Fermeture des espaces

La fonctionnalité de fermeture d’espaces te permet de contrôler précisément quand les Desks, zones, étages ou bureaux entiers peuvent être réservés. Les espaces peuvent être fermés de deux façons : indéfiniment ou pour une période définie avec une date de fin. Cela facilite la gestion de la disponibilité pour des situations comme la maintenance, les jours fériés de l’entreprise ou des événements ponctuels, tout en gardant les employés clairement informés.

Les options de fermeture disponibles dépendent de ton abonnement :

• Avec les abonnements Business et Starter, tu peux fermer définitivement des zones, espaces et ressources, les masquant aux utilisateurs jusqu’à leur réouverture. C’est similaire à l’ancienne fonctionnalité Active/Inactif.

• Avec l’abonnement Professional et supérieur, tu peux programmer des fermetures temporaires avec une date de fin, pour que les espaces redeviennent automatiquement disponibles.

1. Vue d’ensemble
2. Gérer les fermetures
3. Ce qu’il se passe pour les réservations
4. FAQ

1. Vue d’ensemble

Les fermetures peuvent être appliquées à différents niveaux de configuration de ton espace de travail :

• Ressources individuelles (Desks, parking, ressources personnalisées)
• Zones
• Étages
• Bureaux entiers

💡 Remarque : Les Salles de réunion continuent d’utiliser le bouton Actif / Inactif existant. Les réservations existantes de Salles de réunion ne sont pas annulées, même si le bureau ou l’étage auquel elles appartiennent est fermé.

Tu peux choisir entre :

• Fermetures indéfinies : les espaces ne sont plus disponibles sans date de fin et sont masqués aux utilisateurs.

Professional et supérieur

• Fermetures temporaires : les espaces ne sont pas disponibles pendant les dates de début et de fin spécifiées.
• Fermetures indéfinies avec date de début : les espaces ne sont plus disponibles sans date de fin et sont masqués aux utilisateurs. Tu peux définir une date future pour que la fermeture prenne effet.

Les fermetures suivent une hiérarchie claire. Si tu fermes une entité de niveau supérieur (par exemple, un étage), tout ce qui se trouve en dessous (zones et ressources) est automatiquement fermé aussi. Côté utilisateur, la raison de fermeture du niveau le plus élevé est affichée.

2. Gérer les fermetures

Tu peux gérer les fermetures depuis Admin > Workplace > Étages & espaces.

Pour créer ou supprimer une fermeture :

1. Sélectionne le bureau, l’étage, la zone ou la ressource.
2. Clique sur Gérer.
3. Clique sur Ajouter une fermeture, ou choisis de supprimer une fermeture à venir.
4. Choisis comment tu veux fermer l’espace :
   • Fermeture indéfinie
     Cette option est disponible sur tous les abonnements et masque l’espace aux utilisateurs jusqu’à sa réouverture.

   Abonnement Professional et supérieur

   • Fermeture indéfinie avec date de début
     Défini une date de début pour la fermeture et sélectionne Fermer indéfiniment.

     Cela masque l’espace aux utilisateurs jusqu’à sa réouverture.

   • Fermeture temporaire (avec date de fin)
     Défini une date de début et sélectionne une date de fin.

     L’espace reste visible pour les utilisateurs mais ne peut pas être réservé pendant la période de fermeture.

5. (Optionnel) Ajoute une Raison (affichée aux utilisateurs pour les fermetures temporaires).
6. Clique sur Confirmer, puis Enregistrer.

Tu peux ouvrir Gérer à tout moment pour supprimer une fermeture.

⚠️ Salles de réunion : Les Salles de réunion continuent d’utiliser le bouton Actif / Inactif existant. Les réservations existantes de Salles de réunion ne sont pas annulées, même si le bureau ou l’étage auquel elles appartiennent est fermé. Les Salles de réunion synchronisées peuvent aussi rester réservables via Outlook / Google Calendar, selon la configuration de ton calendrier.

Qui peut créer des fermetures ?

• Admins globaux : peuvent gérer les fermetures pour n’importe quel bureau
• Admins de bureau : peuvent gérer les fermetures uniquement pour leurs bureaux assignés

3. Ce qu’il se passe pour les réservations

• Les réservations futures pendant la période de fermeture sont automatiquement annulées (les réservations du jour même ne le sont pas).
• Les utilisateurs reçoivent un email de notification lorsqu’une réservation est annulée à cause d’une fermeture (s’ils ont activé les notifications, voir ci-dessous).
• Les réservations passées restent inchangées pour le reporting et les audits.

L’expérience utilisateur dépend du type de fermeture :

• Fermetures indéfinies (sans date de fin) : les espaces sont totalement masqués et ne peuvent pas être réservés.
• Fermetures temporaires (avec date de fin) : les espaces restent visibles mais sont indiqués comme indisponibles. Les utilisateurs voient pourquoi un espace ne peut pas être réservé (raison de la fermeture) et pour combien de temps.

💡 Astuce : Tu dois annuler en masse les réservations pour un bureau, un étage ou une zone spécifique (par exemple, lors de la réorganisation d’un plan de sièges ou pour des travaux de maintenance) ? Crée une fermeture à partir de la date souhaitée : Admin > Workplace > Étages & espaces > sélectionne le bureau/étage/zone > Gérer > Ajouter une fermeture.

💡 Notifications : Toutes les réservations futures pendant la période bloquée sont automatiquement annulées. Les utilisateurs qui ont activé les invitations calendrier dans leurs paramètres de notifications recevront un email d’annulation. 

Une fois tout prêt, supprime la fermeture (ou définis une date de fin) pour permettre à nouveau les réservations.

4. FAQ