Dans deskbird, tu as un contrôle total sur la façon et le moment où les réservations sont effectuées — tu peux ainsi adapter l’expérience aux politiques de l’entreprise et améliorer la clarté.
💡 Remarque : La modification des paramètres de réservation ne s’applique qu’aux réservations futures. Les réservations existantes ne seront pas mises à jour.
- Délai maximum de réservation
- Paramètres généraux de réservation
- Options d’enregistrement et période de grâce
- Suggestions de réservation pour les utilisateurs
1. Délai maximum de réservation (Maximum lead time for bookings)
Tu peux définir combien de jours à l’avance les utilisateurs sont autorisés à réserver des desks et des places de parking, selon leur rôle :
- Administrateurs globaux
- Administrateurs d’espace
- Managers
- Managers de groupe
- Utilisateurs
Chaque rôle système peut avoir sa propre valeur. Le nombre de jours est calculé en jours calendaires à partir d’aujourd’hui (inclus), peu importe les jours d’ouverture du bureau.
2. Paramètres généraux de réservation
Ces paramètres s’appliquent aux desks et aux places de parking :
-
Une seule ressource à la fois : Si activé, les utilisateurs et les managers de groupe ne peuvent pas réserver plus d’un desk ou d’une place de parking pour la même date et heure. Cela évite les doubles réservations. Ne s’applique pas aux réservations de Salle de Réunion ou autres ressources.
💡 Les admins globaux, admins d’espace et managers ne sont pas concernés par cette limitation. - Réservation anonyme : Permet aux utilisateurs de réserver des ressources sans que leur nom soit visible par les autres. Tu vois quand même tous les détails de la réservation. Ne s’applique pas aux réservations de Salle de Réunion.
- Réservations pour les visiteurs : Tu peux définir quels rôles sont autorisés à réserver au nom des Visitors. Par défaut, les admins globaux et d’espace ont cette permission.
🔗 En savoir plus sur les réservations pour les visiteurs.
3. Options d’enregistrement et période de grâce
Choisis entre 3 modes pour contrôler comment les utilisateurs s’enregistrent à leurs réservations :
- Pas d’enregistrement : Les réservations sont confirmées sans aucune action d’enregistrement. Idéal pour un fonctionnement basé sur la confiance.
- Clique et/ou QR code : Les utilisateurs peuvent s’enregistrer via l’application web deskbird, l’application mobile ou MS Teams — ou scanner un QR code avec leur smartphone.
- QR code uniquement : L’enregistrement n’est possible qu’en scannant le QR code dans l’application mobile deskbird.
La période de grâce et l’heure de début déterminent combien de temps un utilisateur a pour s’enregistrer après le début de la réservation.
- Période de grâce : Après cette période, si aucun enregistrement n’a eu lieu, la réservation sera automatiquement annulée.
- Heure de début de la période de grâce : Définit quand la période de grâce commence, et à partir de quand les rappels d’enregistrement sont envoyés.
🔗 Pour tous les détails de configuration, consulte Options d’enregistrement pour les ressources.
🔄 Tu peux aussi activer la fonctionnalité optionnelle enregistrement automatique grâce à la géolocalisation via l’application mobile deskbird.
🔗 En savoir plus : Guide de l’enregistrement automatique
4. Suggestions de réservation pour les utilisateurs
Les utilisateurs ont aussi accès à des suggestions de réservation personnalisées, affichées sur leur page Planning et dans le processus de réservation. Les suggestions recommandent des desks et des places de parking selon différents critères comme les espaces attribués, les favoris, l’historique de réservation et la position des collègues. Chaque utilisateur peut activer ou désactiver les suggestions, ou gérer séparément les suggestions de desks et de places de parking, depuis ses préférences de profil — ce n’est pas paramétré par les admins.
🔗 En savoir plus : Comment utiliser les suggestions de réservation