Synchroniser les salles de réunion avec Microsoft 365

Connecte deskbird avec Microsoft 365 pour synchroniser la disponibilité et les réservations des salles de réunion entre deskbird et ton calendrier Microsoft. Une fois connecté, tu peux réserver des salles directement dans deskbird et toutes les réservations restent synchronisées avec les calendriers de salles Outlook/Exchange.

1. Prérequis
2. Configuration dans deskbird
3. Accorder le consentement administrateur dans Microsoft Entra ID
4. Autorisations requises
5. Importer des salles de réunion
6. Réservation de salles de réunion multi-locataires
7. FAQs

1. Prérequis

• Droits administrateur : tu as besoin d’un compte Microsoft Entra ID (Azure AD) avec des droits suffisants pour accorder le consentement administrateur — cela concerne le rôle Administrateur général, mais aussi généralement Administrateur d’applications cloud, Administrateur d’applications ou un rôle personnalisé avec la permission de consentement appropriée.
• Utilise un navigateur : effectue la configuration dans un navigateur web (pas dans Microsoft Teams).
• Le fournisseur de calendrier fait foi : les réservations de salles sont finalement acceptées ou refusées par le calendrier de ressource de la salle dans Microsoft. Si Outlook/Exchange refuse une réservation, elle sera supprimée de deskbird.

2. Configuration dans deskbird

1. Va dans Admin > Intégrations.
2. Clique sur Connecter (ou Mettre à jour la synchronisation si tu as déjà une connexion).
3. Sélectionne Microsoft.
4. Connecte-toi avec un compte Administrateur général.
5. Accepte toutes les autorisations demandées et suis les étapes à l’écran.

3. Accorder le consentement administrateur dans Microsoft Entra ID

1. Ouvre le portail Microsoft Entra ID (Azure).
2. Va dans Applications d’entreprise.
3. Sélectionne l’application deskbird (deskbird Calendar Sync).
4. Dans le menu de gauche, ouvre Autorisations.
5. Clique sur Accorder le consentement administrateur pour <nom de ton entreprise> et accepte toutes les autorisations.

💡 Tu peux limiter l’accès à certains calendriers en utilisant une Application Access Policy Microsoft.

4. Autorisations requises

• Place.Read.All — permet à deskbird de lire les informations sur les espaces de l’entreprise (par exemple, salles de réunion et listes de salles) pour pouvoir les importer dans deskbird.
• Calendars.ReadWrite — permet à deskbird de créer, lire, modifier et supprimer des événements sur les calendriers de salles pour garder les réservations de salles de réunion synchronisées.

Ce sont des autorisations au niveau de l’application, ce qui signifie que deskbird accède à Microsoft Graph API en tant qu’application (et non au nom d’un utilisateur).

5. Importer des salles de réunion

Après avoir connecté Microsoft 365, tu peux importer tes salles dans deskbird :

1. Va dans Admin > Étages & espaces.
2. Clique sur + Ajouter un espace et sélectionne Salle de Réunion.
3. Choisis Importer une salle depuis Microsoft ou Google.
4. Sélectionne les salles de ton tenant connecté et importe-les.

⚠️ Important : les salles nouvellement créées ou modifiées dans Microsoft peuvent mettre jusqu’à 48 heures à apparaître dans la liste d’import.

💡 Une fois les salles importées, tu peux créer des liens de visioconférence lors de la réservation de salles de réunion dans deskbird (selon la configuration de ton fournisseur).

💡 La recherche respecte exactement le nom de la salle (orthographe et ponctuation comprises). Saisis le nom tel qu’il apparaît dans l’annuaire du fournisseur.

6. Réservation de salles de réunion multi-locataires

Dans un environnement Microsoft 365 multi-locataires, les politiques de sécurité empêchent souvent les utilisateurs d’un tenant de réserver des ressources (comme des salles de réunion) directement dans un autre tenant. deskbird résout ce problème en offrant une couche de réservation unifiée qui fonctionne sur tous tes tenants.

💡 Le multi-locataires est disponible avec le Rooms Plus plan. Tu peux ajouter plusieurs tenants Microsoft et Google. Pour ajouter un autre tenant, va dans Admin > Intégrations, ouvre ta synchronisation existante et clique sur Mettre à jour la synchronisation.

Comment ça marche

• Visibilité unifiée : tous les utilisateurs, quel que soit leur tenant d’origine, peuvent voir la disponibilité en temps réel de chaque salle de réunion dans toute l’organisation.
• Logique de réservation de secours : si un utilisateur n’a pas la permission directe de réserver une salle, deskbird utilise un mécanisme de secours. Il utilise l’admin_email lié à cette ressource de calendrier pour faciliter la réservation.
• Transparent pour les utilisateurs : les réservations sont traitées instantanément en arrière-plan. L’utilisateur sélectionne simplement une salle et confirme — deskbird gère la synchronisation des calendriers entre tenants de façon transparente.

Principaux avantages

• Pas de configurations complexes : plus besoin de configurations PowerShell compliquées ou de gestion de comptes invités pour chaque utilisateur.
• Source unique de vérité : évite les doubles réservations en s’assurant que tous les tenants lisent les mêmes données de calendrier en temps réel.
• Pas besoin d’intervention IT : les utilisateurs peuvent réserver des salles sur n’importe quel tenant connecté sans intervention du service informatique.

7. FAQs