Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Google Workspace

La validation de la réservation te permet de garder le contrôle sur qui obtient une salle de Réunion, même lorsque cette salle est synchronisée avec Google Calendar. Une fois la validation activée, chaque demande pour la salle attend une décision au lieu d’être confirmée automatiquement. Les valideurs peuvent décider dans deskbird, les gestionnaires de ressources peuvent décider directement dans Google Calendar, et les deux côtés restent synchronisés en quelques secondes, donc personne n’a besoin de vérifier deux systèmes.

1. Avant de commencer
2. Configurer le calendrier de la salle dans Google
3. Activer la validation de la réservation dans deskbird
4. Comment fonctionne la validation au quotidien
5. Réunions récurrentes et demandes qui se chevauchent
6. Tester ta configuration
7. Dépannage
8. FAQs

1. Avant de commencer

Assure-toi que les éléments suivants sont en place avant de configurer la validation :

• Ton Google Workspace est connecté dans deskbird sous Admin > Intégrations > Synchronisation du calendrier des salles, et la salle de Réunion est liée à son calendrier de ressources Google. Si la synchronisation n’est pas encore configurée, connecte-la d’abord.
• Ton entreprise dispose du pack Rooms Plus, qui inclut la validation de la réservation.
• Tu sais quel compte Google a été utilisé pour connecter le Workspace (l’admin de connexion). Tu auras besoin de ce compte dans Configurer le calendrier de la salle dans Google.
• Quelqu’un ayant un accès de gestion au calendrier de ressources de la salle dans Google Calendar peut effectuer les modifications décrites ci-dessous – généralement un admin Google Workspace.

💡 La validation se configure par salle. Les salles sans validation continuent de fonctionner comme avant.

2. Configurer le calendrier de la salle dans Google

Fais ceci dans Google Calendar pour chaque salle qui doit nécessiter une validation :

1. Ouvre les paramètres du calendrier de la salle : Google Calendar > la salle sous tes calendriers > trois points > Paramètres et partage.
2. Sous Accepter automatiquement les invitations, sélectionne Ajouter automatiquement toutes les invitations à ce calendrier. Cela empêche la salle de répondre toute seule, donc chaque demande attend une décision.
3. Sous Partager avec des personnes ou groupes spécifiques, ajoute le compte admin de connexion avec la permission Apporter des modifications et gérer le partage.
4. Optionnel : si certaines personnes doivent aussi pouvoir décider directement dans Google Calendar, partage le calendrier de la salle avec elles de la même façon (Apporter des modifications et gérer le partage) et demande-leur d’activer les notifications d’événement pour ce calendrier afin qu’elles voient les nouvelles demandes.

⚠️ L’étape 3 est celle qui est le plus souvent oubliée. Par défaut, Google donne même aux admins un accès en lecture seule aux calendriers de salle. Sans accès en écriture, les réservations se synchronisent quand même, mais les décisions d’approbation et de rejet ne peuvent pas être écrites dans Google et semblent ne pas avoir d’effet.

💡 Si tu sautes l’étape 2, la salle continue d’accepter automatiquement chaque invitation, et deskbird reflète cela fidèlement : chaque réservation apparaît comme validée immédiatement.

3. Activer la validation de la réservation dans deskbird

Fais ceci dans l’application web deskbird en tant qu’admin :

1. Va dans Admin > Étages & espaces et ouvre le bureau et l’étage auxquels appartient la salle.
2. Ouvre les paramètres de la salle de Réunion.
3. Active Validation de la réservation.
4. Sélectionne au moins un valideur. N’importe quel utilisateur de l’entreprise peut être valideur.
5. Enregistre.

Voilà, la configuration deskbird est terminée. Les valideurs n’ont besoin d’aucune permission dans Google Calendar – ils décident dans deskbird, et deskbird écrit la décision dans le calendrier de la salle à leur place.

4. Comment fonctionne la validation au quotidien

deskbird et le calendrier Google de la salle se reflètent mutuellement dans les deux sens. La réponse de la salle dans Google détermine le statut de la réservation dans deskbird :

Réservation depuis l’un ou l’autre côté

• Une salle réservée dans deskbird est créée comme en attente, et l’événement apparaît dans le calendrier Google de la salle sans réponse de la salle.
• Un événement créé dans Google Calendar avec la salle ajoutée apparaît dans deskbird comme une demande en attente.
• Les valideurs décident sur la page Demandes dans deskbird ; les gestionnaires de ressources peuvent décider dans Google Calendar. Les deux décisions comptent de la même façon et sont synchronisées en quelques secondes. Quand une décision vient de Google, les détails de la demande indiquent Google Calendar comme décideur.

Ce qui se passe après une décision

• Une validation fait accepter l’invitation par la salle dans Google. Un refus fait refuser l’invitation par la salle, et l’organisateur reçoit la notification standard de Google.
• Les événements refusés restent dans le calendrier de la salle comme entrées refusées. deskbird ne supprime jamais d’entrées d’un calendrier client.
• Google ne permet pas d’ajouter un commentaire à un refus, donc l’organisateur voit juste un refus sans raison. La raison est toujours visible dans deskbird : refusé par un valideur, refusé dans Google Calendar, annulé dans Google Calendar, ou refusé automatiquement.

Modifications faites par l’organisateur

• Déplacer ou redimensionner la réunion réinitialise la réponse de la salle, donc la réservation repasse à en attente pour le nouveau créneau horaire des deux côtés.
• Annuler l’événement alors qu’il est encore en attente clôture la demande comme refusée, avec la raison « Annulé dans Google Calendar ».
• Si personne ne décide avant le début de la réunion, la demande est refusée automatiquement.

Récupérer une réservation refusée

• Changer la réponse de la salle dans Google de Non à Oui transforme une réservation refusée en réservation validée. La passer à Peut-être la remet en en attente, et déplacer une réunion refusée la rouvre en en attente au nouveau créneau.
• Cela ne fonctionne que pour les réunions qui ne sont pas encore terminées, et seulement pour les décisions prises dans Google Calendar. Un refus fait dans deskbird est définitif, et une réservation refusée à cause d’un conflit de temps tampon ne revient que si ce conflit n’existe plus.

💡 Si une notification de Google est perdue, une vérification en arrière-plan réconcilie le statut de validation plusieurs fois par jour, donc les deux côtés finissent toujours par s’aligner sans intervention.

5. Réunions récurrentes et demandes qui se chevauchent

• Une décision pour toute la série : valider une réunion récurrente couvre toute la série. Les occurrences individuelles peuvent toujours être décidées séparément dans deskbird et dans Google.
• Répondre à la série dans Google : si quelqu’un répond à l’événement principal de la série dans Google, Google écrase les réponses de toutes les occurrences individuelles. deskbird réapplique ensuite ses propres décisions par occurrence, donc les deux calendriers finissent par correspondre aux décisions prises dans deskbird.
• Refuser une occurrence dans Google libère à nouveau ce créneau dans deskbird.
• « Celle-ci et les suivantes » divise la série dans Google. deskbird reçoit la seconde partie comme une nouvelle série distincte.
• Les demandes qui se chevauchent ne sont pas refusées automatiquement. Comme la salle ne répond plus toute seule, plusieurs demandes peuvent être en attente pour le même créneau. Valider l’une d’elles laisse les autres en attente, donc c’est au valideur de choisir lesquelles refuser.

6. Tester ta configuration

Un contrôle de cinq minutes permet de vérifier que tout est bien connecté :

1. Réserve la salle dans deskbird. La réservation apparaît comme en attente, et l’événement apparaît dans le calendrier Google de la salle sans réponse de la salle.
2. Valide la réservation dans deskbird. La réponse de la salle passe à acceptée dans Google en quelques secondes.
3. Crée un événement dans Google Calendar et ajoute la salle. Une demande en attente apparaît dans deskbird. Refuse-la, et la salle refuse l’invitation dans Google.

⚠️ Si l’étape 2 ne s’affiche pas dans Google, ou si la réservation repasse à en attente, le partage du calendrier depuis Configurer le calendrier de la salle dans Google manque. C’est de loin la cause la plus fréquente.

7. Dépannage

8. FAQs