Avec la fonctionnalité d’enregistrement automatique, les employés sont enregistrés automatiquement à leur bureau et à leur place de parking dès leur arrivée au bureau, sans aucune action manuelle. Cela évite les annulations dues à des enregistrements manqués et garantit une expérience de réservation fluide grâce à la géolocalisation.
- Prérequis
- Comment activer l’enregistrement automatique
- Utilisation des données & confidentialité
- Bonnes pratiques & conseils pour les appareils
- FAQ
1. Prérequis
Pour activer l’enregistrement automatique pour vos utilisateurs, les éléments suivants doivent être en place :
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Activation de la fonctionnalité :
- Le bureau doit avoir au moins l’enregistrement simple (par clic et/ou QR code) activé.
- Les administrateurs peuvent activer la fonctionnalité Enregistrement automatique dans Admin > Paramètres de réservation > Enregistrement automatique avec géolocalisation via l’application mobile deskbird
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Dernière version de l’application :
- Les employés doivent utiliser la version la plus récente de l’application deskbird sur iOS ou Android.
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Autorisations de localisation :
- L’accès à la localisation doit être réglé sur Toujours autoriser dans les paramètres de l’appareil pour l’application deskbird.
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Optionnel – Notifications push :
- Pour recevoir une confirmation après l’enregistrement, activez les notifications d’enregistrement dans les paramètres de l’application.
2. Comment activer l’enregistrement automatique
Une fois activé pour un bureau, les employés peuvent activer l’enregistrement automatique en suivant ces étapes :
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Mettez à jour l’application :
- Téléchargez la dernière version de deskbird depuis l’App Store ou le Google Play Store.
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Activez la fonctionnalité dans l’application :
- Allez dans Profil > Enregistrement automatique dans l’application deskbird.
- Activez l’enregistrement automatique.
- Sélectionnez le bureau concerné
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Accordez les autorisations de localisation :
- Ouvrez les paramètres du téléphone et trouvez l’application deskbird.
- Réglez l’accès à la localisation sur Toujours autoriser.
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Optionnel – Activez les notifications :
- Autorisez les notifications d’enregistrement pour recevoir une confirmation dès qu’un enregistrement est effectué automatiquement.
3. Utilisation des données & confidentialité
Votre vie privée compte. Voici comment l’enregistrement automatique gère vos données de localisation :
- Aucune conservation des données de localisation personnelles : deskbird ne stocke ni ne partage jamais votre position.
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Fonctionne grâce au géorepérage :
- Le système d’exploitation (iOS/Android) détecte lorsqu’un utilisateur entre dans un rayon de 100 m autour du bureau.
- C’est seulement à ce moment-là qu’un enregistrement est déclenché pour la réservation du jour.
- deskbird reçoit uniquement une notification du système d’exploitation — jamais de données brutes de localisation.
- Les employés gardent le contrôle : Désactiver l’accès à la localisation dans les paramètres du téléphone désactive automatiquement la fonctionnalité.
4. Bonnes pratiques & conseils pour les appareils
- Utilisez toujours la dernière version de l’application deskbird pour garantir des performances stables.
- Activez l’accès à la localisation Toujours autoriser pour que le géorepérage fonctionne correctement.
- Les notifications push permettent de confirmer le succès des enregistrements.
- Remarque : iOS et Android peuvent se comporter légèrement différemment concernant la gestion de la localisation en arrière-plan.
- Le déclenchement de l’enregistrement s’active une seule fois lorsque vous entrez dans le rayon de 100 m autour du bureau ; il ne fonctionne pas en continu, donc s’il échoue, il ne réessaiera pas automatiquement. Vous devrez alors vous enregistrer manuellement.
5. FAQ
Si les autorisations de localisation sont refusées, l’enregistrement automatique sera désactivé pour l’employé. Il pourra le réactiver à tout moment en accordant l’accès à la localisation dans les paramètres de son appareil.
Oui ! Les administrateurs peuvent activer l’enregistrement automatique dans les paramètres d’administration pour tout bureau où l’enregistrement est activé. Une fois la fonctionnalité active, les employés peuvent l’activer individuellement dans leur application.
Sur iOS et Android, les modes économie d’énergie ou d’économie de batterie peuvent perturber la géolocalisation et le géorepérage. Voici ce qu’il faut savoir :
📱 Conseils iOS :- Le mode économie d’énergie peut suspendre les mises à jour de localisation en arrière-plan. Désactivez-le temporairement lors de vos trajets vers le bureau.
- Allez dans Réglages > Batterie pour vérifier si le mode économie d’énergie est activé.
- Assurez-vous que deskbird dispose de l’autorisation de localisation Toujours autoriser dans Réglages > Confidentialité et sécurité > Services de localisation.
- L’économiseur de batterie et la batterie adaptative peuvent retarder ou stopper les mises à jour de localisation.
- Allez dans Paramètres > Applications > deskbird > Batterie et choisissez Non restreint.
- Vérifiez que l’autorisation de localisation est réglée sur “Toujours autoriser”.
- Désactivez l’économiseur de batterie pendant les heures d’arrivée au bureau pour garantir la fiabilité des enregistrements.
L’enregistrement automatique peut parfois ne pas se déclencher. Les raisons les plus courantes sont :
- Batterie faible ou mode économie d’énergie : Peut limiter les performances du GPS ou suspendre l’activité en arrière-plan.
- Mauvaise réception : Un signal cellulaire ou Wi-Fi faible peut empêcher la géolocalisation de s’activer correctement.
- Antenne GPS obstruée ou endommagée : Un problème matériel peut nuire à la localisation.
- Pas de connexion Internet : Si l’appareil est hors ligne en entrant dans le rayon de 100 m autour du bureau.
- Accès à la localisation réglé sur “Uniquement lors de l’utilisation de l’application” : Le déclenchement en arrière-plan nécessite “Toujours autoriser”.
- Wi-Fi désactivé : Surtout sur iOS, le Wi-Fi doit être activé pour une géolocalisation précise.
- En communication téléphonique en entrant dans le rayon : Certains opérateurs bloquent les événements de localisation simultanés pendant les appels.
- Restrictions sur les appareils professionnels : Les appareils gérés peuvent bloquer les déclenchements de localisation en arrière-plan.
- L’appareil n’a jamais quitté le rayon de 100 m : Par exemple, si un appareil dédié reste en permanence au bureau.
Lorsque l’enregistrement automatique ne se déclenche pas, c’est généralement parce que l’appareil mobile n’a jamais initié la tentative basée sur la localisation. Dans ces cas, deskbird ne reçoit aucun signal, donc aucun enregistrement n’a lieu et aucun journal n’est généré de notre côté.
Le déclenchement de l’enregistrement est conçu pour s’activer une seule fois à l’entrée du rayon de 100 m autour du bureau. Il ne fonctionne pas en continu en arrière-plan. Si la tentative échoue, il ne réessaiera pas automatiquement — dans ce cas, un enregistrement manuel est nécessaire.
Il ne s’agit pas d’une limitation de l’application deskbird, mais d’un fonctionnement lié à l’appareil qui n’émet pas le signal système GPS attendu. Selon notre analyse, dès que l’appareil tente d’émettre un signal de géorepérage, l’enregistrement réussit. Si ce n’est pas le cas, la cause est presque toujours l’une des limitations côté mobile listées ci-dessus.
✅ Pour réduire le risque d’enregistrements manqués, nous recommandons :
- Vérifier que le mode économie d’énergie ou l’économiseur de batterie est désactivé.
- Garder le Wi-Fi activé et maintenir une connexion stable.
- Vérifier les restrictions de gestion d’appareils qui pourraient bloquer l’accès à la localisation en arrière-plan.
Si le problème ne concerne que votre appareil mais pas ceux de vos collègues, il s’agit très probablement d’une limitation propre à votre appareil. Dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre équipe informatique interne pour un dépannage supplémentaire.