Synchroniser les salles de réunion avec Google Workspace

Connecte deskbird à Google Workspace pour synchroniser la disponibilité et les réservations de salles de réunion entre deskbird et ton Google Agenda. Une fois la connexion établie, tu peux réserver des salles directement dans deskbird et toutes les réservations restent synchronisées avec tes agendas de salles Google.

1. Prérequis
2. Autoriser l’application deskbird dans Google Admin
3. Configurer la délégation à l’échelle du domaine dans Google Admin
4. Connecter Google dans deskbird
5. Importer des salles de réunion
6. Réservation de salles de réunion entre locataires
7. FAQs

1. Prérequis

• Droits d’admin : tu as besoin d’un compte Super Admin Google Workspace.
• Utilise un navigateur : fais la configuration dans un navigateur web.
• Le fournisseur de calendrier fait foi : les réservations de salles sont finalement acceptées ou refusées par le calendrier de ressource de la salle dans Google. Si Google refuse une réservation, elle sera supprimée de deskbird.

2. Autoriser l’application deskbird dans Google Admin

Si ton organisation limite l’accès aux services Google par des applications tierces, Google bloque la connexion à deskbird avant même qu’elle ne puisse demander des données de calendrier. Pour éviter cela, ajoute le client OAuth de deskbird dans Contrôle d’accès aux applications et marque-le comme Fiable.

1. Ouvre la console d’administration Google et va dans Sécurité > Contrôle d’accès et des données > Contrôles d’API. Tu peux aussi utiliser ce lien direct : https://admin.google.com/ac/owl/list?tab=configuredApps
2. Sous Contrôle d’accès aux applications, clique sur Gérer l’accès des applications tierces.
3. Dans la liste Applications configurées, clique sur Configurer une nouvelle application.
4. Sélectionne Nom de l’application OAuth ou ID client.
5. Colle l’ID client OAuth de deskbird et clique sur Rechercher :

929555102891-2emfk9l7f3v6kafmlbo4k88ipj276r4r.apps.googleusercontent.com

6. Pointe sur l’application deskbird dans les résultats et clique sur Sélectionner.
7. Coche la case pour l’ID client deskbird et clique sur Sélectionner.
8. Définis la portée de la configuration : applique-la à toute ton organisation, ou seulement aux unités organisationnelles dont les utilisateurs utiliseront deskbird.
9. Sélectionne Fiable et clique sur Configurer.

Après la configuration, deskbird apparaît dans la liste des Applications configurées avec le type Web, l’ID client affiché ci-dessus, et la portée d’accès que tu as choisie.

💡 Google propose trois niveaux d’accès. Fiable permet à une application de demander n’importe quel service Google, y compris ceux restreints. Limité autorise seulement les services non restreints, et Bloqué refuse tout accès. deskbird a besoin du niveau Fiable car la synchronisation des salles utilise des accès restreints à Calendar et Directory.

⚠️ Important : l’ID client utilisé ici n’est pas le même que celui utilisé pour la délégation à l’échelle du domaine dans la section suivante. Les deux étapes sont nécessaires et chacune utilise son propre ID.

💡 Configurer l’application nécessite le privilège d’admin Paramètres du service, inclus dans le rôle Super Admin. La liste Applications accédées se met à jour 24 à 48 heures après qu’un jeton a été accordé ou révoqué, donc les changements récents peuvent ne pas y apparaître immédiatement.

3. Configurer la délégation à l’échelle du domaine dans Google Admin

1. Ouvre la console d’administration Google (Super Admin requis).
2. Va dans Sécurité > Contrôle d’accès et des données > Contrôles d’API.
3. Sous Délégation à l’échelle du domaine, clique sur Gérer la délégation à l’échelle du domaine.
4. Clique sur Ajouter.
5. Entre l’ID client : 108092835268664080778
6. Dans Scopes OAuth, ajoute les scopes suivants et clique sur Autoriser :

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

4. Connecter Google dans deskbird

1. Va dans Admin > Intégrations.
2. Clique sur Connecter (ou Mettre à jour la synchronisation si tu as déjà une connexion).
3. Sélectionne Google.
4. Connecte-toi avec ton compte admin Google.
5. Accepte toutes les autorisations demandées et suis les étapes à l’écran.

5. Importer des salles de réunion

Après avoir connecté Google Workspace, tu peux importer tes salles dans deskbird :

1. Va dans Admin > Étages & espaces.
2. Clique sur + Ajouter une zone et sélectionne Salle de Réunion.
3. Choisis Importer une salle depuis Microsoft ou Google.
4. Sélectionne les salles de ton locataire connecté et importe-les.

⚠️ Important : pour que les salles apparaissent dans la liste d’import, elles doivent être configurées comme ressource dans Google Workspace et utiliser la catégorie CONFERENCE_ROOM.

💡 Une fois les salles importées, tu peux créer des liens de visioconférence lors de la réservation de salles de réunion dans deskbird (selon la configuration de ton fournisseur).

💡 La recherche respecte exactement le nom de la salle (orthographe et ponctuation comprises). Saisis le nom tel qu’il apparaît dans l’annuaire du fournisseur.

6. Réservation de salles de réunion entre locataires

Dans un environnement Google multi-locataires, les politiques de sécurité empêchent souvent les utilisateurs d’un locataire de réserver des ressources (comme des salles de réunion) directement dans un autre locataire. deskbird résout ce problème en proposant une couche de réservation unifiée qui fonctionne sur tous tes locataires.

💡 Le multi-locataires est disponible avec le Rooms Plus plan. Tu peux ajouter plusieurs locataires Google et Microsoft. Pour ajouter un autre locataire, va dans Admin > Intégrations, ouvre ta synchronisation existante et clique sur Mettre à jour la synchronisation.

Comment ça marche

• Visibilité unifiée : tous les utilisateurs, quel que soit leur locataire d’origine, peuvent voir la disponibilité en temps réel de chaque salle de réunion dans toute l’organisation.
• Logique de réservation de secours : si un utilisateur n’a pas la permission directe de réserver une salle, deskbird utilise un mécanisme de secours. Il utilise l’admin_email lié à cette ressource de calendrier pour faciliter la réservation.
• Transparent pour les utilisateurs : les réservations sont traitées instantanément en arrière-plan. Les utilisateurs sélectionnent simplement une salle et confirment — deskbird gère la synchronisation des calendriers entre locataires de façon transparente.

Principaux avantages

• Pas de configurations complexes : plus besoin de configurations croisées compliquées ou de gestion de comptes invités pour chaque utilisateur.
• Source unique de vérité : évite les doubles réservations en s’assurant que tous les locataires consultent les mêmes données de calendrier en temps réel.
• Pas besoin d’intervention IT : les utilisateurs peuvent réserver des salles sur n’importe quel locataire connecté sans intervention du support informatique.

7. FAQs