Visites (Gestion des visiteurs) est la solution intuitive de deskbird pour accueillir les visiteurs dans les lieux de travail modernes. Elle simplifie la gestion du planning, des enregistrements, de la signature de documents, de l’impression de badges et des notifications — pour garantir une expérience fluide et personnalisée aux employés, agents d'accueil et visiteurs.
Tu configures la Gestion des visiteurs pour la première fois ? Visitors Plus : configuration t’accompagne étape par étape et renvoie vers les sections de cet article.
- Paramètres des visites
- Modèles de type de visite
- Signature de documents
- Créer et gérer des visites
- Rôle de chargé d'accueil et tableau de bord des visiteurs
- Badges visiteurs
- Portail visiteur
- Notifications et rappels
- Mode kiosque pour la gestion des visiteurs
- Accès API
1. Paramètres des visites
Tu peux accéder à ces paramètres via Admin > Visites : Paramètres.
La page des paramètres affiche en un coup d'œil quels bureaux ont la Gestion des visiteurs activée, lesquels ont au moins un mode kiosque activé, et te permet d’assigner un hôte par défaut et des chargés d'accueil par bureau.
Activer la gestion des visiteurs pour un bureau
La gestion des visiteurs fonctionne par bureau. Les employés ne peuvent créer des visites que pour les bureaux qui ont une licence Visiteurs affectée. Dans la colonne Licence, chaque bureau affiche Affectée ou Non affectée.
- Va dans Admin > Visites : Paramètres et clique sur Gérer les licences. Cela ouvre les Paramètres de la licence visiteur.
- Active le bouton Statut de la licence pour chaque bureau qui doit utiliser la gestion des visiteurs.
- Clique sur Enregistrer.
La bannière en haut des Paramètres de la licence visiteur indique combien de licences sont affectées et combien sont incluses dans ton abonnement. Si tu as besoin de plus, clique sur Demander une mise à niveau.
⚠️ Important : Tant qu’un bureau n’a pas de licence affectée, son icône ⚙️ est grisée, il ne peut pas être sélectionné lors de l’association d’un kiosque, et les employés qui choisissent ce bureau dans Visites voient Création d’une visite indisponible à la place de la liste des visites.
Pour chaque bureau avec une licence affectée, ouvre la configuration en cliquant sur l’icône ⚙️ roue dentée.
Là, tu peux gérer :
- Protection des données des visiteurs : Définit la durée avant que les données des visiteurs ne soient automatiquement anonymisées (Illimité par défaut). Consulte Données des visiteurs et confidentialité (RGPD) pour savoir ce qui est collecté, qui peut y accéder et ce que l’anonymisation supprime.
- Hôte par défaut : Assigné lorsque les visiteurs s’enregistrent eux-mêmes et ne connaissent pas leur contact.
- Chargé d'accueil des visiteurs : Qui peut voir et gérer toutes les visites de ce bureau.
En haut de la page, Paramètres des badges ouvre la configuration globale des badges visiteurs imprimés — voir Badges visiteurs ci-dessous.
2. Modèles de type de visite
Les types de visites te permettent d’adapter l’expérience selon le profil du visiteur — par exemple un Prestataire, un candidat à un entretien ou un auditeur — sans que les organisateurs aient à ressaisir les mêmes informations à chaque fois. Tu peux y accéder via Admin > Visites : Types de visites.
Chaque modèle de type de visite possède :
- Nom (16 caractères max) et Description (140 caractères max) – pour aider les organisateurs à choisir le bon type lors de la création d’une visite.
- Bureaux affectés – rends le modèle disponible uniquement pour des bureaux spécifiques ou pour tous les bureaux. Seuls les bureaux actifs peuvent être sélectionnés : les bureaux fermés indéfiniment ne s’affichent pas dans la liste déroulante Bureaux affectés.
- Instructions pour les visiteurs – un champ de texte enrichi (gras, italique, souligné, liens) affiché aux visiteurs à chaque fois que ce modèle est sélectionné, pour éviter de ressaisir à chaque visite le même message d’accueil, les infos Wi-Fi ou les consignes d’arrivée.
- Documents – tout document que les visiteurs doivent consulter ou signer pour ce type de visite. Voir Signature de documents ci-dessous.
💡 Les modèles de type de visite sont sélectionnables partout où une visite peut être créée : l’application web (y compris depuis une réservation de salle), l’enregistrement en mode kiosque et le complément Outlook.
💡 Les entreprises existantes ont été migrées automatiquement — tous les types utilisés auparavant (Business, Interne, Recrutement, Maintenance, Autre) sont devenus des modèles de type de visite éditables avec le même nom. Les nouvelles entreprises commencent avec un seul modèle par défaut, Visite générale, qui peut être renommé, modifié ou dupliqué.
Notifier les visiteurs lors d’un changement de type de visite
Quand le Nom ou les Instructions pour les visiteurs d’un modèle de type de visite sont modifiés, les visiteurs ayant des visites à venir liées à ce modèle peuvent encore avoir d’anciennes informations. Après avoir enregistré les modifications, une fenêtre te propose d’envoyer un email aux visiteurs concernés. Confirme pour les prévenir, ou ferme la fenêtre pour enregistrer sans rien envoyer.
💡 Seuls les visiteurs ayant des visites à venir utilisant ce type de visite sont notifiés. Les visites passées ou terminées ne sont pas concernées, et les emails ne sont envoyés qu’aux visiteurs dont l’adresse email a été renseignée.
3. Signature de documents
Dans un modèle de type de visite, tu peux demander aux visiteurs de lire ou signer des documents lors de l’enregistrement — par exemple une consigne de sécurité ou un NDA. Les documents se gèrent dans la section Documents du panneau Expérience des visiteurs du type de visite.
Clique sur Ajouter un document et choisis un type de document :
- Signature requise – crée un document de zéro avec l’éditeur de deskbird. Donne-lui un Titre, active si besoin Afficher le logo de l’entreprise dans l’en-tête, et rédige le Contenu avec l’éditeur de texte enrichi (gras, italique, souligné, barré, listes numérotées/à puces, liens). Les visiteurs doivent signer ce document avant de finaliser l’enregistrement.
- Lecture seule – télécharge un PDF existant à lire par les visiteurs. Aucune signature n’est requise.
Chaque document ajouté apparaît dans la liste avec un lien Aperçu et un menu ⋮ pour le Supprimer. Utilise la poignée à gauche de chaque ligne pour réorganiser les documents.
💡 Les visiteurs peuvent consulter et signer les documents à l’avance via leur Portail visiteur, ou sur le kiosque lors de l’enregistrement.
💡 Lors de la signature, les visiteurs voient un avertissement indiquant que la signature électronique est considérée comme valable qu’une signature manuscrite, dans la limite de la législation applicable. Les documents signés sont enregistrés avec la visite et peuvent être consultés plus tard à des fins d’audit.
4. Créer et gérer des visites
Les utilisateurs et les agents d'accueil peuvent créer des visites depuis la section Visites en sélectionnant + Créer une visite. Ils peuvent définir un titre, un organisateur, une date et une heure, un type de visite, et ajouter les noms et emails des visiteurs. Pour ajouter plusieurs visiteurs d’un coup, par exemple pour un événement ou un groupe d’une même entreprise, ils peuvent cliquer sur Importer des visiteurs à côté du libellé Visiteurs et importer un fichier CSV, TSV ou TXT (jusqu’à 2 Mo, 500 visiteurs max par import) ou coller une liste. Les adresses email en double sont ignorées. L’import est disponible lors de la création d’une visite dans l’application web. Un modèle est proposé dans la fenêtre d’import. Voir Pré-enregistrer un visiteur pour les étapes. Sélectionner un type de visite applique automatiquement les instructions et documents requis du modèle, donc pas besoin de les ajouter à chaque visite. Un email d’invitation est envoyé automatiquement si une adresse email est renseignée, avec un lien vers le Portail visiteur personnel du visiteur. Reporte-toi à la section Pour les utilisateurs pour un guide pas à pas sur la création et la gestion des visites individuelles.
Ajouter une visite depuis une réservation de salle
Les visites peuvent aussi être créées directement lors de la réservation d’une salle de réunion, pour éviter aux organisateurs de devoir gérer séparément la réservation de la salle et la visite. Dans le panneau de réservation de salle de l’application web, la section Gestion des visiteurs (sous Lien vers la conférence) propose + Ajouter une visite. Cette option n’apparaît que dans les bureaux où les salles de réunion et la gestion des visiteurs sont toutes deux configurées.
- Commence une réservation de salle de réunion comme d’habitude et remplis les détails.
- Sous Gestion des visiteurs, clique sur + Ajouter une visite.
- Sous Sélectionner une option, choisis Créer une nouvelle visite ou Lier à une visite existante (une visite existante le même jour et dans le même bureau).
- Pour une nouvelle visite, vérifie le Titre de la visite — il est prérempli avec le titre de la réunion et peut être modifié.
- Sous Visiteurs, recherche par nom ou email et appuie sur Entrée pour ajouter chaque visiteur. Seuls les participants sélectionnés devront s’enregistrer.
- Choisis le type de visite sous Sélectionner le type de visite.
- Clique sur Ajouter à la réservation, puis Confirmer la réservation pour enregistrer la réservation de salle avec la visite.
La visite apparaît alors sur la page Visites comme toute autre visite, avec une référence Réservation liée à la réservation de salle, et les visiteurs reçoivent l’email d’invitation habituel si une adresse email a été renseignée.
⚠️ Ajouter une visite depuis une réservation de salle est actuellement disponible uniquement pour les réservations ponctuelles dans l’application web. Les séries récurrentes et l’application mobile ne sont pas encore prises en charge.
Actions disponibles sur une visite
Pour chaque visite, le menu trois points (⋮) propose :
- Modifier la visite – Modifier les détails.
- Dupliquer la visite – Créer une copie avec les mêmes informations.
- Imprimer tous les badges visiteurs – Imprimer un badge pour chaque visiteur de la visite en une seule fois (agents d'accueil et admins uniquement, voir Badges visiteurs).
- Marquer comme terminée – Clôturer la visite une fois terminée.
- Télécharger les documents – Télécharger les documents associés à la visite.
- Supprimer la visite – Supprimer la visite. Tu peux choisir de prévenir les visiteurs.
💡 Les visites peuvent aussi être exportées au format .xlsx pour le reporting.
💡 Les visites sont automatiquement clôturées à minuit selon le fuseau horaire du bureau si elles restent ouvertes, et les visites de groupe sont clôturées automatiquement dès que le dernier visiteur a quitté les lieux.
5. Rôle de chargé d'accueil et tableau de bord des visiteurs
Les utilisateurs ayant le Rôle de chargé d'accueil (attribué par bureau via Admin > Visites : Paramètres > icône ⚙️ > Chargé d'accueil des visiteurs) ont accès au tableau de bord des visiteurs.
Depuis le tableau de bord, les agents d'accueil peuvent :
- Enregistrer / Départ les visiteurs en un clic.
- Imprimer le badge (via l’icône d’imprimante) – imprime un badge physique pour le visiteur, avant son arrivée ou lors de l’enregistrement. Voir Badges visiteurs.
- Modifier les horaires (via l’icône d’horloge) – mets à jour les heures d’enregistrement et de départ.
- Modifier le visiteur (via l’icône de crayon) – change le nom, l’email ou l’entreprise.
- Supprimer un visiteur (via l’icône de corbeille) – si tous les visiteurs sont supprimés, la visite est supprimée. Tu peux choisir de notifier le visiteur à ce sujet.
- Notifier l’hôte (via le bouton lilas Notifier, disponible si l’hôte a activé l’intégration MS Teams) pour prévenir l’organisateur quand le(s) visiteur(s) sont arrivés.
Liste des visiteurs au bureau
Les agents d'accueil et les admins peuvent voir instantanément la liste de tous les visiteurs actuellement au bureau en cliquant sur l’indicateur Au bureau maintenant en haut de la page Visites. Cela ouvre un panneau latéral affichant chaque visiteur qui s’est enregistré mais n’a pas encore effectué son départ, avec l’heure d’enregistrement. La liste se met à jour en temps réel — les visiteurs y apparaissent ou disparaissent dès qu’ils s’enregistrent ou partent, que ce soit au kiosque, sur le tableau de bord de l’agent d'accueil ou via l’hôte.
💡 Pour garder la liste à jour sans suivi manuel, les hôtes et agents d'accueil sont automatiquement notifiés lorsqu’un visiteur effectue son départ (voir Notifications et rappels).
💡 La liste des personnes au bureau peut être exportée, ce qui est utile pour les évacuations ou les décomptes d’urgence où il est important de savoir exactement qui est dans le bâtiment.
Visibilité des visites
La visibilité des visites dépend du rôle de l’utilisateur :
- Agents d'accueil : peuvent voir toutes les visites du bureau auquel ils sont affectés.
- Admins globaux : ont accès à toutes les visites de tous les bureaux.
- Utilisateurs classiques : ne voient que les visites qu’ils ont créées ou organisées.
6. Badges visiteurs
L’accueil peut imprimer des badges visiteurs physiques directement depuis la Gestion des visiteurs — plus besoin d’autocollants manuscrits ou d’outils séparés. Un badge appartient à un visiteur pour une visite et permet à tous au bureau de voir rapidement qui est le visiteur, qui il vient voir et de quel type de visite il s’agit.
Un badge peut afficher :
- le titre VISITEUR et le type de visite
- le nom du visiteur et l’entreprise
- l’hôte
- la date de la visite
- un Badge ID unique
Paramètres des badges (admins)
Les admins configurent les badges via Admin > Visites : Paramètres > Paramètres des badges. Un seul design de badge s’applique à toute l’entreprise — il n’est pas possible de le définir par bureau. La taille, les marges et la qualité d’impression dépendent des paramètres de l’imprimante, pas de deskbird.
- Statut – Le bouton Activer l’impression des badges pour les visiteurs permet d’activer ou désactiver l’impression des badges pour toute l’entreprise. Il est activé par défaut. Lorsqu’il est désactivé, tous les points d’entrée pour l’impression (l’icône Imprimer le badge par visiteur et Imprimer tous les badges visiteurs dans le menu de la visite) sont masqués ; le design du badge enregistré est conservé et s’applique à nouveau dès que l’impression est réactivée.
- Orientation – Choisis Portrait ou Paysage.
- Contenu – Active ou désactive les informations affichées : Type de visite, Nom du visiteur & entreprise et Hôte.
- Couleur du texte – Saisis une valeur hexadécimale ou utilise le sélecteur de couleur. La couleur s’applique à tout le texte du badge sauf au titre du badge et à l’étiquette du type de visite.
- Nom du visiteur – Ajuste la Taille de police du nom du visiteur avec − / +.
L’Aperçu en direct à gauche se met à jour à chaque modification. Utilise Imprimer un badge test pour imprimer un exemple avec des données fictives et vérifier le rendu sur ton imprimante, puis clique sur Enregistrer.
Impression des badges (agents d'accueil et admins)
Les badges s’impriment depuis la page Visites. Les hôtes et organisateurs ne peuvent pas imprimer de badges.
- Badge individuel – Déplie la visite et clique sur l’icône d’imprimante (Imprimer le badge) dans la ligne du visiteur. Cela fonctionne avant l’arrivée du visiteur ou lors de l’enregistrement.
- Tous les badges d’une visite – Ouvre le menu ⋮ de la visite et sélectionne Imprimer tous les badges visiteurs.
L’impression ouvre la boîte de dialogue d’impression standard du navigateur et utilise l’imprimante connectée.
💡 Imprimer un badge n’enregistre pas le visiteur et ne crée pas de visite — l’enregistrement se fait toujours via le bouton Enregistrement, le kiosque ou l’hôte.
💡 Si un badge est perdu ou abîmé, il suffit de l’imprimer à nouveau. Le badge réimprimé reçoit un nouveau Badge ID et l’ancien Badge ID devient invalide. Un badge retrouvé peut être rattaché à son visiteur en recherchant le Badge ID dans la liste des visiteurs.
7. Portail visiteur
Lorsqu’une visite est créée avec un email de visiteur, ce visiteur reçoit un lien sécurisé vers son propre Portail visiteur — aucun compte ni connexion requis.
Confirmation des informations
La première fois qu’un visiteur ouvre le lien, il voit la question C’est bien toi ? et ses informations Email, Prénom, Nom et Entreprise, préremplies depuis la visite. Il confirme ou corrige ces champs, coche une case de consentement pour la politique de confidentialité et le traitement des données, puis sélectionne Continuer.
Accueil et détails de la visite
L’onglet Accueil du portail affiche :
- Détails de la visite – date, heure et bureau/adresse assigné.
- Instructions – les instructions visiteurs configurées sur le type de visite utilisé pour cette visite.
- Code visiteur – un code à 4 caractères que les visiteurs saisissent sur la tablette du kiosque pour s’enregistrer.
- Hôte – nom, photo et email de l’hôte, avec une note indiquant que l’hôte sera notifié dès que le visiteur s’enregistre.
- Si des documents sont en attente, une bannière invite le visiteur à les Consulter avant la visite.
Onglet Documents
L’onglet Documents (affiché avec le nombre d’éléments en attente) liste chaque document rattaché au type de visite, chacun marqué En attente ou signé, avec une étiquette Signature requise sur les documents à signer. Ouvrir un document à signer affiche une barre de progression et une étape Ajouter une signature : le visiteur vérifie la version tapée de son nom comme signature, avec un horodatage et une mention précisant que la signature électronique est censée avoir la même valeur qu’une signature manuscrite dans la limite de la loi applicable, puis confirme pour signer.
💡 Les hôtes et agents d'accueil n’ont pas accès au Portail visiteur — il est réservé aux visiteurs.
8. Notifications et rappels
Notifications visiteurs (email)
Les visiteurs peuvent recevoir des emails automatiques contenant les détails et mises à jour de leur visite :
- Visite planifiée – Envoyé à la création de la visite (uniquement si un email a été ajouté).
- Visite annulée – Envoyé lorsqu’une visite ou un visiteur est supprimé.
- Visite modifiée – Envoyé si des informations clés (titre, date/heure, organisateur, type) sont mises à jour.
- Rappel de visite – Envoyé 24h avant la visite.
- Type de visite mis à jour – Optionnel. Quand le nom ou les instructions d’un type de visite sont modifiés, la personne effectuant le changement peut choisir de notifier les visiteurs ayant des visites à venir utilisant ce type de visite.
💡 Les emails sont envoyés uniquement aux visiteurs pour lesquels une adresse email a été renseignée. Les paramètres de langue de l’organisateur déterminent la langue de l’email.
Notifications hôte (Microsoft Teams et email)
Les hôtes sont notifiés de l’activité des visiteurs à la fois via Microsoft Teams et par email. Cette double notification garantit que les hôtes sont informés même s’ils n’ont pas l’application Teams installée ou s’ils manquent le message Teams.
- Le visiteur est arrivé – Lorsqu’un visiteur s’enregistre (depuis le kiosque ou l’application web), l’hôte reçoit une notification via Microsoft Teams et par email. Depuis le tableau de bord, un agent d'accueil peut aussi déclencher cette notification manuellement en cliquant sur le bouton Notifier. L’hôte peut accuser réception en cliquant sur J’arrive — soit dans la notification Microsoft Teams, soit directement depuis l’email. Cette réponse est remontée dans le tableau de bord des visiteurs pour que l’accueil sache que l’hôte arrive.
- Visiteur parti – Lorsqu’un visiteur effectue son départ, que ce soit depuis le kiosque, le tableau de bord de l’agent d'accueil ou automatiquement à la fin de la visite, l’hôte est notifié via Microsoft Teams et email, ce qui permet à la liste des personnes au bureau de rester à jour sans vérification manuelle.
- Rappel de fin de visite – Quand une visite atteint son heure de fin prévue et que des visiteurs sont encore enregistrés, l’hôte reçoit automatiquement un rappel via Microsoft Teams et email. Ce rappel inclut une action Départ de tous les visiteurs, permettant à l’hôte de faire partir tous les visiteurs restants en un clic et de garder les historiques à jour.
9. Mode kiosque pour la gestion des visiteurs
En Mode kiosque de gestion des visiteurs, les entreprises peuvent permettre aux visiteurs pré-enregistrés de s’enregistrer eux-mêmes et aux visiteurs spontanés de s’inscrire directement sur place. Les hôtes sont automatiquement notifiés via Microsoft Teams ou email, et un hôte par défaut peut être attribué par bureau pour une communication fluide. Si le type de visite exige des documents, les visiteurs peuvent les consulter et les signer directement sur l’écran du kiosque lors de l’enregistrement. Toutes les activités des visiteurs sont synchronisées en temps réel avec le Tableau de bord des visiteurs deskbird, offrant une vue unifiée de tous les enregistrements et visites en cours.
Plus d’informations ici : Mode kiosque pour la gestion des visiteurs
10. Accès API
Les données de visite peuvent aussi être récupérées de façon automatisée via l’API publique deskbird — par exemple pour intégrer les historiques visiteurs dans un système de contrôle d’accès, un outil de sécurité ou d’accueil, ou un tableau de bord BI. Les points de terminaison suivants sont disponibles dans la section Visiteurs du deskbird Developer Hub :
- Liste les types de visites de l’entreprise – retourne les modèles de type de visite de l’entreprise.
- Liste les visites de l’entreprise – retourne les visites de l’entreprise.
- Récupère une visite de l’entreprise – retourne les détails d’une visite spécifique.
Les demandes sont authentifiées avec une clé API de l’entreprise. Les Admins globaux peuvent en créer une via Admin > Entreprise : Clés API — voir API publique pour les étapes de configuration et la disponibilité selon le plan. Les schémas de requête/réponse, la pagination et les limites de débit sont documentés sur le Developer Hub.
💡 Les points de terminaison Visiteurs sont en lecture seule (GET) : les visites et types de visites peuvent être récupérés via l’API, mais pas créés, modifiés ou supprimés.