Visites (Gestion des visiteurs)

Visites (Gestion des visiteurs) est la solution conviviale de deskbird pour accueillir les invités dans les lieux de travail modernes. Elle simplifie le processus de planification, d'enregistrement et de notifications, garantissant une expérience fluide pour les employés, les agents d’accueil et les visiteurs.

Paramètres pour les visites
Créer et gérer les visites
Rôle de l'agent d’accueil et tableau de bord des visiteurs
Notifications et rappels
Mode kiosque pour la gestion des visiteurs

1. Paramètres pour les visites

Vous pouvez accéder à ces paramètres via Admin > Visites : Paramètres.

La page des paramètres montre d'un coup d'œil quels bureaux ont la gestion des visiteurs activée, quels bureaux ont au moins un mode kiosque activé, et vous permet d'assigner un hôte par défaut et des agents d’accueil par bureau.

Pour chaque bureau, ouvrez la configuration en cliquant sur l'icône ⚙️ engrenage.

Là, vous pouvez gérer :

Confidentialité des données des visiteurs : Définissez la durée avant que les données des visiteurs ne soient automatiquement anonymisées.
Hôte par défaut : Assigné lorsque les visiteurs s'enregistrent eux-mêmes et ne connaissent pas leur personne de contact.
Agents d’accueil des visiteurs : Qui peut voir et gérer toutes les visites dans ce bureau.

2. Créer et gérer les visites

Pour planifier un nouveau visiteur :

Allez dans Visites dans le menu principal.
Sélectionnez + Créer une visite (coin supérieur droit).

Entrez les détails de la visite

Sur la page Créer une visite, vous pouvez définir :

Titre – Entrez un nom clair pour la visite (par exemple, Rendez-vous de maintenance).
Organisateur – Pré-rempli avec votre nom, mais peut être modifié.
Date & Heure – Choisissez la date et définissez l'heure de début et de fin.
Type – Sélectionnez Affaires, Recrutement, Maintenance, Interne, ou Autre.
Instructions pour les visiteurs – Ajoutez des indications (par exemple, “Utilisez la porte verte à côté du parking”).

Ajouter des visiteurs

Ajoutez des visiteurs par nom et/ou email. Au moins un champ est requis.
💡 L'email est requis si vous souhaitez que des rappels et mises à jour soient envoyés automatiquement.
Vous devez ajouter au moins un visiteur avant de créer la visite.

Envoyer des invitations

Une fois tous les détails saisis, il vous sera demandé si vous souhaitez envoyer l'email d'invitation aux visiteurs. Cet email inclut les détails et mises à jour de la visite.

Gérer les visites existantes

Pour chaque visite, ouvrez le menu à trois points (⋮) pour :

Modifier la visite – Changez les détails.
Dupliquer la visite – Créez une copie avec les mêmes détails.
Marquer comme terminée – Fermez la visite après sa fin.
Supprimer la visite – Supprimez-la définitivement. Vous pouvez choisir de notifier les visiteurs à ce sujet.

💡 Les visites peuvent également être exportées en fichiers .xlsx à des fins de rapport.

💡 Les visites sont automatiquement terminées à minuit selon le fuseau horaire du bureau si elles restent ouvertes, et les visites multi-personnes sont terminées automatiquement une fois que le dernier invité s'est enregistré.

3. Rôle de l'agent d’accueil et tableau de bord des visiteurs

Les utilisateurs avec le rôle d'agent d’accueil (assigné via Admin > Visites > Agents d’accueil) ont accès au tableau de bord des visiteurs.

Depuis le tableau de bord, les agents d’accueil peuvent :

Enregistrer / Départ des visiteurs en un clic.
Modifier les entrées de temps (via l'icône d'horloge) – mettez à jour les heures d'enregistrement et de départ.
Modifier le visiteur (via l'icône de stylo) – changez le nom, l'email ou l'entreprise.
Supprimer un visiteur (via l'icône de poubelle) – si tous les visiteurs sont supprimés, la visite est supprimée. Vous pouvez choisir de notifier le visiteur à ce sujet.
Notifier l'hôte (via le bouton lilas Notifier, disponible si l'hôte a l'intégration MS Teams active) pour alerter l'organisateur lorsque le(s) visiteur(s) est/sont arrivé(s).

La visibilité des visites dépend du rôle de l'utilisateur :

Les agents d’accueil peuvent voir toutes les visites pour le bureau auquel ils sont assignés.
Les administrateurs globaux ont accès à toutes les visites dans tous les bureaux.
Les utilisateurs réguliers ne peuvent voir que les visites qu'ils ont créées eux-mêmes.

4. Notifications et rappels

Les visiteurs peuvent recevoir des emails automatisés contenant les détails et mises à jour de la visite :

Visite programmée – Envoyé lorsque la visite est créée (uniquement si un email a été ajouté).
Visite annulée – Envoyé lorsqu'une visite ou un visiteur est supprimé.
Visite modifiée – Envoyé si des détails clés (titre, date/heure, organisateur, instructions) sont mis à jour.
Rappel de visite – Envoyé 24h avant la visite.

💡 Les emails sont uniquement envoyés aux visiteurs pour lesquels une adresse email a été fournie. Les paramètres de langue de l'organisateur définissent la langue de l'email.

Les hôtes peuvent recevoir une notification MS Teams si leur visiteur est arrivé :

Le visiteur est arrivé – L'hôte sera notifié via MS Teams lorsqu'un réceptionniste clique sur 'Notifier'. En retour, l'hôte peut accuser réception en cliquant sur 'En route' dans la notification MS Teams, ce qui sera signalé au tableau de bord.

5. Mode Kiosque pour la Gestion des Visiteurs

En Mode Kiosque de Gestion des Visiteurs, les entreprises peuvent permettre aux invités préenregistrés de s'enregistrer eux-mêmes et permettre aux visiteurs sans rendez-vous de s'enregistrer directement sur place. Les hôtes sont automatiquement notifiés via Microsoft Teams ou email, et un hôte par défaut peut être assigné par bureau pour une communication fluide. Toutes les activités des visiteurs sont synchronisées en temps réel avec le Tableau de bord des visiteurs de deskbird, offrant une vue unifiée de tous les enregistrements et visites en cours.

Des informations détaillées peuvent être trouvées ici : Mode Kiosque pour la Gestion des Visiteurs