Dans deskbird, les administrateurs peuvent contrôler entièrement comment et quand les réservations sont effectuées, afin d’adapter l’expérience aux politiques de l’entreprise et d’améliorer la clarté.
💡 Remarque : La modification des paramètres de réservation ne s’applique qu’aux réservations futures. Les réservations existantes ne seront pas modifiées.
- Délai de réservation maximal
- Paramètres généraux de réservation
- Options d’enregistrement et période de grâce
1. Délai de réservation maximal (Période maximale pour les réservations des utilisateurs)
Vous pouvez définir combien de jours à l’avance les utilisateurs sont autorisés à réserver des Desks et des places de parking, selon leur rôle :
- Administrateurs globaux
- Administrateurs de bureau
- Managers
- Managers de groupe
- Utilisateurs
Chaque rôle du système peut avoir sa propre valeur. Le calcul se fait en jours calendaires à partir d’aujourd’hui (inclus), indépendamment des jours d’ouverture du bureau.
2. Paramètres généraux de réservation
Ces paramètres s’appliquent aux Desks et aux places de parking :
- Une seule ressource à la fois : Si activé, les utilisateurs et managers de groupe ne peuvent pas réserver plus d’un Desk ou d’une place de parking pour la même date et heure. Ne s’applique pas aux réservations de Salle de Réunion ou autres ressources. Cela permet d’éviter les doubles réservations.
- Réservation anonyme : Permet aux utilisateurs de réserver des ressources sans que leur nom soit visible par les autres. Les administrateurs voient toujours tous les détails de la réservation. Ne s’applique pas aux réservations de Salle de Réunion.
- Réservations pour les visiteurs : Vous pouvez définir quels rôles sont autorisés à réserver au nom des Visitors. Par défaut, les administrateurs globaux et de bureau ont cette permission.
🔗 En savoir plus sur les réservations pour les visiteurs.
3. Options d’enregistrement et période de grâce
Les administrateurs peuvent choisir entre 3 modes différents pour gérer la façon dont les utilisateurs effectuent leur enregistrement :
- Pas d’enregistrement : Les réservations sont confirmées sans qu’aucune action d’enregistrement ne soit nécessaire. Idéal pour un fonctionnement basé sur la confiance.
- Clic et/ou code QR : Les utilisateurs peuvent s’enregistrer via l’application web deskbird, l’application mobile ou MS Teams — ou scanner un code QR avec leur smartphone.
- Code QR uniquement : L’enregistrement n’est possible qu’en scannant le code QR dans l’application mobile deskbird.
La période de grâce et l’heure de début déterminent combien de temps un utilisateur dispose pour s’enregistrer après le début de la réservation.
- Période de grâce : Passé ce délai, si aucun enregistrement n’a été effectué, la réservation sera automatiquement annulée.
- Heure de début de la période de grâce : Définit quand la période de grâce commence et à partir de quand les rappels sont envoyés.
🔗 Pour tous les détails de configuration, consultez Options d’enregistrement pour les ressources.
🔁 Vous pouvez aussi activer la fonctionnalité optionnelle Enregistrement automatique grâce à la géolocalisation via l’application mobile deskbird.
🔗 En savoir plus ici : Guide de l’enregistrement automatique