Besoin d'un traiteur, de matériel bureautique ou d'autres services pendant vos réunions ? Vous pouvez désormais ajouter ces extras en toute simplicité. Le service de Restauration et services vous aide à créer et à gérer des services à la demande, de quoi rendre vos réunions ordinaires des expériences exceptionnelles. Améliorez la productivité et le confort de votre équipe en offrant un environnement de réunion inégalable qui répond aux besoins de chacun.
Les organisateurs d'événements peuvent demander des services entièrement personnalisables pour chaque réunion : nourriture, boissons, équipements, papeterie, mobilier, articles d'hygiène, vraiment tout ce dont les participants à la réunion peuvent avoir besoin pour une réunion agréable et efficace.
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Ajouter des services de restauration
Accédez au Tableau de bord Admin, rendez vous dans Paramètres des salles de réunion et sélectionnez Restauration et services.
Lorsque vous cliquez sur Ajouter une catégorie, vous pouvez ajouter le nom de la catégorie, les différents éléments qui y appartiennent, l'email du fournisseur et une description facultative :
Chaque catégorie peut avoir plusieurs fournisseurs associés, par exemple, restauration@deskbird.com et equipementit@deskbird.com. Les prestataires de services assignés reçoivent des notifications par email avec toutes les informations concernant les articles demandés, l'heure de la réunion et la date.
Ils sont également informés de tout changement concernant l'événement ou la demande de service, tels que des modifications de date/heure ou des mises à jour des quantités et des notes. Les mises à jour d'heure et de date sont partagées avec tous les fournisseurs, tandis que les mises à jour spécifiques aux services sont partagées uniquement avec le prestataire responsable de la catégorie de service concernée.
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Activer les services pour certaines salles de réunion
Les services de restauration peuvent être activés ou désactivés pour chaque salle de réunion via la case d'option en bas à droite de chaque salle de réunion :
Après avoir activé la restauration pour les salles de réunion souhaitées, revenez à l'application web et allez dans Réserver > Salles de réunion. En haut à droite, vous trouverez des filtres, tels que la capacité ou le nouveau filtre qui vous permet de sélectionner les salles de réunion qui offrent des services de restauration.
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Ajouter des services de restauration à votre réunion
Dès que vous avez configuré les catégories, ajouter les articles nécessaires pour chaque réunion sera un jeu d'enfant.
Comme vous pouvez le voir sur l'image, l'organisateur de la réunion peut spécifier les quantités et ajouter des notes pour chaque article demandé.
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Exporter les données de Restauration et services
Les administrateurs peuvent exporter toutes les demandes de service existantes et futures dans un fichier CSV.
Ajoutez la ou les catégories pour lesquelles vous avez besoin d'un rapport et la plage de données, puis cliquez sur Exporter. Le fichier CSV inclura l'email de l'utilisateur qui a fait la demande, l'email du/des fournisseur(s) de services, l'heure et la date, les catégories demandées et tous les différents éléments indiqués.
Exporter des données des demandes de Restauration et de services aide à mieux planifier et à gérer les budgets. Cela montre les tendances et les services les plus aimés, ce qui vous aidera à allouer les ressources plus efficacement. Cela permet également de prendre des décisions intelligentes en ajustant les offres de services en fonction de la popularité et de la fréquence des demandes et en mesurant l'impact des services sur les résultats des réunions et la satisfaction des employés.
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Quelle est la différence entre Restauration et services et Équipement des salles de réunion?
La restauration et les services sont une fonctionnalité séparée de l'Équipement.
L'équipement inclut des articles comme des tableaux blancs ou des projecteurs qui sont disponibles en permanence dans une salle de réunion spécifique. Il agit comme un filtre lorsque les utilisateurs recherchent une salle de réunion répondant à leurs besoins (par exemple, une salle avec un micro et un projecteur).
La restauration et les services, en revanche, sont adaptés à des événements et réunions spécifiques. Ils facilitent les demandes de services et communiquent ces demandes aux prestataires de services.
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Accès
Restauration et services est une fonctionnalité disponibles pour les plans Enterprise. Si vous êtes intéressé, veuillez contacter votre Customer Success Manager dédié ou notre équipe de service client à support@deskbird.com.