deskbird envoie des notifications par e-mail, push, Microsoft Teams et Slack pour tenir les utilisateurs informés de leurs réservations, de leur planning et de leurs demandes. Cet article liste toutes les notifications que les utilisateurs peuvent recevoir, celles qu'ils peuvent désactiver eux-mêmes dans Profil > Notifications, celles qui sont toujours envoyées, ainsi que les paramètres admin qui influencent leur envoi et leur mode de réception.
- Comment fonctionnent les paramètres de notification
- Notifications que les utilisateurs peuvent désactiver
- Notifications que les utilisateurs ne peuvent pas désactiver
- Moment d’envoi des rappels d’enregistrement
- Notifications de modification du planning
- Notification « Aucun poste disponible »
- FAQ
1. Comment fonctionnent les paramètres de notification
Les utilisateurs gèrent leurs propres préférences de notification depuis Profil > Notifications. En tant qu’admin, tu ne peux pas configurer les notifications à la place des utilisateurs. Pour l’explication destinée aux utilisateurs, oriente-les vers la section Pour les utilisateurs de ce centre d'aide.
- Activées par défaut : Les nouveaux utilisateurs commencent avec toutes les notifications de Profil > Notifications activées.
- Seul un sous-ensemble peut être désactivé : Les interrupteurs dans Profil > Notifications couvrent un ensemble spécifique de notifications (voir Notifications que les utilisateurs peuvent désactiver). Toutes les autres notifications sont envoyées dès que la fonctionnalité associée est utilisée (voir Notifications que les utilisateurs ne peuvent pas désactiver).
- Les interrupteurs dépendent des fonctionnalités activées : Un interrupteur n’apparaît que si la fonctionnalité correspondante est active pour l’utilisateur, par exemple le planning, la réservation de postes ou les salles de réunion. Demandes de suivi n’apparaît que pour les utilisateurs ayant un profil privé.
- Slack : L’application Slack de deskbird n’a pas d’interrupteurs de notification séparés. Ses paramètres de notification renvoient vers la même page Profil > Notifications. La synchronisation du statut Slack (affichage bureau ou télétravail dans le statut Slack) est un paramètre distinct dans les paramètres de l’application Slack.
2. Notifications que les utilisateurs peuvent désactiver
Ces notifications apparaissent dans Profil > Notifications, regroupées comme ci-dessous.
Planification des jours de travail hybride
| Interrupteur | Quand elle est envoyée | Canaux |
|---|---|---|
| Rappels du planning | Rappel hebdomadaire pour planifier les prochains jours de travail hybride. | E-mail, Push |
| Modifications du planning | Quand un manager modifie le planning de l’utilisateur et choisit de le notifier (voir Notifications de modification du planning). |
Postes et parking
| Interrupteur | Quand elle est envoyée | Canaux |
|---|---|---|
| Invitations dans le calendrier | Pour chaque réservation de poste ou de parking effectuée par l’utilisateur. | E-mail, Slack (si l’utilisateur a connecté Slack) |
| Rappels d’enregistrement | Autour du début de la réservation, pour que l’utilisateur s’enregistre avant l’annulation automatique (voir Moment d’envoi des rappels d’enregistrement). | E-mail, Push, Microsoft Teams |
| Mises à jour de la réservation | Quand une réservation est modifiée ou annulée. | Microsoft Teams |
| Messages d’annulation | Quand une réservation est annulée. | E-mail, Push, Slack (si l’utilisateur a connecté Slack) |
⚠️ Les annulations causées par une modification de la politique du bureau ou par le déplacement d’un poste peuvent toujours envoyer une notification, même si Messages d’annulation est désactivé.
Salles de réunion
| Interrupteur | Quand elle est envoyée | Canaux |
|---|---|---|
| Rappels d’enregistrement | 2 heures avant le début de la réservation de la salle de réunion, à l’organisateur (immédiatement si la réservation est faite moins de 2 heures avant). Voir Moment d’envoi des rappels d’enregistrement. | E-mail, Push, Microsoft Teams |
| Mises à jour de la réservation | Quand une réservation de salle de réunion est modifiée ou annulée. | Microsoft Teams |
💡 Les interrupteurs pour les salles de réunion ne couvrent que les rappels d’enregistrement et les mises à jour de réservation via Microsoft Teams. Les e-mails de confirmation, de modification et d’annulation avec invitations dans le calendrier sont toujours envoyés (voir Notifications que les utilisateurs ne peuvent pas désactiver).
Autres
| Interrupteur | Quand elle est envoyée | Canaux |
|---|---|---|
| Demandes de suivi | Quand quelqu’un demande à suivre l’utilisateur. Disponible uniquement pour les utilisateurs avec un profil privé. |
3. Notifications que les utilisateurs ne peuvent pas désactiver
Les notifications suivantes sont envoyées dès que la fonctionnalité associée est utilisée. Elles n’ont pas d’interrupteur dans Profil > Notifications. Lorsque l’expéditeur contrôle la notification, cela est précisé ci-dessous.
Approbations de la politique de travail hybride
- Résumé des approbations en attente (pour les managers) : E-mail listant les membres de l’équipe ayant des demandes en attente, par exemple des jours ou semaines de télétravail supplémentaires à valider. Envoyé les mardis et vendredis à 12h00 dans le fuseau horaire du bureau du manager.
- Planning approuvé ou refusé (pour les employés) : E-mail quand un manager approuve ou refuse la semaine de l’employé.
Validation de la réservation pour les salles de réunion
- Pour le demandeur : E-mail lors de la soumission, de l’approbation ou du refus de la demande.
- Pour les approbateurs : E-mail aux approbateurs assignés à cette salle spécifique (pas à tous les approbateurs du bureau). Si le demandeur est aussi approbateur pour la salle, il ne reçoit pas l’e-mail d’approbateur.
Réservations de salles de réunion
- Confirmations et mises à jour : E-mail avec une invitation dans le calendrier pour le créateur de la réservation et les invités.
- Annulations : Annulation dans le calendrier pour le propriétaire de la réservation, les participants et les approbateurs de la salle.
- Conflits de temps tampon : E-mail à l’organisateur si la réservation entre en conflit avec les temps tampon de la salle.
Événements sur le lieu de travail
- Lors de la création d’un événement, l’organisateur décide d’envoyer ou non un e-mail à tous les utilisateurs avec l’option Notifier tous les utilisateurs par e-mail. Les invités ne peuvent pas se désabonner de ces e-mails dans leur profil.
- L’organisateur reçoit toujours un e-mail de confirmation avec une invitation dans le calendrier (fichier
.ics), même si Notifier tous les utilisateurs par e-mail est désactivé. L’organisateur peut aussi recevoir des e-mails de mise à jour et d’annulation pour l’événement. Voir Événements.
Visites
- Pour les visiteurs : E-mails lors de la planification, de la modification ou de l’annulation d’une visite, et un rappel avant la visite. L’hôte ou l’organisateur décide à chaque fois s’il notifie le visiteur lors de la création, modification ou annulation d’une visite. Les e-mails de rappel ne sont envoyés que si les rappels de visite sont activés pour le bureau.
- Pour les hôtes et organisateurs : Notification quand leur invité s’enregistre, et rappel de départ. Envoyé par e-mail et Microsoft Teams.
Réservation pour les invités
- L’hôte et l’invité reçoivent un e-mail lors de la création ou de l’annulation d’une réservation de poste pour un invité, ainsi qu’un rappel avant la réservation.
Tickets
- Les managers du ticketing, assignés, déclarants et prestataires reçoivent un e-mail lors de la création, de la mise à jour ou de l’annulation d’un ticket. La personne ayant effectué la modification ne reçoit pas d’e-mail concernant sa propre action.
Réservation automatisée
- E-mail lorsque deskbird ne peut pas réserver une ressource pour un utilisateur ayant activé la réservation automatisée pour ce type de ressource (voir Notification « Aucun poste disponible »). Les utilisateurs contrôlent cela via leur préférence de réservation automatisée, et non via Profil > Notifications.
Compte et connexion
- Vérification de l’e-mail lors de l’inscription
- E-mails de réinitialisation du mot de passe
- Invitations à rejoindre deskbird
- E-mails de rappel envoyés lorsqu’un admin notifie les utilisateurs avec le statut
provisioned
💡 Les e-mails pour les demandes de service sont envoyés à l’adresse du prestataire externe définie pour la catégorie de service, et non aux utilisateurs deskbird.
4. Moment d’envoi des rappels d’enregistrement
Les utilisateurs peuvent activer un rappel d’enregistrement pour les réservations de poste/parking et de salle de réunion. Les admins ne peuvent pas modifier l’heure du rappel.
Postes et places de parking : Le moment dépend des paramètres de période de grâce que tu configures dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation (Période de grâce et Heure d'annulation automatique la plus précoce). Voir Paramètres d’enregistrement et d’annulation automatique.
La règle pour les postes et places de parking est la suivante :
- Si la réservation commence à ou après l’heure d’annulation automatique la plus précoce, le rappel est envoyé au début de la réservation.
- Si la réservation commence avant l’heure d’annulation automatique la plus précoce (ex. : une réservation à la journée commençant à 07h00 alors que l’heure d’annulation automatique la plus précoce est 09h00), le rappel est envoyé à l’heure d’annulation automatique la plus précoce moins la durée de la période de grâce.
Salles de réunion : Le rappel est envoyé à l’organisateur 2 heures avant le début de la réservation. Si la réservation est créée moins de 2 heures avant le début, le rappel est envoyé immédiatement. Il n’est pas envoyé si :
- l’enregistrement n’est pas requis pour la salle de réunion,
- le bureau utilise Enregistrement uniquement avec QR Codes,
- la réservation est déjà enregistrée, ou
- la réservation est encore en attente de validation.
Utilise le calculateur ci-dessous pour vérifier quand un rappel de poste ou de parking sera envoyé selon ta configuration de période de grâce :
5. Notifications de modification du planning
Quand tu modifies le planning hybride d'un utilisateur en tant qu'Admin ou Manager, tu peux choisir de l'informer par email du changement. Si tu le fais, l'utilisateur reçoit l'email sauf s'il a désactivé Modifications du planning dans Profil > Notifications (ce paramètre est activé par défaut).
Tu peux aussi t'envoyer une copie de l'email. Ta copie est envoyée quel que soit le paramétrage des notifications de l'utilisateur.
6. Notification « Aucun poste disponible »
Si le système de réservation automatisée ne peut pas réserver un poste ou une place de parking pour un utilisateur (parce que tous les espaces adaptés étaient déjà pris au moment où le système a tenté la réservation), l'utilisateur reçoit un email avec l'objet « Aucun poste ou place de parking disponible. » Il devra alors réserver un espace manuellement pour ce jour-là.
Cet email est envoyé uniquement aux utilisateurs qui ont activé la réservation automatisée pour ce type de ressource.
💡 Cette notification ne peut pas être désactivée dans Profil > Notifications. Les utilisateurs qui désactivent la réservation automatisée ne la reçoivent plus.
7. FAQ
Non. Les Admins ne peuvent pas modifier les paramètres de notifications pour les utilisateurs. Chaque utilisateur gère ses propres paramètres dans Profil > Notifications. Les nouveaux utilisateurs commencent avec toutes ces notifications activées.
Les boutons n’apparaissent que pour les fonctionnalités actives pour l’utilisateur. Par exemple, les boutons pour les postes et les places de parking n’apparaissent que si la réservation de poste est disponible pour lui. Suivre les demandes n’apparaît que pour les utilisateurs avec un profil privé.
Les annulations causées par un changement de politique du bureau ou par le déplacement d’un poste peuvent toujours envoyer une notification, même si les messages d’annulation sont désactivés.
Les boutons pour les salles de réunion couvrent uniquement les rappels d’enregistrement et les mises à jour de réservation Microsoft Teams. Les e-mails de confirmation, de modification et d’annulation avec des invitations dans le calendrier, les e-mails d’approbation de réservation et les e-mails de conflit de temps tampon sont toujours envoyés.
Dans Profil > Notifications. L’application Slack de deskbird renvoie vers la même page et n’a pas de boutons de notifications séparés. La synchronisation du statut Slack est un paramètre distinct dans les paramètres de l’application Slack.
Les e-mails pour les visiteurs dépendent de l’hôte ou de l’organisateur. Lors de la création, la modification ou l’annulation d’une visite, ils décident s’ils notifient le visiteur. Les e-mails de rappel ne sont envoyés que si les rappels de visite sont activés pour le bureau.