Visites (Gestion des visiteurs)

Visites (Gestion des visiteurs) est la solution intuitive de deskbird pour accueillir les invités dans les espaces de travail modernes. Elle simplifie la planification, l’enregistrement, la signature de documents et les notifications, pour garantir une expérience fluide et personnalisée aux employés, agents d’accueil et visiteurs.

Paramètres des visites
Modèles de type de visite
Signature de documents
Créer et gérer des visites
Rôle d’agent d’accueil et tableau de bord des visiteurs
Portail visiteur
Notifications et rappels
Mode kiosque pour la gestion des visiteurs

1. Paramètres des visites

Tu peux accéder à ces paramètres via Admin > Visites : Paramètres.

La page des paramètres affiche en un coup d’œil quels bureaux ont la gestion des visiteurs activée, lesquels ont au moins un mode kiosque activé, et te permet d’assigner un hôte par défaut et des agents d’accueil par bureau.

Pour chaque bureau, ouvre la configuration en cliquant sur l’icône ⚙️ engrenage.

Là, tu peux gérer :

Confidentialité des données visiteurs : Défini la durée avant que les données des visiteurs soient automatiquement anonymisées.
Hôte par défaut : Assigné lorsque les visiteurs s’enregistrent eux-mêmes et ne connaissent pas leur contact.
Agents d’accueil visiteurs : Ceux qui peuvent voir et gérer toutes les visites de ce bureau.

2. Modèles de type de visite

Les types de visite te permettent d’adapter l’expérience selon le type d’invité — par exemple un Prestataire, un candidat à un entretien ou un auditeur — sans que les organisateurs aient à ressaisir les mêmes informations à chaque fois. Tu peux y accéder via Admin > Visites > Types de visite.

Chaque modèle de type de visite possède :

Nom (16 caractères max) et Description (140 caractères max) – pour aider les organisateurs à choisir le bon type lors de la création d’une visite.
Bureaux assignés – rends le modèle disponible uniquement pour des bureaux spécifiques ou pour tous les bureaux.
Instructions pour les visiteurs – un champ de texte enrichi (gras, italique, souligné, liens) affiché aux visiteurs à chaque fois que ce modèle est sélectionné, pour éviter de retaper à chaque visite le même message d’accueil, les infos Wi-Fi ou les consignes d’arrivée.
Documents – tout document que les visiteurs doivent consulter ou signer pour ce type de visite. Voir Signature de documents ci-dessous.

💡 Les modèles de type de visite sont sélectionnables partout où une visite peut être créée : l’application web, l’enregistrement en mode kiosque, et l’add-in Outlook.

💡 Les entreprises existantes ont été migrées automatiquement — tous les types utilisés auparavant (Business, Interne, Recrutement, Maintenance, Autre) sont devenus des modèles de type de visite modifiables avec le même nom. Les nouvelles entreprises commencent avec un seul modèle par défaut, Visite générale, qui peut être renommé, modifié ou dupliqué.

3. Signature de documents

Dans un modèle de type de visite, tu peux demander aux visiteurs de lire ou signer des documents lors de l’enregistrement — par exemple une consigne de sécurité ou un NDA. Les documents sont gérés dans la section Documents du panneau Expérience visiteur du type de visite.

Clique sur + Ajouter et choisis un type de document :

Nécessite une signature – crée un document de zéro avec l’éditeur de deskbird. Donne-lui un Titre, active éventuellement Afficher le logo de l’entreprise dans l’en-tête, et rédige le Contenu avec l’éditeur de texte enrichi (gras, italique, souligné, barré, listes numérotées/à puces, liens). Les visiteurs doivent signer ce document avant que l’enregistrement soit terminé.
Lecture seule – télécharge un PDF existant à lire par les visiteurs. Aucune signature n’est requise.

Chaque document ajouté apparaît dans la liste avec un lien Aperçu et un menu ⋮ pour le Supprimer. Utilise la poignée à gauche de chaque ligne pour réorganiser les documents.

💡 Les visiteurs peuvent consulter et signer les documents à l’avance via leur portail visiteur, ou sur la borne lors de l’enregistrement.

💡 Lors de la signature, les visiteurs voient une mention précisant que la signature électronique est considérée comme valable qu’une signature manuscrite, dans la limite de la loi applicable. Les documents signés sont enregistrés avec la visite et peuvent être consultés plus tard à des fins d’audit.

4. Créer et gérer des visites

Les utilisateurs et agents d’accueil peuvent créer des visites depuis la section Visites en sélectionnant + Créer une visite. Ils peuvent définir un titre, un organisateur, une date et heure, un type de visite, et ajouter les noms et emails des visiteurs. Sélectionner un type de visite applique automatiquement les instructions et documents requis du modèle, donc pas besoin de les ajouter à chaque fois. Un email d’invitation est envoyé automatiquement si une adresse email est renseignée, avec un lien vers le portail visiteur personnel du visiteur. Consulte la section Pour les utilisateurs pour un guide pas à pas sur la création et la gestion des visites individuelles.

Actions disponibles sur une visite

Pour chaque visite, le menu trois points (⋮) propose :

Modifier la visite – Changer les détails.
Dupliquer la visite – Créer une copie avec les mêmes informations.
Marquer comme terminée – Clôturer la visite une fois terminée.
Supprimer la visite – La supprimer définitivement. Tu peux choisir de prévenir les visiteurs.

💡 Les visites peuvent aussi être exportées au format .xlsx pour les rapports.

💡 Les visites sont automatiquement clôturées à minuit selon le fuseau horaire du bureau si elles restent ouvertes, et les visites à plusieurs personnes sont clôturées automatiquement dès que le dernier invité s’enregistre en sortie.

5. Rôle d’agent d’accueil et tableau de bord des visiteurs

Les utilisateurs avec le rôle d’agent d’accueil (assigné via Admin > Visites > Agents d’accueil) ont accès au tableau de bord des visiteurs.

Depuis le tableau de bord, les agents d’accueil peuvent :

Enregistrer / Départ des visiteurs en un clic.
Modifier les horaires (via l’icône horloge) – mettre à jour les heures d’enregistrement et de départ.
Modifier le visiteur (via l’icône crayon) – changer le nom, l’email ou la société.
Supprimer un visiteur (via l’icône poubelle) – si tous les visiteurs sont supprimés, la visite l’est aussi. Tu peux choisir de prévenir le visiteur.
Notifier l’hôte (via le bouton Notifier violet, disponible si l’hôte a activé l’intégration MS Teams) pour prévenir l’organisateur de l’arrivée du ou des visiteurs.

Liste des visiteurs sur site

Les agents d’accueil et les admins peuvent voir instantanément la liste de tous les visiteurs actuellement présents sur site en cliquant sur l’indicateur Sur site maintenant en haut de la page Visites. Cela ouvre un panneau latéral affichant chaque visiteur enregistré mais pas encore sorti, avec l’heure d’enregistrement. La liste se met à jour en temps réel — les visiteurs y apparaissent ou disparaissent dès qu’ils s’enregistrent ou partent, que ce soit sur la borne, le tableau de bord agent d’accueil ou via l’hôte.

💡 Pour garder la liste à jour sans suivi manuel, les hôtes et agents d’accueil sont automatiquement notifiés lorsqu’un visiteur part (voir Notifications et rappels).

💡 La liste sur site peut être exportée, ce qui est utile pour les évacuations ou les décomptes d’urgence où il est important de savoir qui est dans le bâtiment.

Visibilité des visites

La visibilité des visites dépend du rôle de l’utilisateur :

Agents d’accueil peuvent voir toutes les visites du bureau auquel ils sont assignés.
Administrateurs globaux ont accès à toutes les visites de tous les bureaux.
Utilisateurs classiques ne voient que les visites qu’ils ont créées eux-mêmes.

6. Portail visiteur

Quand une visite est créée avec un email visiteur, ce visiteur reçoit un lien sécurisé vers son propre portail visiteur — aucun compte ou connexion requis.

Confirmation des informations

La première fois qu’un visiteur ouvre le lien, il voit C’est bien toi ? et ses Email, Prénom, Nom et Société, préremplis depuis la visite. Il confirme ou corrige ces champs, coche la case de consentement à la politique de confidentialité et au traitement des données, puis clique sur Continuer.

Accueil et détails de la visite

L’onglet Accueil du portail affiche :

Détails de la visite – date, heure et bureau/adresse assigné.
Instructions – les instructions visiteurs configurées sur le type de visite utilisé pour cette visite.
Code visiteur – un code à 4 caractères que les visiteurs saisissent sur la tablette en mode kiosque pour s’enregistrer.
Hôte – nom, photo et email de l’hôte, avec une note indiquant que l’hôte sera notifié dès que le visiteur s’enregistre.
Si des documents sont en attente, une bannière invite le visiteur à les consulter avant la visite.

Onglet Documents

L’onglet Documents (avec le nombre d’éléments en attente) liste tous les documents attachés au type de visite, chacun marqué En attente ou signé, avec une étiquette Signature requise sur les documents à signer. Ouvrir un document à signer affiche une barre de progression et une étape Ajouter une signature : le visiteur voit une version tapée de son nom comme signature, avec un horodatage et une mention précisant que la signature électronique est considérée comme valable qu’une signature manuscrite dans la limite de la loi applicable, puis confirme pour signer.

💡 Les hôtes et agents d’accueil n’ont pas accès au portail visiteur — il est réservé aux visiteurs.

7. Notifications et rappels

Notifications visiteurs (email)

Les visiteurs peuvent recevoir des emails automatiques avec les détails et mises à jour de leur visite :

Visite programmée – Envoyé à la création de la visite (si un email a été renseigné).
Visite annulée – Envoyé quand une visite ou un visiteur est supprimé.
Visite modifiée – Envoyé si des informations clés (titre, date/heure, organisateur, type) sont modifiées.
Rappel de visite – Envoyé 24h avant la visite.

💡 Les emails sont envoyés uniquement aux visiteurs pour lesquels une adresse email a été renseignée. Les paramètres de langue de l’organisateur définissent la langue de l’email.

Notifications hôte (Microsoft Teams et email)

Les hôtes sont notifiés de l’activité des visiteurs à la fois via Microsoft Teams et par email. Cette double notification garantit que les hôtes sont informés même s’ils n’ont pas l’application Teams installée ou s’ils manquent le message Teams.

Le visiteur est arrivé – Lorsqu’un visiteur procède à son enregistrement (depuis le mode kiosque ou l’application web), l’hôte reçoit une notification à la fois sur Microsoft Teams et par e-mail. Depuis le tableau de bord, un réceptionniste peut aussi déclencher cette notification manuellement en cliquant sur le bouton Notifier. L’hôte peut accuser réception en cliquant sur J’arrive — soit dans la notification Microsoft Teams, soit directement depuis l’e-mail. Cette réponse est ensuite remontée au tableau de bord des visiteurs pour que la réception sache que l’hôte est en route.
Visiteur parti – Lorsqu’un visiteur termine son enregistrement de sortie, que ce soit depuis le mode kiosque, le tableau de bord du réceptionniste ou automatiquement à la fin de la visite, l’hôte est notifié via Microsoft Teams et par e-mail, afin que la liste sur site reste à jour sans qu’il soit nécessaire de vérifier manuellement.
Rappel de fin de visite – Lorsque la visite atteint son heure de fin prévue et que des visiteurs sont encore enregistrés, l’hôte reçoit automatiquement un rappel via Microsoft Teams et par e-mail. Ce rappel inclut une action Enregistrer la sortie de tous les visiteurs, permettant à l’hôte de faire sortir rapidement tous les visiteurs restants en une seule étape et de garder les registres de visites à jour.

8. Mode kiosque pour la gestion des visiteurs

En mode kiosque de gestion des visiteurs, les entreprises peuvent permettre aux invités pré-enregistrés de s’enregistrer eux-mêmes et aux visiteurs spontanés de s’inscrire directement sur place. Les hôtes sont automatiquement notifiés via Microsoft Teams ou par e-mail, et un hôte par défaut peut être attribué par bureau pour une communication fluide. Si le type de visite nécessite des documents, les visiteurs peuvent les consulter et les signer directement sur l’écran du kiosque lors de l’enregistrement. Toutes les activités des visiteurs sont synchronisées en temps réel avec le tableau de bord des visiteurs deskbird, offrant une vue unifiée de tous les enregistrements et visites en cours.

Tu trouveras plus d’informations ici : Mode kiosque pour la gestion des visiteurs