deskbird vous permet de planifier facilement où vous travaillez chaque jour. Que ce soit au bureau, à distance ou ailleurs, vous pouvez définir votre statut manuellement ou automatiser votre planning grâce aux préférences hebdomadaires.
- Planifier manuellement
- Planifier avec les préférences hebdomadaires
- Réservations automatisées
- Planifier pour un autre utilisateur
- Suivre des collègues
1. Planifier manuellement
Si votre entreprise a activé le module complémentaire Schedule, vous pouvez mettre à jour votre statut quotidien directement depuis votre Fil personnel. Vous pouvez également utiliser l’onglet Collègues pour planifier votre travail. Là, vous pouvez aussi ajuster le planning jusqu’à une semaine en arrière.
- Allez dans l’onglet Schedule. Il s’ouvre par défaut à la connexion.
- Cliquez sur n’importe quel jour — par exemple Aujourd’hui ou Demain.
- Sélectionnez le statut souhaité :
- Bureau
- Travail mobile
- Absent
- Déplacement professionnel
- Vacances
🔧 Remarque : Ces options peuvent être personnalisées par votre entreprise. Si le module complémentaire Desks est actif, sélectionner Bureau vous invitera à réserver un desk pour ce jour-là.
Réinitialisation du statut lors de l’annulation de la dernière réservation
Lorsque vous annulez votre dernière réservation de la journée (desks, places de parking ou autres ressources — les salles de réunion sont exclues) et que votre statut est toujours défini sur Bureau, deskbird vous invite à le mettre à jour. Cela permet de garder les données de présence en temps réel précises pour votre équipe et le bureau.
Vous pouvez choisir de :
- passer à un autre statut (par exemple Travail mobile, Absent),
- réinitialiser complètement le statut, ou
- le laisser tel quel.
💡 Bon à savoir : L’invitation n’apparaît que pour vos propres annulations et lorsque votre statut est Bureau. Les autres statuts (par exemple Travail mobile, Déplacement professionnel) ne sont jamais modifiés. Les annulations initiées par un administrateur et les annulations automatiques suite à un enregistrement manqué ne déclenchent pas l’invitation.
2. Planifier avec les préférences hebdomadaires
La fonctionnalité Préférences hebdomadaires vous permet de définir automatiquement votre planning hebdomadaire selon vos habitudes récurrentes.
💡 Cette fonctionnalité est disponible à partir de l’offre Desks Business, ou avec les offres Workforce Business & Enterprise.
- Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en bas à gauche.
- Sélectionnez Vos préférences.
- Choisissez votre statut pour chaque jour de la semaine (du lundi au vendredi).
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos préférences.
🛠️ Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment.
🚫 Actuellement, le samedi et le dimanche ne sont pas pris en charge.
Le système planifie initialement jusqu’à 2 mois à l’avance ; après la configuration initiale, le système avance automatiquement chaque mois : un mois passé disparaît et un nouveau mois est ajouté, maintenant ainsi le planning à jour en continu.
⚠️ En raison de limitations de Microsoft et Google, le statut de planification des préférences hebdomadaires n’est pas synchronisé avec un calendrier lié.
3. Réservations automatisées
Réservations automatisées élimine les actions de réservation répétitives en synchronisant les préférences hebdomadaires avec le délai de réservation maximal.
Les administrateurs peuvent activer cette option dans Admin > Desks, parking & autres : Paramètres de réservation > Réservations automatisées, où ils choisissent si les utilisateurs peuvent activer l’automatisation pour les desks et le parking.
Les utilisateurs retrouvent leurs paramètres sous Photo/initiales de profil > Paramètres du profil : Préférences hybrides, où ils peuvent activer ou désactiver les desks ou les places de parking. La logique de réservation suit un ordre de priorité : les espaces attribués sont réservés en premier, puis les favoris, ensuite les ressources, zones et étages les plus utilisés historiquement, et enfin une attribution aléatoire. Les demandes au-delà du délai maximal de réservation de l’utilisateur sont différées et traitées automatiquement à la prochaine date éligible.
💡 Désactiver la réservation automatisée n’affectera pas les réservations déjà effectuées.
💡 Les réservations futures sont générées au fur et à mesure que chaque bureau est traité, et comme les bureaux sont répartis équitablement tout au long de la journée, les réservations apparaîtront progressivement — donc si quelque chose semble manquer au début, cela peut simplement être ajouté plus tard une fois le traitement du bureau terminé.
4. Planifier pour un autre utilisateur
Les administrateurs et managers peuvent planifier la semaine de travail d’autres utilisateurs, individuellement ou par groupe. Cela aide à coordonner la présence de l’équipe et à aligner la présence avec les besoins de l’entreprise.
- Allez dans la section Schedule et sélectionnez l’onglet Collègues à côté du Fil personnel.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Tous, Suivis ou un groupe.
- La sélection ouvre leur planning. Vous pouvez alors choisir les statuts comme Bureau, Travail mobile ou Déplacement professionnel pour chaque jour.
- Cliquez sur Enregistrer pour valider. Si les notifications sont activées, les membres de l’équipe seront informés par email.
- Vous pouvez ajouter une note avant d’enregistrer pour donner du contexte.
📣 Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les responsables d’équipe et managers souhaitant planifier de manière proactive pour leurs équipes.
5. Suivre des collègues
Vous voulez savoir quand vos collègues préférés sont au bureau ou en télétravail pour mieux vous organiser ? La fonctionnalité Suivre des collègues affiche leur planning en un coup d’œil.
- Cliquez sur n’importe quel jour dans votre Fil personnel.
- Un panneau latéral affiche qui est prévu au bureau.
- Si vous ne suivez encore personne, cliquez sur Suivre des collègues pour commencer.
- Cliquez sur l’étoile ⭐ à côté d’un nom pour suivre la personne. Une étoile violette signifie que vous la suivez.
- Utilisez les filtres pour rechercher par fonction au bureau (ex : Sauveteur secouriste, Responsable incendie).
- Basculez entre les onglets Tous ou Suivis.
Vous pouvez aussi passer à l’onglet Collègues à côté de votre Fil personnel pour une vue hebdomadaire de leur planning.
🖼️ Astuce : Ajoutez une photo de profil pour rendre votre fil plus facile à parcourir.
💡 Remarque : Selon les paramètres de confidentialité de votre entreprise, certains collègues peuvent ne pas être visibles.