Paramètres d'enregistrement et d'annulation automatique

L’enregistrement confirme qu’un poste, une place de parking ou une salle de réunion réservé(e) est bien utilisé(e). Si personne ne s’enregistre, deskbird peut annuler la réservation automatiquement, ce qui libère l’espace pour d’autres et permet de garder des données d’occupation précises. Cet article explique les méthodes d’enregistrement, comment fonctionnent la période de grâce et l’heure d'annulation automatique la plus précoce, ainsi que les notifications envoyées aux utilisateurs. Tous les paramètres s’appliquent par bureau.

1. Comment l’enregistrement et l’annulation automatique fonctionnent ensemble
2. Choisir une méthode d’enregistrement
3. Définir la période de grâce et l’heure d'annulation automatique la plus précoce
4. Annulation automatique pour les salles de réunion
5. Rappels d’enregistrement et notifications de libération
6. Enregistrement automatique via la géolocalisation
7. FAQ

1. Comment l’enregistrement et l’annulation automatique fonctionnent ensemble

Les postes et les places de parking partagent un ensemble de paramètres d’enregistrement. Les salles de réunion ont leurs propres paramètres. Les deux sont configurés par bureau : sélectionne le bureau dans le menu déroulant à côté du titre de la page.

💡 Bon à savoir : Les réservations ne sont annulées automatiquement que lorsqu’une méthode d’enregistrement est active. Avec Pas d’enregistrement, les réservations non utilisées restent en place.

2. Choisir une méthode d’enregistrement

Va dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation (postes et places de parking) ou Admin > Salles de réunion : Paramètres généraux (salles de réunion), sélectionne le bureau et choisis l’une des trois options dans la section Enregistrement. Clique ensuite sur Enregistrer.

Pas d’enregistrement

Les utilisateurs n’ont pas besoin de confirmer leur présence. Les réservations restent valides sans action supplémentaire et ne sont jamais annulées automatiquement. Les utilisateurs peuvent quand même scanner les QR codes pour réserver un espace rapidement.

• L’enregistrement automatique via la géolocalisation ne fonctionne pas avec cette option.

Enregistrement par clic et/ou QR Codes

Les utilisateurs s’enregistrent en cliquant sur Enregistrement dans l’application web deskbird, l’application mobile ou l’application Microsoft Teams, ou en scannant le QR code sur l’espace avec l’application mobile deskbird.

• L’application web, l’application mobile et Microsoft Teams fonctionnent comme une seule option. Tu ne peux pas en désactiver une tout en gardant les autres actives.
• Si un utilisateur scanne un QR code, il est redirigé vers la page d’enregistrement pour confirmer la réservation.

Enregistrement uniquement par QR Codes

Les utilisateurs ne peuvent s’enregistrer qu’en scannant le QR code attribué à l’espace réservé dans l’application mobile deskbird. Cela confirme qu’ils sont physiquement présents.

• Les utilisateurs ouvrent leur réservation dans l’application mobile deskbird et appuient sur Enregistrement. Le scanner de QR code s’ouvre et ils scannent le code sur le poste, la place de parking ou la salle de réunion.
• Les utilisateurs ont besoin de l’application mobile deskbird.
• Les Admin ne peuvent pas enregistrer des collègues avec cette option. Voir Enregistrement : enregistrer des collègues.

⚠️ Important : Avant de choisir une option QR code, génère et place les QR codes. Voir QR codes.

3. Définir la période de grâce et l’heure d'annulation automatique la plus précoce

Pour les postes et les places de parking, deux paramètres dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation déterminent quand une réservation non confirmée est annulée :

• Période de grâce : Si non enregistré(e), annuler la réservation automatiquement : combien de minutes après le début de la réservation les utilisateurs ont pour s’enregistrer.
• Heure d'annulation automatique la plus précoce : l’heure la plus tôt à laquelle une réservation peut être annulée. Cela protège les réservations tôt le matin, par exemple si quelqu’un réserve à partir de 07:00 mais arrive à 08:45.

Une réservation sans enregistrement est annulée à l’heure la plus tardive parmi ces deux options :

1. Heure de début de la réservation + période de grâce
2. Heure d'annulation automatique la plus précoce

La même règle s’applique à chaque réservation, le matin comme l’après-midi.

Scénarios d’annulation automatique pour les postes et le parking

Résumé :

• Si l’heure de début de la réservation plus la période de grâce est après l’heure d'annulation automatique la plus précoce, la réservation est annulée à la fin de la période de grâce.
• Si l’heure de début de la réservation plus la période de grâce est avant l’heure d'annulation automatique la plus précoce, la réservation est annulée à l’heure d'annulation automatique la plus précoce.
• Une réservation n’est jamais annulée avant l’heure d'annulation automatique la plus précoce.

💡 Astuce : Utilise le calculateur ci-dessous pour vérifier quand une réservation sera annulée avec tes paramètres.

4. Annulation automatique pour les salles de réunion

Pour les salles de réunion, va dans Admin > Salles de réunion : Paramètres généraux et choisis une méthode d’enregistrement. Ensuite, définis Annuler automatiquement les réservations si l’utilisateur ne s’enregistre pas jusqu’à un certain nombre de minutes après l’heure prévue de la réunion.

Les salles de réunion n’utilisent pas de période de grâce ni d’heure d’annulation automatique la plus précoce. La réservation est annulée à l’heure de début de la réunion plus le nombre de minutes que tu as défini.

💡 Exemple : Le paramètre est de 10 minutes et une réunion commence à 10:00. Si personne ne s’enregistre, la réservation est annulée à 10:10.

5. Rappels d’enregistrement et notifications de libération

• Rappels d’enregistrement pour les postes et places de parking : envoyés au début de la réservation. Pour les réservations qui commencent avant l’heure d’annulation automatique la plus précoce, le rappel est envoyé plus tard, à l’heure d’annulation automatique la plus précoce moins la période de grâce.
• Rappels d’enregistrement pour les salles de réunion : envoyés à l’organisateur de la réunion 2 heures avant le début de la réservation, ou immédiatement si la réservation est faite moins de 2 heures avant. Aucun rappel n’est envoyé si le bureau utilise Enregistrement avec codes QR uniquement, si la réservation est déjà enregistrée ou si elle est encore en attente d’approbation.
• Notifications de libération : Lorsqu’une réservation est annulée parce que personne ne s’est enregistré, l’utilisateur reçoit une notification push, une notification dans l’application et un email d’annulation.

Les utilisateurs choisissent eux-mêmes les canaux (email, push, Microsoft Teams) dans Profil > Notifications. Les admins ne peuvent pas modifier l’heure du rappel. Pour plus de détails et un calculateur de rappel, consulte Notifications : Heure d’envoi du rappel d’enregistrement.

Pour la vue utilisateur, consulte S’enregistrer à ta réservation de poste ou de parking.

6. Enregistrement automatique avec la géolocalisation

Avec l’enregistrement automatique, les utilisateurs sont enregistrés à leurs réservations de poste et de parking dès leur arrivée au bureau, via l’application mobile deskbird. Active-le par bureau avec le bouton Enregistrement automatique avec géolocalisation avec l’application mobile deskbird dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation. Cela nécessite l’une des deux méthodes d’enregistrement et est disponible à partir de Desks Professional.

Pour les prérequis, la configuration utilisateur et le dépannage, consulte Enregistrement automatique pour les réservations de poste et de parking.

7. FAQ