La section Étages & espaces dans deskbird vous permet de définir et de gérer la disposition de votre bureau – des étages aux zones de bureaux individuelles, salles de réunion, et plus encore. Cette configuration constitue la base des plans d’étage interactifs, des restrictions d’accès et de la gestion des réservations.
- Créer, modifier et supprimer des étages et des espaces
- Salles de réunion et bureaux
- Plans d’étage
- Gérer les accès
1. Créer, modifier et supprimer des étages et des espaces
Accédez au panneau d'administration et allez dans Configuration du bureau > Étages & espaces.
- Ajouter un étage : Cliquez sur Ajouter des étages, donnez-lui un nom (par ex. “Étage 01”) et définissez son statut sur Actif ou Inactif. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer.
- Ajouter une zone : Dépliez l’étage concerné en cliquant sur la flèche, puis cliquez sur Ajouter une zone. Choisissez le type de zone (Espace bureau, Salle de réunion, Zone de parking ou Autre), puis renseignez le Nom, la Capacité et éventuellement une Description.
Une fois la zone créée, vous pouvez cliquer sur Détails pour :
- Renommer la zone
- Modifier sa description
- Supprimer la zone
2. Salles de réunion et bureaux
Les salles de réunion et les bureaux font également partie de cette configuration. Pour décrire leur configuration plus en détail, nous avons rédigé des articles dédiés :
3. Plans d’étage
Une fois vos étages et zones configurés, vous pouvez les placer visuellement sur un plan d’étage afin de faciliter la navigation et la réservation pour les utilisateurs.
Nous expliquons cela en détail dans notre article Plans d’étage.
💡 Remarque : Une ressource n’a pas besoin d’être placée sur un plan pour être réservable. Tant qu’elle est définie comme active, elle peut être réservée par les utilisateurs.
4. Gérer les accès
deskbird vous permet de contrôler qui peut réserver dans quelles zones. Cela est utile pour les espaces réservés à des équipes, les zones VIP ou l’accès prioritaire.
Pour configurer l’accès à une zone :
- Accédez à Étages & espaces dans le panneau d'administration.
- Dépliez l’étage et cliquez sur Détails à côté de la zone concernée.
- Sur la droite, vous verrez une section Accès.
Vous pouvez choisir entre trois types d’accès :
- Libre accès : Option par défaut. Tous les utilisateurs ayant accès au bureau peuvent réserver dans cette zone sans restrictions.
-
Accès prioritaire : Des utilisateurs ou groupes désignés peuvent réserver à tout moment. Les autres peuvent réserver :
- à partir d’un jour à l’avance,
- seulement si des bureaux sont encore disponibles après les réservations prioritaires.
Exemple : L’équipe Finance a priorité sur 4 bureaux. S’ils n’en réservent que 3, un membre de l’équipe Marketing pourra réserver le bureau restant à partir de 16h la veille.
- Accès restreint : Seuls certains utilisateurs ou groupes (par ex. Finance, Customer Success) peuvent réserver. Vous pouvez aussi rendre la zone invisible sur le plan pour les autres.
💡 Les Admins, Admins de bureau et Managers peuvent toujours réserver dans n’importe quelle zone, même en cas de restrictions.