En tant qu’Admin ou Manager, tu peux créer et gérer des Réservations au nom de tes Aperçu collègues et Visiteurs, et superviser toutes les Réservations de ton espace de travail. Cet article t’explique comment faire.
💡 Pour savoir comment les Utilisateurs réservent et gèrent eux-mêmes leurs Postes, consulte la section For users du Centre d'aide.
- Créer des Réservations pour des collègues
- Gérer les Réservations des collègues
- Réservations pour les Visiteurs
1. Créer des Réservations pour des collègues
En tant qu’Admin ou Manager, tu peux faire des Réservations pour d’autres personnes :
- Démarre une nouvelle Réservation depuis la section Book.
- Sélectionne la ressource souhaitée et retire-toi de la recherche.
- Recherche le nom du collègue.
- Sélectionne la date et la ressource voulues, puis finalise la Réservation.
🔐 Tu ne peux voir et réserver que pour les personnes de tes équipes ou Bureaux gérés. Les Admins globaux peuvent sélectionner toute personne.
💡 Tu peux aussi réserver plusieurs dates en cliquant sur +More dates.
Salles de réunion : pour réserver une Salle pour un collègue, sélectionne le créneau horaire dans Book > Meeting rooms et choisis le collègue sous Who is this booking for? dans le panneau de réservation. Cela fonctionne avec tous les forfaits incluant les Salles de réunion. Voir Réserver une salle de réunion pour un collègue.
2. Gérer les Réservations des collègues
Pour voir et gérer les Réservations de ton espace de travail :
- Ouvre l’onglet Bookings.
- Ouvre le menu déroulant My bookings et sélectionne All bookings.
- Utilise More filters pour affiner la liste, par exemple par Bureau, Utilisateur, statut, Type de ressource, date ou Plaque d’immatriculation.
- Modifie les Réservations à venir en cliquant sur l’icône crayon.
- Supprime une Réservation en cliquant sur l’icône de corbeille.
- Tu peux aussi enregistrer l’arrivée de collègues (si activé), ou marquer leur Réservation en cours comme terminée.
- Pour annuler ou enregistrer l’arrivée de plusieurs Réservations à la fois, sélectionne-les avec les cases à cocher puis clique sur Cancel bookings ou Check in. Chaque action ne s’applique qu’aux Réservations sur lesquelles tu as le droit d’agir. Les annulations groupées doivent être confirmées dans une boîte de dialogue et ne peuvent pas être annulées.
- Clique sur Export XLSX pour exporter la liste filtrée, ou seulement les Réservations sélectionnées, dans un fichier Excel. Une boîte de dialogue affiche ce qui sera exporté avant le début du téléchargement.
3. Réservations pour les Visiteurs
Pour créer des Réservations pour des Visiteurs externes (par exemple freelances, candidats ou clients), utilise la fonctionnalité de réservation pour Visiteur :
- Ouvre l’onglet Book et sélectionne Guest comme type de réservation.
- Renseigne le nom et l’adresse e-mail du Visiteur.
- Confirme la Réservation. Une confirmation sera envoyée au Visiteur (et au Propriétaire de la réservation).
⚠️ N’utilise jamais la même adresse e-mail pour plusieurs Visiteurs, cela entraînerait des écrasements incorrects. Utilise un format comme ton_nom+nomduvisiteur@domaine.com si une adresse directe n’est pas nécessaire. Pour plus de détails, consulte notre ➡️ guide complet sur les Réservations pour les Visiteurs.