deskbird facilite la planification de votre lieu de travail chaque jour. Que ce soit au bureau, à distance ou ailleurs, vous pouvez définir votre statut manuellement ou automatiser votre planning avec des préférences hebdomadaires.
- Planifier manuellement
- Planifier pour des demi-journées
- Planifier avec des préférences hebdomadaires
- Réservations automatisées
- Planifier pour un autre utilisateur
- Personnaliser les statuts de planification
- Suivre des collègues
1. Planifier manuellement
Si votre entreprise a activé l'add-on Planification, vous pouvez mettre à jour votre statut quotidien directement depuis votre Fil personnel. Vous pouvez également utiliser l'onglet Collègues pour planifier votre travail. Là, vous pouvez ajuster le planning jusqu'à une semaine dans le passé également.
- Allez dans l'onglet Planification. Il s'ouvre par défaut lorsque vous vous connectez.
- Cliquez sur n'importe quel jour—par exemple Aujourd'hui ou Demain.
- Sélectionnez votre statut préféré :
- Bureau
- Travail mobile
- Absent
- Voyage d'affaires
- Vacances
🔧 Remarque : Ces options peuvent être personnalisées par votre entreprise. Si l'add-on Desks est actif, sélectionner Bureau vous invitera à réserver un desk pour ce jour-là.
2. Planification demi-journée
La Planification Demi-Journée offre aux utilisateurs la flexibilité de planifier leur journée plus précisément en leur permettant de sélectionner soit la première, soit la deuxième moitié de la journée pour leur statut et leurs réservations de desk. Cette fonctionnalité garantit également que les politiques de travail hybride et les rapports s'adaptent en conséquence. Une fois activée, les utilisateurs peuvent sélectionner deux statuts le même jour—“Première moitié” et “Deuxième moitié”. Lorsqu'un utilisateur réserve un desk pour seulement une moitié de la journée, son statut de planning le reflétera automatiquement. Cela se synchronise avec les lieux de travail du calendrier et les réservations de desk, de sorte que les utilisateurs ont toujours le bon statut et les bonnes réservations.
- Options de statut demi-journée : Activez "Demi-journée" lors de la création d'un planning
- Politiques de travail hybride : Définissez si les demi-journées comptent pour 0,5, 1 ou sont exclues des politiques.
- Mise à jour Analytics : Les tableaux de bord Workforce incluent désormais les données de demi-journée, avec une option pour masquer/afficher les entrées de demi-journée.
- Synchronisation du calendrier : Les statuts de demi-journée sont synchronisés avec les lieux de travail du calendrier.
- Prêt pour mobile : Entièrement pris en charge sur iOS et Android.
Configuration
Les administrateurs peuvent activer ou désactiver les plannings demi-journée pour tous les utilisateurs dans deskbird via Admin > Workforce > Configuration générale. Une fois activé :
- Définissez le milieu de journée (par exemple, 13:00) sous Admin > Configuration du bureau > Paramètres du bureau.
- Ce point médian détermine comment la journée est divisée en deux moitiés et impactera les périodes de réservation et le suivi de présence.
💡 La synchronisation HRIS pour demi-journée est prise en charge pour Personio et HiBob. D'autres fournisseurs suivront.
3. Planifier avec des préférences hebdomadaires
La fonctionnalité Préférences hebdomadaires vous permet de définir automatiquement votre planning hebdomadaire en fonction de vos habitudes récurrentes.
💡 Cette fonctionnalité est disponible à partir du plan Desks Business, ou avec les plans Workforce Business & Enterprise.
- Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en bas à gauche.
- Sélectionnez Vos préférences.
- Choisissez votre statut pour chaque jour de la semaine (lundi à vendredi).
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos préférences.
🛠️ Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment.
🚫 Actuellement, le samedi et le dimanche ne sont pas pris en charge.
Le système planifie initialement jusqu'à 2 mois à l'avance ; après la configuration initiale, le système avance automatiquement chaque mois de sorte qu'un mois passé est supprimé et un nouveau mois est ajouté, maintenant les plannings continuellement à jour mois après mois.
⚠️ En raison de limitations de Microsoft et Google, le statut de planification des préférences hebdomadaires n'est pas synchronisé avec un calendrier lié.
4. Réservations automatisées
Les Réservations Automatisées éliminent les actions de réservation répétitives en synchronisant les préférences hebdomadaires avec le délai de réservation maximal.
Les administrateurs peuvent activer cela dans Admin > Desks, parking & autres : Paramètres de réservation > Réservations automatisées, où ils choisissent si les utilisateurs peuvent activer l'automatisation pour les desks et le parking.
Les utilisateurs trouvent leurs paramètres sous Photo de profil/initiales > Vos préférences : Réservations automatisées, où ils peuvent activer ou désactiver les desks ou les places de parking. La logique de réservation suit un ordre de priorité : les espaces attribués sont réservés en premier, puis les favoris, suivis par les ressources, zones et étages les plus utilisés historiquement, et enfin une allocation aléatoire. Les demandes au-delà du délai de réservation maximal de l'utilisateur sont différées et traitées automatiquement à la prochaine date éligible.
💡 Désactiver la réservation automatisée n'affectera pas les réservations déjà effectuées.
💡 Les réservations futures sont générées à mesure que chaque bureau est traité, et comme les bureaux sont répartis uniformément tout au long de la journée, les réservations apparaîtront progressivement — ce qui signifie que si quelque chose semble manquer au début, cela peut simplement être ajouté plus tard une fois que le traitement de ce bureau est terminé.
5. Planifier pour un autre utilisateur
Les administrateurs et les managers peuvent planifier la semaine de travail pour d'autres utilisateurs, soit pour des individus, soit pour des groupes d'utilisateurs. Cela aide à coordonner la présence de l'équipe et à aligner la présence avec les besoins de l'entreprise.
- Allez dans la section Planning et sélectionnez l'onglet Collègues à côté de Fil personnel.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Tous, Suivis ou un groupe.
- La sélection ouvre leur planning. Vous pouvez maintenant choisir des statuts comme Bureau, Télétravail, ou Voyage d'affaires pour chaque jour.
- Cliquez sur Enregistrer pour confirmer. Si les notifications sont activées, les membres de l'équipe seront informés par email.
- Ajoutez éventuellement une note avant d'enregistrer pour fournir un contexte.
📣 Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les chefs d'équipe et les responsables qui souhaitent planifier de manière proactive au nom de leurs équipes.
6. Personnaliser les statuts de planification
Les administrateurs peuvent demander des statuts de planification personnalisés pour mieux refléter les modèles de travail de votre entreprise. Par exemple, renommer “Bureau” en “Siège” ou ajouter des statuts comme “Travail sur le terrain” ou “Visite client”.
Pour demander des modifications, veuillez contacter support@deskbird.com. Notre équipe vous aidera à configurer et activer votre configuration de statuts personnalisés.
💡 Les statuts personnalisés s'appliquent à l'ensemble de votre organisation et peuvent être gérés par le support deskbird en collaboration avec vos administrateurs.
7. Suivre des collègues
Vous voulez savoir quand vos collègues préférés sont au bureau ou en télétravail pour pouvoir planifier en conséquence ? La fonctionnalité Suivre des collègues affiche leurs plannings en un coup d'œil.
- Cliquez sur n'importe quel jour dans votre Fil personnel.
- Un panneau latéral montre qui est prévu d'être au bureau.
- Si vous ne suivez encore personne, cliquez sur Suivre des collègues pour commencer.
- Cliquez sur la ⭐ à côté d'un nom pour les suivre. Une étoile violette signifie que vous les suivez.
- Utilisez les filtres pour rechercher par fonction de bureau (par exemple, Secouriste, Répondant incendie).
- Basculez entre les onglets Tous ou Suivis.
Vous pouvez également passer à l'onglet Collègues à côté de votre Fil personnel pour une vue hebdomadaire de leurs plannings.
🖼️ Astuce : Ajoutez une photo de profil pour rendre votre fil plus facile à parcourir.
💡 Remarque : Selon les paramètres de confidentialité de votre entreprise, certains collègues peuvent ne pas être visibles.