Complément Outlook deskbird

Les salles de réunion non synchronisées sont des salles de réunion qui existent uniquement dans deskbird et ne sont pas connectées à Microsoft Outlook / Exchange. Comme ces salles ne sont pas synchronisées avec Microsoft, certaines limitations s’appliquent. Ces limitations sont imposées par Microsoft et sont détaillées ci-dessous :

• Si un événement est créé pour une salle non synchronisée puis supprimé directement dans Outlook, l’événement restera dans deskbird. Ainsi, la salle pourra apparaître comme indisponible dans deskbird même si l’événement Outlook a été supprimé.
• Quand un événement est supprimé dans deskbird, il n’est pas automatiquement supprimé du calendrier Outlook. À la place, l’organisateur reçoit un email avec la possibilité de retirer l’événement de son calendrier.
• Dans certains cas, deux emails de confirmation peuvent être envoyés, ce qui peut entraîner deux entrées dans le calendrier.
• L’email de confirmation envoyé par deskbird ne peut pas être désactivé pour le moment.
• Les événements créés dans Outlook apparaîtront dans deskbird, mais les modifications faites dans deskbird ne seront pas reflétées dans Outlook.
• Ces limitations peuvent être évitées en utilisant uniquement des salles de réunion synchronisées.

Oui. Tu peux d’abord déployer le complément à un nombre limité d’utilisateurs ou à un groupe pilote via le Centre d’administration Microsoft 365. Une fois validé, le déploiement peut être étendu à d’autres groupes ou à toute l’organisation. Pour des instructions détaillées, consulte la documentation officielle de Microsoft sur la gestion du déploiement des compléments.

Remarque : Comme le complément est disponible sur la place de marché Outlook, les utilisateurs peuvent parfois l’installer eux-mêmes avant que tu ne le déploies de façon centralisée.

Le Complément Outlook deskbird est compatible avec :

• Outlook Web App (OWA) dans le cadre d’un abonnement Microsoft 365 pris en charge
• Les applications de bureau Outlook (Microsoft 365) sur Windows et macOS qui prennent en charge les compléments Office modernes

Un tenant Microsoft 365 pris en charge et une version Outlook à jour sont nécessaires. Les anciennes versions d’Outlook ou les licences perpétuelles autonomes peuvent ne pas fonctionner correctement. Si tu n’es pas sûr que ton environnement soit compatible, consulte ton équipe IT ou contacte le support deskbird.

Le Complément Outlook deskbird ne demande que les autorisations nécessaires pour permettre la réservation de salles :

Accès au compte Microsoft

• Informations de profil de base (nom et email) pour identifier l’utilisateur dans deskbird
• Authentification Single Sign-on (SSO) via la connexion Microsoft existante

Informations sur la réunion en cours

• Lecture : heure de la réunion, objet, participants, lieu, récurrence
• Modification : ajouter ou retirer des salles de réunion et enregistrer les détails de réservation pour la réunion en cours d’édition

Important : Le complément n’interagit qu’avec la réunion actuellement consultée ou modifiée. Il n’accède à aucun autre email, entrée de calendrier, contact ou donnée de boîte mail.

Le complément utilise le Single Sign-on Microsoft pour l’authentification et chiffre toutes les communications via HTTPS. Il n’accède qu’aux informations de la réunion en cours d’édition et ne stocke que les métadonnées minimales nécessaires pour maintenir la réservation dans deskbird. Aucun contenu sensible de la réunion n’est stocké localement ni transmis à deskbird, sauf si une action comme la sélection d’une salle et l’enregistrement de l’événement est effectuée.

Le complément authentifie automatiquement les utilisateurs via le Single Sign-on Microsoft.

• Si l’email Microsoft de l’utilisateur correspond à un compte deskbird existant, la connexion est immédiate et transparente.
• Si aucun utilisateur correspondant n’existe dans deskbird, le complément invite l’utilisateur à contacter son Administrateur deskbird pour créer ou mettre à jour son compte.

Non. Le complément est réservé aux utilisateurs disposant d’une licence au sein du tenant Microsoft 365 de ton organisation. Les utilisateurs externes (comme les visiteurs ou les utilisateurs d’autres tenants) ne peuvent pas accéder ni utiliser le complément, même s’ils sont invités à des réunions.

• Connecter les utilisateurs
  Permet aux utilisateurs de se connecter à l'application avec leur compte professionnel ou scolaire, et permet à l'application d'accéder aux informations de base de leur profil.
• Voir le profil de base des utilisateurs
  Permet à l'application de voir les informations de base du profil comme le nom, la photo, le nom d'utilisateur et l'adresse e-mail.
• Se connecter et lire le profil de l'utilisateur
  Permet aux utilisateurs de se connecter et à l'application de lire leur profil ainsi que les informations de base de l'entreprise des utilisateurs connectés.

Pour les salles non synchronisées, Outlook impose certaines contraintes techniques qui empêchent le complément de détecter de manière fiable les modifications de réunions. Pour contourner cela, le complément ajoute addin@deskbird.com comme participant facultatif lorsqu'une salle non synchronisée est sélectionnée.

Cela a deux objectifs principaux :

• Déclencher le rappel "envoyer" d'Outlook, ce qui permet au complément de détecter les mises à jour ou les annulations.
• Permettre à deskbird de garder la réservation correspondante à jour avec précision.

La boîte mail addin@deskbird.com est un compte technique dédié. Elle n'est pas surveillée, ne représente pas un véritable utilisateur et n'a aucun impact sur le fonctionnement habituel. Voir cette adresse apparaître comme participant facultatif lors de la réservation de salles non synchronisées est un comportement attendu.

Le Complément Outlook deskbird utilise les informations d'application suivantes :

• ID de l'application : dc1266d0-7ef3-43f6-ac93-32350e8ebfb8
• Nom de l'application (Microsoft Marketplace) : deskbird – Book and manage rooms

Ces informations peuvent être utilisées par les administrateurs pour identifier le complément dans Microsoft Entra ID, le Centre d'administration Microsoft 365 ou lors des vérifications internes de sécurité et de conformité.

Non. Le Complément Outlook deskbird ne prend actuellement pas en charge les calendriers partagés ou délégués. Il n'est disponible que lors de la création ou de la modification d'événements dans le calendrier propre à l'utilisateur. Le support des réservations de calendrier délégué est prévu dans la feuille de route du produit, mais aucune date de sortie n'est encore fixée.

Si le déploiement via la marketplace n'est pas possible, tu peux utiliser le fichier manifeste pour installer le complément manuellement via PowerShell. Télécharge le manifeste ici :
https://store.office.com/app/download?assetid=WA200009722&cmu=en-US

Si tu vois un écran intitulé Consentement Admin requis avec le message « Votre administrateur Microsoft 365 doit accorder son consentement pour ce complément. Veuillez contacter votre équipe informatique. », cela signifie que le tenant Microsoft 365 de ton organisation exige qu'un administrateur approuve le complément avant que les utilisateurs puissent se connecter individuellement.

Il s'agit d'un paramètre de sécurité standard de Microsoft. Pour résoudre ce problème, demande à ton équipe informatique ou à un Admin global d'accorder le consentement admin pour le Complément Outlook deskbird dans le portail Microsoft Entra ID (Azure AD). Une fois le consentement accordé, tous les utilisateurs du tenant pourront utiliser le complément sans voir ce message à nouveau.

Non. Il n'est actuellement pas possible de réserver la restauration et les services via le Complément Outlook deskbird. Le complément te permet seulement de filtrer les salles de réunion où la restauration est généralement disponible, en utilisant le filtre Services.

Si tu souhaites pouvoir réserver la restauration et les services directement depuis le complément, fais-le nous savoir. Nous transmettrons ton retour à notre équipe produit.