Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Microsoft

Lorsqu'une salle de réunion est synchronisée avec Microsoft 365, deskbird peut exiger que les demandes de réservation soient approuvées avant d'être confirmées — mais la décision est prise par la boîte aux lettres de la salle dans Exchange, et deskbird s'y conforme. Cet article explique comment cela fonctionne et comment le configurer. Pour les salles créées directement dans deskbird, consulte Approbations pour les salles de réunion non synchronisées.

1. Comment fonctionnent les approbations sur les salles synchronisées
2. Avant de commencer
3. Configurer les approbations
4. Gérer les demandes d'approbation
5. Dépannage
6. FAQs

1. Comment fonctionnent les approbations sur les salles synchronisées

Sur une salle synchronisée, deux systèmes donnent leur avis sur la même réservation : deskbird et la boîte aux lettres de la salle dans Exchange. Pour garder tout synchronisé, Outlook fait foi. Quelle que soit la décision prise par la boîte aux lettres de la salle, c'est ce que deskbird affiche, et approuver dans deskbird revient à répondre au nom de la salle.

Les deux côtés peuvent décider, et chacun peut changer d'avis :

💡 Remarque : Les changements sont pris en compte en 10 à 60 secondes environ dans un sens comme dans l'autre. deskbird attend volontairement qu'Exchange ait fini de changer d'avis avant d'agir sur une décision.

⚠️ Attention : Les salles avec approbation activée ne peuvent actuellement pas être réservées via le mode kiosque.

2. Avant de commencer

Tu as besoin de tout ce qui suit :

• Le package Rooms plus. Sans lui, les approbations ne peuvent pas être activées.
• Une salle synchronisée. La salle dans deskbird doit être liée à la boîte aux lettres de la salle Exchange, et ton tenant Microsoft doit être connecté. Si les réservations faites dans deskbird apparaissent déjà dans Outlook et inversement, c'est déjà fait.
• L'aide d'un administrateur Exchange. La boîte aux lettres de la salle doit être configurée dans Microsoft, et ces paramètres ne sont pas visibles pour deskbird. Si tu n'as pas les droits d'administrateur Exchange, fais appel à la personne qui les a avant de commencer.

⚠️ Attention : Les approbations sur une salle synchronisée n'existent que si la boîte aux lettres de la salle est configurée pour demander à un délégué. Par défaut, Exchange accepte toutes les réservations instantanément, ce qui signifie que les demandes seront approuvées dès leur création. Activer les approbations dans deskbird ne modifie pas la boîte aux lettres — c'est la raison la plus fréquente pour laquelle les approbations semblent ne pas fonctionner.

💡 Remarque : Les approbations pour les salles synchronisées ne sont actuellement disponibles que pour Microsoft 365. Les salles synchronisées avec Google Calendar gardent leur comportement actuel et ne prennent pas encore en charge les approbations.

3. Configurer les approbations

Commence par la partie Exchange, puis deskbird, puis vérifie avec une vraie réservation. Prévoyez une session de travail : les paramètres Exchange mettent 5 à 30 minutes à être appliqués.

3.1 Étape 1 — Configurer la boîte aux lettres de la salle dans Exchange

Cette étape est réalisée par un administrateur Exchange dans ton organisation. Commence par décider qui approuve : choisis une ou plusieurs personnes qui recevront les demandes de réservation de la salle dans Outlook. Dans Exchange, ces personnes sont les délégués de la salle. Garde la même liste que celle que tu ajouteras plus tard comme approbateurs dans deskbird.

Puis configure la boîte aux lettres de la salle dans le centre d'administration Exchange :

1. Va dans Ressources > Salles & équipements et sélectionne la salle.
2. Sous Gérer les paramètres des délégués, choisis l'option pour sélectionner les délégués qui peuvent accepter ou refuser les demandes de réservation, puis ajoute les personnes choisies.
   
3. Sous Gérer les paramètres de réservation, augmente la fenêtre de réservation ou supprime cette limite (recommandé). Elle est par défaut à 180 jours, ce qui est plus court que les dates de fin utilisées par deskbird pour les réservations récurrentes. Mets-la à au moins 400 jours, ou au maximum de 1080 jours si tu ne veux pas de limite pratique.
   
4. Enregistre, et attends 5 à 30 minutes pour que le changement soit pris en compte.

💡 Remarque : La même configuration peut être appliquée avec Exchange Online PowerShell, ce qui est utile pour configurer plusieurs salles à la fois. C'est optionnel — le centre d'administration Exchange est la méthode recommandée.

Set-CalendarProcessing -Identity room@customer.com `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllBookInPolicy $false `
  -AllRequestInPolicy $true `
  -ForwardRequestsToDelegates $true `
  -ResourceDelegates "approver@customer.com" `
  -BookingWindowInDays 400

Pour vérifier la configuration actuelle d'une boîte aux lettres de salle :

Get-CalendarProcessing -Identity room@customer.com |
  fl AutomateProcessing,AllBookInPolicy,AllRequestInPolicy,ResourceDelegates,ForwardRequestsToDelegates,BookingWindowInDays

3.2 Étape 2 — Activer les approbations dans deskbird

1. Ouvre les paramètres de la salle dans Admin > Étages & espaces.
2. Active les approbations pour la salle. Une fois activée, la salle est marquée comme Nécessite une approbation.
3. Ajoute les approbateurs. Ce sont les personnes qui peuvent approuver les demandes dans deskbird. On recommande de reprendre la même liste que celle des approbateurs dans Exchange.

💡 Remarque : Il n'y a rien d'autre à activer. Dès qu'une salle synchronisée a les approbations activées, deskbird suit automatiquement les décisions de la boîte aux lettres de la salle.

💡 Remarque : Les approbateurs dans deskbird et les délégués dans Exchange sont deux listes distinctes. Techniquement, elles peuvent différer, mais les garder identiques évite toute confusion sur qui est responsable de la décision.

3.3 Étape 3 — Vérifier la configuration

Teste avec une vraie réservation faite par quelqu'un qui n'est pas délégué Exchange pour la salle.

1. Vérifie que la réservation crée une demande. Réserve la salle dans deskbird. La réservation doit apparaître comme En attente dans deskbird, la salle doit afficher la réunion comme provisoire dans Outlook, et le délégué doit recevoir un email de demande. Si la réservation s'approuve toute seule en quelques secondes, la boîte aux lettres est encore configurée pour tout accepter automatiquement — retourne à l'étape 3.1.
2. Vérifie que les décisions circulent dans les deux sens. Demande au délégué d'accepter dans Outlook : en moins d'une minute, deskbird doit afficher la réservation comme approuvée et étiquetée Décidé dans Outlook. Sur une deuxième réservation, approuve dans deskbird : en moins d'une minute, Outlook doit afficher la salle comme acceptée et occupée. Sur une troisième, refuse dans Outlook : deskbird doit la rejeter et l'annuler.
3. Vérifie les réservations récurrentes. Crée une réservation récurrente qui va aussi loin que nécessaire pour tes utilisateurs. Si elle disparaît dans la liste des refusées quelques secondes après la création, la série dépasse la fenêtre de réservation de la salle — augmente-la comme décrit à l'étape 3.1.

3.4 Erreurs courantes lors de la configuration

• Tester en tant que délégué. Les réservations faites par un délégué peuvent passer sans approbation, donc tester avec le compte d'un délégué donne l'impression que les approbations ne fonctionnent pas.
• Supposer un paramètre par défaut. Les salles créées dans le centre d'administration Exchange et celles créées dans le centre d'administration Microsoft 365 peuvent avoir des paramètres différents au départ. Vérifie toujours la salle au lieu de supposer.
• Tester trop tôt. Les paramètres Exchange mettent 5 à 30 minutes à se propager. Tester juste après avoir enregistré montre généralement l'ancien comportement.
• Laisser la fenêtre de réservation à 180 jours. Les réservations récurrentes qui la dépassent sont refusées par Exchange quelques secondes après leur création.
• AutomateProcessing réglé sur AutoUpdate. Si la boîte aux lettres a été configurée précédemment avec PowerShell, cette valeur peut être incorrecte. Sur une boîte aux lettres de salle, AutoUpdate signifie que les délégués ne reçoivent jamais les demandes, donc personne n'est sollicité. Il faut que ce soit AutoAccept.

4. Gérer les demandes d'approbation

Les admins gèrent les demandes dans Demandes > Réservations. Cet onglet couvre les Salles de réunion ainsi que les demandes de Restauration & Services, donc toutes les approbations en attente peuvent être consultées au même endroit. Chaque demande a sa propre page de détails affichant la salle, la date et l'heure, l'organisateur, les invités et le statut actuel.

Approuver ou refuser ici répond aussi au nom de la salle dans Outlook, c'est pourquoi on recommande de gérer les approbations dans deskbird plutôt que dans Outlook : tu as tout le contexte de la réservation, et tout le monde voit le même statut. Les demandes décidées dans Outlook apparaissent dans deskbird avec la mention Décidé dans Outlook.

💡 Remarque : Une approbation ne peut pas être annulée depuis deskbird. Pour libérer la salle, annule la réservation ou demande à un délégué de la refuser dans Outlook.

5. Dépannage

6. FAQs