Synchronisation du calendrier pour le statut de l'emploi du temps et les Rooms

1. Allez dans Tableau de bord admin > Intégrations.
2. Cliquez sur Connecter (ou Mettre à jour la synchronisation si vous avez déjà une connexion).
3. Sélectionnez Microsoft.
4. Connectez-vous avec un compte d'Administrateur Global.
5. Consentez à toutes les autorisations demandées et suivez les étapes à l'écran.

1. Ouvrez le portail Microsoft Entra ID (Azure).
2. Allez dans Applications d'entreprise.
3. Sélectionnez l'application deskbird (deskbird Calendar Sync).
4. Dans le menu de gauche, ouvrez Autorisations.
5. Cliquez sur Accorder le consentement de l'admin pour <nom de votre entreprise> et acceptez toutes les autorisations.

Astuce : Vous pouvez limiter l'accès à des calendriers spécifiques en utilisant une Politique d'Accès aux Applications Microsoft.

• Place.Read.All
  Permet à deskbird de lire les informations sur les espaces de l'entreprise (par exemple, les salles de réunion et les listes de salles) afin que les salles puissent être importées dans deskbird.
• Calendars.ReadWrite
  Permet à deskbird de créer, lire, mettre à jour et supprimer des événements sur les calendriers des salles pour garder les réservations de salles de réunion synchronisées.

Ce sont des autorisations au niveau de l'application, ce qui signifie que deskbird accède à l'API Microsoft Graph en tant qu'application (et non pour le compte d'un utilisateur).

1. Ouvrez la console d'administration Google (Super Admin requis).
2. Allez dans Sécurité > Accès et contrôle des données > Contrôles API.
3. Sous Délégation à l'échelle du domaine, cliquez sur Gérer la délégation à l'échelle du domaine.
4. Cliquez sur Ajouter nouveau.
5. Entrez ID client : 108092835268664080778
6. Dans Scopes OAuth, ajoutez les scopes ci-dessous et cliquez sur Autoriser.

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

1. Allez dans Tableau de bord admin > Intégrations.
2. Cliquez sur Connecter (ou Mettre à jour la synchronisation si vous avez déjà une connexion).
3. Sélectionnez Google.
4. Connectez-vous avec votre compte admin Google.
5. Consentez à toutes les autorisations demandées et suivez les étapes à l'écran.

Ce que les utilisateurs voient dans leurs calendriers

• Microsoft Outlook : les statuts sont affichés comme événements d'une journée entière.
• Google Calendar : les statuts apparaissent comme entrées de lieu de travail.

Les types d'événements dépendent du statut sélectionné :

• Bureau et Bureau à domicile → entrées de lieu de travail
• Absent et statuts personnalisés → événements d'une journée entière

1. Ouvrez l'application web deskbird.
2. Allez dans Tableau de bord admin > Étages & espaces.
3. Cliquez sur + Ajouter une zone et sélectionnez Salle de réunion.
4. Entrez les détails de la salle (nom, capacité, etc.) et cliquez sur Enregistrer.

💡 Les salles de réunion créées manuellement ne peuvent pas être synchronisées avec les calendriers Google ou Microsoft.

Étape 1 – Configurer la synchronisation du calendrier des Rooms

• Allez dans Tableau de bord admin > Intégrations > Synchronisation du calendrier des Rooms.
• Choisissez Google ou Microsoft et complétez la configuration du fournisseur ci-dessus.

Étape 2 – Importer des rooms

• Allez dans Tableau de bord admin > Étages & espaces > + Ajouter une zone > Salle de réunion > Importer une salle depuis Microsoft ou Google.
• Sélectionnez des rooms depuis votre tenant connecté et importez-les.

Notes

• Microsoft : les rooms nouvellement créées ou mises à jour peuvent prendre jusqu'à 48 heures pour apparaître.
• Google : assurez-vous que la catégorie de la salle est définie sur CONFERENCE_ROOM.
• Acceptation & rejet : le calendrier des ressources de la salle dans Google/Microsoft décide si une réservation est acceptée. Si une réservation est rejetée, elle sera supprimée de deskbird.

💡 Une fois les rooms importées, vous pouvez créer des liens de conférence lors de la réservation de salles de réunion dans deskbird (selon la configuration de votre fournisseur).

💡 La recherche respecte exactement le nom de la salle (y compris l'orthographe et la ponctuation). Entrez le nom de la salle tel qu'il apparaît dans le répertoire du fournisseur.

Dans Microsoft Outlook, les statuts de l'emploi du temps sont affichés comme événements d'une journée entière. Cela s'applique, par exemple, à Absent et à tout statut personnalisé.

Oui. deskbird respecte les restrictions configurées dans Outlook/Exchange (par exemple, "ne peut pas être réservé plus de 6 mois à l'avance"). La demande peut sembler réussie au début, mais si Outlook la refuse, l'utilisateur sera informé et la réservation ne restera pas dans deskbird.

Les restrictions ne s'appliquent pas rétroactivement : les réservations créées avant que la règle ne soit activée ne sont pas affectées (même comportement que Microsoft).

deskbird ne peut pas contourner les restrictions d'Outlook. Le calendrier de ressources de la salle décide si une réservation est acceptée. Si Outlook rejette la demande (par exemple, utilisateur non autorisé, approbation requise), la réservation est supprimée de deskbird après le rejet.

Dans Google Agenda, les statuts de l'emploi du temps apparaissent comme entrées de lieu de travail pour Bureau et Télétravail.

Absent et tout statut personnalisé sont affichés comme événements d'une journée entière.

Assurez-vous que la salle est configurée comme une ressource dans Google Workspace et (pour une meilleure compatibilité) utilise la catégorie CONFERENCE_ROOM. Vérifiez également que la délégation à l'échelle du domaine a été correctement configurée et que toutes les autorisations requises ont été accordées.

Oui. Google est la source de vérité pour l'acceptation des salles. Si le calendrier d'une salle rejette une demande de réservation, la réservation ne restera pas dans deskbird.