La fonctionnalité de réservation pour les invités te permet de réserver des postes ou des places de parking pour des visiteurs externes — garantissant ainsi une arrivée fluide et offrant à ton équipe une transparence totale sur les personnes attendues au bureau. Cet article explique comment créer des réservations pour les invités et comment configurer qui, dans ton espace de travail, peut les effectuer.
1. Comment réserver un poste ou une place de parking pour un invité
Va dans la section Réserver de l’application web deskbird. Sélectionne la ressource souhaitée, puis choisis Visiteur comme type de réservation. Saisis le nom et l’adresse e-mail du visiteur.
Le visiteur recevra un e-mail de confirmation avec tous les détails de la réservation. Les propriétaires de la réservation reçoivent également une copie. Si l’enregistrement est activé, le propriétaire de la réservation doit effectuer l’enregistrement au nom du visiteur.
💡 Les réservations pour les invités apparaissent dans les Réservations à venir du propriétaire de la réservation pour faciliter les modifications ou l’enregistrement.
⚠️ Important : N’utilise pas ton propre e-mail ou une adresse réutilisée pour plusieurs réservations d’invités. L’e-mail est considéré comme un identifiant unique. Utilise toujours l’adresse e-mail réelle du visiteur ou un format du type ton.nom+nom.invité@domaine.com si tu ne veux pas que le visiteur reçoive d’e-mail.
2. FAQ
Les Admins, les admins de bureau et les managers peuvent voir toutes les réservations pour les invités dans leurs bureaux respectifs. Tous les utilisateurs peuvent voir la présence des invités dans Planifier et savoir qui sera présent au bureau. Cette transparence aide les équipes à organiser les places ou à planifier des discussions sensibles en conséquence.
Toute réservation effectuée via le processus de réservation pour les invités est considérée comme une réservation pour un invité — même si la personne réservée est un employé. La classification dépend de la façon dont la réservation est faite, et non du statut de la personne.
Tu peux définir quels rôles d’utilisateur (utilisateurs standards, managers, chefs de groupe) sont autorisés à créer des réservations pour les invités dans Admin > Paramètres de réservation > Réservation pour les invités. Les Admins globaux et les admins de bureau peuvent effectuer des réservations pour les invités par défaut.
💡 Si tu actives la réservation pour les invités pour les utilisateurs standards, ils seront aussi responsables de l’enregistrement du visiteur.
Les réservations pour les invités sont visibles selon les rôles d’utilisateur et les paramètres de confidentialité. Les propriétaires de la réservation peuvent marquer leurs réservations comme Anonyme pour masquer leur identité, mais les invités restent affichés comme externes pour des raisons de conformité et de transparence.
Les invités sont clairement identifiés dans la vue d’ensemble du bureau afin que les collègues sachent qu’une personne externe à l’entreprise est présente. Si les paramètres de confidentialité de ton entreprise limitent la visibilité du profil, les mêmes règles s’appliquent aux réservations pour les invités faites par cet utilisateur.
Actuellement, il faut réserver un poste ou une place de parking pour attribuer le statut « en fonction » à un invité. Pour une solution complète de gestion des visiteurs — incluant l’enregistrement, l’impression de badges, les notifications d’arrivée, et plus encore — découvre la fonctionnalité Visites : Visites – Gestion des visiteurs.