Rooms Plus : configuration – deskbird Help Center

Ce guide t’explique comment configurer les salles de réunion au-delà des bases : commence par la synchronisation du calendrier, puis l’accès, la restauration et les services, les kiosques de salle et la réservation pour les collègues, et enfin les options dont peu d’entreprises ont besoin. Chaque étape précise à quoi elle sert, le plan requis et propose un lien vers l’article avec les instructions détaillées. Les salles de réunion sont créées dans Postes : Configuration de base, donc ce guide commence une fois que tes salles existent.

Avant de commencer
Synchroniser les salles de réunion avec ton calendrier
Restreindre l’accès aux salles de réunion
Proposer restauration et services
Configurer les kiosques de salle
Réserver une salle de réunion pour un collègue
Autres options
FAQs

1. Avant de commencer

Salles de réunion : tes bureaux, étages et salles de réunion sont configurés comme décrit dans Postes : Configuration de base. Décide pour chaque salle si elle doit être synchronisée avec Google Workspace ou Microsoft 365, ou si elle reste uniquement sur deskbird avant de la créer, car une salle créée sur deskbird ne peut pas être convertie en salle synchronisée par la suite.
Rôle : tu as besoin du rôle Admin global pour effectuer chaque étape, y compris la synchronisation du calendrier. Les Admins de bureau peuvent modifier la configuration des bureaux qu’ils gèrent. Voir Rôles du système et autorisations.
Plan : la plupart des étapes fonctionnent avec tous les plans. Le tableau indique celles qui nécessitent plus. Pour tous les plans et modules complémentaires, consulte Disponibilité des fonctionnalités.

Étape	Plan
Synchronisation du calendrier des salles, Accès restreint, réservation d’une salle pour un collègue	Tous les plans
Restauration et services, Kiosque de salle	Une salle sur tous les plans, plus avec Rooms Plus
Approbations, Accès prioritaire sur les salles de réunion	Rooms Plus
Multi-locataires	Rooms Plus, ou Postes Professionnel et supérieur
Signalétique - Tableau d'affichage des salles	Postes Professionnel et supérieur

2. Synchroniser les salles de réunion avec ton calendrier

Si ton équipe réserve des salles dans Outlook ou Google Calendar, la synchronisation du calendrier des salles permet de garder les réservations cohérentes partout : une salle réservée dans le calendrier est bloquée sur deskbird, et une réservation faite sur deskbird apparaît dans le calendrier de la salle. Disponible sur tous les plans.

Va dans Admin > Entreprise : Intégrations et clique sur Configurer la synchronisation dans la ligne Synchronisation du calendrier des salles.
Connecte ton tenant Microsoft 365 ou Google Workspace et accorde les autorisations demandées.
Importe les calendriers des salles que tu veux réserver sur deskbird.

Instructions complètes : Synchroniser les salles de réunion avec Microsoft 365 ou Synchroniser les salles de réunion avec Google Workspace. Pour un aperçu des deux intégrations de calendrier, voir Synchronisation du calendrier pour le statut du planning et les salles de réunion.

💡 Astuce : Les salles nouvellement créées ou mises à jour dans Microsoft 365 peuvent mettre jusqu’à 48h à apparaître dans la liste d’import. Si une salle synchronisée a un comportement inattendu, consulte Dépannage pour les salles de réunion synchronisées.

3. Restreindre l’accès aux salles de réunion

Par défaut, toute personne ayant accès au bureau peut réserver chaque salle de réunion. Restreins une salle si seulement certaines personnes doivent pouvoir la réserver, par exemple une salle du conseil pour l’équipe de direction. Les salles de réunion utilisent les mêmes types d’accès que les autres zones. Disponible sur tous les plans.

Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, sélectionne l’étage et clique sur l’icône crayon à côté de la salle de réunion.
Ouvre la section Accès et choisis Accès restreint.
Ajoute les utilisateurs ou groupes qui peuvent réserver la salle. Si les autres ne doivent pas voir la salle du tout, masque-la pour les utilisateurs sans accès. Enregistre tes modifications.

Instructions complètes : Étages et espaces : Gérer l’accès.

⚠️ Important : Les règles d’accès selon les jours de la semaine ne s’appliquent pas aux salles de réunion. Les Admins globaux, Admins de bureau et Managers peuvent réserver une salle restreinte même s’ils ne sont pas dans sa liste d’accès.

4. Proposer restauration et services

Une salle sur tous les plans, plus avec Rooms Plus

Avec la restauration et les services, les personnes peuvent demander boissons, nourriture, équipements ou autres services lors de la réservation d’une salle, et l’équipe ou le prestataire concerné reçoit la demande par email. Tu peux proposer cette option dans une salle sur tous les plans, et dans plusieurs salles avec Rooms Plus.

Va dans Admin > Salles de réunion : Restauration et services, sélectionne le bureau et ajoute des catégories et des articles. Pour chaque catégorie, saisis l’email du prestataire qui recevra les demandes.
Choisis les Utilisateurs autorisés qui peuvent voir et gérer les demandes pour le bureau sur la page Demandes.
Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, ouvre la salle de réunion, active Activer la restauration et les services et assigne les catégories de services.

Instructions complètes, y compris les temps tampon et les approbations pour les demandes de service : Restauration et services. Pour les étapes côté utilisateur, voir Demander une restauration ou un service pour une salle de réunion.

5. Configurer les kiosques de salle

Une salle sur tous les plans, plus avec Rooms Plus

Un kiosque de salle est une tablette ou un écran à côté de la porte de la salle de réunion. Il affiche si la salle est libre, permet de s’enregistrer à la réunion et de réserver la salle sur place, pour que les salles non utilisées soient libérées. Tu peux configurer un kiosque pour une salle sur tous les plans, et pour plusieurs salles avec Rooms Plus.

Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, ouvre la salle de réunion et active Activer le mode kiosque.
Lance l’application Kiosque deskbird sur l’appareil, ou ouvre le kiosque dans un navigateur. L’écran affiche un code de configuration et un QR code.
Va dans Admin > Kiosque & écrans > Appareils, clique sur Appairer l’appareil et saisis le code.
Choisis Kiosque de salle comme type d’affichage, puis sélectionne le bureau, l’étage et la salle à afficher sur l’appareil.

Paramétrer les réglages du kiosque

Dans Admin > Kiosque & écrans > Paramètres généraux, choisis par bureau si les kiosques de salle utilisent le format 24h ou AM/PM, si les personnes peuvent agir directement sur le kiosque et s’il est possible de terminer une réunion plus tôt. Ces réglages s’appliquent à tous les kiosques de salle du bureau. La quantité d’informations affichée sur chaque réservation dépend de la visibilité de la réservation de salle dans Admin > Salles de réunion : Paramètres généraux.

Instructions complètes, y compris les appareils compatibles : Mode kiosque pour les salles de réunion. Pour voir ce que voient les utilisateurs, consulte Réserver ou s’enregistrer à une salle de réunion sur la tablette à la porte.

6. Réserver une salle de réunion pour un collègue

Les assistants, chefs d’équipe et chefs de bureau réservent souvent des salles pour quelqu’un d’autre, par exemple pour un entretien ou une réunion client. Sur tous les plans avec salles de réunion, les utilisateurs ayant un rôle de manager ou d’admin peuvent réserver une salle pour un collègue : dans le panneau de réservation, ils choisissent le collègue sous Pour qui est cette réservation ?. Aucune configuration n’est nécessaire, mais vérifie que les bonnes personnes ont le bon rôle :

Chefs de groupe peuvent réserver pour les membres des groupes qu’ils gèrent.
Managers peuvent réserver pour tout utilisateur de l’entreprise.
Admins de bureau et Admins globaux peuvent aussi réserver pour d’autres.

Assigne les rôles dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs. Voir Rôles du système et autorisations et Créer et gérer des réservations. Partage Réserver une salle de réunion pour un collègue avec les personnes qui réservent pour d’autres.

7. Autres options

Peu d’entreprises ont besoin de ces options. Configure-les si une salle ou une équipe spécifique en a besoin.

Approbations : chaque demande de réservation pour la salle doit être approuvée avant d’être confirmée, par exemple pour une salle du conseil. Rooms Plus. Voir Validation de la réservation pour les salles de réunion non synchronisées, Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Microsoft et Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Google Workspace.
Accès prioritaire : certains utilisateurs ou groupes peuvent réserver une salle avant tout le monde, et les autres peuvent réserver ce qui reste après un délai que tu définis. Rooms Plus (sans ce plan, l’option Accès prioritaire s’affiche dans les options d’accès de la salle mais ne peut pas être sélectionnée). L’accès prioritaire sur les postes et places de parking est une option distincte incluse dans Postes Professionnel et supérieur, décrite dans Postes : Modules complémentaires Professionnel. Voir Étages et espaces : Gérer l’accès.
Signalétique - Tableau d'affichage des salles : un écran dans le hall ou un couloir affiche la disponibilité et les prochaines réservations des salles sélectionnées. Postes Professionnel et supérieur. Appaire l’écran dans Admin > Kiosque & écrans > Appareils, choisis Signalétique - Tableau d'affichage des salles comme type d’affichage, puis sélectionne le bureau et les salles à afficher. Voir Signalétique numérique : Tableau d'affichage des salles.
Multi-locataires : connecte plusieurs tenants Microsoft 365 ou Google Workspace, pour que les personnes d’un tenant puissent réserver des salles dans un autre. Rooms Plus, ou Postes Professionnel et supérieur. Voir Synchroniser les salles de réunion avec Microsoft 365 : Réservation de salle inter-tenant ou Synchroniser les salles de réunion avec Google Workspace : Réservation de salle inter-tenant.

8. FAQs

Non. La réservation de salle, la synchronisation du calendrier avec Google ou Microsoft, l'accès restreint et la réservation pour les collègues fonctionnent avec tous les forfaits. Chaque forfait inclut aussi la restauration et services pour une salle et un kiosque de salle pour une salle, donc tu peux essayer les deux. Rooms Plus ajoute la restauration et les kiosques pour plusieurs salles, les approbations, l'accès prioritaire sur les salles de réunion et le multi-locataires. Voir Disponibilité.

Seule la synchronisation du calendrier avec Google ou Microsoft doit être faite en premier si tu veux des salles synchronisées : les salles sont importées depuis ton calendrier, donc connecte-le avant de configurer l'accès, la restauration ou les kiosques pour ces salles. Les autres étapes sont indépendantes les unes des autres.

Vérifie si la salle a l'accès restreint dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, et si le collègue ou un de ses groupes est dans la liste d'accès.
Vérifie que le collègue a accès au bureau auquel la salle appartient.
Si la salle nécessite une approbation, la réservation reste une demande jusqu'à ce qu'elle soit approuvée.
Pour les salles synchronisées, vérifie le calendrier des salles dans Microsoft 365 ou Google Workspace pour voir s'il y a un événement en conflit. Voir Dépannage pour les salles de réunion synchronisées.

L'adresse e-mail du prestataire que tu renseignes pour chaque catégorie reçoit un e-mail pour chaque demande dans cette catégorie. Les utilisateurs autorisés peuvent aussi voir et gérer toutes les demandes pour le bureau sur la page Demandes. Voir Restauration et services.

Non. Sur le kiosque, on peut s'enregistrer, réserver une salle libre sur place et, si tu l'autorises, terminer une réunion plus tôt. Pour modifier ou annuler une réservation, il faut utiliser l'application web ou mobile deskbird.

Un kiosque de salle est associé à une seule salle : il est installé à la porte, et on peut s'enregistrer et réserver directement dessus. Le tableau d'affichage des salles est un écran en lecture seule qui affiche les salles que tu sélectionnes dans un bureau, par exemple à l'accueil. Les deux sont associés dans Admin > Kiosque & écrans > Appareils.