Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Microsoft

Lorsqu'une salle de réunion est synchronisée avec Microsoft 365, deskbird peut exiger que les demandes de réservation soient approuvées avant d'être confirmées — mais la décision est prise par la boîte aux lettres de la salle dans Exchange, et deskbird s'y conforme. Cet article explique comment cela fonctionne et comment le configurer. Pour les salles créées directement dans deskbird, consulte Approbations pour les salles de réunion non synchronisées. Pour les salles synchronisées avec Google Workspace, consulte Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Google Workspace.

1. Comment fonctionnent les approbations sur les salles synchronisées
2. Avant de commencer
3. Configurer les approbations
4. Gérer les demandes d'approbation
5. Résolution des problèmes
6. FAQ

1. Comment fonctionnent les approbations sur les salles synchronisées

Sur une salle synchronisée, deux systèmes donnent leur avis sur la même réservation : deskbird et la boîte aux lettres de la salle dans Exchange. Pour garder tout synchronisé, Outlook fait foi. Quelle que soit la décision prise par la boîte aux lettres de la salle, c'est ce que deskbird affiche, et approuver dans deskbird revient à répondre au nom de la salle.

Les deux côtés peuvent décider, et chacun peut changer d'avis :

💡 Remarque : Les changements sont pris en compte en 10 à 60 secondes environ dans un sens comme dans l'autre. deskbird attend volontairement qu'Exchange ait fini de changer d'avis avant d'agir sur une décision.

⚠️ Attention : Les salles avec les approbations activées ne peuvent actuellement pas être réservées via le Mode kiosque.

⚠️ Attention : Cet article décrit les approbations du calendrier de la salle, où les délégués de la salle acceptent ou refusent les demandes. Exchange propose aussi un autre mécanisme appelé modération de boîte aux lettres, qui retient l'invitation avant qu'elle n'arrive dans le calendrier de la salle. Les approbations ne peuvent pas être synchronisées dans les deux sens sur une boîte aux lettres modérée — voir étape 3.4.

2. Avant de commencer

Tu as besoin de tout ce qui suit :

• Le package Rooms Plus. Sans lui, les approbations ne peuvent pas être activées.
• Une salle synchronisée. La salle dans deskbird doit être liée à la boîte aux lettres de la salle Exchange, et ton tenant Microsoft doit être connecté. Si les réservations faites dans deskbird apparaissent déjà dans Outlook et inversement, c'est déjà fait.
• L'aide d'un administrateur Exchange. La boîte aux lettres de la salle doit être configurée dans Microsoft, et ces paramètres ne sont pas visibles dans deskbird. Si tu n'as pas les droits d'administrateur Exchange, fais-toi aider par la personne qui les a avant de commencer.
• La modération de boîte aux lettres désactivée. La boîte aux lettres de la salle ne doit pas avoir ModerationEnabled sur true. La modération est un mécanisme différent des approbations par délégué décrites ici, et les approbations ne peuvent pas être synchronisées dans les deux sens tant qu'elle est active. Voir étape 3.4 pour savoir comment vérifier et la désactiver.

⚠️ Attention : Les approbations sur une salle synchronisée n'existent que si la boîte aux lettres de la salle est configurée pour demander à un délégué. Le paramètre par défaut d'Exchange est d'accepter chaque réservation instantanément, ce qui signifie que les demandes seront approuvées dès leur création. Activer les approbations dans deskbird ne modifie pas la boîte aux lettres — c'est la raison la plus fréquente pour laquelle les approbations semblent ne pas fonctionner.

💡 Remarque : Cet article concerne les salles synchronisées avec Microsoft 365. Les salles synchronisées avec Google Workspace prennent aussi en charge les approbations, mais avec une configuration et une synchronisation différentes — voir Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Google Workspace.

3. Configurer les approbations

Commence par la partie Exchange, puis deskbird, puis vérifie avec une vraie réservation. Prévoyez une session de travail : les paramètres Exchange mettent 5 à 30 minutes à être appliqués.

3.1 Étape 1 — Configurer la boîte aux lettres de la salle dans Exchange

Cette étape est réalisée par un administrateur Exchange de ton organisation. Commence par décider qui approuve : choisis une ou plusieurs personnes qui recevront les demandes de réservation de la salle dans Outlook. Dans Exchange, ces personnes sont les délégués de la salle. Garde-les identiques aux approbateurs que tu ajouteras ensuite dans deskbird.

Puis configure la boîte aux lettres de la salle dans le centre d'administration Exchange :

1. Va dans Ressources > Salles & équipements et sélectionne la salle.
2. Sous Gérer les paramètres des délégués, choisis l'option pour sélectionner les délégués qui peuvent accepter ou refuser les demandes de réservation, puis ajoute les personnes choisies.
   
3. Sous Gérer les paramètres de réservation, augmente la fenêtre de réservation ou supprime cette limite (recommandé). Elle est par défaut à 180 jours, ce qui est plus court que les dates de fin utilisées par deskbird pour les réservations récurrentes. Mets-la à au moins 400 jours, ou à son maximum de 1080 jours si tu ne veux pas de limite pratique.
   
4. Vérifie que la modération de la boîte aux lettres est désactivée pour la salle. Elle n'apparaît pas dans les écrans ci-dessus et doit être vérifiée séparément — voir étape 3.4.
5. Enregistre, et attends 5 à 30 minutes pour que le changement soit effectif.

💡 Remarque : La même configuration peut être appliquée avec Exchange Online PowerShell, ce qui est utile pour configurer plusieurs salles à la fois. C'est optionnel — le centre d'administration Exchange est la méthode recommandée.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

Pour vérifier la configuration actuelle d'une boîte aux lettres de salle :

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Étape 2 — Activer les approbations dans deskbird

1. Ouvre les paramètres de la salle dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces.
2. Active les approbations pour la salle. Une fois activée, la salle est marquée comme Nécessite une approbation.
3. Ajoute des approbateurs. Ce sont les personnes qui peuvent approuver les demandes dans deskbird. Nous recommandons de reprendre la même liste que celle des approbateurs dans Exchange.

💡 Remarque : Il n'y a rien d'autre à activer. Dès qu'une salle synchronisée a les approbations activées, deskbird suit automatiquement les décisions de la boîte aux lettres de la salle.

💡 Remarque : Les approbateurs dans deskbird et les délégués dans Exchange sont deux listes distinctes. Techniquement, elles peuvent différer, mais les garder identiques évite toute confusion sur qui est responsable de la décision.

3.3 Étape 3 — Vérifier la configuration

Teste avec une vraie réservation faite par quelqu'un qui n'est pas délégué Exchange pour la salle.

1. Vérifie que la réservation crée une demande. Réserve la salle dans deskbird. La réservation doit apparaître comme En attente dans deskbird, la salle doit afficher la réunion comme provisoire dans Outlook, et le délégué doit recevoir un e-mail de demande. Si la réservation s'approuve toute seule en quelques secondes, la boîte aux lettres est encore configurée pour tout accepter automatiquement — retourne à l'étape 3.1.
2. Vérifie que les décisions circulent dans les deux sens. Demande au délégué d'accepter dans Outlook : en moins d'une minute, deskbird doit afficher la réservation comme approuvée et étiquetée Décidé dans Outlook. Sur une deuxième réservation, approuve dans deskbird : en moins d'une minute, Outlook doit afficher la salle comme acceptée et occupée. Sur une troisième, refuse dans Outlook : deskbird doit la rejeter et l'annuler.
3. Vérifie les réservations récurrentes. Crée une réservation récurrente qui va aussi loin que tes utilisateurs en ont réellement besoin. Si elle disparaît dans la liste des refusées quelques secondes après la création, la série dépasse la fenêtre de réservation de la salle — augmente-la comme décrit à l'étape 3.1.

3.4 La modération de boîte aux lettres n'est pas prise en charge

Exchange dispose d'un autre mécanisme d'approbation distinct appelé modération de boîte aux lettres. De l'extérieur, cela ressemble — quelqu'un doit dire oui avant qu'une réservation ne soit validée — mais cela fonctionne de manière totalement différente, et les approbations ne peuvent pas être synchronisées entre deskbird et Outlook tant que c'est activé.

Avec la modération activée, Exchange retient l'invitation de réservation dans une boîte aux lettres système cachée avant qu'elle n'arrive dans le calendrier de la salle. Cela a quatre conséquences :

• Tant que l'invitation est retenue, aucun événement de calendrier n'existe. deskbird ne reçoit aucun signal, donc la réservation reste simplement En attente.
• Approuver et Refuser existent uniquement comme boutons dans l'e-mail du modérateur. Microsoft ne fournit aucune API pour cette étape, donc deskbird ne pourra jamais approuver ou refuser au nom de la salle.
• Si le modérateur refuse, l'invitation n'est jamais délivrée. Rien n'arrive dans le calendrier, donc deskbird n'apprend jamais qu'une décision a été prise et la réservation reste En attente indéfiniment.
• Si le modérateur approuve, l'invitation arrive en retard et deskbird la récupère — mais les décisions prises dans deskbird ne remontent jamais dans Outlook. Les approbations ne fonctionnent que dans un seul sens.

Pour vérifier si une boîte aux lettres de salle est modérée :

Get-Mailbox room@customer.com | fl ModerationEnabled,ModeratedBy

Pour désactiver la modération, afin d'utiliser les approbations par délégué décrites dans cet article :

Set-Mailbox room@customer.com -ModerationEnabled $false

⚠️ Attention : Désactiver la modération ne libère pas les réservations déjà retenues. Ces invitations doivent être approuvées ou supprimées par le modérateur, ou les réservations annulées et refaites.

3.5 Erreurs courantes de configuration

• Réserver en tant que délégué. Exchange ne demande jamais aux personnes d'approuver leurs propres demandes, donc les réservations faites par un délégué sont acceptées immédiatement et l'étape d'approbation est ignorée. C'est un comportement intégré à Exchange et il ne peut pas être désactivé. Cela donne l'impression que les approbations ne fonctionnent pas lors des tests, et cela s'applique aussi aux vraies réservations — teste avec un compte qui n'est pas délégué.
• Laisser la modération de la boîte aux lettres activée. Une boîte aux lettres de salle modérée ne peut pas synchroniser les approbations dans les deux sens, et les réservations refusées restent En attente indéfiniment. Vérifie comme décrit à l'étape 3.4.
• Supposer un paramètre par défaut. Les salles créées dans le centre d'administration Exchange et celles créées dans le centre d'administration Microsoft 365 peuvent avoir des paramètres différents au départ. Vérifie toujours la salle au lieu de supposer.
• Tester trop tôt. Les paramètres Exchange mettent 5 à 30 minutes à se propager. Tester juste après avoir enregistré montre généralement l'ancien comportement.
• Laisser la fenêtre de réservation à 180 jours. Les réservations récurrentes qui dépassent cette limite sont refusées par Exchange quelques secondes après leur création.
• AutomateProcessing réglé sur AutoUpdate. Si la boîte aux lettres a été précédemment configurée avec PowerShell, cette valeur peut être incorrecte. Sur une boîte aux lettres de salle, AutoUpdate signifie que les délégués ne reçoivent jamais les demandes, donc personne n'est sollicité. Il faut que ce soit AutoAccept.

4. Gérer les demandes d'approbation

Les Admins gèrent les demandes dans Demandes > Réservations. Cet onglet couvre aussi bien les Salles de réunion que les demandes de Restauration et services, ce qui permet de consulter toutes les Approbations en attente au même endroit. Chaque demande possède sa propre page de détails affichant la salle, la date et l'heure, l'organisateur, les invités et le statut actuel.

Approuver ou refuser ici répond aussi au nom de la salle dans Outlook, c'est pourquoi on recommande de gérer les Approbations dans deskbird plutôt que dans Outlook : tu as tout le contexte de la réservation, et tout le monde voit le même statut. Les demandes traitées dans Outlook apparaissent dans deskbird avec la mention Décidé dans Outlook.

💡 Remarque : Une Approbation ne peut pas être annulée depuis deskbird. Pour libérer la salle, annule la réservation ou demande à un délégué de la refuser dans Outlook.

5. Dépannage

6. FAQ