Restauration et services

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Configure et gère les éléments de service pour les salles de réunion — et suis toutes les demandes au même endroit ! La fonctionnalité Restauration et services de deskbird t’aide à simplifier la gestion du bureau et garantit que tout ce dont tes équipes ont besoin est disponible au bon endroit et au bon moment.

Restauration et services te permet de définir et d’assigner des éléments (comme des boissons, des snacks ou des services) à tes salles de réunion. Les employés peuvent demander ces services lors de la réservation d’une salle — et les admins sélectionnés peuvent gérer toutes les demandes entrantes depuis un tableau de bord dédié.

1. Configurer les services dans l’Admin
2. Activer Restauration et services pour les salles de réunion
3. Réserver des services lors d’une réservation de salle de réunion
4. Gérer les demandes sur la page Demandes
5. Approuver ou rejeter des demandes de service
6. Exporter les données de service
7. FAQ et limites connues

1. Configurer les services dans l’Admin

Va dans Admin > Salles de réunion > Restauration et services et sélectionne le bureau en haut de la page.

Ici, tu peux :

• 👤 Sous Accès, clique sur l’icône crayon à côté de Utilisateurs autorisés pour choisir qui peut voir et gérer les demandes de service pour ce bureau sur la page Demandes
• ✅ Sous Approbations, active Activer les approbations pour les demandes de service si les demandes doivent être vérifiées avant d’être traitées (voir Approuver ou rejeter des demandes de service)
• ➕ Ajouter des catégories et des éléments, comme du matériel d’atelier, de la restauration ou des éléments spéciaux
• ✏️ Modifier ou 🗑️ supprimer des catégories existantes à l’aide des icônes crayon ou poubelle
• 📤 Exporter les données (voir en bas de l’article)

Lors de la création ou de la modification d’une catégorie, tu peux configurer :

• Nom de la catégorie
  
• Email du fournisseur (qui recevra les demandes, peut être un fournisseur externe)
• Notes publiques (visibles par les demandeurs)
• Code du centre de coûts : Aucun, Facultatif ou Obligatoire

• Éléments : Clique sur "+ Cliquez ici pour ajouter un élément" pour ajouter un élément à la catégorie. Pour chaque élément, tu peux définir :

  • Nom de l’élément (obligatoire)
  • Type d’élément : Texte libre, Quantité ou Sélection
  • Marquer comme obligatoire — active pour rendre l’élément obligatoire lors de la demande

  Utilise la poignée de déplacement pour réorganiser les éléments, l’icône de copie pour dupliquer un élément, ou l’icône poubelle pour le supprimer. Clique sur "Aperçu du formulaire" (en haut à droite du panneau Éléments) pour voir à quoi ressemblera le formulaire de demande pour les employés avant d’enregistrer la catégorie.

• Temps tampon : Défini le temps avant/après les réunions. Ces valeurs s’appliquent uniquement lorsque cette catégorie est demandée lors d’une réservation (valable uniquement dans deskbird – non synchronisé avec Outlook/Google). Voir Activer Restauration et services pour les salles de réunion pour savoir comment les temps tampon de catégorie interagissent avec les temps tampon par défaut de la salle.

2. Activer Restauration et services pour les salles de réunion

Pour activer les services pour des salles spécifiques :

1. Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces
2. Sélectionne une salle de réunion
3. Active le bouton "Activer la restauration et les services"
4. Assigne les Catégories de services appropriées à la salle
5. Définis les Temps tampon par défaut avant et après les réunions. Les options disponibles sont 0, 5, 10, 15 ou 20 minutes

Cela permet aux employés de demander des services lors de la réservation de cette salle spécifique.

Comment fonctionnent les temps tampon par défaut

Les temps tampon par défaut bloquent la salle avant et après une réunion afin que les équipes de restauration aient le temps de préparer la salle, livrer les éléments réservés et s’assurer que tout est prêt avant le début de la réunion.

Les temps tampon peuvent être définis à deux endroits, et contrôlent tous deux le même type de blocage de salle — mais à des niveaux différents :

• Niveau salle (Étages & espaces) : le temps tampon minimum et par défaut appliqué à chaque réservation dans cette salle
• Niveau catégorie (Restauration et services) : appliqué uniquement lorsque cette catégorie spécifique est demandée

Si les deux s’appliquent, la valeur la plus longue l’emporte pour chaque côté de la réunion — les temps ne sont jamais additionnés. Il n’y a pas de priorité fixe « salle avant catégorie » : le temps tampon effectif est calculé indépendamment pour avant et après, en utilisant la valeur la plus élevée applicable. La même logique s’applique si plusieurs catégories demandées ont des temps tampon différents.

Exemple :

💡 Configuration recommandée : utilise les valeurs au niveau de la salle pour le temps de nettoyage ou de préparation qui doit toujours être réservé, et définis des valeurs au niveau de la catégorie uniquement si un service spécifique nécessite plus de temps.

⚠️ Remarque : Supprimer une catégorie d’une salle ne supprime pas automatiquement les demandes existantes. Les admins peuvent choisir de les annuler manuellement si besoin.

3. Réserver des services lors d’une réservation de salle de réunion

Quand un employé réserve une salle avec des services activés :

• Il verra une option "Demander des services"

• En cliquant dessus, il accède aux éléments configurés pour cette catégorie par l’admin. Les éléments affichés dépendent de la configuration de l’admin, et peuvent inclure :

  • Éléments Texte libre (par ex. pour des demandes spéciales ou des notes)
  • Éléments Quantité (par ex. pour indiquer combien de boissons ou de snacks)
  • Éléments Sélection (par ex. pour choisir parmi des options prédéfinies)

  Les éléments marqués comme obligatoires par l’admin doivent être remplis avant que la demande puisse être envoyée.

Les réservations de salles de réunion avec des demandes de service associées sont affichées avec une icône de tasse dans l’onglet Réserver > Salles de réunion. Le demandeur est également notifié dans sa confirmation de réservation.

Si les approbations sont activées, la demande est d’abord envoyée pour validation. L’organisateur reçoit un email confirmant que la demande a été envoyée, puis un autre une fois qu’elle est approuvée ou rejetée.

4. Gérer les demandes sur la page Demandes

Les utilisateurs autorisés et les utilisateurs avec le rôle Gestionnaire des demandes de service pour un bureau voient Demandes dans le menu principal. Ouvre l’onglet Services pour voir les demandes de service du bureau sélectionné en haut de la page.

Dans l’onglet Services, tu peux :

• Basculer entre les demandes À venir et Terminées
• Filtrer la liste avec Filtrer et changer l’ordre avec Trier : Date de la réunion
• Voir chaque demande en un coup d’œil dans les colonnes Date et heure, Demande, Salle, Demandée par, Temps tampon et Statut. Survole le nombre de catégories ou d’éléments dans la colonne Demande pour voir chaque catégorie, son statut et les éléments commandés.
• Sélectionner plusieurs demandes avec les cases à cocher pour leur appliquer des actions groupées
• Cliquer sur une demande pour ouvrir les Détails de la demande :
  • Vue d’ensemble : les catégories et éléments demandés, y compris les notes supplémentaires
  • Détails de la demande : statut, salle de réunion, date et heure, qui a fait la demande et quand
  • Copier le lien : partager un lien direct vers la demande avec un collègue

La colonne Statut et le statut de la demande n’apparaissent que si les approbations sont activées. Les coordinateurs et gestionnaires des installations utilisent cette page pour s’assurer que chaque service est prêt à temps et, avec les approbations activées, pour approuver ou rejeter les demandes.

⚠️ Remarque : Les admins globaux ne voient pas automatiquement les demandes de service. Seuls les utilisateurs autorisés et les gestionnaires des demandes de service d’un bureau peuvent les ouvrir ; tous les autres voient Pas d’accès aux demandes de service dans ce bureau. Pour gérer toi-même les demandes, ajoute-toi sous Accès dans Admin > Salles de réunion > Restauration et services.

⚠️ Remarque : Après qu’une réservation a été effectuée, une notification par email est toujours envoyée à l’adresse définie dans l’Email du fournisseur lors de la configuration de la catégorie. Avec les approbations activées, cet email est envoyé une fois la demande approuvée. Les fournisseurs peuvent être externes et ne pas avoir accès à deskbird.

5. Approuver ou rejeter des demandes de service

Avec les approbations activées, les nouvelles demandes de service restent En attente jusqu’à ce qu’un utilisateur autorisé ou un gestionnaire des demandes de service du bureau les examine. Les approbations sont désactivées par défaut.

Activer les approbations

1. Va dans Admin > Salles de réunion > Restauration et services et sélectionne le bureau en haut de la page.
2. Sous Approbations, active Activer les approbations pour les demandes de service.

Le paramètre s’applique à toutes les catégories du bureau sélectionné. Il n’est pas possible de demander une approbation uniquement pour certaines catégories. Si tu désactives à nouveau les approbations, les nouvelles demandes sont automatiquement approuvées, et la page Demandes reste disponible sans actions ou statuts d’approbation.

Examiner une demande

1. Va dans Demandes > Services > À venir.
2. Clique sur une demande pour ouvrir les Détails de la demande.
3. Dans Vue d’ensemble, approuve ou rejette chaque catégorie avec la coche ou la croix. Chaque catégorie est décidée séparément, tu peux donc approuver la restauration et rejeter les équipements dans la même demande.
4. Pour décider de toutes les catégories en attente d’un coup, utilise Actions rapides > Tout approuver ou Tout rejeter. Approuver tout te demande de confirmer, et l’action ne peut pas être annulée.
5. Quand tu rejettes une catégorie, saisis une Raison (jusqu’à 100 caractères) et clique sur Rejeter. La raison s’affiche sur la demande.

Tu peux aussi approuver ou rejeter une demande directement dans la liste avec la coche ou la croix dans la colonne Statut.

L’organisateur reçoit un email lorsqu’une demande est approuvée ou rejetée.

💡 Astuce : Si la salle de réunion elle-même nécessite une validation de la réservation, la réservation de la salle doit d’abord être approuvée. La demande de service n’apparaît pour validation qu’après cela.

Statuts des demandes

⚠️ Important : Une demande qui n’est pas approuvée avant le début de la réunion est automatiquement annulée, comme pour la validation de la réservation de la salle. Si seulement certaines catégories ont été approuvées à ce moment-là, seules les catégories en attente sont annulées et la demande affiche Partiellement approuvée.

6. Exporter les données de service

Dans le panneau d’administration Restauration et services, tu peux exporter toutes les données de catégories et d’éléments en cliquant sur "Exporter les données". C’est utile pour les rapports ou pour partager avec des prestataires externes.

L’export CSV inclura :

• Email du demandeur
• Email du fournisseur
• Dates et heures de la réunion
• Catégories et éléments demandés
• Entrées personnalisées (comme des notes en texte libre ou des centres de coûts)

7. FAQ et limitations connues

• ❌ Il n’est actuellement pas possible d’exporter les demandes de service directement depuis le tableau de bord (bientôt disponible !)
• ❌ Pour les événements récurrents, les demandes de restauration ne sont actuellement pas disponibles