Mode kiosque pour les salles de réunion – deskbird Help Center

Salles

Le Mode kiosque de deskbird offre une solution intuitive sur tablette pour simplifier l'expérience au bureau, aussi bien pour les employés que pour les visiteurs. Il inclut deux modes dédiés — un pour les salles de réunion et un autre pour la gestion des visiteurs — permettant aux entreprises de faciliter les réservations, les enregistrements et l'accueil des visiteurs, même sans une réception entièrement staffée.

En mode kiosque de salle de réunion, une tablette placée devant chaque salle affiche la disponibilité en temps réel, permet de réserver instantanément et de s'enregistrer pour les réunions programmées. Cela aide à éviter les réservations non honorées, à réduire les conflits et à optimiser l'utilisation des salles — avec, en option, des indicateurs LED qui signalent visuellement l'état de la salle.

En mode kiosque de gestion des visiteurs, les entreprises peuvent désormais permettre aux visiteurs pré-enregistrés de s'enregistrer eux-mêmes et aux visiteurs spontanés de s'inscrire directement sur place. Les hôtes sont automatiquement notifiés via Microsoft Teams ou par e-mail, et un hôte par défaut peut être attribué par bureau pour une communication fluide. Toutes les activités des visiteurs sont synchronisées en temps réel avec le Tableau de bord des visiteurs de deskbird, offrant une vue unifiée de tous les enregistrements et visites en cours.

Comment configurer le mode kiosque pour les salles de réunion
Utiliser le mode kiosque
Considérations de confidentialité
Appareils pris en charge et exigences système
FAQ

1. Comment configurer le mode kiosque pour les salles de réunion

Tous les kiosques et écrans sont désormais gérés depuis un seul endroit dans l'application web : Admin > Kiosque & écrans > Appareils. Depuis cet espace, tu peux associer, configurer et gérer chaque appareil de ton entreprise. Tu peux associer un kiosque de salle en saisissant le code d'installation dans le panneau Admin ou en scannant le QR code avec l'application mobile deskbird.

💡 Astuce : Un guide pas à pas est aussi disponible directement sur la page Appareils — clique sur How to connect kiosk en haut à droite.

Étape 1 : Lancer l'application Kiosque des salles sur l'appareil

Il existe trois façons de lancer le mode kiosque des salles :

Installer l'application Kiosque deskbird depuis le Google Play Store

Une fois le kiosque lancé (application ou navigateur), tu verras un code d'installation et un QR code affichés à l'écran.

Étape 2 : Associer l'appareil

Option A : Saisir le code d'installation (panneau Admin)

Dans l'application web, va dans Admin > Kiosque & écrans > Appareils.
Clique sur + Associer un appareil.
Dans Input code, saisis le code affiché sur l'appareil, puis clique sur Suivant.
Dans Choose display type, sélectionne Kiosque de salle (Afficher la disponibilité de la salle, réserver sur place et s'enregistrer aux réunions), puis clique sur Suivant.
Dans Configurer l'affichage, donne un nom reconnaissable à l'appareil, puis sélectionne le Bureau, l'Étage et la Salle à afficher. Clique sur Associer.

Option B : Scanner le QR code (application mobile)

Assure-toi que l'application deskbird est installée sur ton téléphone et que tu es connecté avec un compte Admin.
Scanne le QR code affiché sur l'appareil avec l'appareil photo natif, une appli de lecture QR ou la fonction QR de l'appli deskbird.
Sélectionne Salle sur l'écran Associer ton kiosque, puis choisis le bureau, l'étage et la salle de réunion à afficher.

Étape 3 : Le kiosque est prêt à l'emploi

Le kiosque est opérationnel immédiatement après l'association et apparaît dans la liste Appareils associés sur la page Appareils.
L'écran affiche automatiquement en temps réel le planning des réunions pour la salle assignée.
Un jeton d'accès sécurisé est utilisé pour mémoriser les paramètres, évitant ainsi de devoir se reconnecter après un redémarrage ou une mise à jour.

💡 Astuce : Les Admins peuvent désactiver un kiosque à distance depuis l'application mobile si besoin, ou le dissocier depuis Admin > Kiosque & écrans > Appareils.

💡 Remarque : Pour que l'application Kiosque Android installe les mises à jour automatiquement, elle doit être lancée en mode plein écran verrouillé. Dans ce mode, l'application dispose des droits d'administrateur de l'appareil et peut appliquer les mises à jour sans intervention manuelle. Si l'application n'est pas verrouillée en plein écran, les mises à jour ne seront pas installées automatiquement.

Paramètres généraux

Dans Admin > Kiosque & écrans > Paramètres généraux, tu peux configurer des paramètres spécifiques à chaque bureau pour chaque type d'appareil, notamment :

Format horaire 12h ou 24h
Si les utilisateurs peuvent interagir avec les kiosques de salle
Si les utilisateurs peuvent terminer les réunions plus tôt

Gérer tes appareils

Depuis Admin > Kiosque & écrans > Appareils, tu peux voir un aperçu de tous les appareils connectés. L'Aperçu affiche le nombre total d'appareils et une répartition par type (Kiosques de salle, Kiosques visiteurs, Signalisation - Plan d'étage, Signalétique - Tableau d'affichage des salles). Le tableau Appareils associés liste chaque appareil avec son Nom de l'appareil, Type, Contenu affiché et Dernière activité. Tu peux rechercher par nom d'appareil, filtrer et trier la liste, modifier la configuration d'un appareil ou dissocier ceux dont tu n'as plus besoin.

2. Utiliser le mode kiosque pour les salles de réunion

Lorsque l'application Android est installée, des paramètres supplémentaires sont disponibles :

Accéder au menu des paramètres cachés

Tape cinq fois dans le coin inférieur gauche de l'écran tactile pour ouvrir les paramètres de l'application.

Démarrage automatique : définir l'application kiosque comme application d'accueil

Définir l'application comme application d'accueil garantit qu'elle démarre automatiquement après chaque redémarrage de l'appareil.

Mode plein écran verrouillé

Le mode plein écran verrouillé empêche les utilisateurs de quitter l'application kiosque. Il existe deux variantes, selon l'appareil :

Si l'appareil est rooté : Un vrai verrouillage plein écran est appliqué. Une fois le mode plein écran verrouillé activé, on ne peut quitter le plein écran qu'en accédant à nouveau au menu des paramètres cachés.
Si l'appareil n'est pas rooté : À la place, la fonctionnalité native d'épinglage d'application est utilisée. Cela maintient l'application affichée jusqu'à ce qu'elle soit désépinglée, ce qui se fait en maintenant les boutons "Retour" et "Vue d'ensemble" de la navigation Android.

Statut de la salle et réservation instantanée

L'écran du kiosque affiche en temps réel la disponibilité de la salle :

Vert 🟢 → La salle est disponible et peut être réservée.
Orange 🟠 → La salle attend l'enregistrement. Si personne ne s'enregistre, la salle sera libérée.
Rouge 🔴 → La salle est réservée et une réunion est en cours.

Quand une salle est disponible, les utilisateurs peuvent la réserver instantanément depuis le kiosque : ils sélectionnent un créneau disponible, saisissent ou choisissent un titre de réunion, définissent la durée et confirment — le planning est mis à jour immédiatement.

💡 Astuce : Les utilisateurs peuvent aussi s'enregistrer à une réunion programmée directement depuis l'écran du kiosque, ou terminer une réunion plus tôt. La possibilité d'interagir avec les kiosques de salle et de terminer les réunions plus tôt est gérée par bureau par ton admin dans Admin > Kiosque & écrans > Paramètres généraux.

⚠️ Remarque : Il n'est pas possible de supprimer ou modifier une réservation existante directement depuis le kiosque. Cela inclut le changement du titre de la réunion, de l'heure ou des participants. Pour annuler ou modifier une réservation, les utilisateurs doivent utiliser l'application deskbird ou la plateforme web.

3. Considérations de confidentialité

Les kiosques de salle affichent les détails des réunions selon le détails niveau de visibilité défini pour le bureau dans Admin > Salles de réunion : Paramètres généraux. Personne n'est connecté sur un kiosque, donc le même niveau s'applique à tous devant l'écran :

Détails complets (organisateur, titre, description, participants & lien) : titre, organisateur, participants, description et restauration et services. Le lien vers la conférence n'est pas affiché sur le kiosque.
Organisateur & titre : titre, organisateur et horaires.
Organisateur uniquement : "Occupé" à la place du titre, plus organisateur et horaires.
Occupé seulement (pas de détails de réservation) : "Occupé" et horaires uniquement.

Que la salle soit libre ou occupée, et les horaires de réservation, sont toujours visibles. Les réunions privées s'affichent toujours comme "Occupé" sans titre ni détails. L'organisateur est affiché à partir du niveau Organisateur uniquement et au-dessus.

💡 Signalétique : La signalétique Tableau d'affichage des salles utilise les mêmes niveaux. La signalisation Plan d'étage ne suit pas ce paramètre : elle masque uniquement les réservations anonymes. Voir Salles de réunion : Visibilité de la réservation de salle.

4. Appareils pris en charge et exigences système

L'application kiosque des salles est conçue pour être indépendante du fournisseur de matériel choisi. Cependant, nous avons un support particulier pour les fournisseurs suivants :

Fournisseur	Modèles testés	Rooté par défaut	Compatibilité navigateur	Compatibilité appli	Plein écran verrouillé	Démarrage auto	Support LED
Iiyama	Prolite- tw1025	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
ProDVX	9S, 10S- Series	❌	✅	✅	✅ **	✅ *******	✅
Allnet	RK3568	✅	✅	✅	✅ *	✅	✅
QBIC	TD-1070	❌	✅	✅	✅	✅ ********	✅
Samsung	Galaxy Tab 9S	❌	✅	✅	✅ **	✅	n/a

* Verrouillage plein écran renforcé si aucun compte Google n'est configuré. Sinon, épinglage de l'application.

** Épinglage de l'application

*** Selon le modèle, il existe une application de démarrage automatique dédiée à configurer

**** Fonctionnalité intégrée pour lancer automatiquement l'application

Si ton matériel de kiosque n'est pas listé ici, contacte-nous. Il y a de fortes chances que l'application kiosque fonctionne parfaitement sur ton modèle sans problème.

Exigences générales de compatibilité

Les tablettes Android sous Android 12L (niveau API 32, sortie en mars 2022) ou version ultérieure sont prises en charge via l'application deskbird Kiosque, disponible sur le Google Play Store
Chrome 80 ou version ultérieure est requis, mais Chrome 85 (sorti en août 2020) ou version ultérieure est recommandé pour la prise en charge de Wake Lock afin d'éviter que l'appareil ne se mette en veille

Autres recommandations

Choisis des appareils avec un écran d'au moins 10 pouces pour une expérience utilisateur optimale.
Les écrans avec la technologie LCD sont les plus adaptés pour un fonctionnement continu. Les écrans OLED sont à risque car ils sont sujets à la rémanence d'image et au marquage dû à du contenu statique.

5. FAQ

Oui. Tu peux accéder au Mode kiosque via un navigateur web ou l'application iOS dédiée sur ton iPad.

Oui, le support LED est disponible pour différents fournisseurs de matériel, permettant aux salles d'afficher la disponibilité en temps réel grâce à un code couleur lumineux. Consulte le tableau ci-dessus pour la liste des appareils compatibles.

Un jeton d'accès sécurisé empêche la déconnexion de la session, donc le kiosque reste connecté et opérationnel même après un redémarrage ou une mise à jour.

Le Mode kiosque est conçu pour les tablettes placées devant les salles de réunion, offrant une interface tactile pour l'enregistrement en salle, les réservations instantanées et la synchronisation LED. Il est toujours actif et ne nécessite pas de connexion à chaque utilisation.

Non. Le Kiosque permet actuellement de créer de nouvelles réservations, de s'enregistrer sur des réservations existantes et de terminer une réunion en avance. Il n'est pas possible d'annuler ou de supprimer une réservation, ni de modifier des détails comme le titre de la réunion, l'heure ou les participants directement depuis le Kiosque. Pour faire ces modifications, utilise l'application deskbird ou la plateforme web.

Une réunion privée s'affiche toujours comme "Occupé", et son titre, ses participants et sa description sont masqués. L'organisateur reste affiché si le bureau utilise Organisateur uniquement ou un détails niveau de visibilité supérieur. Pour les autres réunions, le kiosque affiche ce que le niveau de visibilité du bureau autorise (voir Considérations de confidentialité). Avec Détails complets, les utilisateurs peuvent sélectionner une réservation pour voir plus d'informations, comme la description et les participants.

Les réservations faites directement depuis le Kiosque apparaissent comme "Utilisateur inconnu" dans deskbird. Comme la tablette Kiosque est un appareil partagé accessible à toute personne au bureau, le système ne peut pas associer la réservation à un compte utilisateur spécifique. La réservation apparaîtra tout de même dans le planning de la salle avec l'heure et la durée correctes, mais sans organisateur identifié.

Tous les appareils sont gérés depuis Admin > Kiosque & écrans > Appareils. La page affiche le nombre total d'appareils connectés et une répartition par type, et liste chaque appareil avec son Nom de l'appareil, Type, Contenu affiché et Dernière activité. De là, tu peux rechercher, filtrer et trier les appareils, modifier la configuration d'un appareil ou dissocier les appareils dont tu n'as plus besoin.

Oui. Dans Admin > Kiosque & écrans > Paramètres généraux, tu peux configurer des paramètres spécifiques au bureau pour chaque type d'appareil, y compris le format 12h ou 24h, si les utilisateurs peuvent interagir avec les kiosques de salle, et s'ils peuvent terminer les réunions en avance.

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