Dans deskbird, tu as un contrôle total sur la façon et le moment où les réservations sont effectuées — tu peux ainsi adapter l’expérience aux politiques de l’entreprise et améliorer la clarté.
Va dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation et sélectionne le bureau dans le menu déroulant à côté du titre de la page. Tous les paramètres de réservation s’appliquent par bureau.
💡 Remarque : La modification des paramètres de réservation ne s’applique qu’aux réservations futures. Les réservations existantes ne seront pas modifiées.
- Période maximale de réservation
- Paramètres généraux de réservation
- Options d’enregistrement et délai de grâce
- Suggestions de réservation pour les utilisateurs
1. Période maximale de réservation
Dans la section Quelle est la période maximale de réservation pour les réservations de ressources ?, tu peux définir combien de jours à l’avance les utilisateurs peuvent réserver des postes et des places de parking, selon leur rôle :
- Admins globaux
- Admins du bureau
- Managers
- Chefs de groupe
- Utilisateurs
Chaque rôle du système peut avoir sa propre valeur. La valeur correspond au nombre de jours calendaires à partir d’aujourd’hui (inclus), indépendamment des jours d’ouverture du bureau.
- Tu peux définir une valeur de 0 à 365 jours. 0 signifie que les utilisateurs de ce rôle ne peuvent réserver que pour le jour même.
- La période s’applique aux postes et aux places de parking. Elle ne s’applique pas aux salles de réunion.
- La période des personnes incluses dans une réservation de groupe ne la limite pas : les admins et managers peuvent réserver pour elles plus à l’avance qu’ils ne pourraient le faire pour eux-mêmes.
2. Paramètres généraux de réservation
Ces paramètres s’appliquent aux postes et aux places de parking :
-
Les utilisateurs et les chefs de groupe ne peuvent pas réserver plus d’un poste ou d’une place de parking à la même date et heure : Si activé, les utilisateurs et chefs de groupe ne peuvent pas réserver plus d’un poste ou d’une place de parking pour la même date et heure. Cela évite les doubles réservations. Ne s’applique pas aux réservations de salles de réunion ou à d’autres ressources.
💡 Les admins globaux, admins du bureau et managers ne sont pas concernés par cette limitation. Les réservations de groupe ne sont pas non plus concernées : elles remplacent les réservations de postes qui se chevauchent pour les personnes incluses, et une réservation à laquelle quelqu’un est déjà enregistré(e) se termine plus tôt. Voir Réserver des postes pour toute une équipe. - Réserver de façon anonyme : Permet aux utilisateurs de réserver des ressources sans que leur nom soit visible par les autres. Tu vois quand même tous les détails de la réservation. Ne s’applique pas aux réservations de salles de réunion.
- Réservation pour les invités : Tu peux définir quels autres rôles sont autorisés à réserver au nom des visiteurs. Les admins globaux et admins du bureau ont toujours cette permission.
- Réservations automatisées : Permet aux utilisateurs d’activer les réservations automatisées pour les postes, les places de parking ou les deux. Voir Configurer les réservations automatisées.
🔗 En savoir plus sur la réservation pour les invités.
3. Options d’enregistrement et délai de grâce
Dans la section Enregistrement, choisis comment les utilisateurs confirment leurs réservations de postes et de parking :
- Pas d’enregistrement : Aucun enregistrement n’est nécessaire et les réservations ne sont jamais annulées automatiquement.
- Enregistrement par clic et/ou QR Codes : Les utilisateurs s’enregistrent dans l’application web deskbird, l’application mobile ou Microsoft Teams, ou en scannant un QR code.
- Enregistrement uniquement avec QR Codes : Les utilisateurs peuvent uniquement s’enregistrer en scannant le QR code sur place via l’application mobile deskbird.
Si les utilisateurs ne s’enregistrent pas, la réservation est annulée automatiquement selon deux paramètres :
- Délai de grâce : si non enregistré(e), annuler la réservation automatiquement : nombre de minutes après le début de la réservation pendant lesquelles les utilisateurs doivent s’enregistrer.
- Heure d'annulation automatique la plus précoce : l’heure la plus tôt à laquelle une réservation peut être annulée.
Tu peux aussi activer l’enregistrement automatique avec géolocalisation via l’application mobile deskbird sur cette page.
🔗 Pour comprendre comment ces paramètres fonctionnent ensemble, des exemples et un calculateur, consulte Paramètres d’enregistrement et d’annulation automatique. Pour l’enregistrement automatique, consulte Guide de l’enregistrement automatique.
4. Suggestions de réservation pour les utilisateurs
Les utilisateurs ont aussi accès à des suggestions de réservation personnalisées, affichées dans Plan et lors du processus de réservation. Les suggestions recommandent des postes et des places de parking selon différents critères comme les espaces attribués, les favoris, l’historique de réservation et la position des collègues. Chaque utilisateur peut activer ou désactiver les suggestions, ou gérer séparément les suggestions de postes et de places de parking, depuis ses propres préférences de profil — ce n’est pas configuré par les admins.
🔗 En savoir plus : Comment utiliser les suggestions de réservation