Synchroniser les salles de réunion avec Google Workspace

Connecte deskbird à Google Workspace pour synchroniser la disponibilité des salles de réunion et les réservations entre deskbird et ton Google Calendar. Une fois la connexion établie, tu peux réserver des salles directement dans deskbird et toutes les réservations restent synchronisées avec tes calendriers de salles Google.

1. Prérequis
2. Autoriser l’application deskbird dans Google Admin
3. Configurer la délégation à l’échelle du domaine dans Google Admin
4. Connecter Google dans deskbird
5. Importer des salles de réunion
6. Réservation de salles de réunion inter-locataires
7. FAQs

1. Prérequis

• Droits Admin : tu as besoin d’un compte Super Admin Google Workspace.
• Utilise un navigateur : effectue la configuration dans un navigateur web.
• Le fournisseur de calendrier fait foi : les réservations de salles sont finalement acceptées ou refusées par le calendrier de ressources de la salle dans Google. Si Google refuse une réservation, elle sera supprimée de deskbird.

2. Autoriser l’application deskbird dans Google Admin

Si ton organisation restreint l’accès des applications tierces aux services Google, Google bloque la connexion à deskbird avant même qu’elle ne puisse demander des données de calendrier. Pour éviter cela, ajoute le client OAuth de deskbird dans App access control et marque-le comme Trusted.

1. Ouvre la console Google Admin et va dans Sécurité > Accès et contrôle des données > Contrôles API. Tu peux aussi utiliser ce lien direct : https://admin.google.com/ac/owl/list?tab=configuredApps
2. Sous App access control, clique sur Gérer l’accès des applications tierces.
3. Dans la liste Configured apps, clique sur Configurer une nouvelle application.
4. Sélectionne Nom de l’application OAuth ou ID client.
5. Colle l’ID client OAuth de deskbird et clique sur Rechercher :

929555102891-2emfk9l7f3v6kafmlbo4k88ipj276r4r.apps.googleusercontent.com

6. Pointe sur l’application deskbird dans les résultats et clique sur Sélectionner.
7. Coche la case pour l’ID client de deskbird et clique sur Sélectionner.
8. Définis la portée de la configuration : applique-la à toute ton organisation ou seulement aux unités organisationnelles dont les utilisateurs utiliseront deskbird.
9. Sélectionne Trusted et clique sur Configurer.

Après la configuration, deskbird apparaît dans la liste Configured apps avec le type Web, l’ID client ci-dessus et la portée d’accès que tu as choisie.

💡 Google propose trois niveaux d’accès. Trusted permet à une application de demander n’importe quel service Google, y compris ceux restreints. Limited autorise uniquement les services non restreints, et Blocked refuse tout accès. deskbird nécessite Trusted car la synchronisation des salles utilise des accès restreints au Calendrier et à l’Annuaire.

⚠️ Important : l’ID client utilisé ici n’est pas le même que celui utilisé pour la délégation à l’échelle du domaine dans la section suivante. Les deux étapes sont nécessaires et chacune utilise son propre ID.

💡 La configuration de l’application nécessite le privilège admin Service Settings, inclus dans le rôle Super Admin. La liste Accessed apps se met à jour 24 à 48 heures après qu’un jeton a été accordé ou révoqué, donc les changements récents peuvent ne pas y apparaître immédiatement.

3. Configurer la délégation à l’échelle du domaine dans Google Admin

1. Ouvre la console Google Admin (Super Admin requis).
2. Va dans Sécurité > Accès et contrôle des données > Contrôles API.
3. Sous Domain wide delegation, clique sur Gérer la délégation à l’échelle du domaine.
4. Clique sur Ajouter.
5. Saisis l’ID client : 108092835268664080778
6. Dans OAuth Scopes, ajoute les scopes suivants puis clique sur Autoriser :

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

4. Connecter Google dans deskbird

1. Va dans Admin > Entreprise : Intégrations.
2. Dans la ligne Synchronisation du calendrier des salles sous Calendriers, clique sur Configurer la synchronisation (ou Gérer si un locataire est déjà connecté).
3. Sélectionne Google (dans la boîte de dialogue Gérer : Ajouter un locataire Google).
4. Connecte-toi avec ton compte admin Google.
5. Accepte toutes les autorisations demandées et suis les étapes à l’écran.

5. Importer des salles de réunion

Après avoir connecté Google Workspace, tu peux importer tes salles dans deskbird :

1. Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces et sélectionne l’étage.
2. Clique sur + Ajouter une zone et sélectionne Salle de réunion.
3. Choisis Importer une salle depuis Microsoft ou Google et clique sur Continuer.
4. Sélectionne les salles de ton locataire connecté et importe-les.

⚠️ Important : pour que les salles apparaissent dans la liste d’import, elles doivent être configurées comme ressource dans Google Workspace et utiliser la catégorie CONFERENCE_ROOM.

💡 Une fois les salles importées, tu peux créer des liens vers la conférence lors de la réservation de salles de réunion dans deskbird (selon la configuration de ton fournisseur).

💡 La recherche respecte exactement le nom de la salle (y compris l’orthographe et la ponctuation). Saisis le nom tel qu’il apparaît dans l’annuaire du fournisseur.

6. Réservation de salles de réunion inter-locataires

Dans un environnement Google multi-locataires, les politiques de sécurité empêchent souvent les utilisateurs d’un locataire de réserver des ressources (comme des salles de réunion) directement dans un autre locataire. deskbird résout ce problème en proposant une couche de réservation unifiée qui fonctionne sur tous tes locataires.

💡 La fonctionnalité multi-locataires est disponible avec Rooms Plus, ou avec Desks Professional et supérieur. Tu peux ajouter plusieurs locataires Google et Microsoft. Pour ajouter un autre locataire, va dans Admin > Entreprise : Intégrations, clique sur Gérer dans la ligne Synchronisation du calendrier des salles, puis sélectionne Ajouter un locataire Google ou Ajouter un locataire Microsoft.

Comment ça marche

• Visibilité unifiée : tous les utilisateurs, quel que soit leur locataire d’origine, peuvent voir la disponibilité en temps réel de chaque salle de réunion dans toute l’organisation.
• Logique de réservation de secours : si un utilisateur n’a pas la permission directe de réserver une salle, deskbird utilise un mécanisme de secours. Il utilise l’admin_email lié à cette ressource de calendrier pour faciliter la réservation.
• Transparent pour les utilisateurs : les réservations sont traitées instantanément en arrière-plan. Les utilisateurs sélectionnent simplement une salle et confirment — deskbird gère la synchronisation des calendriers inter-locataires de façon transparente.

Principaux avantages

• Pas de configurations complexes : plus besoin de configurations croisées complexes ou de gestion de comptes visiteurs pour chaque utilisateur.
• Source unique de vérité : évite les doubles réservations en s’assurant que tous les locataires consultent les mêmes données de calendrier en temps réel.
• Pas d’intervention IT requise : les utilisateurs peuvent réserver des salles sur n’importe quel locataire connecté sans intervention du service informatique.

7. FAQs