Les salles de réunion dans deskbird offrent un moyen flexible et intuitif de réserver et de gérer des espaces partagés. Que vous configuriez l’intégration Google ou Microsoft ou que vous ayez simplement besoin d’une salle pour votre prochain appel, ce guide contient tout ce qu’il vous faut.
- Configurer les salles de réunion
- Options d’enregistrement pour les salles de réunion
- Équipement des salles de réunion
- Comment réserver une salle de réunion
- deskbird Outlook Add-In
- Modifier une réunion existante
- Restauration & Services
- Mode kiosque
- Liens de visioconférence
- Protection des données
1. Configurer les salles de réunion
Salles de réunion synchronisées avec les calendriers (Google/Microsoft) :
Pour permettre la réservation de salles et synchroniser la disponibilité avec votre calendrier, suivez ce guide : Configurer la synchronisation du calendrier pour le statut de planning et les salles de réunion.
Salles de réunion non synchronisées :
Si vous ne souhaitez pas synchroniser les salles avec Microsoft ou Google, vous pouvez créer des salles qui existent uniquement dans deskbird.
Pour créer une salle manuellement, allez dans Tableau de bord admin > Étages & espaces > + Ajouter un espace > Salle de Réunion et choisissez Créer une salle de réunion manuellement.
Ajoutez ensuite les détails de la salle. Vous pouvez activer ou désactiver la salle (Active/Inactive), définir l’accès (par exemple, Accès ouvert), et—si besoin—activer le Mode kiosque et la Restauration & Services. Terminez avec Ajouter une salle de réunion pour enregistrer.
2. Options d’enregistrement pour les salles de réunion
Selon la configuration de votre site, un enregistrement peut être requis pour confirmer une réservation. Cela libère automatiquement les salles non utilisées.
En savoir plus ici : Options d’enregistrement pour les ressources et les salles de réunion.
3. Équipement des salles de réunion
Vous pouvez attribuer des étiquettes d’équipement à chaque salle, par exemple :
- TV ou écran
- Tableau blanc
- Installation téléphonique
- Caméra de visioconférence
Les utilisateurs peuvent filtrer par équipement pour trouver plus rapidement une salle adaptée. Les admins gèrent l’équipement dans Admin > Salles de réunion > Paramètres généraux de la salle > Équipement des salles de réunion.
💡 L’équipement est spécifique à chaque bureau et doit être configuré par site.
4. Comment réserver une salle de réunion
Allez dans l’onglet Réserver > Salles de réunion. Les salles de réunion sont visuellement distinctes des autres espaces.
Cliquez et faites glisser pour sélectionner votre créneau horaire (par ex. 10h30–11h30). Des détails comme la capacité, les photos et l’équipement vous aident à choisir.
Utilisez les filtres comme le bâtiment, l’étage ou l’équipement pour affiner les résultats.
5. deskbird Outlook Add-In
💡 Pour une expérience optimale de réservation de salle de réunion, utilisez le deskbird Outlook Add-In. Il vous permet de trouver et réserver des salles directement dans Outlook avec une disponibilité en temps réel et une synchronisation fluide sur le Web, Windows et Mac. Plus d’infos ici : deskbird Outlook Add-In
6. Modifier une réunion existante
Vous pouvez modifier les réunions directement dans le calendrier (Réserver > Salles de réunion) ou—si vous êtes l’organisateur—via Réservations.
Utilisez l’icône crayon pour modifier des détails comme le titre de la réunion, la date, l’heure, les invités, le lien de visioconférence, la restauration & services et plus de détails. Si la réunion n’est plus nécessaire, supprimez-la avec l’icône poubelle.
💡 Si un organisateur est supprimé, la réunion reste. L’organisateur devient DU – Utilisateur supprimé, et vous pouvez toujours la réattribuer à un nouveau propriétaire via l’onglet Salles de réunion.
Fonctionnalité glisser-déposer :
La fonctionnalité glisser-déposer vous permet de déplacer facilement des réunions dans la vue en couloirs (Réserver > Salles de réunion) pour changer l’heure ou l’emplacement, et notifie automatiquement l’organisateur d’origine. Disponible sur tous les forfaits Rooms et inclus dans les forfaits Desks avec l’option Rooms.
7. Restauration & Services
Ajoutez des demandes comme des boissons, des snacks ou du matériel supplémentaire à une réservation de salle avec Restauration & Services.
En savoir plus : Restauration & Services
8. Mode kiosque
Si votre bureau utilise des tablettes ou des écrans pour afficher la disponibilité des salles, le mode kiosque permet aux personnes de s’enregistrer ou de réserver directement sur l’appareil. L’écran se met à jour automatiquement.
En savoir plus : Mode kiosque pour les salles de réunion
9. Liens de visioconférence
Lors de la création d’un événement en salle, les organisateurs peuvent ajouter un lien de visioconférence directement dans deskbird. Si votre organisation intègre Microsoft ou Google, vous pouvez générer un lien natif en un clic. Ou sélectionnez « Autre » et collez un lien d’un fournisseur comme Zoom.
💡 En savoir plus sur la configuration requise : Configurer la synchronisation du calendrier pour le statut de planning et les salles de réunion
Après confirmation de l’événement, le lien de visioconférence est automatiquement ajouté à l’invitation du calendrier et visible dans le calendrier deskbird. deskbird maintient la synchronisation des liens entre le calendrier deskbird et votre calendrier externe.
💡 À noter : une fois créés, les liens de visioconférence ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.
10. Protection des données
Les admins peuvent activer une couche de protection des données pour les réservations de salles de réunion. Lorsqu’elle est activée, des détails comme le titre, la description et l’organisateur ne sont visibles que par les participants ainsi que les Admins et Managers.
Tous les autres voient seulement que la salle est occupée. Les écrans en mode kiosque affichent également uniquement la disponibilité, sans contenu. Les admins peuvent activer ou désactiver cette option à tout moment dans Admin > Salles de réunion > Paramètres généraux de la salle > Protection des données pour les réservations de salles de réunion.