En tant qu'Admin ou Manager, tu peux créer et gérer des Réservations au nom de tes Aperçu collègues et Visiteurs, et superviser toutes les Réservations de ton espace de travail. Cet article t'explique comment faire.
💡 Pour savoir comment les Utilisateurs réservent et gèrent eux-mêmes leurs Postes, consulte la section Pour les utilisateurs du Centre d'aide.
- Créer des Réservations pour des collègues
- Gérer les Réservations des collègues
- Réservations pour les Visiteurs
1. Créer des Réservations pour des collègues
En tant qu'Admin ou Manager, tu peux faire des Réservations pour d'autres personnes :
- Lance une nouvelle Réservation depuis la section Réserver.
- Sélectionne la ressource souhaitée et retire-toi de la recherche.
- Recherche le nom du collègue.
- Sélectionne la date et la ressource voulues, puis finalise la Réservation.
🔐 Tu ne pourras voir et réserver que pour les personnes de tes équipes ou Bureaux gérés. Les Admins globaux peuvent sélectionner tout le monde.
💡 Tu peux aussi réserver plusieurs dates en cliquant sur +Plus de dates.
Salles de réunion : pour réserver une Salle pour un collègue, sélectionne le créneau horaire dans Réserver > Salles de réunion et choisis le collègue sous Pour qui est cette réservation ? dans le panneau de réservation. Cela fonctionne sur tous les forfaits avec Salles de réunion. Voir Réserver une salle de réunion pour un collègue.
Groupes : avec Desks Professional et plus, tu peux réserver des Postes pour toute une équipe dans une Zone avec une seule Réservation. Dans Réserver, clique sur une Zone du plan d'Étage et choisis Avancé (ou clique sur la carte de la Zone en vue liste), puis sélectionne Groupe sous Réserver pour :. Une Réservation de Groupe couvre une journée et au moins 2 personnes. Défini une plage horaire pour tout le monde, ajoute des Groupes ou des personnes individuelles, et deskbird attribue un Poste à chacun : d'abord leur Poste attribué, puis leur Poste favori dans cette Zone, puis un Poste déjà réservé là, puis n'importe quel Poste libre.
- Les Chefs de groupe peuvent seulement réserver pour les membres des Groupes qu'ils gèrent. Les Managers, Admins de Bureau et Admins globaux peuvent aussi réserver pour des Groupes, tout comme les Utilisateurs avec un Rôle personnalisé incluant Gérer les réservations pour d'autres utilisateurs.
- Toutes les personnes réservées reçoivent une invitation Calendrier et un email. Les Réservations de Poste qui se chevauchent pour les personnes ajoutées sont remplacées, et ces personnes reçoivent aussi un email montrant l'ancienne et la nouvelle Réservation. Si quelqu'un est déjà enregistré(e), sa Réservation se termine quand la Réservation de Groupe commence.
- Les Réservations de Groupe ne respectent pas la limite d'un seul Poste à la fois ni la période de réservation des personnes ajoutées. Voir Paramètres de réservation.
- La Réservation de Groupe est disponible uniquement sur l'application web. Sur les autres forfaits, les Admins de Bureau et Admins globaux voient Groupe avec une invitation à passer à la version supérieure ; les Managers, Chefs de groupe et Utilisateurs ne le voient pas.
Pour toutes les étapes, voir Réserver des postes pour toute une équipe.
2. Gérer les Réservations des collègues
Pour voir et gérer les Réservations dans ton espace de travail :
- Ouvre l'onglet Réservations.
- Ouvre le menu déroulant Mes réservations et sélectionne Toutes les réservations.
- Utilise Plus de filtres pour affiner la liste, par exemple par Bureau, Utilisateur, statut, Type de ressource, date ou Plaque d’immatriculation.
- Modifie les Réservations à venir en cliquant sur l'icône crayon.
- Supprime une Réservation en cliquant sur l'icône corbeille.
- Tu peux aussi enregistrer des collègues (si activé), ou mettre leur Réservation en cours sur terminé.
- Pour annuler ou enregistrer plusieurs Réservations à la fois, sélectionne-les avec les cases à cocher puis clique sur Annuler les réservations ou Enregistrer. Chaque action ne s'applique qu'aux Réservations sur lesquelles tu as le droit d'agir. Les annulations groupées doivent être confirmées dans une boîte de dialogue et ne peuvent pas être annulées.
- Clique sur Exporter XLSX pour exporter la liste filtrée, ou seulement les Réservations sélectionnées, dans un fichier Excel. Une boîte de dialogue affiche ce qui sera exporté avant le début du téléchargement.
3. Réservations pour les Visiteurs
Pour créer des Réservations pour des Visiteurs externes (par exemple freelances, candidats ou clients), utilise la fonctionnalité de réservation pour Visiteur :
- Ouvre l'onglet Réserver et sélectionne Visiteur comme type de réservation.
- Renseigne le nom et l'adresse email du Visiteur.
- Confirme la Réservation. Une confirmation sera envoyée au Visiteur (et au Propriétaire de la réservation).
⚠️ N'utilise jamais la même adresse email pour plusieurs Visiteurs, cela entraînerait des écrasements incorrects. Utilise un format comme ton_nom+nomduvisiteur@domaine.com si une adresse directe n'est pas nécessaire. Pour plus de détails, consulte notre ➡️ guide complet sur les Réservations pour les Visiteurs.