Lorsque la synchronisation du calendrier des salles de réunion est activée, les réservations effectuées dans deskbird sont reflétées dans ton fournisseur de calendrier (Microsoft 365 ou Google Workspace) et inversement. Cet article t’aide à diagnostiquer et résoudre les problèmes de synchronisation les plus courants, notamment les doubles réservations et les liens vers la conférence manquants.
- Comment fonctionne la synchronisation des salles de réunion
- Doubles réservations et conflits de synchronisation
- Les liens vers la conférence MS Teams ne se génèrent pas
- Re-synchroniser une salle : ce qu’il faut savoir
- FAQ
1. Comment fonctionne la synchronisation des salles de réunion
Lorsque la synchronisation du calendrier des salles est active, ton fournisseur de calendrier (Microsoft 365 ou Google Workspace) fait office de référence. Cela signifie :
- Les réservations créées dans deskbird sont envoyées au calendrier de ressource de la salle chez ton fournisseur.
- Le calendrier de ressource accepte ou refuse la réservation selon ses propres règles (disponibilité, restrictions, etc.).
- Les réservations créées directement dans Outlook ou Google Calendar sont synchronisées dans deskbird.
- La synchronisation n’est pas instantanée — il peut y avoir un léger délai (généralement de quelques secondes à quelques minutes) entre la création d’une réservation et son apparition dans l’autre système.
Comme la synchronisation est bidirectionnelle avec un léger délai, des conflits peuvent parfois survenir lorsque deux personnes réservent la même salle en même temps dans des systèmes différents.
2. Doubles réservations et conflits de synchronisation
Des doubles réservations peuvent se produire lorsqu’une personne réserve une salle dans Outlook/Google en même temps qu’une autre personne réserve la même salle dans deskbird, avant que la synchronisation n’ait eu lieu.
Comment limiter les doubles réservations :
- Active l’acceptation/refus automatique sur le calendrier de ressource de la salle chez ton fournisseur. Cela permet au fournisseur de calendrier d’accepter ou de refuser immédiatement les demandes de réservation, réduisant ainsi le risque de conflit.
- Encourage les utilisateurs à réserver via un seul système (soit deskbird, soit Outlook/Google, mais pas les deux) pour éviter les chevauchements.
- Sache qu’en cas de conflit, la décision du fournisseur de calendrier est définitive. Si une réservation est refusée, elle sera supprimée de deskbird.
Si tu rencontres des doubles réservations persistantes, contacte le support avec 2 ou 3 exemples précis (nom de la salle, date, heure et utilisateurs concernés) afin que nous puissions examiner les journaux de synchronisation.
3. Les liens vers la conférence MS Teams ne se génèrent pas
Pour aller plus loin dans l’analyse, merci de contacter le support avec les informations suivantes :
- Le nom de la ou des salles concernées.
- Un exemple précis (date et heure) où le lien était manquant.
- Si le problème concerne toutes les réservations ou seulement certaines.
4. Re-synchroniser une salle : ce qu’il faut savoir
Si tu déconnectes puis reconnectes la synchronisation du calendrier d’une salle (par exemple pour résoudre un problème), garde à l’esprit les points suivants :
- Les réservations créées directement dans deskbird (et non via la synchronisation du calendrier) peuvent être supprimées lors d’une re-synchronisation, car les données du fournisseur de calendrier sont prioritaires.
- Les réservations présentes chez le fournisseur de calendrier seront réimportées dans deskbird.
- Recommandation : Avant de re-synchroniser, vérifie s’il y a des réservations actives dans deskbird qui ont été créées en natif (et non via le calendrier). Informe les utilisateurs concernés si besoin.
5. FAQ
Dans la plupart des cas, les réservations sont synchronisées en quelques secondes à quelques minutes. Cependant, des retards allant jusqu’à 10 à 15 minutes peuvent survenir lors de pics de charge chez Microsoft ou Google. Si une réservation n’a pas été synchronisée après 15 minutes, essaie d’actualiser l’application deskbird.
Les réunions récurrentes peuvent parfois générer des conflits si le modèle de récurrence est modifié dans Outlook (par exemple, si une occurrence est déplacée) et que la mise à jour n’est pas totalement propagée. Vérifie que le calendrier de ressource de la salle a bien l’acceptation/refus automatique activé, et regarde si la série récurrente dans Outlook affiche des occurrences refusées. Si le problème persiste, contacte le support avec le nom de la salle, le modèle de récurrence et les dates précises des conflits.
Oui. Le mode multi-locataires est disponible pour la synchronisation des Salles de réunion avec l’offre Rooms Plus. Tu peux ajouter des tenants Microsoft et Google. Pour ajouter un autre tenant, va dans Admin > Entreprise : Intégrations, clique sur Gérer dans la ligne Synchronisation du calendrier des salles, puis sélectionne Ajouter un tenant Microsoft ou Ajouter un tenant Google.