Visites (Gestion des visiteurs)

Visites (Gestion des visiteurs) est la solution intuitive de deskbird pour accueillir les invités dans les espaces de travail modernes. Elle simplifie la planification, l’enregistrement et les notifications, garantissant une expérience fluide pour les employés, les agents d’accueil et les visiteurs.

Paramètres des visites
Créer et gérer des visites
Rôle d’agent d’accueil et tableau de bord des visiteurs
Notifications et rappels
Mode kiosque pour la gestion des visiteurs

1. Paramètres des visites

Vous pouvez accéder à ces paramètres via Admin > Visites : Paramètres.

La page des paramètres affiche en un coup d’œil quels bureaux ont la gestion des visiteurs activée, lesquels disposent d’au moins un mode kiosque activé, et vous permet d’assigner un hôte par défaut et des agents d’accueil pour chaque bureau.

Pour chaque bureau, ouvrez la configuration en cliquant sur l’icône ⚙️ engrenage.

Vous pouvez y gérer :

Confidentialité des données des visiteurs : Définissez la durée avant que les données des visiteurs ne soient automatiquement anonymisées.
Hôte par défaut : Assigné lorsque les visiteurs s’enregistrent eux-mêmes et ne connaissent pas leur contact.
Agents d’accueil des visiteurs : Personnes pouvant voir et gérer toutes les visites de ce bureau.

2. Créer et gérer des visites

Pour planifier un nouveau visiteur :

Allez dans Visites dans le menu principal.
Sélectionnez + Créer une visite (en haut à droite).

Saisir les détails de la visite

Sur la page Créer une visite, vous pouvez définir :

Titre – Indiquez un nom clair pour la visite (ex : Rendez-vous de maintenance).
Organisateur – Pré-rempli avec votre nom, mais modifiable.
Date & heure – Choisissez la date et définissez l’heure de début et de fin.
Type – Sélectionnez Business, Recrutement, Maintenance, Interne ou Autre.
Instructions pour les visiteurs – Ajoutez des indications (ex : "Utilisez la porte verte à côté du parking").

Ajouter des visiteurs

Ajoutez les visiteurs par nom et/ou email. Au moins un champ est requis.
💡 L’email est obligatoire si vous souhaitez que les rappels et mises à jour soient envoyés automatiquement.
Vous devez ajouter au moins un visiteur avant de créer la visite.

Envoyer les invitations

Une fois tous les détails saisis, il vous sera demandé si vous souhaitez envoyer l’email d’invitation aux visiteurs. Cet email contient les informations et mises à jour de la visite.

Gérer les visites existantes

Pour chaque visite, ouvrez le menu trois points (⋮) pour :

Modifier la visite – Changer les détails.
Dupliquer la visite – Créer une copie avec les mêmes informations.
Marquer comme terminée – Clôturer la visite une fois terminée.
Supprimer la visite – La supprimer définitivement. Vous pouvez choisir de prévenir les visiteurs.

💡 Les visites peuvent aussi être exportées au format .xlsx pour les rapports.

💡 Les visites sont automatiquement clôturées à minuit selon le fuseau horaire du bureau si elles restent ouvertes, et les visites à plusieurs personnes sont clôturées automatiquement dès que le dernier invité s’enregistre à la sortie.

3. Rôle d’agent d’accueil et tableau de bord des visiteurs

Les utilisateurs ayant le rôle d’agent d’accueil (attribué via Admin > Visites > Agents d’accueil) ont accès au tableau de bord des visiteurs.

Depuis le tableau de bord, les agents d’accueil peuvent :

Enregistrer / Départ des visiteurs en un clic.
Modifier les horaires (via l’icône horloge) – mettre à jour les heures d’enregistrement et de départ.
Modifier le visiteur (via l’icône crayon) – changer le nom, l’email ou la société.
Supprimer un visiteur (via l’icône corbeille) – si tous les visiteurs sont supprimés, la visite est supprimée. Vous pouvez choisir de prévenir le visiteur.
Notifier l’hôte (via le bouton Notifier violet, disponible si l’hôte a activé l’intégration MS Teams) pour prévenir l’organisateur de l’arrivée du ou des visiteurs.

Liste des visiteurs sur site

Les agents d’accueil et les administrateurs peuvent voir instantanément la liste de tous les visiteurs actuellement présents dans le bureau en cliquant sur l’indicateur Sur site maintenant en haut de la page Visites. Cela ouvre un panneau latéral affichant chaque visiteur enregistré mais pas encore sorti, avec l’heure d’enregistrement.

💡 Veiller à la précision des départs des visiteurs permet de refléter la réalité sur la liste des présents. C’est particulièrement important en cas d’urgence, pour savoir qui est dans le bâtiment.

Visibilité des visites

La visibilité des visites dépend du rôle de l’utilisateur :

Les agents d’accueil peuvent voir toutes les visites du bureau auquel ils sont assignés.
Les administrateurs globaux ont accès à toutes les visites de tous les bureaux.
Les utilisateurs classiques ne voient que les visites qu’ils ont créées eux-mêmes.

4. Notifications et rappels

Notifications visiteurs (email)

Les visiteurs peuvent recevoir des emails automatiques contenant les détails et mises à jour de leur visite :

Visite planifiée – Envoyé lors de la création de la visite (si un email a été renseigné).
Visite annulée – Envoyé lorsqu’une visite ou un visiteur est supprimé.
Visite modifiée – Envoyé si des informations clés (titre, date/heure, organisateur, instructions) sont mises à jour.
Rappel de visite – Envoyé 24h avant la visite.

💡 Les emails sont envoyés uniquement aux visiteurs pour lesquels une adresse email a été renseignée. Les paramètres de langue de l’organisateur déterminent la langue de l’email.

Notifications hôte (Microsoft Teams et email)

Les hôtes sont informés de l’activité des visiteurs à la fois via Microsoft Teams et par email. Cette double notification garantit que les hôtes sont prévenus même s’ils n’ont pas l’application Teams ou s’ils manquent le message Teams.

Le visiteur est arrivé – Lorsqu’un visiteur s’enregistre (depuis le kiosque ou l’application web), l’hôte reçoit une notification via Microsoft Teams et par email. Depuis le tableau de bord, un agent d’accueil peut aussi déclencher cette notification manuellement en cliquant sur le bouton Notifier. L’hôte peut accuser réception en cliquant sur J’arrive — soit dans la notification Teams, soit directement depuis l’email. Cette réponse est remontée dans le tableau de bord des visiteurs pour que l’accueil sache que l’hôte arrive.
Rappel de fin de visite – Lorsque la visite atteint son heure de fin prévue et que des visiteurs sont encore enregistrés, l’hôte reçoit automatiquement un rappel via Teams et email. Ce rappel inclut une action Départ de tous les visiteurs, permettant à l’hôte de faire sortir tous les visiteurs restants en un clic et de garder les registres à jour.

5. Mode kiosque pour la gestion des visiteurs

En mode kiosque de gestion des visiteurs, les entreprises peuvent permettre aux invités pré-enregistrés de s’enregistrer eux-mêmes et aux visiteurs spontanés de s’inscrire directement sur place. Les hôtes sont automatiquement notifiés via Microsoft Teams ou email, et un hôte par défaut peut être assigné par bureau pour une communication fluide. Toutes les activités des visiteurs sont synchronisées en temps réel avec le tableau de bord des visiteurs deskbird, offrant une vue unifiée de tous les enregistrements et visites en cours.

Vous trouverez plus d’informations ici : Mode kiosque pour la gestion des visiteurs