La fonctionnalité de réservation pour les invités te permet de réserver des Desks ou des places de parking pour des visiteurs externes — garantissant une arrivée fluide et offrant à ton équipe une transparence totale sur qui vient au bureau. Cet article explique comment créer des réservations pour les invités et comment configurer qui, dans ton espace de travail, peut les effectuer.
1. Comment réserver un Desk ou une place de parking pour un invité
Va dans la section Réserver de l’application web deskbird. Sélectionne la ressource souhaitée, puis choisis Invité comme type de réservation. Saisis le nom et l’adresse e-mail de l’invité.
L’invité recevra un e-mail de confirmation avec tous les détails de la réservation. Les propriétaires de la réservation reçoivent également une copie. Si l’enregistrement est activé, le propriétaire de la réservation doit effectuer l’enregistrement au nom de l’invité.
💡 Les réservations pour les invités apparaissent dans les Réservations à venir du propriétaire pour faciliter les modifications ou l’enregistrement.
⚠️ Important : N’utilise pas ton propre e-mail ou des adresses e-mail réutilisées pour plusieurs réservations d’invités. L’e-mail est considéré comme un identifiant unique. Utilise toujours l’e-mail réel de l’invité ou un format du type ton.nom+nom.invité@domaine.com si tu ne veux pas que l’invité reçoive d’e-mail.
2. FAQ
Les admins, les admins de bureau et les managers peuvent voir toutes les réservations pour les invités dans leurs bureaux respectifs. Tous les utilisateurs peuvent voir la présence des invités sur la page Planning et savoir qui sera présent au bureau. Cette transparence aide les équipes à organiser les places ou à planifier des discussions sensibles en conséquence.
Toute réservation effectuée via le flux de réservation pour les invités est considérée comme une réservation pour un invité — même si la personne réservée est un employé. La classification dépend de la façon dont la réservation est faite, et non du statut de la personne.
Tu peux définir quels rôles utilisateurs (utilisateurs standards, managers, managers de groupe) sont autorisés à créer des réservations pour les invités dans Admin > Paramètres de réservation > Réservation pour les invités. Les administrateurs globaux et les admins de bureau peuvent faire des réservations pour les invités par défaut.
💡 Si tu actives la réservation pour les invités pour les utilisateurs standards, ils sont aussi responsables de l’enregistrement de l’invité.
Les réservations pour les invités sont visibles selon les rôles utilisateurs et les paramètres de confidentialité. Les propriétaires de réservation peuvent marquer leurs réservations comme Anonyme pour masquer leur identité, mais les invités restent listés comme externes pour la conformité et la transparence.
Les invités sont clairement identifiés dans l’aperçu du bureau afin que les collègues sachent qu’une personne extérieure à l’entreprise est présente. Si les paramètres de confidentialité de ton entreprise limitent la visibilité des profils, les mêmes règles s’appliquent aux réservations pour les invités faites par cet utilisateur.
Actuellement, il faut réserver un Desk ou une place de parking pour attribuer le statut « au bureau » à un invité. Pour une solution complète de gestion des visiteurs — incluant l’enregistrement, l’impression de badges, les notifications d’arrivée, et plus encore — découvre la fonctionnalité Visites : Visites – Gestion des visiteurs.