Desks Professional et supérieur
Avec la fonctionnalité d’enregistrement automatique, les employés sont enregistrés automatiquement à leur poste et à leur place de parking dès leur arrivée au bureau — aucune action manuelle n’est nécessaire. Cela évite les annulations dues à des enregistrements manqués et garantit une expérience de réservation fluide grâce à la géolocalisation. Cet article explique comment l’activer pour ton espace de travail et ce que tes utilisateurs doivent faire de leur côté.
- Prérequis
- Comment activer l’enregistrement automatique
- Utilisation des données & vie privée
- Conseils à partager avec tes utilisateurs
- FAQ
1. Prérequis
Pour activer l’enregistrement automatique pour tes utilisateurs, les éléments suivants doivent être en place :
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Activation de la fonctionnalité :
- Le bureau doit utiliser Enregistrement avec clic et/ou QR Codes ou Enregistrement avec QR Codes uniquement. L’enregistrement automatique ne fonctionne pas avec Pas d’enregistrement.
- Active Enregistrement automatique avec géolocalisation avec l’application mobile deskbird dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation.
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Dernière version de l’application :
- Les employés doivent utiliser la version la plus récente de l’application deskbird sur iOS ou Android.
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Autorisations de localisation :
- Les employés doivent définir l’accès à la localisation sur Toujours autoriser dans les paramètres de leur appareil pour l’application deskbird.
-
Optionnel – Notifications push :
- Les employés peuvent activer les Notifications d’enregistrement dans les paramètres de leur application pour recevoir une confirmation lorsqu’un enregistrement est effectué automatiquement.
2. Comment activer l’enregistrement automatique
Pour activer la fonctionnalité pour un bureau, va dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation, sélectionne le bureau et active Enregistrement automatique avec géolocalisation avec l’application mobile deskbird.
Une fois activée, chaque utilisateur doit l’activer sur son propre appareil. Voici ce qu’il doit faire :
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Mets à jour l’application :
- Télécharge la dernière version de deskbird depuis l’App Store ou le Google Play Store.
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Active dans l’application :
- Va dans Profil > Enregistrement automatique dans l’application deskbird.
- Active Enregistrement automatique.
- Sélectionne le bureau concerné.
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Accorde les autorisations de localisation :
- Ouvre les paramètres du téléphone et trouve l’application deskbird.
- Définis l’accès à la localisation sur Toujours autoriser.
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Optionnel – Active les notifications :
- Autorise les notifications d’enregistrement pour recevoir une confirmation dès qu’un enregistrement est effectué automatiquement.
3. Utilisation des données & vie privée
Voici comment l’enregistrement automatique gère les données de localisation des employés — utile pour communiquer avec ton équipe ou à partager avec ton DPO :
- Aucune conservation des données de localisation personnelles : deskbird ne stocke ni ne partage jamais la localisation des employés.
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Fonctionne grâce au géorepérage :
- Le système d’exploitation (iOS/Android) détecte quand un utilisateur entre dans un rayon de 200 m autour du bureau.
- C’est seulement à ce moment-là qu’un enregistrement est déclenché pour la réservation du jour.
- deskbird reçoit uniquement une notification du système d’exploitation — jamais de données brutes de localisation.
- Les employés gardent le contrôle : Désactiver l’accès à la localisation dans les paramètres du téléphone désactive automatiquement la fonctionnalité pour cet utilisateur.
4. Conseils à partager avec tes utilisateurs
Si des utilisateurs signalent que l’enregistrement automatique ne fonctionne pas de façon fiable, partage ces conseils :
- Utilise toujours la dernière version de l’application deskbird.
- Définis l’accès à la localisation sur Toujours autoriser — « Autoriser lors de l’utilisation de l’application » n’est pas suffisant pour le géorepérage.
- Active les notifications push pour confirmer les enregistrements réussis.
- Remarque : iOS et Android peuvent se comporter légèrement différemment concernant la gestion de la localisation en arrière-plan.
- Le déclencheur d’enregistrement s’active une seule fois à l’entrée dans le rayon de 200 m autour du bureau. Il ne fonctionne pas en continu — s’il échoue, il ne réessaiera pas automatiquement et un enregistrement manuel sera nécessaire.
5. FAQ
L’enregistrement automatique sera désactivé pour cet employé. Il pourra le réactiver à tout moment en accordant l’accès à la localisation dans les paramètres de son appareil.
Oui. Active Enregistrement automatique avec géolocalisation avec l’application mobile deskbird dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation pour tout bureau où l’enregistrement est activé. Une fois la fonctionnalité active, les employés l’activent individuellement dans leur application.
Les modes économie d’énergie ou d’économie de batterie peuvent perturber la géolocalisation et le géorepérage. Partage ces conseils avec les utilisateurs concernés :
📱 Conseils iOS :
- Le mode économie d’énergie peut suspendre les mises à jour de localisation en arrière-plan. Les utilisateurs doivent le désactiver lorsqu’ils se rendent au bureau.
- Vérifie dans Réglages > Batterie si le mode économie d’énergie est activé.
- Assure-toi que deskbird dispose de Toujours autoriser dans Réglages > Vie privée & sécurité > Services de localisation.
🤖 Conseils Android :
- L’économiseur de batterie et la batterie adaptative peuvent retarder ou stopper les mises à jour de localisation.
- Va dans Paramètres > Applications > deskbird > Batterie et choisis Non restreint.
- Assure-toi que l’autorisation de localisation est réglée sur Autoriser tout le temps.
- Il est conseillé de désactiver l’économiseur de batterie pendant les heures d’arrivée au bureau pour garantir la fiabilité des enregistrements.
L’enregistrement automatique peut parfois ne pas se déclencher. Les raisons les plus courantes sont :
- Batterie faible ou mode économie d’énergie : Peut limiter les performances du GPS ou suspendre l’activité en arrière-plan.
- Mauvaise réception : Un signal cellulaire ou Wi-Fi faible peut empêcher la géolocalisation de s’activer correctement.
- Antenne GPS obstruée ou endommagée : Des problèmes matériels peuvent nuire à la localisation.
- Pas de connexion Internet : Si l’appareil est hors ligne en entrant dans le rayon de 200 m autour du bureau.
- Accès à la localisation réglé sur « Autoriser lors de l’utilisation de l’application » uniquement : Les déclencheurs en arrière-plan nécessitent « Toujours autoriser ».
- Wi-Fi désactivé : Surtout sur iOS, le Wi-Fi doit être activé pour une géolocalisation précise.
- En communication téléphonique à l’entrée dans le rayon : Certains opérateurs bloquent les événements de localisation simultanés pendant les appels.
- Restrictions sur les appareils professionnels : Les appareils gérés peuvent bloquer les déclencheurs de localisation en arrière-plan.
- L’appareil n’a jamais quitté le rayon de 200 m : Par exemple, si un appareil dédié reste en permanence au bureau.
Quand l’enregistrement automatique ne se déclenche pas, c’est généralement parce que l’appareil mobile n’a jamais initié la tentative basée sur la localisation. deskbird ne reçoit alors aucun signal, donc aucun enregistrement n’a lieu et aucun journal n’est généré de notre côté.
Le déclencheur d’enregistrement est conçu pour s’activer une seule fois à l’entrée dans le rayon de 200 m autour du bureau. Il ne fonctionne pas en continu en arrière-plan. Si la tentative échoue, il ne réessaiera pas automatiquement — un enregistrement manuel sera nécessaire.
Ce n’est pas une limitation de l’application deskbird, mais bien le résultat de l’appareil qui n’émet pas le déclencheur système GPS requis. Dès que l’appareil tente d’émettre un signal de géorepérage, l’enregistrement fonctionne. Sinon, la cause est presque toujours l’une des limitations côté appareil listées ci-dessus.
✅ Pour réduire le risque d’enregistrements manqués, nous recommandons :
- De désactiver le mode économie d’énergie ou l’économiseur de batterie.
- De garder le Wi-Fi activé et de maintenir une connexion stable.
- De vérifier s’il existe des restrictions de gestion d’appareil qui pourraient bloquer l’accès à la localisation en arrière-plan.
Si le problème concerne seulement certains utilisateurs mais pas d’autres, il s’agit très probablement d’une limitation spécifique à l’appareil. Dans ce cas, invite ces utilisateurs à contacter ton équipe informatique interne pour un dépannage supplémentaire.