venir dans la vue Planning — signalés par l’emoji 🎉 à la date concernée — ou via Voir tous les événements à venir dans le calendrier. En ouvrant un événement, ils voient le lieu, l’heure, l’organisateur, la liste des participants et la description, et peuvent répondre en un clic.

👉 Remarque : La liste complète des événements (à venir & passés) est uniquement accessible aux Admins dans Admin > Workforce > Événements.

6. Idées d’événements 🎯

Besoin d’inspiration pour te lancer ?

• 🍕 Pizza Party – récompense ton équipe avec un déjeuner
• 🤝 Rencontre inter-équipes – favorise la collaboration
• 💬 Questions/réponses avec la direction – garde la communication ouverte
• 🧘 Pause bien-être – yoga, méditation ou moment détente ensemble
• 📢 Mise à jour importante – partage des infos sans RSVP

💡 Utilise les événements stratégiquement pour augmenter la présence au bureau et créer des moments que les utilisateurs auront vraiment envie de rejoindre.