Visites (Gestion des visiteurs)

Visites (Gestion des visiteurs) est la solution intuitive de deskbird pour accueillir les invités dans les espaces de travail modernes. Elle simplifie la planification, l’enregistrement et les notifications, garantissant une expérience fluide pour les employés, les agents d’accueil et les visiteurs.

Paramètres des visites
Créer et gérer des visites
Rôle d’agent d’accueil et tableau de bord des visiteurs
Notifications et rappels
Mode kiosque pour la gestion des visiteurs

1. Paramètres des visites

Tu peux accéder à ces paramètres via Admin > Visites : Paramètres.

La page des paramètres affiche en un coup d’œil quels bureaux ont la gestion des visiteurs activée, lesquels ont au moins un mode kiosque activé, et te permet d’assigner un hôte par défaut et des agents d’accueil pour chaque bureau.

Pour chaque bureau, ouvre la configuration en cliquant sur l’icône ⚙️ engrenage.

Là, tu peux gérer :

Confidentialité des données des visiteurs : Définit la durée avant que les données des visiteurs soient automatiquement anonymisées.
Hôte par défaut : Assigné lorsque les visiteurs s’enregistrent eux-mêmes et ne connaissent pas leur contact.
Agents d’accueil des visiteurs : Ceux qui peuvent voir et gérer toutes les visites de ce bureau.

2. Créer et gérer des visites

Les utilisateurs et les agents d’accueil peuvent créer des visites depuis la section Visites en sélectionnant + Créer une visite. Ils peuvent définir un titre, un organisateur, la date et l’heure, le type de visite, des instructions pour les visiteurs, et ajouter les noms et adresses e-mail des visiteurs. Un e-mail d’invitation est envoyé automatiquement si une adresse e-mail est renseignée. Consulte la section Pour les utilisateurs pour un guide étape par étape sur la création et la gestion des visites individuelles.

Actions disponibles sur les visites

Pour chaque visite, le menu trois points (⋮) propose :

Modifier la visite – Changer les détails.
Dupliquer la visite – Créer une copie avec les mêmes informations.
Marquer comme terminée – Clôturer la visite une fois terminée.
Supprimer la visite – La supprimer définitivement. Tu peux choisir de prévenir les visiteurs à ce sujet.

💡 Les visites peuvent aussi être exportées au format .xlsx pour les rapports.

💡 Les visites sont automatiquement clôturées à minuit selon le fuseau horaire du bureau si elles restent ouvertes, et les visites à plusieurs personnes sont clôturées automatiquement dès que le dernier invité s’enregistre à la sortie.

3. Rôle d’agent d’accueil et tableau de bord des visiteurs

Les utilisateurs avec le rôle d’agent d’accueil (assigné via Admin > Visites > Agents d’accueil) ont accès au tableau de bord des visiteurs.

Depuis le tableau de bord, les agents d’accueil peuvent :

Enregistrer / Départ des visiteurs en un clic.
Modifier les horaires (via l’icône horloge) – mettre à jour les heures d’enregistrement et de départ.
Modifier le visiteur (via l’icône crayon) – changer le nom, l’e-mail ou la société.
Supprimer un visiteur (via l’icône poubelle) – si tous les visiteurs sont supprimés, la visite est supprimée. Tu peux choisir de prévenir le visiteur à ce sujet.
Notifier l’hôte (via le bouton Notifier violet, disponible si l’hôte a activé l’intégration MS Teams) pour prévenir l’organisateur quand le(s) visiteur(s) sont arrivés.

Liste des visiteurs sur site

Les agents d’accueil et les admins peuvent voir instantanément la liste de tous les visiteurs actuellement présents dans le bureau en cliquant sur l’indicateur Sur place maintenant en haut de la page Visites. Cela ouvre un panneau latéral affichant chaque visiteur qui s’est enregistré mais n’a pas encore quitté les lieux, avec l’heure d’enregistrement.

💡 Garder les départs des visiteurs à jour permet à la liste sur site de refléter la réalité. C’est particulièrement important en cas d’urgence, pour savoir qui est dans le bâtiment.

Visibilité des visites

La visibilité des visites dépend du rôle de l’utilisateur :

Les agents d’accueil peuvent voir toutes les visites du bureau auquel ils sont assignés.
Les administrateurs globaux ont accès à toutes les visites de tous les bureaux.
Les utilisateurs classiques ne voient que les visites qu’ils ont créées eux-mêmes.

4. Notifications et rappels

Notifications visiteurs (e-mail)

Les visiteurs peuvent recevoir des e-mails automatiques contenant les détails et mises à jour de leur visite :

Visite programmée – Envoyé lors de la création de la visite (seulement si un e-mail a été ajouté).
Visite annulée – Envoyé lorsqu’une visite ou un visiteur est supprimé.
Visite modifiée – Envoyé si des informations clés (titre, date/heure, organisateur, instructions) sont mises à jour.
Rappel de visite – Envoyé 24h avant la visite.

💡 Les e-mails sont envoyés uniquement aux visiteurs pour lesquels une adresse e-mail a été renseignée. Les paramètres de langue de l’organisateur définissent la langue de l’e-mail.

Notifications hôte (Microsoft Teams et e-mail)

Les hôtes sont informés de l’activité des visiteurs à la fois via Microsoft Teams et par e-mail. Cette double notification garantit que les hôtes sont prévenus même s’ils n’ont pas l’application Teams ou s’ils manquent le message Teams.

Le visiteur est arrivé – Lorsqu’un visiteur s’enregistre (depuis le kiosque ou l’application web), l’hôte reçoit une notification via Microsoft Teams et par e-mail. Depuis le tableau de bord, un agent d’accueil peut aussi déclencher cette notification manuellement en cliquant sur le bouton Notifier. L’hôte peut accuser réception en cliquant sur J’arrive — soit dans la notification Teams, soit directement depuis l’e-mail. Cette réponse est remontée dans le tableau de bord des visiteurs pour que l’accueil sache que l’hôte arrive.
Rappel de fin de visite – Quand une visite atteint son heure de fin prévue et que des visiteurs sont encore enregistrés, l’hôte reçoit automatiquement un rappel via Teams et e-mail. Ce rappel inclut une action Enregistrer la sortie de tous les visiteurs, permettant à l’hôte de faire sortir tous les visiteurs restants en un clic et de garder les registres à jour.

5. Mode kiosque pour la gestion des visiteurs

En mode kiosque de gestion des visiteurs, les entreprises peuvent permettre aux invités pré-enregistrés de s’enregistrer eux-mêmes et aux visiteurs spontanés de s’inscrire directement sur place. Les hôtes sont automatiquement notifiés via Microsoft Teams ou par e-mail, et un hôte par défaut peut être assigné par bureau pour une communication fluide. Toutes les activités des visiteurs sont synchronisées en temps réel avec le tableau de bord des visiteurs deskbird, offrant une vue unifiée de tous les enregistrements et visites en cours.

Tu trouveras plus d’informations ici : Mode kiosque pour la gestion des visiteurs