Visites (Gestion des visiteurs)

Visites (Gestion des visiteurs) est la solution intuitive de deskbird pour accueillir les invités dans les espaces de travail modernes. Elle simplifie la planification, l’enregistrement, la signature de documents, l’impression de badges et les notifications — pour une expérience fluide et personnalisée pour les employés, les agents d’accueil et les visiteurs.

Paramètres des visites
Modèles de type de visite
Signature de documents
Créer et gérer des visites
Rôle d’agent d’accueil et tableau de bord des visiteurs
Badges visiteurs
Portail visiteur
Notifications et rappels
Mode kiosque pour la gestion des visiteurs

1. Paramètres des visites

Tu peux accéder à ces paramètres via Admin > Visites > Paramètres.

La page des paramètres affiche en un coup d’œil quels bureaux ont la gestion des visiteurs activée, lesquels ont au moins un mode kiosque activé, et te permet d’assigner un hôte par défaut et des agents d’accueil par bureau.

Pour chaque bureau, ouvre la configuration en cliquant sur l’icône ⚙️ engrenage.

Là, tu peux gérer :

Confidentialité des données visiteurs : Défini la durée avant que les données des visiteurs soient automatiquement anonymisées.
Hôte par défaut : Assigné quand les visiteurs s’enregistrent eux-mêmes et ne connaissent pas leur contact.
Agents d’accueil des visiteurs : Ceux qui peuvent voir et gérer toutes les visites de ce bureau.

En haut de la page, Paramètres des badges ouvre la configuration globale des badges visiteurs imprimés — voir Badges visiteurs ci-dessous.

2. Modèles de type de visite

Les types de visite te permettent d’adapter l’expérience selon le type d’invité — par exemple un Prestataire, un candidat à un entretien ou un auditeur — sans que les organisateurs aient à ressaisir les mêmes informations à chaque fois. Tu peux y accéder via Admin > Visites > Types de visite.

Chaque modèle de type de visite possède :

Nom (16 caractères max) et Description (140 caractères max) – pour aider les organisateurs à choisir le bon type lors de la création d’une visite.
Bureaux assignés – rends le modèle disponible uniquement pour des bureaux spécifiques ou pour tous les bureaux. Seuls les bureaux actifs peuvent être sélectionnés : les bureaux fermés indéfiniment n’apparaissent pas dans la liste Bureaux assignés.
Instructions pour les visiteurs – un champ de texte enrichi (gras, italique, souligné, liens) affiché aux visiteurs à chaque fois que ce modèle est sélectionné, pour éviter de retaper à chaque visite le même message d’accueil, les infos Wi-Fi ou les consignes d’arrivée.
Documents – tout document que les visiteurs doivent consulter ou signer pour ce type de visite. Voir Signature de documents ci-dessous.

💡 Les modèles de type de visite sont sélectionnables partout où une visite peut être créée : l’application web (y compris depuis une réservation de salle), l’enregistrement en mode kiosque, et l’add-in Outlook.

💡 Les entreprises existantes ont été migrées automatiquement — tous les types utilisés auparavant (Business, Interne, Recrutement, Maintenance, Autre) sont devenus des modèles de type de visite éditables avec le même nom. Les nouvelles entreprises commencent avec un seul modèle par défaut, Visite générale, qui peut être renommé, modifié ou dupliqué.

Notifier les visiteurs lors d’un changement de type de visite

Quand le Nom ou les Instructions pour les visiteurs d’un modèle de type de visite sont modifiés, les visiteurs ayant des visites à venir liées à ce modèle peuvent encore avoir des informations obsolètes. Après avoir enregistré les modifications, une fenêtre te propose d’envoyer un email aux visiteurs concernés. Confirme pour les prévenir, ou ignore pour enregistrer sans rien envoyer.

💡 Seuls les visiteurs ayant des visites à venir utilisant ce type de visite sont notifiés. Les visites passées ou terminées ne sont pas concernées, et les emails ne sont envoyés qu’aux visiteurs dont l’adresse email a été renseignée.

3. Signature de documents

Dans un modèle de type de visite, tu peux demander aux visiteurs de lire ou signer des documents lors de l’enregistrement — par exemple une consigne de sécurité ou un NDA. Les documents sont gérés dans la section Documents du panneau Expérience visiteur du type de visite.

Clique sur + Ajouter et choisis un type de document :

Nécessite une signature – crée un document de zéro avec l’éditeur deskbird. Donne-lui un Titre, active éventuellement Afficher le logo de l’entreprise dans l’en-tête, et rédige le Contenu avec l’éditeur de texte enrichi (gras, italique, souligné, barré, listes numérotées/à puces, liens). Les visiteurs doivent signer ce document avant de finaliser leur enregistrement.
Lecture seule – télécharge un PDF existant à lire par les visiteurs. Aucune signature n’est requise.

Chaque document ajouté apparaît dans la liste avec un lien Aperçu et un menu ⋮ pour le Supprimer. Utilise la poignée à gauche de chaque ligne pour réorganiser les documents.

💡 Les visiteurs peuvent consulter et signer les documents à l’avance via leur portail visiteur, ou sur le kiosque lors de l’enregistrement.

💡 Lors de la signature, les visiteurs voient un avertissement indiquant que la signature électronique est considérée comme valable qu’une signature manuscrite, dans la limite de la loi applicable. Les documents signés sont enregistrés avec la visite et peuvent être consultés plus tard à des fins d’audit.

4. Créer et gérer des visites

Les utilisateurs et agents d’accueil peuvent créer des visites depuis la section Visites en sélectionnant + Créer une visite. Ils peuvent définir un titre, un organisateur, une date et heure, un type de visite, et ajouter les noms et emails des visiteurs. Sélectionner un type de visite applique automatiquement les instructions et documents requis du modèle, donc pas besoin de les ajouter à chaque fois. Un email d’invitation est envoyé automatiquement si une adresse email est renseignée, avec un lien vers le portail visiteur personnel du visiteur. Consulte la section Pour les utilisateurs pour un guide pas à pas sur la création et la gestion des visites individuelles.

Ajouter une visite depuis une réservation de salle

Tu peux aussi créer une visite directement lors de la réservation d’une salle de réunion, pour éviter de devoir gérer séparément la réservation de la salle et la visite. Dans le panneau de réservation de salle de l’application web, la section Gestion des visiteurs (sous Lien de conférence) propose + Ajouter une visite. Cette option n’apparaît que dans les bureaux où les salles de réunion et la gestion des visiteurs sont configurées.

Commence une réservation de salle de réunion comme d’habitude et remplis les détails.
Sous Gestion des visiteurs, clique sur + Ajouter une visite.
Sous Sélectionner une option, choisis Créer une nouvelle visite ou Lier à une visite existante (une visite existante le même jour et dans le même bureau).
Pour une nouvelle visite, vérifie le Titre de la visite — il est pré-rempli avec le titre de la réunion et peut être modifié.
Sous Visiteurs, recherche par nom ou email et appuie sur Entrée pour ajouter chaque visiteur. Seuls les participants sélectionnés devront s’enregistrer.
Choisis le type de visite sous Sélectionner le type de visite.
Clique sur Ajouter à la réservation, puis Confirmer la réservation pour enregistrer la réservation de la salle avec la visite.

La visite apparaît alors sur la page Visites comme toute autre visite, avec une référence Réservation liée à la salle, et les visiteurs reçoivent l’email d’invitation habituel si une adresse email a été renseignée.

⚠️ Ajouter une visite depuis une réservation de salle est actuellement disponible uniquement pour les réservations ponctuelles dans l’application web. Les séries récurrentes et l’application mobile ne sont pas encore prises en charge.

Actions disponibles sur une visite

Pour chaque visite, le menu trois points (⋮) propose :

Modifier la visite – Changer les détails.
Dupliquer la visite – Créer une copie avec les mêmes informations.
Imprimer tous les badges visiteurs – Imprimer un badge pour chaque visiteur de la visite en une seule fois (agents d’accueil et admins uniquement, voir Badges visiteurs).
Marquer comme terminée – Clôturer la visite une fois terminée.
Télécharger les documents – Télécharger les documents associés à la visite.
Supprimer la visite – La retirer définitivement. Tu peux choisir de prévenir les visiteurs.

💡 Les visites peuvent aussi être exportées au format .xlsx pour le reporting.

💡 Les visites sont automatiquement clôturées à minuit selon le fuseau horaire du bureau si elles restent ouvertes, et les visites à plusieurs personnes sont clôturées automatiquement dès que le dernier invité s’enregistre en sortie.

5. Rôle d’agent d’accueil et tableau de bord des visiteurs

Les utilisateurs avec le rôle d’agent d’accueil (assigné via Admin > Visites > sélectionner un bureau > Agents d’accueil) ont accès au tableau de bord des visiteurs.

Depuis le tableau de bord, les agents d’accueil peuvent :

Enregistrer / Départ des visiteurs en un clic.
Imprimer un badge (via l’icône imprimante) – imprimer un badge physique pour le visiteur, avant l’arrivée ou lors de l’enregistrement. Voir Badges visiteurs.
Modifier les horaires (via l’icône horloge) – mettre à jour les heures d’enregistrement et de départ.
Modifier le visiteur (via l’icône crayon) – changer le nom, l’email ou la société.
Supprimer un visiteur (via l’icône poubelle) – si tous les visiteurs sont supprimés, la visite est retirée. Tu peux choisir de prévenir le visiteur.
Notifier l’hôte (via le bouton violet Notifier, disponible si l’hôte a activé l’intégration MS Teams) pour prévenir l’organisateur de l’arrivée du ou des visiteurs.

Liste des visiteurs sur site

Les agents d’accueil et admins peuvent voir instantanément la liste de tous les visiteurs actuellement sur place en cliquant sur l’indicateur Sur site maintenant en haut de la page Visites. Cela ouvre un panneau latéral affichant chaque visiteur enregistré mais pas encore parti, avec l’heure d’enregistrement. La liste se met à jour en temps réel — les visiteurs y apparaissent ou disparaissent dès qu’ils s’enregistrent ou partent, que ce soit au kiosque, sur le tableau de bord agent d’accueil ou via l’hôte.

💡 Pour garder la liste à jour sans suivi manuel, les hôtes et agents d’accueil sont automatiquement notifiés lorsqu’un visiteur part (voir Notifications et rappels).

💡 La liste sur site peut être exportée, pratique pour les évacuations ou les décomptes d’urgence où il est essentiel de savoir qui est dans le bâtiment.

Visibilité des visites

La visibilité des visites dépend du rôle de l’utilisateur :

Agents d’accueil peuvent voir toutes les visites du bureau auquel ils sont assignés.
Administrateurs globaux ont accès à toutes les visites de tous les bureaux.
Utilisateurs classiques ne voient que les visites qu’ils ont créées eux-mêmes.

6. Badges visiteurs

L’accueil peut imprimer des badges visiteurs physiques directement depuis la gestion des visiteurs — plus besoin d’autocollants manuscrits ou d’outils séparés. Un badge appartient à un visiteur pour une visite et permet à tous sur place de voir rapidement qui est le visiteur, qui il vient voir et le type de visite.

Un badge peut afficher :

l’en-tête VISITEUR et le type de visite
le nom du visiteur et l’entreprise
l’hôte
la date de la visite
un ID de badge unique

Paramètres du badge (admins)

Les admins configurent les badges via Admin > Visites > Paramètres > Paramètres du badge. Un seul design de badge s’applique à toute l’entreprise — il n’est pas possible de le définir par bureau. La taille, les marges et la qualité d’impression dépendent des paramètres de l’imprimante, pas de deskbird.

Statut – L’option Activer l’impression des badges pour les visiteurs permet d’activer ou de désactiver l’impression des badges pour toute l’entreprise. Elle est activée par défaut. Lorsqu’elle est désactivée, tous les points d’entrée pour l’impression (l’icône Imprimer le badge par visiteur et Imprimer tous les badges visiteurs dans le menu de la visite) sont masqués ; le design du badge enregistré est conservé et sera de nouveau appliqué dès que l’impression sera réactivée.
Orientation – Choisis Portrait ou Paysage.
Contenu – Active ou désactive les informations à afficher : Type de visite, Nom du visiteur & entreprise, et Hôte.
Couleur du texte – Saisis une valeur hexadécimale ou utilise le sélecteur de couleur. La couleur s’applique à tout le texte du badge sauf l’en-tête et le libellé du type de visite.
Nom du visiteur – Ajuste la taille de la police du nom du visiteur avec − / +.

L’Aperçu en direct à gauche se met à jour à chaque modification. Utilise Imprimer un badge test pour imprimer un exemple avec des données fictives et vérifier le résultat sur ton imprimante, puis clique sur Enregistrer.

Impression des badges (agents d’accueil et admins)

Les badges s’impriment depuis la page Visites. Les hôtes et organisateurs ne peuvent pas imprimer de badges.

Badge individuel – Déplie la visite et clique sur l’icône d’imprimante (Imprimer le badge) dans la ligne du visiteur. Cela fonctionne avant l’arrivée du visiteur ou pendant l’enregistrement.
Tous les badges d’une visite – Ouvre le menu ⋮ de la visite et sélectionne Imprimer tous les badges visiteurs.

L’impression ouvre la boîte de dialogue d’impression standard du navigateur et utilise l’imprimante connectée.

💡 Imprimer un badge n’enregistre pas le visiteur et ne crée pas de visite — l’enregistrement se fait toujours via le bouton Enregistrement, le kiosque ou l’hôte.

💡 Si un badge est perdu ou abîmé, il suffit de l’imprimer à nouveau. Le badge réimprimé reçoit un nouvel ID de badge et l’ancien devient invalide. Un badge retrouvé peut être rattaché à son visiteur en recherchant l’ID de badge dans la liste des visiteurs.

7. Portail visiteur

Quand une visite est créée avec un email de visiteur, ce visiteur reçoit un lien sécurisé vers son propre Portail visiteur — aucun compte ou connexion requis.

Confirmation des informations

La première fois qu’un visiteur ouvre le lien, il voit la question C’est toi ? ainsi que son Email, Prénom, Nom et Entreprise, préremplis à partir de la visite. Il confirme ou corrige ces champs, coche une case de consentement pour la politique de confidentialité et le traitement des données, puis sélectionne Continuer.

Accueil et détails de la visite

L’onglet Accueil du portail affiche :

Détails de la visite – date, heure et bureau/adresse assigné.
Instructions – les instructions visiteurs configurées sur le type de visite utilisé pour cette visite.
Code visiteur – un code de 4 caractères que les visiteurs saisissent sur la tablette du kiosque pour s’enregistrer.
Hôte – le nom, la photo et l’email de l’hôte, avec une note indiquant que l’hôte sera notifié une fois le visiteur enregistré.
Si des documents sont en attente, une bannière invite le visiteur à les Consulter avant la visite.

Onglet Documents

L’onglet Documents (affichant le nombre d’éléments en attente) liste chaque document attaché au type de visite, chacun marqué En attente ou signé, avec une étiquette Signature requise sur les documents nécessitant une signature. Ouvrir un document à signer affiche une barre de progression et une étape Ajouter une signature : le visiteur vérifie la version tapée de son nom comme signature, avec un horodatage et une mention précisant que la signature électronique est censée avoir la même valeur qu’une signature manuscrite dans la limite de la loi applicable, puis confirme pour signer.

💡 Les hôtes et agents d’accueil n’ont pas accès au Portail visiteur — il est réservé aux visiteurs.

8. Notifications et rappels

Notifications visiteurs (email)

Les visiteurs peuvent recevoir des emails automatiques contenant les détails et mises à jour de leur visite :

Visite programmée – Envoyé lors de la création de la visite (uniquement si un email a été ajouté).
Visite annulée – Envoyé lorsqu’une visite ou un visiteur est supprimé.
Visite modifiée – Envoyé si des informations clés (titre, date/heure, organisateur, type) sont mises à jour.
Rappel de visite – Envoyé 24h avant la visite.
Type de visite mis à jour – Optionnel. Quand le nom ou les instructions d’un type de visite sont modifiés, la personne effectuant le changement peut choisir de notifier les visiteurs ayant des visites à venir utilisant ce type de visite.

💡 Les emails sont envoyés uniquement aux visiteurs pour lesquels une adresse email a été fournie. Les paramètres de langue de l’organisateur déterminent la langue de l’email.

Notifications hôte (Microsoft Teams et email)

Les hôtes sont notifiés de l’activité des visiteurs à la fois via Microsoft Teams et par email. Cette double notification garantit que les hôtes sont informés même s’ils n’ont pas l’application Teams installée ou s’ils manquent le message Teams.

Visiteur arrivé – Lorsqu’un visiteur s’enregistre (depuis le kiosque ou l’application web), l’hôte reçoit une notification via Microsoft Teams et par email. Depuis le tableau de bord, un agent d’accueil peut aussi déclencher cette notification manuellement en cliquant sur le bouton Notifier. L’hôte peut accuser réception en cliquant sur J’arrive — soit dans la notification Teams, soit directement depuis l’email. Cette réponse est remontée dans le tableau de bord des visiteurs pour que l’accueil sache que l’hôte arrive.
Visiteur parti – Lorsqu’un visiteur part, que ce soit depuis le kiosque, le tableau de bord de l’agent d’accueil ou automatiquement à la fin de la visite, l’hôte est notifié via Teams et email, ce qui permet à la liste des présents de rester à jour sans vérification manuelle.
Rappel de fin de visite – Quand une visite atteint son heure de fin prévue et que des visiteurs sont encore enregistrés, l’hôte reçoit automatiquement un rappel via Teams et email. Ce rappel inclut une action Enregistrer la sortie de tous les visiteurs, permettant à l’hôte de faire sortir tous les visiteurs restants en un clic et de garder les registres à jour.

9. Mode kiosque pour la gestion des visiteurs

En Mode kiosque de gestion des visiteurs, les entreprises peuvent permettre aux invités pré-enregistrés de s’enregistrer eux-mêmes et aux visiteurs spontanés de s’inscrire directement sur place. Les hôtes sont automatiquement notifiés via Microsoft Teams ou email, et un hôte par défaut peut être assigné par bureau pour une communication fluide. Si le type de visite exige des documents, les visiteurs peuvent les consulter et les signer directement sur l’écran du kiosque lors de l’enregistrement. Toutes les activités des visiteurs sont synchronisées en temps réel avec le Tableau de bord des visiteurs deskbird, offrant une vue unifiée de tous les enregistrements et visites en cours.

Tu trouveras plus d’informations ici : Mode kiosque pour la gestion des visiteurs