Visites (Gestion des visiteurs)

Visites (Gestion des visiteurs)

La fonctionnalité Visites de deskbird est une solution simple, efficace et intégrée pour accueillir vos invités dans un environnement de travail hybride. En tant que composant de notre plateforme tout-en-un, elle simplifie les processus complexes comme les enregistrements à l’arrivée, le suivi de la présence et la coordination entre collègues et visiteurs.

🔄 Cette fonctionnalité est encore en cours de développement: de nouvelles améliorations et options seront ajoutées prochainement.

1. Créer, modifier et supprimer des visites
2. Rôles et permissions pour les visites
3. Notifications et rappels

1. Créer, modifier et supprimer des visites

➕ Créer une visite

Pour créer une nouvelle visite :

1. Cliquez sur Visites dans le menu principal à gauche.
2. Sélectionnez + Créer une visite :
   
   • Le bouton apparaît au centre de l’écran s’il n’y a aucune visite planifiée.
   • Ou bien en haut à droite de l’écran.

Vous serez redirigé vers la page Create visit.

📝 Renseigner les détails de la visite

Sur la page Create visit, complétez les champs suivants :

• Titre : Indiquez un nom clair pour la visite (ex. : Atelier client).
• Organisateur : Ce champ est prérempli avec votre nom, mais vous pouvez le modifier.
• Date & Durée :
  
  • Sélectionnez une date.
  • Choisissez une heure de début et une heure de fin.
• Type : Choisissez l’objectif de la visite parmi les options suivantes :
  Business, Entretien d'embauche, Maintenance, Interne ou Autre.
• Consignes pour les visiteurs : Ajoutez des informations utiles, comme :
  « L’accès au hall d’entrée se fait par la porte verte située à côté du parking. »
  

👥 Ajouter des visiteurs

Sur le panneau droit de l’écran :

• Recherchez les visiteurs par nom ou adresse e-mail.
• Vous devez ajouter au moins un visiteur pour pouvoir enregistrer la visite.

💡 Vous pouvez inviter plusieurs personnes à une même visite.

💾 Enregistrer et gérer les visites

• Cliquez sur Enregistrer en haut à droite une fois que tous les champs sont remplis.
• La visite apparaîtra alors sous l’onglet Prochainement dans la section Visites.

✏️ Modifier ou supprimer une visite

• Pour modifier une visite, cliquez sur l’icône crayon.
• Pour supprimer une visite, utilisez l’icône corbeille.

2. Rôles et permissions pour les visites

Un nouveau rôle utilisateur a été introduit pour gérer les visites : le rôle de Agents d'accueil.

• Il peut être attribué à n’importe quel utilisateur via Admin > Visites > Agents d'accueil.

• Les réceptionnistes / agents d'accueil peuvent créer, modifier et supprimer des visites pour leur bureau assigné.

• Les administrateurs globaux disposent également d’un accès complet aux fonctionnalités liées aux visites.

👥 Les utilisateurs invités à une visite peuvent la consulter dans leur onglet Visites, mais ne peuvent pas la modifier.

3. Notifications et rappels

Les visiteurs reçoivent des notifications par e-mail pour rester informés de leur visite. Ces notifications sont uniquement envoyées aux visiteurs (pas aux organisateurs ni aux collaborateurs internes).

La langue utilisée dans l’e-mail correspond à celle de l’organisateur de la visite.

Les quatre types de notifications disponibles sont les suivants :

• Visite planifiée : Lorsqu’un visiteur est ajouté à une visite.
• Visite annulée : Lorsqu’un visiteur est supprimé ou qu’une visite est supprimée.
• Visite modifiée : Lorsqu’un des éléments suivants change : titre, date/heure, organisateur ou consignes.
• Rappel de visite : Envoyé X heures avant la visite, si activé dans les paramètres de l’espace de travail (X étant une valeur configurable).

🔔 Assurez-vous que les rappels soient activés dans les paramètres de l’espace de travail pour que cette fonctionnalité soit effective.