Les salles de réunion dans deskbird offrent une façon flexible de gérer les espaces partagés. Que tu configures l’intégration Google ou Microsoft, que tu crées des salles manuellement ou que tu gères les paramètres des salles, cet article couvre tout ce dont tu as besoin.
- Configurer les salles de réunion
- Options d’enregistrement pour les salles de réunion
- Équipement des salles de réunion
- Comment réserver une salle de réunion
- deskbird Outlook Add-In
- Modifier une réunion existante
- Restauration & Services
- Mode kiosque
- Liens de conférence
- Protection des données
1. Configurer les salles de réunion
Salles de réunion synchronisées avec les calendriers (Google/Microsoft) :
Pour permettre la réservation de salles et synchroniser la disponibilité avec ton calendrier, suis ce guide : Configurer la synchronisation du calendrier pour le statut de planning et les salles de réunion.
Salles de réunion non synchronisées :
Si tu ne veux pas synchroniser les salles avec Microsoft ou Google, tu peux créer des salles qui existent uniquement dans deskbird.
Pour créer une salle manuellement, va dans Admin > Étages & espaces > + Ajouter un espace > Salle de Réunion et choisis Créer une salle de réunion manuellement.
Ajoute ensuite les détails de la salle. Tu peux activer/désactiver la salle (Active/Inactive), définir l’accès (par exemple, Accès ouvert), et—si besoin—activer le mode kiosque et la restauration & services. Termine avec Ajouter une salle de réunion pour enregistrer.
2. Options d’enregistrement pour les salles de réunion
Selon la configuration de ton site, un enregistrement peut être requis pour confirmer une réservation. Cela libère automatiquement les salles qui ne sont pas utilisées.
En savoir plus ici : Options d’enregistrement pour les ressources et les salles de réunion.
3. Équipement des salles de réunion
Tu peux attribuer des étiquettes d’équipement à chaque salle, par exemple :
- TV ou écran
- Tableau blanc
- Installation téléphonique
- Caméra de conférence
Les utilisateurs peuvent filtrer par équipement pour trouver plus rapidement une salle adaptée. Les admins gèrent l’équipement dans Admin > Salles de réunion > Paramètres généraux des salles > Équipement des salles de réunion.
💡 L’équipement est spécifique à chaque bureau et doit être configuré par site.
4. Comment réserver une salle de réunion
Les utilisateurs vont dans l’onglet Réserver > Salles de réunion. Les salles de réunion sont visuellement distinctes des autres espaces.
En cliquant et en faisant glisser, tu sélectionnes un créneau horaire (par exemple, 10h30–11h30). Les détails de la salle comme la capacité, les photos et l’équipement sont affichés pour aider à choisir.
Dans l’onglet Filtres, tu peux choisir comment afficher la disponibilité : Disponibilité actuelle montre les salles libres en ce moment, tandis que Disponible sur la plage horaire sélectionnée affiche les salles libres pour la période choisie. Tu peux aussi filtrer par accès, capacité et services (voir Restauration & Services).
5. deskbird Outlook Add-In
💡 Pour la meilleure expérience de réservation de salle de réunion, utilise le deskbird Outlook Add-In. Il permet de trouver et réserver des salles directement dans Outlook avec la disponibilité en temps réel et une synchronisation fluide sur le Web, Windows et Mac. Plus d’infos ici : deskbird Outlook Add-In
6. Modifier une réunion existante
Les utilisateurs peuvent modifier les réunions directement dans le calendrier (Réserver > Salles de réunion) ou—s’ils sont organisateurs—via Réservations.
L’icône crayon permet de modifier des détails comme le titre de la réunion, la date, l’heure, les invités, le lien de conférence, la restauration & services et plus de détails. Les réunions peuvent être supprimées avec l’icône poubelle.
💡 Si un organisateur est supprimé, la réunion reste. L’organisateur devient DU – Utilisateur supprimé, et les admins peuvent la réattribuer à un nouveau propriétaire via l’onglet Salles de réunion.
Fonctionnalité glisser-déposer :
La fonctionnalité glisser-déposer permet de déplacer facilement les réunions dans la vue en couloir (Réserver > Salles de réunion) pour changer l’heure ou l’emplacement, et notifie automatiquement l’organisateur d’origine. Disponible sur tous les forfaits Rooms et inclus dans les forfaits Desks avec l’option Rooms.
7. Restauration & Services
Ajoute des demandes comme des boissons, snacks ou du matériel supplémentaire à une réservation de salle avec la restauration & services.
En savoir plus : Restauration & Services
8. Mode kiosque
Si ton bureau utilise des tablettes ou des écrans pour afficher la disponibilité des salles, le mode kiosque permet de s’enregistrer ou de réserver directement sur l’appareil. L’écran se met à jour automatiquement.
En savoir plus : Mode kiosque pour les salles de réunion
9. Liens de conférence
Lors de la création d’un événement dans une salle, les organisateurs peuvent ajouter un lien de visioconférence directement dans deskbird. Si ton organisation utilise Microsoft ou Google, les organisateurs peuvent générer un lien natif en un clic. Ou bien sélectionner « Autre » et coller un lien d’un fournisseur comme Zoom.
💡 En savoir plus sur la configuration requise : Configurer la synchronisation du calendrier pour le statut de planning et les salles de réunion
Après confirmation de l’événement, le lien de conférence est automatiquement ajouté à l’invitation du calendrier et visible dans le calendrier deskbird. deskbird garde les liens synchronisés entre le calendrier deskbird et ton calendrier externe.
💡 À noter : une fois créés, les liens de conférence ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.
10. Protection des données
Les admins peuvent activer une couche de protection des données pour les réservations de salles de réunion. Quand elle est activée, les détails comme le titre, la description et l’organisateur ne sont visibles que par les participants ainsi que les admins et managers.
Les autres voient seulement que la salle est occupée. Les écrans en mode kiosque affichent aussi uniquement la disponibilité, sans contenu. Les admins peuvent activer ou désactiver cette option à tout moment dans Admin > Salles de réunion > Paramètres généraux des salles > Protection des données pour les réservations de salles de réunion.