Les salles de réunion dans deskbird offrent une façon flexible de gérer les espaces partagés. Que tu configures l’intégration Google ou Microsoft, que tu crées des salles manuellement ou que tu gères les paramètres des salles, cet article couvre tout ce dont tu as besoin.
- Configurer les salles de réunion
- Options d’enregistrement pour les salles de réunion
- Équipement de salle de réunion
- Comment réserver une salle de réunion
- Approbations pour les salles de réunion
- deskbird Outlook Add-In
- Modifier une réunion existante
- Restauration et services
- Mode kiosque
- Liens vers la conférence
- Visibilité de la réservation de salle
1. Configurer les salles de réunion
Salles de réunion synchronisées avec les calendriers (Google/Microsoft) :
Pour activer les réservations de salles et synchroniser la disponibilité avec ton calendrier, suis ce guide : Configurer la synchronisation du calendrier avec le planning, le statut et les salles de réunion.
Salles de réunion non synchronisées :
Si tu ne veux pas synchroniser les salles avec Microsoft ou Google, tu peux créer des salles qui existent uniquement dans deskbird.
Pour créer une salle manuellement, va dans Admin > Étages & espaces > + Ajouter un espace > Salle de réunion et choisis Créer une salle de réunion manuellement.
Ajoute ensuite les détails de la salle. Tu peux activer ou désactiver la salle (Active/Inactive), définir l’accès (par exemple, Accès ouvert), et—si besoin—activer le Mode kiosque et la Restauration et services. Termine avec Ajouter une salle de réunion pour enregistrer.
2. Options d’enregistrement pour les salles de réunion
Selon la configuration de ton site, un enregistrement peut être requis pour confirmer une réservation. Cela libère automatiquement les salles qui ne sont pas utilisées.
En savoir plus ici : Paramètres d’enregistrement et d’annulation automatique.
3. Équipement de salle de réunion
Tu peux attribuer des étiquettes d’équipement à chaque salle, par exemple :
- TV ou écran
- Tableau blanc
- Installation téléphonique
- Caméra de conférence
Les utilisateurs peuvent filtrer par équipements pour trouver plus rapidement une salle adaptée. Les admins gèrent les équipements dans la section Équipements de Admin > Salles de réunion : Paramètres généraux.
💡 Les équipements sont spécifiques à chaque bureau et doivent être configurés par site.
4. Comment réserver une salle de réunion
Les utilisateurs vont dans l’onglet Réserver > Salles de réunion. Les salles de réunion sont visuellement distinctes des autres espaces.
En cliquant et en faisant glisser, tu sélectionnes un créneau horaire (par exemple, 10h30–11h30). Les détails de la salle comme la capacité, les photos et les équipements sont affichés pour aider à choisir.
Dans l’onglet Filtres, les utilisateurs peuvent choisir comment la disponibilité est affichée : Disponibilité actuelle montre quelles salles sont libres en ce moment, tandis que Disponible dans la plage horaire sélectionnée affiche les salles libres pour la période choisie. Il est aussi possible de filtrer par accès, capacité et services (voir Restauration et services).
5. Approbations pour les salles de réunion
La validation de la réservation, disponible dans le pack Rooms Plus, permet aux admins d’exiger qu’une demande de réservation de salle de réunion soit examinée et approuvée avant d’être confirmée. Cela donne aux admins le contrôle sur qui peut accéder à certaines salles, au lieu d’accorder une confirmation instantanée à toute personne ayant l’accès.
La configuration et le fonctionnement diffèrent selon la façon dont la salle a été créée. Consulte les articles dédiés pour tous les détails :
- Validation de la réservation pour les salles de réunion non synchronisées — salles créées manuellement dans deskbird.
- Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Microsoft — salles synchronisées via Microsoft.
💡 Les salles synchronisées avec Google ne prennent pas encore en charge les validations.
6. deskbird Outlook Add-In
💡 Pour la meilleure expérience de réservation de salle de réunion, utilise le deskbird Outlook Add-In. Il permet aux utilisateurs de trouver et réserver des salles directement dans Outlook avec la disponibilité en temps réel et une synchronisation fluide sur le Web, Windows et Mac. Plus d’infos ici : deskbird Outlook Add-In
7. Modifier une réunion existante
Les utilisateurs peuvent modifier les réunions directement dans le calendrier (Réserver > Salles de réunion) ou—s’ils sont organisateurs—via Réservations.
L’icône crayon permet de modifier des détails comme le Titre de la réunion, la Date, l’Heure, les Invités, le Lien vers la conférence, la Restauration et services et Plus de détails. Les réunions peuvent être supprimées avec l’icône poubelle.
💡 Si un organisateur est supprimé, la réunion reste. L’organisateur devient DU – Utilisateur supprimé, et les admins peuvent la réattribuer à un nouveau propriétaire via l’onglet Salles de réunion.
Fonctionnalité glisser-déposer :
La fonctionnalité glisser-déposer permet de déplacer facilement les réunions dans la vue en couloir (Réserver > Salles de réunion) pour changer l’heure ou l’emplacement, et notifie automatiquement l’organisateur d’origine. Disponible sur tous les forfaits Rooms et incluse dans les forfaits Postes avec l’option Rooms.
8. Restauration et services
Ajoute des demandes comme des boissons, snacks ou équipements supplémentaires à une réservation de salle avec la Restauration et services.
En savoir plus : Restauration et services
9. Mode kiosque
Si ton bureau utilise des tablettes ou des écrans pour afficher la disponibilité des salles, le Mode kiosque permet de s’enregistrer ou de réserver directement sur l’appareil. L’écran se met à jour automatiquement.
En savoir plus : Mode kiosque pour les salles de réunion
10. Liens vers la conférence
Lors de la création d’un événement en salle, les organisateurs peuvent ajouter un lien de visioconférence directement dans deskbird. Si ton organisation intègre Microsoft ou Google, les organisateurs peuvent générer un lien natif en un clic. Ou bien sélectionner « Autre » et coller un lien d’un fournisseur comme Zoom.
💡 En savoir plus sur la configuration requise : Configurer la synchronisation du calendrier avec le planning, le statut et les salles de réunion
Après confirmation de l’événement, le lien vers la conférence est automatiquement ajouté à l’invitation du calendrier et visible dans le calendrier deskbird. deskbird garde les liens synchronisés entre le calendrier deskbird et ton calendrier externe.
💡 À noter : une fois créés, les liens vers la conférence ne peuvent pas être modifiés ou supprimés.
11. Visibilité de la réservation de salle
Les admins peuvent contrôler la quantité d’informations visibles par les employés sur les réservations de salles de réunion, par exemple pour garder les titres de réunion ou les participants privés. Va dans Admin > Salles de réunion : Paramètres généraux, sélectionne le bureau et choisis un détails niveau de visibilité dans la section Visibilité de la réservation de salle. Clique ensuite sur Enregistrer.
| Détails niveau de visibilité | Application web et mobile | Kiosques de salle et tableau d'affichage des salles |
| Tous les détails (organisateur, titre, description, participants & lien) | Organisateur, titre, description, participants et lien vers la conférence | Titre, organisateur, participants, description et restauration et services. Le lien vers la conférence n’est pas affiché. |
| Organisateur & titre | Organisateur et titre | Titre, organisateur et horaires |
| Organisateur uniquement | Organisateur | « Occupé » à la place du titre, plus organisateur et horaires |
| Occupé seulement (pas de détails de réservation) | Seulement que la salle est occupée | « Occupé » et horaires uniquement |
Que la salle soit libre ou occupée, et les horaires de réservation, sont toujours visibles.
- Qui voit toujours tous les détails dans l’application web et mobile : les admins globaux et de bureau, les managers, les chefs de groupe (pour les personnes qu’ils gèrent), ainsi que l’organisateur et les participants de la réunion.
- Kiosques de salle et tableau d'affichage des salles : personne n’est connecté, donc pas d’exception. Tout le monde devant l’écran voit le niveau défini pour le bureau.
- Réunions privées : le titre et les détails sont cachés à tous sauf à l’organisateur et aux participants, quel que soit le niveau choisi. Les kiosques de salle les affichent comme « Occupé ». L’organisateur reste affiché à partir du niveau Organisateur uniquement.
⚠️ Non affecté par ce paramètre :
- L’affichage du plan d’étage masque uniquement les réservations anonymes. Les autres réservations de salle affichent toujours l’organisateur et le titre.
- Le sélecteur de salle du deskbird Outlook Add-In affiche uniquement la disponibilité, donc le niveau n’a pas d’impact ici.
- Les calendriers Google et Microsoft synchronisés conservent le vrai sujet, la description et les participants. Seul le statut privé d’une réservation est transmis comme niveau de confidentialité de l’événement du calendrier.