La Gestion des visiteurs ne collecte que les informations nécessaires pour accueillir un visiteur, et tu décides pour chaque bureau combien de temps ces informations sont conservées. Cet article liste les données des visiteurs traitées par deskbird, ce que tu peux configurer, ce qui est fixe et qui peut voir les données, afin que ton équipe de protection des données ait toutes les informations pour son analyse. Il décrit le fonctionnement du produit et ne constitue pas un conseil juridique.
- Quelles données visiteurs deskbird collecte
- Consentement et ta propre notice de confidentialité
- Définir la durée de conservation des données visiteurs
- Ce qui se passe quand les données visiteurs sont anonymisées
- Qui peut voir les données visiteurs
- Ce que contiennent les notifications
- FAQ
1. Quelles données visiteurs deskbird collecte
Chaque visiteur a quatre champs standards : Email, Prénom, Nom et Entreprise. Ces champs ne peuvent pas être désactivés et tu ne peux pas ajouter de champs personnalisés. Si tu as besoin de partager ou de collecter plus d’informations, utilise les instructions et documents de tes types de visites.
Les champs obligatoires dépendent de l’endroit où le visiteur est ajouté :
| Où le visiteur est ajouté | Obligatoire | Optionnel |
|---|---|---|
| Un hôte ou un agent d'accueil crée une visite | Au moins un des champs email, prénom ou nom. L’email est nécessaire pour envoyer l’invitation. | Les autres champs |
| Le visiteur ouvre le portail Visiteur pour la première fois | Prénom et nom. L’email est affiché mais ne peut pas être modifié. | Entreprise |
| Un visiteur sans rendez-vous s’enregistre au Kiosque visiteurs | Prénom et nom | Entreprise et hôte. Si le visiteur saute l’hôte, l’Hôte par défaut du bureau est notifié. |
deskbird ne collecte pas :
- de photos des visiteurs (les badges, le kiosque et le portail Visiteur sont uniquement en texte),
- de données de documents d’identité, comme le type, le numéro ou des scans,
- de vérification d’identité. Les visiteurs confirment eux-mêmes leurs informations dans le portail Visiteur.
Les visiteurs pré-enregistrés s’enregistrent au kiosque avec le code visiteur reçu dans leur email d’invitation ou dans le portail Visiteur. Ce code sert uniquement à retrouver la visite du visiteur. Le QR code affiché sur l’écran du kiosque lors de la configuration sert à associer l’appareil, pas à identifier les visiteurs.
2. Consentement et ta propre notice de confidentialité
La première fois qu’un visiteur ouvre son portail Visiteur, il confirme ses informations et coche une case de consentement pour la politique de confidentialité et le traitement des données.
- La case est obligatoire. Les visiteurs ne peuvent pas continuer sans la cocher.
- Le texte est fixe. Il s’affiche dans la langue choisie par le visiteur dans le portail.
- La case renvoie vers la Politique de confidentialité deskbird. Ce lien ne peut pas être remplacé par celui de ta propre politique.
Pour fournir ta propre notice de confidentialité aux visiteurs (par exemple, les informations que tu donnes selon l’art. 13 RGPD), ajoute-la comme document à tes types de visites. Tu dois avoir le rôle Admin global pour cela.
- Va dans Admin > Visites : Types de visites et ouvre un type de visite.
- Dans la section Documents, clique sur + Ajouter.
- Choisis Lecture seule pour téléverser ta notice en PDF à lire par les visiteurs, ou Signature requise pour l’écrire dans l’éditeur et la faire signer par les visiteurs.
- Répète l’opération pour chaque type de visite utilisé dans tes bureaux.
Les visiteurs voient alors ta notice dans l’onglet Documents de leur portail Visiteur et au kiosque lors de l’enregistrement. Pour plus de détails sur les deux types de documents, voir Signature de documents.
⚠️ Important : Les emails d’invitation ne contiennent pas de lien vers une notice de confidentialité, et tu ne peux pas en ajouter. Ta notice est accessible aux visiteurs uniquement via le portail Visiteur et le kiosque. Les visiteurs qui s’enregistrent en tant que walk-in au kiosque la voient lors de l’enregistrement.
3. Définir la durée de conservation des données visiteurs
Par défaut, les données visiteurs sont conservées sans limite de temps (Illimité). Tu peux définir une durée de conservation par bureau, après laquelle deskbird anonymise automatiquement les données visiteurs de chaque visite.
Avant de commencer :
- Tu dois avoir le rôle Admin global.
- Ton entreprise doit avoir Visitors Plus (voir Disponibilité des fonctionnalités).
Pour définir la durée de conservation :
- Va dans Admin > Visites : Paramètres.
- Clique sur l’icône ⚙️ à côté du bureau.
- Sous Protection des données des visiteurs, choisis Illimité, 30 jours, 90 jours ou 180 jours.
- Enregistre tes modifications.
- Répète l’opération pour chaque bureau où tu utilises la Gestion des visiteurs.
La période est calculée séparément pour chaque visite, à partir de la fin de la visite. Une visite ultérieure de la même personne ne la prolonge pas. Par exemple, avec 30 jours, une visite terminée il y a 40 jours est anonymisée, tandis que la visite du même visiteur datant de 5 jours reste visible.
💡 Modifier la période : Une nouvelle période s’applique aussi aux visites existantes. Si tu la réduis, par exemple de Illimité à 30 jours, toutes les visites terminées il y a plus de 30 jours sont anonymisées sous un jour. Le changement ne prend pas effet immédiatement après l’enregistrement.
4. Ce qui se passe quand les données visiteurs sont anonymisées
Une fois la durée de conservation d’une visite dépassée, deskbird l’anonymise automatiquement. Personne n’a besoin de lancer ou de confirmer cette action. La visite est alors marquée comme anonymisée et n’affiche plus de visiteur.
| Supprimé | Conservé |
|---|---|
|
|
Les suggestions de visiteurs proposées lors de la création d’une visite sont nettoyées séparément, selon la dernière fois où le visiteur a été ajouté à une visite dans ce bureau.
À toi de voir avec ton responsable de la protection des données si l’anonymisation répond à tes obligations de suppression. Cet article décrit ce que fait le produit, pas comment le qualifier juridiquement.
5. Qui peut voir les données visiteurs
L’accès aux données visiteurs dépend du rôle et, pour les agents d'accueil, du bureau auquel ils sont affectés.
| Rôle | Quelles visites ils voient | Ce qu’ils peuvent faire |
|---|---|---|
| Hôte (la personne qui a créé ou organise la visite) | Uniquement ses propres visites, y compris le nom, l’email, l’entreprise du visiteur, les horaires de visite, les documents, le code visiteur et le statut | Créer et gérer ses propres visites |
| Admin du bureau | Uniquement les visites qu’il a créées ou organisées, comme un hôte. Être Admin du bureau ne donne pas accès à toutes les visites du bureau. | Créer et gérer ses propres visites |
| Chargé d'accueil des visiteurs | Toutes les visites dans les bureaux auxquels il est affecté, avec les mêmes détails visiteurs | Enregistrer les visiteurs à l’arrivée et au départ, modifier les informations visiteurs, imprimer des badges et exporter les visites |
| Admin global | Toutes les visites dans tous les bureaux | Tout ce qu’un agent d'accueil peut faire, plus les paramètres des Visites (y compris la Protection des données des visiteurs) et les types de visites |
Le tableau de bord des visiteurs, la liste des visiteurs sur site et l’export sont disponibles uniquement pour les Chargé d'accueil des visiteurs et les Admins globaux. Pour donner à un Admin du bureau l’accès à toutes les visites de son bureau, ajoute-le aussi comme Chargé d'accueil des visiteurs. Les Chargé d'accueil des visiteurs sont affectés par bureau dans Admin > Visites : Paramètres (voir Rôle d’agent d'accueil et tableau de bord des visiteurs).
⚠️ Important : Les droits d’accès s’appliquent à l’ensemble de la visite, pas à un champ individuel. Tu ne peux pas masquer un champ, comme l’email du visiteur, aux hôtes.
6. Ce que contiennent les notifications
Les emails envoyés aux visiteurs (invitation, mise à jour, rappel et annulation) contiennent :
- le nom et le logo de ton entreprise,
- le titre, la date et l’heure de la visite,
- le prénom et le nom du visiteur ainsi que son code visiteur,
- le prénom, le nom et l’email de l’hôte,
- le nom et l’adresse du bureau,
- les instructions du type de visite,
- le lien vers le portail Visiteur.
Les emails de mise à jour peuvent aussi lister les titres des documents ajoutés à la visite.
Les notifications aux hôtes (Microsoft Teams et email, par exemple lorsqu’un visiteur s’enregistre ou à la fin d’une visite) contiennent le titre, la date et l’heure de la visite, le lieu et, pour chaque visiteur, le nom, l’email, l’entreprise et l’heure d’enregistrement ou de départ.
Ce que tu peux personnaliser : le nom et le logo de ton entreprise, les instructions et documents de chaque type de visite, et si les visiteurs sont notifiés lors de l’enregistrement ou de la suppression d’une visite. Les modèles d’email et de Teams ne sont pas modifiables. Pour tous les types de notifications, voir Notifications et rappels.
7. FAQ
Non. La case est obligatoire, son texte est fixe et elle renvoie toujours vers la Politique de confidentialité deskbird. Pour fournir ta propre notice de confidentialité, ajoute-la comme document à tes types de visites (voir Consentement et ta propre notice de confidentialité).
Non. Les emails d’invitation ne peuvent pas inclure de lien vers une notice de confidentialité. Ajoute ta notice comme document de type de visite à la place. Les visiteurs la voient dans leur portail Visiteur, auquel l’email d’invitation renvoie, et au kiosque.
Non. Les quatre champs standards (email, prénom, nom et entreprise) ne peuvent pas être désactivés, et il n’y a pas de champs personnalisés. Tu peux ajouter des informations pour les visiteurs via les instructions du type de visite, et demander aux visiteurs de confirmer ou signer quelque chose via les documents du type de visite.
Non. deskbird ne prend pas de photos, ne collecte pas de données d’identité et ne vérifie pas l’identité d’un visiteur. Les badges imprimés affichent uniquement du texte.
Elles sont anonymisées. Le nom, l’email et l’entreprise du visiteur sont supprimés de chaque visite, tandis que la visite elle-même (date, hôte, heures d’enregistrement, etc.) est conservée. Voir Ce qui se passe quand les données visiteurs sont anonymisées.
Non. Les hôtes voient tous les détails visiteurs de leurs propres visites. Les droits d’accès ne peuvent pas être définis par champ. Les hôtes ne voient jamais les visites des autres hôtes.
Non. Les Admins du bureau ne voient que les visites qu’ils ont créées ou organisées, comme tout hôte. Pour leur donner accès à toutes les visites d’un bureau, y compris le tableau de bord des visiteurs et l’export, ajoute-les comme Chargé d'accueil des visiteurs pour ce bureau dans Admin > Visites : Paramètres.
Les Chargé d'accueil des visiteurs et les Admins globaux peuvent ouvrir la visite sur la page Visites et utiliser Modifier le visiteur (icône crayon) pour changer le nom, l’email ou l’entreprise. Pour plus de détails, voir Rôle d’agent d'accueil et tableau de bord des visiteurs.
La Gestion des visiteurs fonctionne sur la même plateforme deskbird que le reste de ton compte deskbird. Pour toute question sur l’hébergement, les sous-traitants ou ton accord de traitement des données, contacte ton Customer Success Manager.