Gérer les ressources comme les postes, les places de parking et autres espaces de travail est essentiel pour un bureau flexible et organisé. Ce guide t’explique comment créer, personnaliser et gérer ces ressources dans deskbird en tant qu’admin.
- Créer des postes, des places de parking et d’autres ressources
- Créer et personnaliser des ressources en bloc
- Ajouter et gérer des équipements
- Espaces attribués
- Espaces favoris
- Enregistrement pour les postes et les places de parking
- Paramètres de réservation pour les ressources
1. Créer des postes, des places de parking et d’autres ressources
Avant de pouvoir ajouter des postes ou d’autres ressources, tu dois d’abord créer tes Étages & espaces.
Une fois que c’est fait, sélectionne l’étage souhaité via Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, puis clique sur l’icône en forme de crayon à côté de la zone où tu veux ajouter ou modifier des ressources.
Sur la page de détail de la zone, tu peux :
- Modifier le nom et la description de la zone
- Restreindre l’accès (par exemple à certains départements)
- Exiger une plaque d’immatriculation pour les zones de parking
- Renommer des postes/ressources individuellement
- Réorganiser les postes par glisser-déposer
- Définir des fermetures via le bouton Gérer
- Attribuer des ressources à des utilisateurs spécifiques
- Télécharger des QR codes individuels ou de la zone
- Supprimer des postes ou toute la zone
Utilise le bouton +Ajouter des postes / +Ajouter des places / +Ajouter des ressources pour créer de nouvelles ressources.
💡 Astuce : Tu veux configurer un parking ? Configurer le parking t’explique étape par étape les zones de parking, les places, l’accès, l’enregistrement et les plaques d’immatriculation.
⚠️ Fermer ou supprimer une ressource supprimera aussi toutes les réservations existantes pour celle-ci.
Cette action est irréversible.
2. Créer et personnaliser des ressources en bloc
En cliquant sur +Ajouter des postes / +Ajouter des places / +Ajouter des ressources, une fenêtre te permet de :
- Ajouter plusieurs ressources d’un coup (par exemple 10 postes)
- Définir leur statut
- Personnaliser la convention de nommage (préfixe, numéro de départ)
Exemple : Préfixe : « Place de parking », Départ : « 1 » → Résultat : Place de parking 1, Place de parking 2, …
Cela accélère la configuration pour les grands espaces.
💡 Le nom de la ressource détermine aussi ce qui s’affiche sur le plan d’étage interactif. Si le nom de la ressource contient un numéro (ex. « Poste 3 »), ce numéro sera affiché sur le plan. Si le nom ne contient pas de numéro (ex. « Place fenêtre »), aucun numéro ne sera affiché pour cette ressource.
3. Ajouter et gérer des équipements
Utilise Admin > Bureaux, parking et autres > Équipements pour créer des options d’équipements pour les postes, les places de parking et autres ressources. Les équipements sont configurés par bureau.
Une fois définis, va dans Étages & espaces, ouvre une zone via Détails, puis attribue des équipements à une ou plusieurs ressources. Tu peux utiliser modifier en bloc pour accélérer ce processus — par exemple, ajouter « double écrans », « borne de recharge électrique » ou « bureau assis-debout ».
Les étiquettes d’équipements attribués apparaissent dans les filtres côté utilisateur lors de la réservation.
4. Espaces attribués
Tu peux attribuer des ressources spécifiques à des utilisateurs. Les espaces attribués sont automatiquement réservés quand l’assigné définit son statut sur « Bureau ».
Pour attribuer une ressource :
- Ouvre Étages & espaces > sélectionne l’étage / la zone via Détails et sélectionne la ressource.
- Clique sur l’icône en forme de crayon, puis cherche Accès.
- Restreins l’accès à un seul utilisateur.
💡 Si l’assigné ne vient pas au bureau, tu peux activer « Autoriser d’autres personnes à réserver cet espace si l’utilisateur assigné n’est pas au bureau » pour rendre l’espace disponible aux autres. Si l’enregistrement est activé, il s’applique aussi aux ressources attribuées.
Tu peux permettre à d’autres de réserver la ressource si l’assigné définit un statut comme « Absent », « Télétravail » ou « Déplacement professionnel ». Cependant, si aucun statut n’est défini, l’espace ne sera pas libéré automatiquement. C’est pourquoi il est important d’encourager la planification des statuts pour maximiser la disponibilité des espaces.
5. Espaces favoris
Les utilisateurs peuvent ajouter en favoris les ressources qu’ils utilisent souvent pour une réservation en un clic. Aucune configuration admin n’est nécessaire — c’est une préférence gérée par l’utilisateur.
Pour ajouter un espace en favori, l’utilisateur clique sur l’icône en forme de cœur à côté de la ressource. Celle-ci apparaît alors sur sa page de réservation et dans son profil sous « Tes espaces ».
💡 Les favoris ne réservent pas automatiquement l’espace et ne bloquent pas les autres utilisateurs. Ce sont simplement des raccourcis pour un accès rapide.
6. Enregistrement pour les postes et les places de parking
L’enregistrement automatique est disponible pour les postes et les places de parking, selon ton plan deskbird. Si activé, les utilisateurs seront enregistrés automatiquement via la géolocalisation à leur arrivée au bureau.
➡️ En savoir plus : Enregistrement automatique pour les réservations de postes et de parking
7. Paramètres de réservation pour les ressources
Pour la configuration au niveau des réservations (modes d’enregistrement, délais de grâce, délais d’anticipation, autorisations de réservation pour les visiteurs), consulte : Paramètres de réservation.