Desks Professional et supérieur
La gestion des plaques d'immatriculation te permet de collecter et de gérer les véhicules que tes collègues amènent au bureau, et d’exiger une plaque pour les parkings où c’est nécessaire. Au lieu de garder les plaques dans des tableurs, tu peux les appliquer zone par zone, retrouver à qui appartient un véhicule en quelques secondes, et transmettre des données précises à ton gestionnaire de parking, au système de barrière ou à l’équipe de sécurité.
- Avant de commencer
- Exiger une plaque d’immatriculation pour une zone de parking
- Ce que voient les employés lors de la réservation
- Gérer les plaques d’immatriculation pour les utilisateurs
- Importer et exporter des plaques d’immatriculation en masse
- Retrouver à qui appartient une plaque d’immatriculation
- Voir les plaques d’immatriculation dans la liste des réservations et à l’export
- FAQ
1. Avant de commencer
Pour qui ?
La gestion des plaques d’immatriculation est disponible avec les offres Desks Professional et Enterprise, sur le web et l’application mobile. Les admins la configurent ; les employés enregistrent leurs véhicules et en choisissent un lors de la réservation.
Quelques principes pour la mise en place :
- Les plaques d’immatriculation sont enregistrées sur le profil utilisateur, pas sur chaque réservation. Chaque employé peut enregistrer plusieurs véhicules (plaque et nom du véhicule) et en définir un par défaut.
- L’exigence se configure par zone de parking. Les employés ne doivent renseigner une plaque que dans les zones où tu actives l’option. Les autres parkings restent inchangés.
- La section Véhicules du profil employé n’apparaît que lorsqu’au moins une zone de parking exige une plaque d’immatriculation. Avant cela, les employés ne peuvent pas ajouter de véhicule.
- La plaque par défaut est utilisée par les automatisations. La réservation rapide et la réservation automatisée l’appliquent sans demander, donc les réservations programmées continuent de fonctionner dans les zones où la plaque est obligatoire.
- Une plaque d’immatriculation ne peut être utilisée que sur une seule réservation de parking active à la fois.
2. Exiger une plaque d’immatriculation pour une zone de parking
Exige des plaques d’immatriculation uniquement là où ton garage, système de barrière ou équipe de sécurité en a vraiment besoin.
- Va dans Admin > Workplace > Étages & espaces et sélectionne le bureau concerné.
- Ouvre la zone de parking à configurer.
- Dans Gestion des plaques d’immatriculation, active Exiger une plaque d’immatriculation.
- Enregistre tes modifications.
Désormais, toute personne réservant une place dans cette zone devra confirmer une plaque d’immatriculation, et la plaque par défaut sera utilisée pour les réservations automatisées.
⚠️ Remarque : L’exigence ne concerne que les nouvelles réservations. Les réservations existantes sans plaque restent inchangées.
💡 Astuce : Répète l’opération pour chaque zone. Un parking souterrain avec barrière peut exiger une plaque, alors qu’un parking extérieur reste libre.
3. Ce que voient les employés lors de la réservation
Connaître le parcours employé t’aide à répondre aux questions après l’activation de l’exigence. Le parcours est le même sur le web et l’application mobile.
- Les zones de parking qui exigent une plaque sont signalées sur le plan d’étage et dans le panneau de réservation avancée, donc les employés voient l’exigence avant la confirmation.
- Les employés enregistrent leurs véhicules dans la section Véhicules de leur profil et en définissent un par défaut. Ils peuvent ajouter, modifier ou supprimer des véhicules à tout moment.
- Lorsqu’ils réservent une place dans une zone où la plaque est obligatoire, ils voient le message Cette place de parking nécessite une plaque d’immatriculation, et leur véhicule par défaut est présélectionné dans le champ Véhicule. Ils peuvent le confirmer, en choisir un autre ou ajouter une nouvelle plaque directement lors de la réservation. Les nouvelles plaques sont automatiquement enregistrées sur leur profil.
- La réservation rapide et la réservation automatisée utilisent la plaque par défaut sans étape supplémentaire, donc les employés ayant des réservations récurrentes ne sont pas interrompus.
- Les managers et responsables de groupe peuvent réserver une place de parking pour les personnes qu’ils gèrent. Si le collègue a déjà enregistré des véhicules, la personne qui réserve en choisit un dans le champ Véhicule. Si aucun véhicule n’est enregistré, un message invite à demander à l’employé ou à un admin d’en ajouter un d’abord.
💡 Astuce : Lors du déploiement, rappelle aux employés de mettre à jour leur plaque par défaut s’ils utilisent une voiture de location, de pool ou de société. Sinon, leurs réservations automatisées risquent d’indiquer le mauvais véhicule.
4. Gérer les plaques d’immatriculation pour les utilisateurs
Tu peux gérer les plaques d’immatriculation pour tes collègues. C’est utile pour les véhicules partagés de l’entreprise, pour les personnes qui n’ouvrent jamais leur profil, ou si une plaque a été mal saisie.
- Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs.
- Sélectionne l’utilisateur à mettre à jour.
- Ouvre la section Véhicules.
- Ajoute, modifie ou supprime une plaque, et définis celle par défaut.
Les plaques d’immatriculation sont aussi visibles et modifiables dans la fiche latérale utilisateur, donc tu peux corriger une plaque sans quitter la vue en cours.
La liste des utilisateurs propose aussi des filtres Avec plaque d’immatriculation et Sans plaque d’immatriculation, et la recherche fonctionne sur les plaques comme sur les noms. Utilise-les pour voir qui doit encore ajouter un véhicule avant d’activer l’exigence.
5. Importer et exporter des plaques d’immatriculation en masse
Si tu as déjà les données véhicules ailleurs, par exemple dans une liste de ton gestionnaire de parking, tu n’as pas besoin de tout saisir à la main. Les plaques d’immatriculation font partie de la liste des utilisateurs, donc tu les gères en masse comme les autres données utilisateurs.
Exporter les plaques d’immatriculation :
- Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs.
- Clique sur Exporter CSV.
- Sélectionne Exporter tous les utilisateurs, ou Exporter les utilisateurs avec les filtres et le tri actuels pour n’exporter que les résultats filtrés.
Le fichier CSV inclut les plaques enregistrées par utilisateur. Plus d’infos dans Exports.
Importer des plaques d’immatriculation :
Ajoute ou mets à jour les plaques pour plusieurs utilisateurs à la fois en important le fichier CSV modifié via l’Importation des utilisateurs à partir de fichiers CSV sur la même page. Saisis les plaques dans la colonne Plaques d’immatriculation et sépare plusieurs plaques par un point-virgule, par exemple B ER 007; M UC 123. Pour toutes les étapes, consulte Ajouter, mettre à jour et supprimer des utilisateurs avec l’importation CSV.
💡 Astuce : Exporte d’abord la liste des utilisateurs et utilise-la comme modèle. Ainsi, la structure des colonnes correspond à ce qu’attend l’import.
6. Retrouver à qui appartient une plaque d’immatriculation
Quand une voiture inconnue bloque une place ou qu’un collègue est coincé à la barrière, tu n’as plus besoin de demander à tout le monde.
- Recherche la plaque d’immatriculation dans deskbird.
- Le véhicule correspondant t’indique à quel utilisateur il appartient.
- Tu peux alors voir les réservations de parking de cette personne et la contacter.
C’est la façon la plus rapide de répondre à la question « à qui est cette voiture ? » et de vérifier si un véhicule dans le parking a bien une réservation valide pour la journée.
7. Voir les plaques d’immatriculation dans la liste des réservations et à l’export
La liste des réservations inclut une colonne Plaque d’immatriculation, pour voir d’un coup d’œil quels véhicules sont attendus dans tes parkings.
Quand tu exportes les réservations via Admin > Réservations > Exporter les réservations en .xlsx, le fichier contient aussi la plaque d’immatriculation et le nom du véhicule pour chaque réservation de parking. Tu peux ainsi transmettre une liste complète au gestionnaire de parking ou à l’équipe de sécurité sans effort supplémentaire.
Utilise ces deux outils pour vérifier les réservations de parking d’un jour donné, repérer les plaques manquantes ou en double, et partager des infos véhicules fiables.
8. FAQ
La gestion des plaques d’immatriculation est disponible avec les offres Desks Professional et Enterprise. Si tu veux passer à une offre supérieure, contacte success@deskbird.com.
Non. Le paramètre ne s’applique qu’à la zone de parking où tu l’actives. Les autres parkings continuent de fonctionner comme avant, donc tu peux exiger une plaque dans un parking à barrière sans rien changer pour un parking extérieur.
Rien. L’exigence ne s’applique qu’aux nouvelles réservations. Les réservations existantes sans plaque restent inchangées.
La section Véhicules n’apparaît que lorsqu’au moins une zone de parking de l’entreprise exige une plaque d’immatriculation. Active Exiger une plaque d’immatriculation pour une zone de parking, et la section deviendra visible.
Les véhicules enregistrés sur un profil sont visibles par l’employé, les admins et admins de bureau, ainsi que les managers et responsables de groupe qui peuvent réserver pour cette personne. La plaque sur une réservation de parking est visible par toute personne pouvant voir qui a réservé la place, comme le nom de la personne. Si la réservation ou la personne est masquée, la plaque l’est aussi.
Les véhicules restent enregistrés sur les profils employés. Ils ne sont pas supprimés, donc les données sont toujours là si tu réactives l’exigence plus tard.
Oui. Les deux utilisent automatiquement la plaque par défaut de l’employé, donc les réservations récurrentes et automatisées sont toujours créées sans étape manuelle.
Oui. Chaque employé peut enregistrer plusieurs plaques d’immatriculation sur son profil et en définir une par défaut. Lors de la réservation dans une zone où la plaque est obligatoire, il choisit le véhicule qu’il amène ce jour-là.
Non. Les véhicules sont enregistrés dès qu’un employé les ajoute. Il n’y a pas d’étape de validation ni de durée de validité.
Oui. Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs, sélectionne l’utilisateur et ouvre la section Véhicules. Tu peux ajouter, modifier ou supprimer des plaques et changer celle par défaut. Les mêmes options sont disponibles dans la fiche latérale utilisateur. Pour mettre à jour plusieurs plaques à la fois, utilise l’export et l’import CSV sur la page Utilisateurs.
Non. Les plaques d’immatriculation sont enregistrées une seule fois sur le profil utilisateur et sont disponibles dans tous les bureaux et parkings où une plaque est exigée.
Il peut définir une autre plaque enregistrée comme par défaut à tout moment, ou tu peux le faire pour lui dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs. Les réservations automatisées créées ensuite utiliseront la nouvelle plaque par défaut.