Mode kiosque pour la gestion des visiteurs – deskbird Help Center

Visitors Plus

Le Mode kiosque de deskbird offre une solution intuitive sur tablette pour simplifier l’expérience sur site, aussi bien pour les employés que pour les visiteurs. Il propose deux modes dédiés — un pour les Salles de réunion et un autre pour la Gestion des visiteurs — permettant aux entreprises de faciliter les réservations, l’enregistrement et l’accueil des invités, même sans une réception entièrement staffée.

En Mode kiosque Gestion des visiteurs, les entreprises peuvent permettre aux invités pré-enregistrés de s’enregistrer eux-mêmes et aux visiteurs spontanés de s’inscrire directement sur place. Les hôtes sont automatiquement notifiés via Microsoft Teams ou par email, et un hôte par défaut peut être assigné par bureau pour une communication fluide. Toutes les activités des visiteurs sont synchronisées en temps réel avec le Tableau de bord des visiteurs deskbird, offrant une vue unifiée de tous les enregistrements et visites en cours.

En Mode kiosque Salle de Réunion, une tablette placée devant chaque salle affiche la disponibilité en temps réel, permet des réservations instantanées et l’enregistrement pour les réunions programmées. Cela aide à éviter les réservations non honorées, à réduire les conflits et à optimiser l’utilisation des salles — avec la possibilité d’ajouter des indicateurs LED pour signaler visuellement l’état de la salle.

Comment configurer le Mode kiosque pour la Gestion des visiteurs
Utiliser le Mode kiosque pour la Gestion des visiteurs
Appareils compatibles et prérequis système

1. Comment configurer le Mode kiosque pour la Gestion des visiteurs

Tous les kiosques et écrans sont désormais gérés depuis un seul endroit dans l’application web : Admin > Kiosque & écrans > Appareils. Depuis cet espace, tu peux associer, configurer et gérer chaque appareil de ton entreprise.

Tu peux associer un kiosque Gestion des visiteurs de deux façons : saisir le code d’installation dans le panneau Admin (aucune appli mobile requise), ou scanner le QR code avec l’application mobile deskbird.

💡 Astuce : Un guide pas à pas est aussi disponible directement sur la page Appareils — clique sur Comment connecter un kiosque en haut à droite.

Étape 1 : (Optionnel) Installe l’application mobile deskbird sur ton smartphone

Tu as seulement besoin de l’application mobile deskbird si tu veux associer le kiosque en scannant le QR code. Si tu préfères la configuration par code dans le panneau Admin, tu peux passer cette étape.

Étape 2 : Lance l’application Kiosque sur l’appareil

Il existe trois façons de lancer le mode kiosque :

Installe l’application deskbird Kiosk depuis le Google Play Store ou l’Apple App Store

Une fois le kiosque lancé (appli ou navigateur), tu verras un QR code et un code d’installation affichés à l’écran.

Étape 3 : Associe l’appareil

Option A : Saisir le code d’installation (panneau Admin — aucune appli mobile requise)

Sur l’appareil kiosque, copie le code d’installation affiché à côté du QR code (la session peut expirer — si c’est le cas, relance l’écran du kiosque pour générer un nouveau code).
Dans l’application web, va dans Admin > Kiosque & écrans > Appareils.
Clique sur + Associer un appareil.
Dans Saisir le code, colle le code dans Entre le code affiché sur ton appareil, puis clique sur Suivant.
Dans Choisir le type d’affichage, sélectionne Visitors kiosk (Permet aux visiteurs de s’enregistrer, de signer les documents requis et de s’enregistrer de façon autonome), puis clique sur Suivant.
Dans Configurer l’affichage, donne un nom reconnaissable à l’appareil, sélectionne le Bureau et choisis l’Hôte par défaut, puis clique sur Associer.

💡 Remarque : Seuls les bureaux disposant d’une licence Gestion des visiteurs peuvent être sélectionnés. L’hôte par défaut est notifié pour toute visite sans personne de contact assignée.

Option B : Scanner le QR code (appli mobile)

Assure-toi que l’application deskbird est installée sur ton téléphone et que tu es connecté avec un compte Administrateur.
Scanne le QR code affiché sur l’appareil avec l’appareil photo natif, une appli de lecture QR, ou la fonction QR de l’appli deskbird (Ouvre l’appli > Réserver > appuie sur le symbole QR en haut à droite > scanne le code).
Sélectionne Visites sur l’écran Associe ton kiosque, puis termine la configuration (nom, bureau et hôte par défaut).

Pair your kiosk screen with the Visits option selected

💡 Remarque : Pour que l’application Android Kiosk installe les mises à jour automatiquement, elle doit fonctionner en mode plein écran verrouillé. Dans ce mode, l’appli a les droits d’administrateur de l’appareil et peut appliquer les mises à jour sans intervention manuelle. Si l’appli n’est pas verrouillée en plein écran, les mises à jour ne seront pas installées automatiquement.

Étape 4 : Le kiosque est prêt à l’emploi

Le kiosque est opérationnel immédiatement après l’association et apparaît dans la liste Appareils associés sur la page Appareils. Les visiteurs peuvent commencer à s’enregistrer tout de suite.

Gérer tes appareils

Depuis Admin > Kiosque & écrans > Appareils, tu as une vue d’ensemble de tous les appareils connectés. L’Aperçu affiche le nombre total d’appareils et une répartition par type (kiosques Salles, kiosques Visitors, Signalétique - Plan d’étage, Signalétique - Vue des salles). Le tableau Appareils associés liste chaque appareil avec son Nom, Type, Contenu affiché et Dernière activité. Tu peux rechercher par nom, filtrer, trier la liste, modifier la configuration d’un appareil ou dissocier ceux dont tu n’as plus besoin.

Dissocier un kiosque

Pour dissocier un kiosque associé sur iOS ou Android, tape 5 fois dans le coin inférieur gauche de l’écran du kiosque pour ouvrir le panneau Paramètres du kiosque. De là, tu peux Dissocier / Réinitialiser l’appli. Pour associer à nouveau l’appareil avec un code, les deux étapes sont nécessaires : dissocier l’appareil dans Admin > Kiosque & écrans > Appareils (pour le retirer du système) et réinitialiser l’appli kiosque sur l’appareil.

Si le kiosque fonctionne dans un navigateur, vide le cache et les cookies du site puis recharge la page. Cela supprime l’association.

2. Utiliser le Mode kiosque pour la Gestion des visiteurs

Les visiteurs peuvent s’enregistrer facilement via la tablette Kiosque deskbird sur site. Le kiosque prend en charge plusieurs langues, sélectionnables en haut à droite de l’écran avant de commencer. Il existe deux façons de s’enregistrer :

Option 1 : Avec un code visiteur

Si le visiteur a reçu une invitation par email, il peut utiliser l’option Avec un code visiteur sur l’écran d’accueil.

Sur l’écran d’accueil, sélectionne Avec un code visiteur.
Saisis le code unique reçu dans l’email d’invitation sous Entre ton code visiteur.
Appuie sur Continuer pour valider.

Le système reconnaît automatiquement les informations du visiteur et affiche l’hôte assigné ainsi que l’heure de la visite. Le visiteur vérifie et confirme les informations pour finaliser l’enregistrement. Une fois confirmé, un message s’affiche pour indiquer que l’hôte a bien été notifié.

Option 2 : Enregistrement manuel

Pour les visiteurs spontanés, sélectionne Manuel sur l’écran d’accueil.

Saisis ton prénom et ton nom de famille lorsque cela t’est demandé.
Indique le nom de ta société. Tu peux aussi appuyer sur Passer si ce n’est pas applicable.
Précise qui tu viens voir. Si tu ne sais pas, sélectionne Je ne sais pas — l’hôte par défaut sera notifié.
Vérifie le récapitulatif de ta visite. Cet écran affiche ton hôte, la date et l’heure de la visite, ainsi que tes informations personnelles.
Appuie sur Continuer pour finaliser ton enregistrement.

Après validation, tu verras un message de confirmation et l’hôte sera notifié.

💡 Astuce : Les deux options d’enregistrement notifient automatiquement l’hôte via Microsoft Teams ou, si Teams n’est pas disponible, par email. La visite apparaît aussi en temps réel sur le Tableau de bord des visiteurs deskbird.

3. Appareils compatibles et prérequis système

L’application kiosque est conçue pour être indépendante du choix du fournisseur matériel.

Exigences générales de compatibilité

Les tablettes Android sous Android 12L (API level 32, sortie en mars 2022) ou version ultérieure sont prises en charge via l’application deskbird Kiosk, disponible sur le Google Play Store
Les iPads sont pris en charge via l’application deskbird Kiosk, disponible sur l’Apple App Store
Chrome 80 ou version ultérieure est requis, mais Chrome 85 (sorti en août 2020) ou plus est recommandé pour la prise en charge Wake Lock afin d’éviter la mise en veille de l’appareil

Autres recommandations

Choisis des appareils avec un écran d'au moins 10 pouces pour une expérience utilisateur optimale.
Les écrans avec la technologie LCD sont les plus adaptés pour un fonctionnement en continu. Les écrans OLED risquent de conserver des images et de subir un effet de brûlure à cause du contenu statique.

💡 Le Mode kiosque Visit s'adapte automatiquement à l'apparence du système de la tablette, changeant de thème lorsque l'appareil passe du mode clair au mode sombre (et inversement).

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