Intégration SIRH : Absences

Gestion des utilisateurs et des données Plus

L’intégration de deskbird avec votre SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) automatise le suivi des absences et améliore la fiabilité des données. Cela permet de réduire les doubles saisies et garantit que le planning de votre espace de travail reflète la disponibilité en temps réel. Nous travaillons avec notre partenaire d’intégration, Merge, pour rendre ces intégrations disponibles.

💡 Nous collaborons avec Merge pour fournir et assurer le support de ces intégrations.

1. Suivi des absences sans effort
2. SIRH pris en charge
3. Avantages
4. Configuration de l’intégration (recommandé)
5. Configuration SFTP
6. Expérience utilisateur

1. Suivi des absences sans effort

Actuellement, les utilisateurs qui utilisent à la fois deskbird et leur outil SIRH doivent saisir leurs périodes d’absence sur les deux plateformes, ce qui entraîne des doubles saisies et des risques d’incohérences. Notre Intégration SIRH résout ce problème en transférant automatiquement les périodes d’absence (ex : congés maladie, vacances) du SIRH vers la section Planning de deskbird sous forme de statuts.

Cette automatisation fait gagner du temps et garantit des données fiables pour Workforce et Office analytics.

2. SIRH pris en charge

Aucune intervention de développeur n’est nécessaire. deskbird propose une intégration fluide avec les outils SIRH suivants : UKG, ADP, Factorial, BambooHR, Personio, SAP Success, PeopleHR, HiBob, BreatheHR, Charlie, Lucca, Workday et Sage HR.

3. Avantages

💡 Les périodes d’absence validées (ex : congés maladie, vacances ou toute absence définie dans votre SIRH) sont automatiquement synchronisées dans la section Planification de la semaine de deskbird.

Si un utilisateur est marqué « Absent », toutes les réservations existantes ce jour-là seront automatiquement annulées, sauf les réservations de Salles de réunion.

💡 Les utilisateurs ne peuvent pas modifier manuellement leur statut d’absence synchronisé. Pour annuler une absence, ils doivent la mettre à jour dans le SIRH, ce qui sera ensuite reflété dans deskbird.

4. Configuration de l’intégration

• Allez dans Admin > Intégrations dans deskbird.
• Sélectionnez votre outil SIRH et saisissez les identifiants API (générés dans votre SIRH).
• Le système commencera à synchroniser toutes les absences futures ainsi que les absences validées des 3 derniers mois.
• Vous pouvez continuer à travailler pendant que la synchronisation s’effectue en arrière-plan.
• Pour plus d’informations, consultez notre FAQ.

5. Configuration SFTP (Secure File Transfer Protocol)

Au cas par cas : veuillez contacter votre Customer Success Manager ou le Support

Dans certains cas où aucune intégration SIRH directe n’est disponible (via Merge), deskbird propose une option de synchronisation des absences sécurisée via SFTP. Cette méthode est disponible uniquement sur demande et doit être activée par notre équipe. Si votre système RH n’apparaît pas dans nos intégrations natives, contactez votre Customer Success Manager pour explorer cette option.

🤝 Si besoin, nous pouvons fournir une assistance technique pour cette configuration via notre partenaire d’intégration de confiance.

⚠️ Cette méthode sert uniquement à synchroniser les absences – elle ne permet pas la gestion des utilisateurs et groupes.

Méthodes de dépôt SFTP disponibles

Il existe deux façons de transférer vos fichiers CSV à deskbird via SFTP. L’approche automatisée est à privilégier pour un usage à long terme, mais un dépôt manuel peut être utile pour les tests ou les petites équipes.

1. Dépôt SFTP programmé (recommandé)
   La plupart des entreprises automatisent ce processus à l’aide d’une tâche planifiée (ex : cron job) qui envoie régulièrement le CSV sur notre serveur SFTP, généralement chaque jour ou chaque semaine.
   • deskbird fournit :
     • Nom d’hôte SFTP
     • Nom d’utilisateur
     • Clé SSH ou mot de passe
   • L’entreprise génère un CSV depuis son SIRH ou outil d’export et le dépose dans le dossier approprié sur le serveur SFTP.
   • ⚠️ Le fichier déposé doit respecter exactement le format CSV défini ci-dessous.
2. Dépôt manuel (pour tests ou petits volumes)
   Les administrateurs RH ou IT peuvent exporter manuellement le fichier CSV et le déposer dans le conteneur SFTP assigné à l’aide d’outils comme FileZilla ou Cyberduck.
   • C’est particulièrement utile lors de la phase de test ou si la taille du client ne justifie pas l’automatisation.

Format CSV et règles de synchronisation

Les données d’absence sont synchronisées à partir d’un fichier CSV, qui fait office de source unique de référence pour les jours d’absence sur une période donnée.

💡 Vous pouvez télécharger un exemple de fichier .csv en bas de cette page.

Structure du CSV :

"email","start_date","start_on","end_date","end_on" 
"john.doe@deskbird.io","2023-10-04","am","2023-10-06","pm" = 3 jours d’absence
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-06","am","2023-10-06","am" = 0,5 jour d’absence (matin)
"john.doe@deskbird.io","2023-10-06","pm","2023-10-06","pm" = 0,5 jour d’absence (après-midi)
"jane.doe@deskbird.io","2023-10-09","pm","2023-10-10","pm" = 1,5 jours d’absence

• Période prise en compte : Seules les absences comprises entre J–6 semaines et J+12 semaines (J = date de création du fichier) seront traitées.
• Source de référence : Le fichier doit contenir la liste complète et définitive des absences de tous les utilisateurs sur la période concernée.
• Création : Les absences présentes dans le CSV mais pas encore dans deskbird seront ajoutées.
• Suppression : Les absences déjà présentes dans deskbird mais absentes du fichier seront supprimées. 
  ℹ️ Si le fichier récent ne contient plus une absence passée, elle sera également supprimée de deskbird.
• Pas de mises à jour partielles : Toute absence manquante sera considérée comme supprimée.
• Modification manuelle : Les absences issues du SFTP ne peuvent pas être modifiées manuellement par les utilisateurs (ni les admins).

6. Expérience utilisateur

• Les utilisateurs verront leur statut synchronisé dans le fil personnel et la vue Collègues, sur web et mobile.
• Des notifications par e-mail sont envoyées lorsqu’un statut d’absence est mis à jour via le SIRH.
• Les utilisateurs sont également notifiés si une absence synchronisée entraîne l’annulation d’une réservation.
• Les managers de groupe, managers, admins d’espace et admins globaux peuvent consulter les statuts d’absence de leurs membres d’équipe pour mieux organiser la présence et les besoins en espaces de travail.
• La synchronisation SIRH s’effectue une fois par jour (pendant la nuit).

⚠️ Remarque : Lorsque les absences sont récupérées via la configuration d’intégration, les utilisateurs peuvent relancer manuellement la synchronisation si les absences affichées sont incorrectes. Pour cela, il suffit d’aller sur ses initiales ou sa photo de profil en bas à gauche, puis de sélectionner Profil et de cliquer sur le bouton Resynchroniser les absences SIRH en bas de la page.

Cette option n’est pas disponible avec la méthode SFTP.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de fichier .csv pour la configuration SFTP :