La fonctionnalité de fermeture des espaces permet aux administrateurs de contrôler précisément quand les Desks, zones, étages ou bureaux entiers peuvent être réservés. Les espaces peuvent être fermés de deux manières : indéfiniment, ou pour une période définie avec une date de fin. Cela facilite la gestion de la disponibilité pour des scénarios comme la maintenance, les congés d'entreprise ou les événements à court terme, tout en tenant les employés clairement informés.
Les options de fermeture disponibles dépendent de votre plan :
Avec les plans Business et Starter, les administrateurs peuvent fermer définitivement des zones, espaces et ressources, les cachant aux utilisateurs jusqu'à leur réouverture. Cela est similaire à la fonctionnalité simple Actif/Inactif que nous avions en place.
Avec le plan Professional et supérieur, les administrateurs peuvent programmer des fermetures temporaires avec une date de fin, de sorte que les espaces redeviennent automatiquement disponibles.
1. Aperçu
Les fermetures peuvent être appliquées à différents niveaux de votre configuration de lieu de travail :
- Ressources individuelles (Desks, parking, ressources personnalisées)
- Zones
- Étages
- Bureaux entiers
💡 Remarque : Les salles de réunion continuent d'utiliser le basculement Actif/Inactif existant. Les réservations de salles de réunion existantes ne sont pas annulées, même si le bureau ou l'étage auquel elles appartiennent est fermé.
Vous pouvez choisir entre :
- Fermetures indéfinies : les espaces sont indisponibles sans date de fin et sont cachés aux utilisateurs.
- Fermetures temporaires : les espaces sont indisponibles pendant les dates de début et de fin spécifiées.
- Fermetures indéfinies avec une date de début : les espaces sont indisponibles sans date de fin et sont cachés aux utilisateurs. Vous pouvez définir une date future pour que la fermeture prenne effet.
Les fermetures suivent une hiérarchie claire. Si vous fermez une entité de niveau supérieur (par exemple, un étage), tout ce qui se trouve en dessous (zones et ressources) est automatiquement fermé également. Du côté utilisateur, la raison de fermeture de niveau le plus élevé est affichée.
2. Gérer les fermetures
Vous pouvez gérer les fermetures depuis Tableau de bord admin > Lieu de travail > Étages & espaces.
Pour créer ou supprimer une fermeture :
- Sélectionnez le bureau, l'étage, la zone ou la ressource.
- Cliquez sur Gérer.
- Cliquez sur Ajouter une fermeture, ou choisissez de supprimer une fermeture à venir.
-
Choisissez comment vous souhaitez fermer l'espace :
-
Fermeture indéfinie
Cette option est disponible sur tous les plans et cache l'espace aux utilisateurs jusqu'à sa réouverture. -
Fermeture indéfinie avec date de début
Définissez une date de début pour la fermeture et sélectionnez Fermer indéfiniment.Cela cache l'espace aux utilisateurs jusqu'à sa réouverture.
-
Fermeture temporaire (avec date de fin)
Définissez une date de Début et sélectionnez une date de Fin.L'espace reste visible pour les utilisateurs mais ne peut pas être réservé pendant la période de fermeture.
Plan Professional et supérieur
-
Fermeture indéfinie
- (Optionnel) Ajoutez une Raison (affichée aux utilisateurs pour les fermetures temporaires).
- Cliquez sur Confirmer, puis Enregistrer.
Vous pouvez ouvrir Gérer à tout moment pour supprimer une fermeture.
⚠️ Salles de réunion : Les salles de réunion continuent d'utiliser le basculement Actif/Inactif existant. Les réservations de salles de réunion existantes ne sont pas annulées, même si le bureau ou l'étage auquel elles appartiennent est fermé. Les salles de réunion synchronisées peuvent également rester réservables via Outlook / Google Calendar, selon la configuration de votre calendrier.
Qui peut créer des fermetures ?
- Administrateurs globaux : peuvent gérer les fermetures pour n'importe quel bureau
- Administrateurs de bureau : peuvent gérer les fermetures uniquement pour leurs bureaux assignés
3. Ce qui arrive aux réservations
Ce qui arrive aux réservations :
- Les réservations futures pendant la période de fermeture sont automatiquement annulées (les réservations du jour en cours ne le sont pas).
- Les utilisateurs reçoivent un email de notification lorsqu'une réservation est annulée en raison d'une fermeture.
- Les réservations passées restent inchangées pour les rapports et les audits.
L'expérience utilisateur dépend du type de fermeture :
- Fermetures indéfinies (sans date de fin) : les espaces sont entièrement cachés et ne peuvent pas être réservés.
- Fermetures temporaires (avec une date de fin) : les espaces restent visibles mais sont marqués comme indisponibles. Les utilisateurs voient pourquoi un espace ne peut pas être réservé (raison de la fermeture) et pour combien de temps.
4. FAQ
Étant donné que la fermeture des espaces est une fonctionnalité nouvelle et plus avancée, nous avons ajouté une FAQ détaillée ci-dessous pour nous assurer que toutes les questions importantes sont couvertes. Elle explique comment fonctionnent les fermetures en pratique, ce que voient les utilisateurs et comment les différents plans sont affectés.
Les administrateurs peuvent fermer des ressources individuelles (Desks, parking, ressources personnalisées), des zones, des étages et des bureaux entiers.
Les salles de réunion ne sont pas concernées par ce système de fermeture. Elles conservent le basculement Actif/Inactif existant. Les réservations de salles de réunion existantes ne sont pas annulées, même si le bureau ou l'étage auquel elles appartiennent est fermé.
Les réservations pendant la période de fermeture sont automatiquement annulées pour les dates futures. Les réservations du jour en cours ne sont pas annulées.
Les utilisateurs reçoivent une notification par email, et les réservations passées restent inchangées.
Pendant une fermeture temporaire, les espaces restent visibles mais ne peuvent pas être réservés. Les utilisateurs voient qu'un espace est indisponible et pourquoi (raison de la fermeture).
Si l'ensemble du bureau est fermé, le bureau apparaît comme indisponible.
Si la fermeture est indéfinie (sans date de fin), l'espace se comporte comme inactif et est caché des utilisateurs.
Le basculement Actif/Inactif pour les Desks, zones, étages et bureaux est fusionné dans les fermetures.
- Inactif est désormais équivalent à une fermeture indéfinie (caché des utilisateurs, réservations annulées pour les dates futures).
- Les étiquettes de statut sont remplacées par des étiquettes de fermeture plus claires (par exemple : Aucune fermeture, À venir, Fermé).
- Annulations de réservations : les utilisateurs reçoivent une notification par email.
- Les espaces précédemment inactifs ont été mis en statut brouillon et peuvent être publiés lorsqu'ils sont prêts.
Les salles de réunion conservent le basculement Actif/Inactif.
Les fermetures se propagent vers le bas :
- Fermer un bureau → tous les étages, zones et ressources sont fermés.
- Fermer un étage → toutes les zones et ressources de cet étage sont fermées.
- Fermer une zone → toutes les ressources de cette zone sont fermées.
Côté utilisateur, la raison de fermeture de plus haut niveau est affichée.
💡 Remarque : Les salles de réunion continuent d'utiliser le bouton bascule Actif / Inactif existant. Les réservations de salles de réunion existantes ne sont pas annulées, même si le bureau ou l'étage auquel elles appartiennent est fermé.
Même niveau : les fermetures qui se chevauchent ou se touchent sont fusionnées en une seule période de fermeture continue. Les utilisateurs voient la raison correcte sur les dates concernées.
Niveaux hiérarchiques différents : toutes les fermetures restent actives. Les utilisateurs voient la raison de plus haut niveau.
Exemple : Une zone est fermée du 3 au 14 octobre (Rénovation) et un bureau dans cette zone est fermé du 12 au 15 octobre (Réparation). Les utilisateurs voient la zone fermée pour Rénovation, et le bureau peut afficher Réparation dans sa propre période de fermeture.
Non. Les fermetures sont uniquement à la journée complète et ne prennent pas en charge les plannings récurrents ou les créneaux horaires partiels dans la version actuelle. Cependant, les administrateurs peuvent programmer plusieurs fermetures à l'avance.
Les administrateurs peuvent définir une date de début et de fin, ou laisser la date de fin vide pour une fermeture indéfinie.
Plan Professionnel et supérieur inclut les fermetures temporaires (fermetures avec une date de fin).
Avec les plans Business et Starter, vous pouvez fermer des espaces indéfiniment, exactement comme avec les boutons bascule actif/inactif précédemment.
Si vous souhaitez passer à un niveau supérieur, contactez success@deskbird.com.
Les périodes de fermeture ne comptent pas comme capacité disponible. Les métriques d'utilisation et de disponibilité excluent le temps de fermeture, tandis que les réservations passées restent disponibles pour les rapports et les audits.
La réservation automatique exclut les ressources fermées ou inactives. Elle n'assignera pas de Desks dans les zones, étages ou bureaux fermés.
Si un bureau est fermé, le statut du bureau est réinitialisé pour cette période. Les utilisateurs doivent choisir un autre bureau ou un autre statut.
Si seul un étage/une zone/une ressource est fermé(e), les utilisateurs peuvent toujours définir un statut "Au bureau" — mais les espaces concernés ne peuvent pas être réservés.
Les réservations de visiteurs et les événements de bureau ne sont pas annulés en raison des fermetures.
Les fermetures indéfinies sont conçues pour se comporter comme l'état inactif précédent. De nombreux administrateurs préfèrent cacher complètement les espaces qui sont indisponibles à long terme pour réduire la confusion et les questions des employés.
Les fermetures temporaires restent visibles pour la transparence et la planification, c'est pourquoi seules les fermetures indéfinies sont cachées.