La fonctionnalité de fermeture des espaces permet aux administrateurs de contrôler précisément quand les Desks, zones, étages ou bureaux entiers peuvent être réservés. Les espaces peuvent être fermés de deux manières : indéfiniment ou pour une période définie avec une date de fin. Cela facilite la gestion des disponibilités pour des situations comme la maintenance, les jours fériés de l’entreprise ou des événements ponctuels, tout en informant clairement les employés.
Les options de fermeture disponibles dépendent de votre abonnement :
Avec les formules Business et Starter, les administrateurs peuvent fermer définitivement des zones, espaces et ressources, les masquant aux utilisateurs jusqu’à leur réouverture. Cela fonctionne comme l’ancienne fonctionnalité Active/Inactif que nous avions.
Avec la formule Professional et supérieures, les administrateurs peuvent programmer des fermetures temporaires avec une date de fin, afin que les espaces redeviennent automatiquement disponibles.
1. Vue d’ensemble
Les fermetures peuvent être appliquées à différents niveaux de configuration de votre espace de travail :
- Ressources individuelles (Desks, parking, ressources personnalisées)
- Zones
- Étages
- Bureaux entiers
💡 Remarque : Les Salles de réunion continuent d’utiliser le bouton Actif / Inactif existant. Les réservations existantes de salles de réunion ne sont pas annulées, même si le bureau ou l’étage auquel elles appartiennent est fermé.
Vous pouvez choisir entre :
- Fermetures indéfinies : les espaces sont indisponibles sans date de fin et sont masqués aux utilisateurs.
- Fermetures temporaires : les espaces sont indisponibles pendant les dates de début et de fin spécifiées.
- Fermetures indéfinies avec date de début : les espaces sont indisponibles sans date de fin et sont masqués aux utilisateurs. Vous pouvez définir une date future pour que la fermeture prenne effet.
Les fermetures suivent une hiérarchie claire. Si vous fermez un élément de niveau supérieur (par exemple, un étage), tout ce qui se trouve en dessous (zones et ressources) est automatiquement fermé aussi. Côté utilisateur, la raison de fermeture du niveau le plus élevé est affichée.
2. Gérer les fermetures
Vous pouvez gérer les fermetures depuis Admin > Workplace > Étages & espaces.
Pour créer ou supprimer une fermeture :
- Sélectionnez le bureau, l’étage, la zone ou la ressource.
- Cliquez sur Gérer.
- Cliquez sur Ajouter une fermeture, ou choisissez de supprimer une fermeture à venir.
-
Choisissez comment vous souhaitez fermer l’espace :
-
Fermeture indéfinie
Cette option est disponible sur toutes les formules et masque l’espace aux utilisateurs jusqu’à sa réouverture. -
Fermeture indéfinie avec date de début
Définissez une date de début pour la fermeture et sélectionnez Fermer indéfiniment.Cela masque l’espace aux utilisateurs jusqu’à sa réouverture.
-
Fermeture temporaire (avec date de fin)
Définissez une date de début et sélectionnez une date de fin.L’espace reste visible pour les utilisateurs mais ne peut pas être réservé pendant la période de fermeture.
-
Fermeture indéfinie
- (Optionnel) Ajoutez une raison (affichée aux utilisateurs pour les fermetures temporaires).
- Cliquez sur Confirmer, puis Enregistrer.
Vous pouvez ouvrir Gérer à tout moment pour supprimer une fermeture.
⚠️ Salles de réunion : Les Salles de réunion continuent d’utiliser le bouton Actif / Inactif existant. Les réservations existantes de salles de réunion ne sont pas annulées, même si le bureau ou l’étage auquel elles appartiennent est fermé. Les salles de réunion synchronisées peuvent aussi rester réservables via Outlook / Google Calendar, selon la configuration de votre calendrier.
Qui peut créer des fermetures ?
- Admins globaux : peuvent gérer les fermetures pour n’importe quel bureau
- Admins de bureau : peuvent gérer les fermetures uniquement pour leurs bureaux attribués
3. Conséquences sur les réservations
Conséquences sur les réservations :
- Les réservations futures pendant la période de fermeture sont automatiquement annulées (les réservations du jour en cours ne le sont pas).
- Les utilisateurs reçoivent un email de notification lorsqu’une réservation est annulée suite à une fermeture.
- Les réservations passées restent inchangées pour le reporting et les audits.
L’expérience utilisateur dépend du type de fermeture :
- Fermetures indéfinies (sans date de fin) : les espaces sont totalement masqués et ne peuvent pas être réservés.
- Fermetures temporaires (avec date de fin) : les espaces restent visibles mais sont indiqués comme indisponibles. Les utilisateurs voient pourquoi un espace ne peut pas être réservé (raison de la fermeture) et pour combien de temps.
💡 Astuce : Besoin d’annuler en masse les réservations pour un bureau, un étage ou une zone spécifique (par exemple, lors de la réorganisation d’un plan de sièges ou pour des travaux de maintenance) ? Créez une fermeture à la date souhaitée : Admin > Workplace > Étages & espaces > sélectionnez le bureau/étage/zone > Gérer > Ajouter une fermeture.
Toutes les réservations futures dans ce périmètre à partir de la date de début sont automatiquement annulées, et les utilisateurs reçoivent une notification par email, s’ils ont activé les notifications de réservation. Une fois vos modifications terminées, supprimez la fermeture (ou définissez une date de fin) pour rouvrir les réservations.
4. FAQ
Puisque la fermeture des espaces est une fonctionnalité nouvelle et plus avancée, nous avons ajouté une FAQ détaillée ci-dessous pour répondre à toutes les questions importantes. Elle explique comment fonctionnent les fermetures en pratique, ce que voient les utilisateurs et comment les différentes formules sont concernées.
Les administrateurs peuvent fermer des ressources individuelles (Desks, parking, ressources personnalisées), des zones, des étages et des bureaux entiers.
Les Salles de réunion ne sont pas concernées par ce système de fermeture. Elles conservent le bouton Actif/Inactif existant. Les réservations existantes de salles de réunion ne sont pas annulées, même si le bureau ou l’étage auquel elles appartiennent est fermé.
Les réservations pendant la période de fermeture sont automatiquement annulées pour les dates futures. Les réservations du jour en cours ne sont pas annulées.
Les utilisateurs reçoivent une notification par email, et les réservations passées restent inchangées.
Lors d’une fermeture temporaire, les espaces restent visibles mais ne peuvent pas être réservés. Les utilisateurs voient que l’espace est indisponible et pourquoi (raison de la fermeture).
Si le bureau entier est fermé, il apparaît comme indisponible.
Si la fermeture est indéfinie (sans date de fin), l’espace se comporte comme inactif et est masqué aux utilisateurs.
Le bouton Actif/Inactif pour les Desks, zones, étages et bureaux est intégré dans les fermetures.
- Inactif est désormais équivalent à une fermeture indéfinie (masqué aux utilisateurs, réservations annulées pour les dates futures).
- Les libellés de statut sont remplacés par des libellés de fermeture plus clairs (par exemple : Aucune fermeture, À venir, Fermé).
- Annulation des réservations : les utilisateurs reçoivent une notification par email.
- Les espaces précédemment inactifs ont été mis en statut brouillon et peuvent être publiés quand ils sont prêts.
Les Salles de réunion conservent le bouton Actif/Inactif.
Les fermetures se répercutent vers le bas :
- Fermer un bureau → tous les étages, zones et ressources sont fermés.
- Fermer un étage → toutes les zones et ressources de cet étage sont fermées.
- Fermer une zone → toutes les ressources de cette zone sont fermées.
Côté utilisateur, la raison de fermeture de plus haut niveau est affichée.
💡 Remarque : Les salles de réunion continuent d’utiliser le bouton Actif / Inactif existant. Les réservations existantes de salles de réunion ne sont pas annulées, même si le bureau ou l’étage auquel elles appartiennent est fermé.
Même niveau : les fermetures qui se chevauchent ou se touchent sont fusionnées en une seule période de fermeture continue. Les utilisateurs voient la bonne raison sur les dates concernées.
Niveaux hiérarchiques différents : toutes les fermetures restent actives. Les utilisateurs voient la raison de plus haut niveau.
Exemple : Une zone est fermée du 3 au 14 octobre (Rénovation) et un desk dans cette zone est fermé du 12 au 15 octobre (Réparation). Les utilisateurs voient la zone fermée pour Rénovation, et le desk peut afficher Réparation dans sa propre période de fermeture.
Non. Les fermetures sont uniquement à la journée complète et ne prennent pas en charge les plannings récurrents ni les créneaux partiels dans la version actuelle. Cependant, les admins peuvent planifier plusieurs fermetures à l’avance.
Les admins peuvent définir une date de début et de fin, ou laisser la date de fin vide pour une fermeture indéfinie.
L’offre Professional et supérieures inclut les fermetures temporaires (fermetures avec une date de fin).
Avec les offres Business et Starter, vous pouvez fermer des espaces indéfiniment, exactement comme avec les boutons actif/inactif précédemment.
Si vous souhaitez passer à une offre supérieure, contactez success@deskbird.com.
Les périodes fermées ne sont pas comptabilisées dans la capacité disponible. Les indicateurs d’utilisation et de disponibilité excluent le temps de fermeture, tandis que les réservations passées restent accessibles pour les rapports et les audits.
La réservation automatique exclut les ressources fermées ou inactives. Elle n’attribuera pas de Desks dans des zones, étages ou bureaux fermés.
Si un bureau est fermé, le statut du bureau est réinitialisé pour cette période. Les utilisateurs doivent choisir un autre bureau ou un autre statut.
Si seul un étage/une zone/une ressource est fermé, les utilisateurs peuvent toujours indiquer un statut « Au bureau » — mais les espaces concernés ne peuvent pas être réservés.
Les réservations de visiteurs et les événements au bureau ne sont pas annulés en cas de fermeture.
Les fermetures indéfinies sont conçues pour fonctionner comme l’état inactif précédent. Beaucoup d’admins préfèrent masquer complètement les espaces indisponibles sur le long terme afin de réduire la confusion et les questions des employés.
Les fermetures temporaires restent visibles pour plus de transparence et de planification, c’est pourquoi seules les fermetures indéfinies sont masquées.