Le parking dans deskbird fonctionne comme les postes : tu crées une zone de parking sur un étage, ajoutes les places, décides qui peut s’y garer et définis les règles de réservation. Une fois publiée, tes collègues réservent une place comme un poste, et tu peux voir qui est attendu dans ton parking chaque jour. Cet article te guide étape par étape et propose des liens vers les articles détaillés pour chaque étape.
- Avant de commencer
- Créer une zone de parking
- Ajouter des places de parking
- Contrôler qui peut se garer
- Définir les règles de réservation et l’enregistrement
- Demander une plaque d’immatriculation
- Automatiser les réservations de parking
- FAQ
1. Avant de commencer
- Rôle : Les Admins globaux peuvent configurer le parking dans tous les bureaux. Les Admins de bureau peuvent le faire dans les bureaux qu’ils gèrent.
- Étages : les zones de parking appartiennent à un étage, comme les zones de postes de travail. Si ton parking ne fait pas partie d’un étage existant, ajoute d’abord un étage pour lui (par exemple « Parking souterrain »). Voir Étages & espaces.
- Abonnements : les zones de parking, places, règles d’accès, places attribuées et l’enregistrement sont disponibles dans tous les abonnements. Les plaques d’immatriculation, l’accès prioritaire, les règles d’accès par jour, les fermetures temporaires et l’enregistrement automatique avec géolocalisation nécessitent Desks Professional et plus. Voir Disponibilité des fonctionnalités.
💡 Astuce : Les paramètres de réservation et les équipements se configurent par bureau. Utilise le sélecteur de bureau en haut de chaque page admin pour t’assurer d’être dans le bon bureau.
2. Créer une zone de parking
- Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces et sélectionne l’étage.
- Clique sur Ajouter une zone.
- Sélectionne le type de zone Zone de parking.
- Renseigne un Nom (par exemple « Niveau -1 du garage ») et la Capacité, c’est-à-dire le nombre de places de parking dans la zone. Une Description est facultative, par exemple « Entrée par la rue principale, hauteur limitée à 2 m ».
- Laisse Enregistrer la zone comme brouillon coché pendant la configuration, puis clique sur Ajouter comme brouillon.
Une zone en brouillon est cachée des utilisateurs. Quand les places et paramètres sont prêts, ouvre la zone et clique sur Publier la zone. La publication est irréversible.
Pour afficher la zone de parking sur le plan d’étage interactif, place-la dans l’éditeur de plan d’étage. Voir Plans d’étage.
3. Ajouter des places de parking
Pour ajouter des places à une zone, par exemple si ton parking s’agrandit :
- Dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, clique sur l’icône crayon à côté de la zone de parking.
- Clique sur Ajouter des places.
- Indique combien de places ajouter, un préfixe facultatif (par défaut « Parking ») et le numéro pour Commencer la numérotation à. L’aperçu montre le premier nom, par exemple « Parking 1 ».
- Tu peux cocher Enregistrer la/les place(s) comme brouillon, puis clique sur Ajouter des places.
Pour renommer une place ou ajouter une description, clique sur l’icône crayon dans sa ligne. Tu peux aussi réorganiser les places par glisser-déposer.
💡 Astuce : Utilise les mêmes numéros que sur les marquages de ton parking. Si le nom d’une place contient un numéro (par exemple « P 12 »), ce numéro s’affiche sur le plan d’étage, ce qui facilite la localisation.
Ajouter des équipements comme des bornes de recharge
- Va dans Admin > Bureaux, parking et autres : Équipements et clique sur Ajouter un équipement de place de parking (par exemple « Borne de recharge » ou « Place large »).
- De retour dans la zone de parking, clique sur l’icône crayon à côté d’une place et sélectionne l’équipement sous Équipements.
Les utilisateurs peuvent ensuite filtrer par cet équipement lors de la réservation. Pour en savoir plus sur les équipements, voir Postes, places de parking et autres ressources.
4. Contrôler qui peut se garer
Accès à toute la zone
Sur la page de la zone de parking, clique sur l’icône crayon dans la carte Accès. Dans la Configuration de l’accès, choisis :
- Accès ouvert : tous les utilisateurs ayant accès au bureau peuvent réserver.
- Accès restreint : seuls certains utilisateurs ou groupes peuvent réserver, par exemple un pool pour la direction, les visiteurs ou le personnel de nuit.
- Accès prioritaire (Desks Professional et plus) : certains utilisateurs ou groupes peuvent réserver plus tôt, et les autres peuvent réserver les places restantes à partir d’un délai que tu définis.
Avec Desks Professional et plus, tu peux aussi limiter l’accès à certains jours de la semaine. Pour plus de détails, voir Gérer l’accès et Règles d’accès par jour.
Attribuer une place à une personne
- Clique sur l’icône crayon à côté de la place.
- Sous Accès, sélectionne Restreindre l’accès à un utilisateur et recherche le collègue.
- Tu peux cocher Autoriser d’autres personnes à réserver cet espace si l’utilisateur assigné n’est pas au bureau, pour éviter qu’une place reste vide si son propriétaire est en télétravail.
- Clique sur Enregistrer.
La place est réservée automatiquement quand l’utilisateur assigné indique son statut sur Bureau. Voir Postes, places de parking et autres ressources.
Fermer une zone ou une place
Utilise Gérer sous Zones fermées (ou à côté d’une place) pour la fermer, par exemple pendant des travaux. Une fermeture indéfinie masque l’espace aux utilisateurs. Les fermetures temporaires avec date de fin nécessitent Desks Professional et plus. Voir Fermeture d’espaces.
⚠️ Important : Fermer ou supprimer une zone ou une place de parking annule les réservations futures qui s’y trouvent.
5. Définir les règles de réservation et l’enregistrement
Les places de parking partagent leurs paramètres de réservation avec les postes. Il n’y a pas de paramètres séparés pour le parking. Va dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation, sélectionne le bureau et vérifie :
- Délai maximum de réservation : combien de jours à l’avance chaque rôle peut réserver.
- Les utilisateurs et le chef de groupe ne peuvent pas réserver plus d’un poste ou d’une place de parking à la même date et heure : empêche de bloquer deux places de parking en même temps. Les utilisateurs peuvent toujours réserver un poste et une place de parking pour le même jour.
- Réserver de façon anonyme : masque les noms aux autres utilisateurs.
- Réservation pour les invités : quels rôles peuvent réserver une place pour un visiteur.
- Enregistrement : Pas d’enregistrement, Enregistrement par clic et/ou codes QR ou Enregistrement uniquement par codes QR, plus la Période de grâce et Heure d'annulation automatique la plus précoce. Les réservations sans enregistrement sont libérées, donc la place redevient disponible.
- Enregistrement automatique avec géolocalisation via l’application mobile deskbird (Desks Professional et plus) : enregistre automatiquement les utilisateurs à leur arrivée au bureau. Ne fonctionne pas avec Pas d’enregistrement.
Clique sur Enregistrer. Les changements s’appliquent uniquement aux réservations futures.
💡 Astuce : Si tu utilises l’enregistrement par code QR, place un panneau QR à chaque place ou à l’entrée du parking. Tu peux télécharger les codes depuis l’icône QR sur la page de la zone de parking. Voir Codes QR.
Pour plus de détails, voir Paramètres de réservation, Options d’enregistrement pour les ressources et salles de réunion et Enregistrement automatique pour les réservations de postes et de parking.
6. Demander une plaque d’immatriculation
Avec Desks Professional et plus, tu peux demander une plaque d’immatriculation dans les zones de parking où ton exploitant, la barrière ou la sécurité en a besoin.
- Ouvre la zone de parking dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces.
- Sous Gestion des plaques d’immatriculation des véhicules, active Demander une plaque d’immatriculation.
- Clique sur Enregistrer.
Les utilisateurs confirment alors un véhicule lors de la réservation d’une place dans cette zone. La plaque d’immatriculation apparaît dans la liste des réservations et dans l’export, pour que tu puisses remettre une liste quotidienne à ton exploitant. Pour l’import en masse, la recherche de plaques et ce que voient les utilisateurs, voir Gestion des plaques d’immatriculation des véhicules.
7. Automatiser les réservations de parking
Si tes collègues se garent à chaque jour de présence au bureau, les réservations automatisées leur évitent de réserver à chaque fois.
- Va dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation et sélectionne le bureau.
- Sous Réservations automatisées, active Parking et clique sur Enregistrer.
- Les utilisateurs activent Utiliser la réservation automatisée pour les places de parking dans Profil > Préférences hybrides.
deskbird réserve alors une place chaque jour où l’utilisateur indique Bureau. Dans les zones qui demandent une plaque, le véhicule par défaut de l’utilisateur est utilisé. Voir Configurer les réservations automatisées.
8. FAQ
- La zone de parking (et son étage) est publiée, pas en brouillon.
- La zone ou ses places ne sont pas fermées.
- La zone n’est pas en Accès restreint pour un groupe dont l’utilisateur ne fait pas partie.
- L’utilisateur a accès au bureau.
- La zone est placée sur le plan d’étage si les utilisateurs la cherchent là.
deskbird n’a pas de connecteur intégré pour les barrières de parking ou les caméras ANPR. Beaucoup d’entreprises les connectent via l’API publique (Desks Professional et plus) : ton fournisseur ou intégrateur lit les réservations de parking dans deskbird et accorde l’accès dans le système de barrière. Si tu demandes les plaques, tu peux aussi exporter une liste quotidienne des réservations avec plaques depuis Admin > Bureaux, parking et autres : Réservations.
Oui. Les réservations de parking sont basées sur l’horaire, donc une place peut être réservée par plusieurs personnes le même jour tant que leurs horaires ne se chevauchent pas. Les réservations doivent rester dans les heures d’ouverture du bureau, que tu définis dans Admin > Lieu de travail > Paramètres de bureau. Une réservation commence et finit toujours le même jour, donc un créneau qui dépasse minuit nécessite deux réservations.
Crée une zone de parking séparée pour ces places et définis son accès sur Accès restreint pour les utilisateurs ou groupes concernés. Avec Desks Professional et plus, tu peux utiliser Accès prioritaire à la place, pour que le groupe réserve en premier et que les autres utilisent les places restantes ensuite.
Oui. Choisis Visiteur comme type de réservation lors de la réservation de la place. Les rôles autorisés à le faire sont définis sous Réservation pour les invités dans les paramètres de réservation. Voir Réservations pour les invités.
Oui, avec les sites de bureaux. Un site de bureau regroupe des bureaux proches pour partager le parking, et les utilisateurs peuvent réserver une place dans un bureau voisin sans changer de bureau. Les sites de bureaux sont en bêta et disponibles sur demande. Voir Sites de bureaux.
Si tu demandes les plaques d’immatriculation, recherche la plaque dans deskbird pour voir à quel utilisateur elle appartient et s’il a une réservation ce jour-là. Voir Gestion des plaques d’immatriculation des véhicules.