Rooms Professional et supérieur
Configurez et gérez les articles de service pour vos salles de réunion—et suivez toutes les demandes depuis un seul endroit ! La fonctionnalité Restauration et services de deskbird vous aide à optimiser la gestion de votre bureau et garantit que tout ce dont vos équipes ont besoin est disponible au bon moment et au bon endroit.
Avec Restauration et services, vous pouvez définir et affecter des articles (comme des boissons, des collations ou des services) à vos salles de réunion. Les employés peuvent les demander lors de la réservation d’une salle, et les admins sélectionnés peuvent gérer toutes les demandes via un tableau de bord dédié.
- Étape 1 : Configurer les services dans le panneau Admin
- Étape 2 : Activer la fonctionnalité pour les salles de réunion
- Étape 3 : Réserver des services lors de la réservation d'une salle
- Étape 4 : Suivre les demandes via le tableau de bord dédié 🆕
- Exporter les données de service
- FAQ et limitations connues
1. Étape 1 : Configurer les services dans le panneau Admin
Accédez à Admin > Salles de réunion > Restauration et services.
Vous pouvez y :
👤 Ajouter les utilisateurs ayant accès au tableau de bord des demandes de service
➕ Ajouter des catégories et des articles (ex : matériel, catering, objets spéciaux)
✏️ Modifier ou 🗑️ supprimer les catégories existantes à l’aide des icônes correspondantes
📤 Exporter les données (voir la section en bas de l’article)
Lors de la création ou modification d’une catégorie, vous pouvez définir :
-
Nom de la catégorie
- Email du fournisseur (destinataire des demandes, peut être externe)
- Notes publiques (visibles par le demandeur)
- Champ du code du centre de coûts : Aucun, Facultatif, ou Obligatoire
- Articles de la catégorie : définir leur nom, type et limite de quantité
- Temps tampon : avant/après la réunion (appliqué uniquement dans deskbird – pas synchronisé avec Outlook/Google)
2. Étape 2 : Activer la fonctionnalité pour les salles de réunion
Pour activer les services dans une salle :
- Allez dans Admin > Configuration du bureau > Étages & espaces
- Sélectionnez une salle de réunion
- Activez l’option Activer Restauration & services
- Attribuez les catégories de services appropriées à la salle
Cela permet aux employés de demander des services lors de la réservation de cette salle.
⚠️ Remarque : supprimer une catégorie d’une salle ne supprime pas automatiquement les demandes existantes. Les admins peuvent choisir de les annuler manuellement si nécessaire.
3. Étape 3 : Réserver des services lors de la réservation d'une salle
Lorsqu’un employé réserve une salle avec la fonctionnalité activée :
- Il verra l’option Demande des services
- En cliquant, une fenêtre s’ouvre où il peut :
- Sélectionner les articles disponibles (ex : boissons, snacks, paperboard)
- Définir les quantités souhaitées
- Ajouter une note
Les réservations avec demande de service s’affichent avec une icône en forme de tasse dans l’onglet Réserver > Salles de réunion.
Le demandeur est également informé dans son mail de confirmation.
4. Étape 4 : Suivre les demandes via le tableau de bord dédié 🆕
Les utilisateurs ajoutés à la section Ajouter des utilisateurs qui peuvent accéder à la restauration et aux services verront un nouvel onglet dans le menu principal : Demandes.
Ce tableau de bord permet de :
- Voir les demandes de service en attente ou terminées
- Utiliser des filtres (par salle, demandeur, catégorie)
- Cliquer sur une demande pour voir :
- Les articles demandés
- Les détails de la réunion
- Les notes
- Le code du centre de coûts
- Les temps tampon définis
Ce tableau est en lecture seule et permet aux coordinateurs ou gestionnaires des installations de vérifier que tout est bien préparé.
⚠️ Remarque : une notification par email est toujours envoyée à l’adresse définie comme Email du fournisseur. Ce fournisseur peut être externe et ne pas avoir accès à deskbird.
5. Exporter les données de service
Dans le panneau Restauration et services, vous pouvez exporter toutes les données des catégories et articles en cliquant sur Exporter des données.
Cela est utile pour les rapports ou les échanges avec des prestataires externes.
Le fichier CSV inclut :
- Email du demandeur
- Email du fournisseur
- Dates et heures des réunions
- Catégories et articles demandés
- Champs personnalisés (ex : notes libres, codes de coûts)
6. FAQ et limitations connues
❌ Il n’est pas encore possible d’exporter directement les demandes depuis le tableau de bord. Cette fonctionnalité arrive bientôt !
Quelle est la différence entre Restauration & services et Équipements de salle ?
Restauration & services regroupe des besoins ponctuels liés à une réunion (ex. : boissons, paperboard), tandis que les équipements sont fixes dans la salle (ex. : TV, tableau blanc). Les services sont personnalisables à chaque réunion et filtrables ; les équipements sont constants.
Qui a accès à Restauration & services ?
- Admins configurent les catégories, les activent par salle et exportent les données.
- Organisateurs ajoutent les services lors de la réservation.
- Utilisateurs autorisés (ex. : responsables de site) gèrent les demandes dans le tableau de bord.
- Fournisseurs reçoivent un e-mail automatique avec les détails – aucun accès à deskbird requis.