Événements

Créez de l’enthousiasme au bureau et favorisez les liens réels grâce aux Événements dans deskbird. Que vous organisiez un déjeuner, un atelier ou une annonce à l’échelle de l’entreprise, la fonctionnalité Événements facilite le rassemblement des équipes et encourage la présence au bureau.

Les employés peuvent découvrir les événements à venir dans leur vue de planification, répondre en un clic et voir qui d’autre participe—tout cela dans un parcours fluide.

1. Qu’est-ce qu’un événement ?
2. Créer un événement
3. Gérer qui peut créer des événements
4. Synchronisation du calendrier et suivi des réponses
5. Voir et répondre aux événements
6. Idées d’événements

1. Qu’est-ce qu’un événement ?

Les Événements sont conçus pour créer une dynamique et un esprit de communauté autour des rassemblements en présentiel au bureau. Encourager le retour des employés au bureau et optimiser l’utilisation des espaces sont des leviers clés de productivité et d’engagement.

Avec les Événements, vous disposez d’un outil puissant pour :

• Motiver les employés à venir au bureau
• Renforcer la culture d’équipe grâce à des liens réels
• Mettre en avant les activités clés et la vie de l’entreprise

Qu’il s’agisse d’un déjeuner d’équipe, d’une fête de fin d’année, d’un atelier hybride ou d’une annonce générale, la fonctionnalité Événements de deskbird vous aide à tout planifier, partager et gérer en quelques clics.

2. Créer un événement

Il existe deux façons de créer un événement, selon votre rôle et vos autorisations :

✅ Depuis l’Admin

Les administrateurs globaux et les administrateurs de bureau peuvent aller dans
Admin > Workforce > Événements et cliquer sur ➕ Ajouter un événement.

Remplissez le formulaire avec :

• Nom de l’événement et emoji
• Date et heure
• Invités : groupes d’utilisateurs, personnes ou bureaux entiers
• Lieu et description optionnelle
• Paramètres RSVP et e-mail

Vous pouvez définir une limite de participants lors de la création d’un événement. Une fois publié, cette limite ne peut plus être modifiée. Lorsque le nombre maximum d’invités est atteint, les inscriptions supplémentaires sont automatiquement placées sur liste d’attente. Si un participant confirmé se désiste, la personne suivante sur la liste d’attente est automatiquement ajoutée à l’événement. La page de l’événement indique aussi le nombre de places restantes, offrant une transparence totale aux organisateurs et aux participants. Cela facilite la gestion des événements à capacité limitée, comme les ateliers, déjeuners ou activités d’équipe.

Cliquez sur Publier l’événement pour le partager 🎉

✅ Depuis la vue Planning (Fil personnel)

Si vous avez l’autorisation, vous verrez une icône ➕ à côté de « Voir tous les événements à venir » sous le calendrier dans votre onglet Planning. Cliquez dessus pour créer et soumettre un événement directement depuis votre vue.

3. Gérer qui peut créer des événements 🔐

Par défaut :

• Les administrateurs globaux et les administrateurs de bureau peuvent toujours créer des événements.

Les administrateurs globaux peuvent accorder l’accès à la création d’événements à :

• Managers
   
• Utilisateurs
   
• Managers de groupe
   

💡 Ces autorisations peuvent être modifiées dans le panneau Autorisations de rôle dans la vue admin des Événements.

📱 Disponibilité sur les plateformes

🗒️ La création et la modification d’événements ne sont pour l’instant possibles que sur le web.

4. Synchronisation du calendrier et suivi des réponses

Si la synchronisation du calendrier est activée (Google ou Microsoft), les événements créés dans deskbird sont automatiquement ajoutés aux calendriers des utilisateurs.

Comportement du calendrier :

• Oui → ajouté comme Occupé
   
• Peut-être → ajouté comme Disponible
   
• Non → entrée supprimée du calendrier

Le RSVP envoie également un fichier .ics par e-mail. Les organisateurs peuvent désactiver les réponses RSVP pour certains événements si besoin.

5. Voir et répondre aux événements

Les employés peuvent voir les événements à venir :

• Sous le calendrier dans la vue Planning, mis en avant par l’emoji 🎉 à la date concernée
• Via Voir tous les événements à venir sur le calendrier
• Affichés sous l’onglet Planning le jour où l’événement est prévu

En cliquant, la vue de l’événement affiche :

• Lieu et heure
• Qui participe
• Détails de l’organisateur
• Description de l’événement

👉 Remarque : La liste complète des événements (à venir & passés) est uniquement accessible aux Admins dans Admin > Workforce > Événements.

6. Idées d’événements 🎯

Besoin d’inspiration pour commencer ?

• 🍕 Pizza Party – offrez un déjeuner à votre équipe
• 🤝 Rencontre inter-équipes – favorisez la collaboration
• 💬 Questions/réponses avec la direction – gardez le dialogue ouvert
• 🧘 Pause bien-être – yoga, méditation ou moment de détente
• 📢 Mise à jour importante – partagez une info sans RSVP

💡 Utilisez les événements de façon stratégique pour augmenter la présence au bureau et créer des moments que les employés auront envie de rejoindre.