Synchroniser les salles de réunion avec Microsoft 365

Connectez deskbird à Microsoft 365 pour synchroniser la disponibilité et les réservations des salles de réunion entre deskbird et votre calendrier Microsoft. Une fois la connexion établie, les utilisateurs peuvent réserver des salles directement dans deskbird, et toutes les réservations restent synchronisées avec vos calendriers de salles Outlook/Exchange.

1. Prérequis
2. Configuration dans deskbird
3. Accorder le consentement administrateur dans Microsoft Entra ID
4. Autorisations requises
5. Importer des salles de réunion
6. Réservation de salles de réunion multi-locataires
7. FAQ

1. Prérequis

• Droits administrateur : vous devez disposer d’un compte Microsoft Entra ID (Azure AD) avec le rôle Administrateur général.
• Utiliser un navigateur : effectuez la configuration dans un navigateur web (et non dans Microsoft Teams).
• Le fournisseur de calendrier fait foi : les réservations de salles sont finalement acceptées ou refusées par le calendrier de ressource de la salle dans Microsoft. Si Outlook/Exchange refuse une réservation, elle sera supprimée de deskbird.

2. Configuration dans deskbird

1. Allez dans Admin > Intégrations.
2. Cliquez sur Connecter (ou Mettre à jour la synchronisation si une connexion existe déjà).
3. Sélectionnez Microsoft.
4. Connectez-vous avec un compte Administrateur général.
5. Consentez à toutes les autorisations demandées et suivez les étapes à l’écran.

3. Accorder le consentement administrateur dans Microsoft Entra ID

1. Ouvrez le portail Microsoft Entra ID (Azure).
2. Allez dans Applications d’entreprise.
3. Sélectionnez l’application deskbird (deskbird Synchronisation du calendrier).
4. Dans le menu de gauche, ouvrez Autorisations.
5. Cliquez sur Accorder le consentement administrateur pour <nom de votre entreprise> et acceptez toutes les autorisations.

💡 Vous pouvez limiter l’accès à certains calendriers à l’aide d’une stratégie d’accès aux applications Microsoft.

4. Autorisations requises

• Place.Read.All — permet à deskbird de lire les informations sur les espaces de l’entreprise (par exemple, salles de réunion et listes de salles) afin que les salles puissent être importées dans deskbird.
• Calendars.ReadWrite — permet à deskbird de créer, lire, modifier et supprimer des événements sur les calendriers de salles pour garder les réservations de salles de réunion synchronisées.

Ce sont des autorisations au niveau de l’application, ce qui signifie que deskbird accède à Microsoft Graph API en tant qu’application (et non au nom d’un utilisateur).

5. Importer des salles de réunion

Après avoir connecté Microsoft 365, vous pouvez importer vos salles dans deskbird :

1. Allez dans Admin > Étages & espaces.
2. Cliquez sur + Ajouter une zone et sélectionnez Salle de Réunion.
3. Choisissez Importer une salle depuis Microsoft ou Google.
4. Sélectionnez les salles de votre locataire connecté et importez-les.

⚠️ Important : les salles nouvellement créées ou mises à jour dans Microsoft peuvent prendre jusqu’à 48 heures pour apparaître dans la liste d’importation.

💡 Une fois les salles importées, vous pouvez créer des liens de visioconférence lors de la réservation de salles de réunion dans deskbird (selon la configuration de votre fournisseur).

💡 La recherche respecte exactement le nom de la salle (orthographe et ponctuation comprises). Saisissez le nom tel qu’il apparaît dans l’annuaire du fournisseur.

6. Réservation de salles de réunion multi-locataires

Dans un environnement Microsoft 365 multi-locataires, les politiques de sécurité empêchent souvent les utilisateurs d’un locataire de réserver directement des ressources (comme des salles de réunion) dans un autre locataire. deskbird résout ce problème en offrant une couche de réservation unifiée qui fonctionne sur l’ensemble de vos locataires.

💡 Le mode multi-locataires est disponible avec le Rooms Plus plan. Vous pouvez ajouter plusieurs locataires Microsoft et Google. Pour ajouter un autre locataire, allez dans Admin > Intégrations, ouvrez votre synchronisation existante et cliquez sur Mettre à jour la synchronisation.

Comment ça marche

• Visibilité unifiée : tous les utilisateurs, quel que soit leur locataire d’origine, peuvent voir la disponibilité en temps réel de chaque salle de réunion dans toute l’organisation.
• Logique de réservation de secours : si un utilisateur n’a pas la permission directe de réserver une salle, deskbird utilise un mécanisme de secours. Il utilise l’admin_email lié à cette ressource de calendrier pour faciliter la réservation.
• Expérience fluide : pour l’utilisateur final, le processus est instantané et invisible. Il sélectionne simplement une salle et la réserve — deskbird s’assure que l’invitation du calendrier est acceptée et correctement synchronisée en arrière-plan.

Principaux avantages

• Pas de configurations complexes : élimine le besoin de configurations PowerShell complexes ou de gestion de comptes invités pour chaque utilisateur.
• Source unique de vérité : évite les doubles réservations en s’assurant que tous les locataires consultent les mêmes données de calendrier en temps réel.
• Autonomie des utilisateurs : permet aux employés de trouver et réserver un espace où qu’ils travaillent ce jour-là, sans intervention de l’IT.

7. FAQ