Configurez et gérez les éléments de service pour les salles de réunion, et suivez toutes les demandes au même endroit ! La fonctionnalité Restauration et services de deskbird vous aide à simplifier la gestion du bureau et garantit que tout ce dont vos équipes ont besoin est disponible au bon moment et au bon endroit.
Restauration et services vous permet de définir et d’assigner des éléments (comme des boissons, des snacks ou des services) à vos salles de réunion. Les employés peuvent demander ces services lors de la réservation d’une salle, et les administrateurs sélectionnés peuvent gérer toutes les demandes entrantes depuis un tableau de bord dédié.
- Configurer les services dans l’Admin
- Activer Restauration et services pour les salles de réunion
- Réserver des services lors d’une réservation de salle de réunion
- Suivre les demandes via le tableau de bord des demandes de service
- Exporter les données de service
- FAQ et limitations connues
1. Configurer les services dans l’Admin
Allez dans Admin > Salles de réunion > Restauration et services.
Ici, vous pouvez :
- 👤 Ajouter des utilisateurs pouvant accéder au tableau de bord des demandes de service
- ➕ Ajouter des catégories et des éléments, comme du matériel d’atelier, de la restauration ou des articles spéciaux
- ✏️ Modifier ou 🗑️ supprimer des catégories existantes à l’aide des icônes crayon ou poubelle
- 📤 Exporter les données (voir en bas de l’article)
Lors de la création ou de la modification d’une catégorie, vous pouvez configurer :
-
Nom de la catégorie
- Email du prestataire (qui recevra les demandes, peut être un prestataire externe)
- Notes publiques (visibles par les demandeurs)
- Code centre de coûts : Aucun, Optionnel ou Obligatoire
- Éléments de la catégorie : Vous pouvez définir les éléments par nom, type et limite de quantité
- Temps tampon : Définir un temps avant/après les réunions (pris en compte uniquement dans deskbird – non synchronisé avec Outlook/Google)
2. Activer Restauration et services pour les salles de réunion
Pour activer les services pour des salles spécifiques :
- Allez dans Admin > Workplace > Étages & espaces
- Sélectionnez une salle de réunion
- Activez l’option "Activer la restauration et les services"
- Assignez les catégories de service appropriées à la salle
Cela permet aux employés de demander des services lors de la réservation de cette salle spécifique.
⚠️ Remarque : La suppression d’une catégorie d’une salle ne supprime pas automatiquement les demandes existantes. Les administrateurs peuvent choisir de les annuler manuellement si besoin.
3. Réserver des services lors d’une réservation de salle de réunion
Lorsqu’un employé réserve une salle avec des services activés :
- Il verra une option "Demander des services"
- En cliquant dessus, une fenêtre s’ouvre où il peut :
- Sélectionner les éléments de service disponibles (ex : Boissons, Snacks, Paperboards)
- Choisir les quantités
- Ajouter des notes complémentaires
Les réservations de salles de réunion avec des demandes de service associées sont signalées par une icône de tasse dans l’onglet Réserver > Salles de réunion. Le demandeur est également notifié dans sa confirmation de réservation.
4. Suivre les demandes via le tableau de bord des demandes de service
Les utilisateurs ajoutés sous "Ajouter des utilisateurs pouvant accéder à la restauration et aux services" voient désormais un nouvel onglet dans le menu principal : Demandes.
Ce tableau de bord leur permet de :
- Voir les demandes de service en attente et passées
- Utiliser des filtres comme salle de réunion, demandeur ou catégorie
- Cliquer sur une demande pour voir :
- Éléments demandés
- Détails de la réunion
- Notes
- Centre de coûts
- Paramètres des temps tampon
Ce tableau de bord est en lecture seule et aide les coordinateurs ou responsables des installations à s’assurer que chaque service est bien préparé.
⚠️ Remarque : Après une réservation, une notification par email est toujours envoyée à l’adresse définie dans l’email du prestataire lors de la configuration de la catégorie. Les prestataires peuvent être externes et ne pas avoir accès à deskbird.
5. Exporter les données de service
Dans le panneau d’administration Restauration et services, vous pouvez exporter toutes les données de catégories et d’éléments en cliquant sur "Exporter les données". Cela est utile pour les rapports ou pour partager avec des prestataires externes.
L’export CSV inclura :
- L’email du demandeur
- L’email du prestataire
- Dates et heures des réunions
- Catégories et éléments demandés
- Entrées personnalisées (comme des notes libres ou des centres de coûts)
6. FAQ et limitations connues
- ❌ Il n’est actuellement pas possible d’exporter les demandes de service directement depuis le tableau de bord (bientôt disponible !)
- ❌ Pour les événements récurrents, les demandes de restauration ne sont pas disponibles pour le moment
Quelle est la différence entre Restauration et services et Équipement des salles de réunion ?
Restauration et services concerne des demandes temporaires et spécifiques à une réunion (comme des boissons ou des paperboards), tandis que Équipement fait référence aux équipements permanents d’une salle (comme une TV ou un tableau blanc). Les services peuvent être ajoutés à chaque réunion et filtrés lors de la réservation ; l’équipement est fixe.
Qui peut accéder à Restauration et services ?
- Les administrateurs configurent les catégories, les activent par salle et exportent les données.
- Les organisateurs ajoutent des services lors de la réservation d’une salle.
- Les utilisateurs autorisés (comme les responsables des installations) voient et gèrent les demandes dans le tableau de bord.
- Les prestataires de service reçoivent des notifications par email avec tous les détails de la demande — aucun compte deskbird n’est requis.