deskbird vous permet de planifier facilement où vous travaillez chaque jour. Que ce soit au bureau, à distance ou ailleurs, vous pouvez définir votre statut manuellement ou automatiser votre planning grâce aux préférences hebdomadaires.
- Planifier manuellement
- Planifier en demi-journée
- Planifier avec les préférences hebdomadaires
- Réservations automatisées
- Planifier pour un autre utilisateur
- Personnaliser les statuts de planification
- Suivre des collègues
1. Planifier manuellement
Si votre entreprise a activé l’extension Schedule, vous pouvez mettre à jour votre statut quotidien directement depuis votre Fil personnel. Vous pouvez aussi utiliser l’onglet Collègues pour planifier votre travail. Là, vous pouvez également ajuster le planning jusqu’à une semaine en arrière.
- Allez dans l’onglet Planning. Il s’ouvre par défaut à la connexion.
- Cliquez sur n’importe quel jour—par exemple Aujourd’hui ou Demain.
- Sélectionnez le statut souhaité :
- Bureau
- Travail mobile
- Absent
- Déplacement professionnel
- Vacances
🔧 Remarque : Ces options peuvent être personnalisées par votre entreprise. Si l’extension Desks est active, sélectionner Bureau vous invitera à réserver un desk pour ce jour-là.
2. Planification en demi-journée
La planification en demi-journée offre aux utilisateurs la flexibilité de planifier leur journée plus précisément en leur permettant de choisir la première ou la seconde moitié de la journée pour leur statut et leurs réservations de desk. Cette fonctionnalité garantit aussi que les politiques de travail hybride et les rapports s’adaptent en conséquence. Une fois activée, les utilisateurs peuvent sélectionner deux statuts le même jour—« Première moitié » et « Seconde moitié ». Lorsqu’un utilisateur réserve un desk pour une seule demi-journée, son statut de planning sera automatiquement mis à jour. Cela se synchronise avec les emplacements de travail du calendrier et les réservations de desk, pour que les utilisateurs aient toujours le bon statut et les bonnes réservations.
- Options de statut demi-journée : Activez « Demi-journée » lors de la création d’un planning
- Politiques de travail hybride : Définissez si les demi-journées comptent pour 0,5, 1 ou sont exclues des politiques.
- Mise à jour Analytics : Les tableaux de bord Workforce incluent désormais les données de demi-journée, avec une option pour masquer/afficher les entrées demi-journée.
- Synchronisation du calendrier : Les statuts demi-journée sont synchronisés avec les emplacements de travail du calendrier.
- Compatible mobile : Entièrement pris en charge sur iOS et Android.
Configuration
Les administrateurs peuvent activer ou désactiver la planification en demi-journée pour tous les utilisateurs dans deskbird via Admin > Workforce > Paramètres Workforce. Une fois activé :
- Définissez le milieu de journée (par ex. 13h00) dans Admin > Workspace > Paramètres du bureau.
- Ce point médian détermine comment la journée est divisée en deux et impactera les périodes de réservation et le suivi de présence.
💡 La synchronisation HRIS pour la demi-journée est prise en charge pour Personio et HiBob. D’autres fournisseurs suivront.
3. Planifier avec les préférences hebdomadaires
La fonctionnalité Préférences hebdomadaires vous permet de définir automatiquement votre planning hebdomadaire selon vos habitudes récurrentes.
💡 Cette fonctionnalité est disponible à partir du plan Desks Business, ou avec les plans Workforce Business & Enterprise.
- Cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales en bas à gauche.
- Sélectionnez Vos préférences.
- Choisissez votre statut pour chaque jour de la semaine (lundi à vendredi).
- Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos préférences.
🛠️ Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment.
🚫 Actuellement, le samedi et le dimanche ne sont pas pris en charge.
Le système planifie initialement jusqu’à 2 mois à l’avance ; après la configuration initiale, le système avance automatiquement chaque mois pour qu’un mois passé disparaisse et qu’un nouveau mois soit ajouté, maintenant ainsi les plannings à jour en continu.
⚠️ En raison de limitations de Microsoft et Google, le statut de planification des préférences hebdomadaires n’est pas synchronisé avec un calendrier lié.
4. Réservations automatisées
La Réservation automatisée élimine les actions répétitives en synchronisant les préférences hebdomadaires avec le délai de réservation maximal.
Les administrateurs peuvent activer cette option dans Admin > Desks, parking & autres : Paramètres de réservation > Réservation automatisée, où ils choisissent si les utilisateurs peuvent activer l’automatisation pour les desks et le parking.
Les utilisateurs retrouvent leurs paramètres sous Photo de profil/initiales > Vos préférences : Réservation automatisée, où ils peuvent activer ou désactiver les desks ou places de parking. La logique de réservation suit un ordre de priorité : les espaces attribués sont réservés en premier, puis les favoris, ensuite les ressources, zones et étages les plus utilisés historiquement, et enfin une attribution aléatoire. Les demandes au-delà du délai maximal de réservation de l’utilisateur sont différées et traitées automatiquement à la prochaine date éligible.
💡 Désactiver la réservation automatisée n’affectera pas les réservations déjà effectuées.
💡 Les réservations futures sont générées au fur et à mesure que chaque bureau est traité, et comme les bureaux sont répartis équitablement dans la journée, les réservations apparaîtront progressivement—donc si quelque chose semble manquer au début, cela peut simplement être ajouté plus tard une fois le traitement du bureau terminé.
5. Planifier pour un autre utilisateur
Les administrateurs et managers peuvent planifier la semaine de travail d’autres utilisateurs, individuellement ou par groupe. Cela aide à coordonner la présence de l’équipe et à aligner la présence avec les besoins de l’entreprise.
- Allez dans la section Planning et sélectionnez l’onglet Collègues à côté du Fil personnel.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Tous, Suivis ou un groupe.
- La sélection ouvre leur planning. Vous pouvez alors choisir des statuts comme Bureau, Travail mobile ou Déplacement professionnel pour chaque jour.
- Cliquez sur Enregistrer pour valider. Si les notifications sont activées, les membres de l’équipe seront informés par email.
- Vous pouvez ajouter une note avant d’enregistrer pour donner du contexte.
📣 Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les responsables d’équipe et managers souhaitant planifier de manière proactive pour leurs équipes.
6. Personnaliser les options / statuts de planification
Les options de planification définissent les statuts que les utilisateurs peuvent choisir lors de la planification de leur semaine (par ex. Bureau, Travail mobile, Absent, Déplacement professionnel). Vous pouvez personnaliser ces options pour refléter l’organisation de votre entreprise.
Pour gérer les options de planification, allez dans Admin > Workforce > Paramètres Workforce.
Chaque option de planification possède les propriétés suivantes :
- Type de statut — Sélectionnez un type prédéfini (par ex. Bureau, Travail mobile, Absent, Déplacement professionnel) ou choisissez Personnalisé pour créer le vôtre.
- Nom d’affichage personnalisé — Définissez éventuellement un nom personnalisé qui s’affichera à la place du libellé par défaut. Remarque : les options de planification prédéfinies sont traduites automatiquement, mais l’ajout d’un nom personnalisé désactive ces traductions automatiques.
- Couleur — Choisissez une couleur pour distinguer visuellement chaque option dans les plannings et Analytics.
- Actif / Inactif — Activez ou désactivez la disponibilité de l’option pour les utilisateurs. Les options inactives sont masquées dans la vue de planification.
Ajouter une option de planification : Cliquez sur + Ajouter une option de planification pour créer une nouvelle entrée. Elle apparaîtra à la fin de la liste.
Réorganiser les options : Les options de planification sont affichées aux utilisateurs dans l’ordre défini ici. Utilisez les poignées (⠿) à gauche de chaque ligne pour faire glisser et déposer les options dans l’ordre souhaité.
Supprimer une option de planification : Cliquez sur l’icône de corbeille à droite d’une ligne pour supprimer une option. Si des plannings utilisent actuellement cette option, une boîte de dialogue vous demandera de choisir entre deux actions :
- Faire migrer les plannings vers une autre option, puis supprimer l’option actuelle.
- Supprimer immédiatement — tous les plannings et Analytics liés à cette option seront définitivement supprimés.
⚠️ « Autre bureau » est une option par défaut qui ne peut pas être modifiée ou supprimée. Elle apparaît sous l’option Bureau dans l’application web.
Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur Enregistrer pour les appliquer. Cliquez sur Réinitialiser pour annuler les modifications non enregistrées.
7. Suivre des collègues
Vous souhaitez savoir quand vos collègues préférés sont au bureau ou en télétravail pour mieux vous organiser ? La fonctionnalité Suivre des collègues affiche leur planning en un coup d’œil.
- Cliquez sur n’importe quel jour dans votre Fil personnel.
- Un panneau latéral affiche qui est prévu au bureau.
- Si vous ne suivez encore personne, cliquez sur Suivre des collègues pour commencer.
- Cliquez sur l’étoile ⭐ à côté d’un nom pour le suivre. Une étoile violette signifie que vous suivez cette personne.
- Utilisez les filtres pour rechercher par fonction au bureau (par ex. Sauveteur secouriste, Responsable incendie).
- Basculez entre les onglets Tous ou Suivis.
Vous pouvez aussi passer à l’onglet Collègues à côté de votre Fil personnel pour une vue hebdomadaire de leur planning.
🖼️ Astuce : Ajoutez une photo de profil pour rendre votre fil plus lisible.
💡 Remarque : Selon les paramètres de confidentialité de votre entreprise, certains collègues peuvent ne pas être visibles.