Synchronisation du calendrier pour le statut de l'emploi du temps et les Rooms
Mise à jour
Avec l'intégration de la synchronisation du calendrier de deskbird, vous pouvez simplifier la planification du travail hybride en synchronisant à la fois les statuts de planning des utilisateurs et les salles de réunion avec des calendriers externes. Les utilisateurs peuvent connecter leur calendrier Google ou Microsoft afin que les informations de planning (par exemple, "Bureau", "Télétravail", "Absent") et les réservations de salles de réunion soient reflétées sur toutes les plateformes. Les deux fonctionnalités peuvent être activées séparément.
deskbird peut synchroniser les statuts de planning et les salles de réunion avec Google Workspace ou Microsoft 365. Vous pouvez activer ces synchronisations indépendamment.
Droits d'admin requis : Super Admin de Google Workspace ou Administrateur Global de Microsoft Entra ID.
Configuration dans un navigateur : complétez la configuration dans un navigateur web (pas dans Microsoft Teams).
Le fournisseur de calendrier est la source de vérité : les réservations de salles sont finalement acceptées ou refusées par le calendrier de ressources de la salle dans Google/Microsoft.
💡 Multi-locataires : Le multi-locataires est disponible pour la synchronisation des salles de réunion avec notre offre Rooms Plus. Vous pouvez ajouter des locataires Microsoft et Google. Pour ajouter un autre locataire, allez dans Tableau de bord admin > Intégrations, ouvrez votre synchronisation existante et cliquez sur Mettre à jour la synchronisation.
2. Choisissez votre fournisseur de calendrier
Suivez les instructions de configuration pour un fournisseur ci-dessous. Les étapes sont différentes pour Microsoft 365 et Google Workspace.
Microsoft 365 : la configuration nécessite le consentement de l'admin dans Microsoft Entra ID et utilise les autorisations Microsoft Graph.
Google Workspace : la configuration nécessite la délégation au niveau du domaine dans la console d'administration Google.
3. Configuration de Microsoft 365
Allez dans Tableau de bord admin > Intégrations.
Cliquez sur Connecter
(ou Mettre à jour la synchronisation
si vous avez déjà une connexion).
Sélectionnez Microsoft.
Connectez-vous avec un compte d'Administrateur Global.
Consentez à toutes
les autorisations demandées et suivez
les étapes à l'écran.
Cliquez sur
Accorder le consentement de l'admin pour <nom de votre entreprise>
et acceptez toutes les autorisations.
Astuce : Vous pouvez
limiter l'accès
à des calendriers spécifiques en utilisant une
Politique d'Accès aux Applications Microsoft.
Place.Read.All
Permet à deskbird de lire les informations
sur les espaces de l'entreprise (par exemple,
les salles de réunion et les listes de salles)
afin que les salles puissent être importées
dans deskbird.
Calendars.ReadWrite
Permet à deskbird de créer, lire, mettre à jour
et supprimer des événements sur les calendriers
des salles pour garder les réservations de salles
de réunion synchronisées.
Ce sont des autorisations au niveau de l'application,
ce qui signifie que deskbird accède à l'API Microsoft
Graph en tant qu'application (et non pour le compte
d'un utilisateur).
4. Configuration de Google Workspace
Ouvrez la console d'administration Google
(Super Admin requis).
Allez dans
Sécurité > Accès et contrôle des données > Contrôles API.
Sous Délégation à l'échelle du domaine,
cliquez sur Gérer la délégation à l'échelle du domaine.
Cliquez sur Ajouter nouveau.
Entrez ID client :
108092835268664080778
Dans Scopes OAuth,
ajoutez les scopes ci-dessous et cliquez
sur Autoriser.
Cliquez sur Connecter
(ou Mettre à jour la synchronisation
si vous avez déjà une connexion).
Sélectionnez Google.
Connectez-vous avec votre compte
admin Google.
Consentez à toutes
les autorisations demandées et suivez
les étapes à l'écran.
5. Synchronisation du statut de l'emploi du temps
La synchronisation du statut de l'emploi du temps permet à deskbird de refléter les statuts d'emploi du temps des utilisateurs (par exemple, Bureau, Télétravail, Absent) dans leur calendrier connecté. Cela améliore la visibilité et la coordination pour le travail hybride.
Si vous utilisez une intégration SIRH (par exemple, Personio), les absences suivront le flux : SIRH → deskbird → calendrier.
Synchronisation unidirectionnelle : deskbird envoie des mises à jour au fournisseur de calendrier (et non l'inverse).
Ce que les utilisateurs voient dans leurs calendriers
Microsoft Outlook :
les statuts sont affichés comme événements d'une journée entière.
Google Calendar :
les statuts apparaissent comme
entrées de lieu de travail.
Les types d'événements dépendent du statut sélectionné :
Bureau et Bureau à domicile
→ entrées de lieu de travail
Absent et statuts personnalisés
→ événements d'une journée entière
6. Créer une salle de réunion
Vous pouvez gérer les salles de réunion dans deskbird soit manuellement (sans synchronisation du calendrier), soit en important des rooms depuis Google/Microsoft (avec la synchronisation du calendrier activée).
Ouvrez l'application web deskbird.
Allez dans
Tableau de bord admin > Étages & espaces.
Cliquez sur + Ajouter une zone
et sélectionnez Salle de réunion.
Entrez les détails de la salle (nom, capacité,
etc.) et cliquez sur Enregistrer.
💡 Les salles de réunion créées manuellement
ne peuvent pas être synchronisées
avec les calendriers Google ou Microsoft.
Étape 1 – Configurer la synchronisation du calendrier des Rooms
Allez dans
Tableau de bord admin > Intégrations > Synchronisation du calendrier des Rooms.
Choisissez Google
ou Microsoft
et complétez la configuration du fournisseur
ci-dessus.
Étape 2 – Importer des rooms
Allez dans
Tableau de bord admin > Étages & espaces > + Ajouter une zone > Salle de réunion > Importer une salle depuis Microsoft ou Google.
Sélectionnez des rooms depuis votre tenant connecté et importez-les.
Notes
Microsoft : les rooms nouvellement
créées ou mises à jour peuvent
prendre jusqu'à 48 heures
pour apparaître.
Google : assurez-vous
que la catégorie de la salle est définie sur
CONFERENCE_ROOM.
Acceptation & rejet :
le calendrier des ressources de la salle
dans Google/Microsoft décide si
une réservation est acceptée. Si une réservation
est rejetée, elle sera supprimée
de deskbird.
💡 Une fois les rooms importées, vous pouvez
créer des liens de conférence lors de la réservation
de salles de réunion dans deskbird (selon
la configuration de votre fournisseur).
💡 La recherche respecte exactement le nom de la salle
(y compris l'orthographe et la ponctuation).
Entrez le nom de la salle tel qu'il apparaît dans le
répertoire du fournisseur.
7. FAQs – Microsoft 365
Dans Microsoft Outlook,
les statuts de l'emploi du temps sont affichés comme
événements d'une journée entière.
Cela s'applique, par exemple, à Absent
et à tout statut personnalisé.
Oui. deskbird respecte les restrictions
configurées dans Outlook/Exchange (par exemple,
"ne peut pas être réservé plus de 6 mois
à l'avance").
La demande peut sembler réussie
au début, mais si Outlook la refuse,
l'utilisateur sera informé et
la réservation ne restera pas dans deskbird.
Les restrictions ne s'appliquent pas rétroactivement :
les réservations créées avant
que la règle ne soit activée ne sont pas affectées
(même comportement que Microsoft).
deskbird ne peut pas contourner les restrictions d'Outlook.
Le calendrier de ressources de la salle décide
si une réservation est acceptée.
Si Outlook rejette la demande (par exemple,
utilisateur non autorisé, approbation requise),
la réservation est supprimée de deskbird
après le rejet.
8. FAQs – Google Workspace
Dans Google Agenda,
les statuts de l'emploi du temps apparaissent comme
entrées de lieu de travail
pour Bureau et
Télétravail.
Absent et tout
statut personnalisé
sont affichés comme événements d'une journée entière.
Assurez-vous que la salle est configurée comme une ressource
dans Google Workspace et (pour une meilleure
compatibilité) utilise la catégorie
CONFERENCE_ROOM.
Vérifiez également que la délégation à l'échelle du domaine
a été correctement configurée et que toutes
les autorisations requises ont été accordées.
Oui. Google est la source de vérité
pour l'acceptation des salles. Si le calendrier
d'une salle rejette une demande de réservation,
la réservation ne restera pas dans deskbird.