Synchroniser les salles de réunion avec Microsoft 365

Connecte deskbird à Microsoft 365 pour synchroniser la disponibilité des salles de réunion et les réservations entre deskbird et ton calendrier Microsoft. Une fois la connexion établie, les utilisateurs peuvent réserver des salles directement dans deskbird, et toutes les réservations restent synchronisées avec les calendriers des salles dans Outlook/Exchange.

1. Prérequis
2. Configuration dans deskbird
3. Accorder le consentement admin dans Microsoft Entra ID
4. Autorisations requises
5. Importer des salles de réunion
6. Réservation de salles de réunion multi-locataires
7. Compatibilité Microsoft Teams Rooms
8. FAQ

1. Prérequis

• Droits Admin : tu as besoin d’un compte Microsoft Entra ID (Azure AD) avec les autorisations suffisantes pour accorder le consentement admin — cela concerne le rôle Admin global, mais généralement aussi Cloud Application Administrator, Application Administrator, ou un rôle personnalisé avec la permission de consentement appropriée.
• Utilise un navigateur : effectue la configuration dans un navigateur web (pas dans Microsoft Teams).
• Le fournisseur de calendrier fait foi : les réservations de salles sont finalement acceptées ou refusées par le calendrier des ressources de la salle dans Microsoft. Si Outlook/Exchange refuse une réservation, elle sera supprimée de deskbird.

2. Configuration dans deskbird

1. Va dans Admin > Entreprise : Intégrations.
2. Dans la ligne Synchronisation du calendrier des salles sous Calendriers, clique sur Configurer la synchronisation (ou Gérer si un locataire est déjà connecté).
3. Sélectionne Microsoft (dans la boîte de dialogue Gérer : Ajouter un locataire Microsoft).
4. Connecte-toi avec un compte Admin global.
5. Accepte toutes les autorisations demandées et suis les étapes à l’écran.

3. Accorder le consentement admin dans Microsoft Entra ID

1. Ouvre le portail Microsoft Entra ID (Azure).
2. Va dans Applications d’entreprise.
3. Sélectionne l’application deskbird (deskbird Calendar Sync).
4. Dans le menu de gauche, ouvre Autorisations.
5. Clique sur Accorder le consentement admin pour <nom de ton entreprise> et accepte toutes les autorisations.

💡 Tu peux limiter l’accès à certains calendriers en utilisant une Microsoft Application Access Policy.

4. Autorisations requises

• Place.Read.All — permet à deskbird de lire les informations sur les espaces de l’entreprise (par exemple, salles de réunion et listes de salles) pour pouvoir importer les salles dans deskbird.
• Calendars.ReadWrite — permet à deskbird de créer, lire, modifier et supprimer des événements sur les calendriers des salles pour garder les réservations de salles de réunion synchronisées.

Ce sont des autorisations au niveau de l’application, ce qui signifie que deskbird accède à Microsoft Graph API en tant qu’application (et non au nom d’un utilisateur).

5. Importer des salles de réunion

Après avoir connecté Microsoft 365, tu peux importer tes salles dans deskbird :

1. Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces et sélectionne l’étage.
2. Clique sur + Ajouter une zone et sélectionne Salle de réunion.
3. Choisis Importer une salle depuis Microsoft ou Google et clique sur Continuer.
4. Sélectionne les salles de ton locataire connecté et importe-les.

⚠️ Important : les salles nouvellement créées ou modifiées dans Microsoft peuvent mettre jusqu’à 48 heures à apparaître dans la liste d’import.

💡 Une fois les salles importées, tu peux créer des liens vers la conférence lors de la réservation de salles de réunion dans deskbird (selon la configuration de ton fournisseur).

💡 La recherche respecte exactement le nom de la salle (orthographe et ponctuation comprises). Saisis le nom tel qu’il apparaît dans l’annuaire du fournisseur.

6. Réservation de salles de réunion multi-locataires

Dans un environnement Microsoft 365 multi-locataires, les politiques de sécurité empêchent souvent les utilisateurs d’un locataire de réserver des ressources (comme des salles de réunion) directement dans un autre locataire. deskbird résout ce problème en proposant une couche de réservation unifiée qui fonctionne sur tous tes locataires.

💡 La fonctionnalité multi-locataires est disponible avec Rooms Plus, ou avec Desks Professional et supérieur. Tu peux ajouter plusieurs locataires Microsoft et Google. Pour ajouter un autre locataire, va dans Admin > Entreprise : Intégrations, clique sur Gérer dans la ligne Synchronisation du calendrier des salles, puis sélectionne Ajouter un locataire Microsoft ou Ajouter un locataire Google.

Comment ça marche

• Visibilité unifiée : tous les utilisateurs, quel que soit leur locataire d’origine, peuvent voir la disponibilité en temps réel de chaque salle de réunion dans toute l’organisation.
• Logique de réservation de secours : si un utilisateur n’a pas la permission directe de réserver une salle, deskbird utilise un mécanisme de secours. Il utilise l’admin_email lié à cette ressource de calendrier pour faciliter la réservation.
• Transparent pour les utilisateurs : les réservations sont traitées instantanément en arrière-plan. Les utilisateurs sélectionnent simplement une salle et confirment — deskbird gère la synchronisation des calendriers entre locataires de façon transparente.

Principaux avantages

• Pas de configurations complexes : plus besoin de configurations PowerShell complexes ou de gestion de comptes visiteurs pour chaque utilisateur.
• Source unique de vérité : évite les doubles réservations en s’assurant que tous les locataires lisent les mêmes données de calendrier en temps réel.
• Pas d’intervention IT requise : les utilisateurs peuvent réserver des salles sur n’importe quel locataire connecté sans intervention du service IT.

7. Compatibilité Microsoft Teams Rooms

deskbird est compatible avec les appareils Microsoft Teams Rooms. Les Teams Rooms affichent le calendrier des ressources Microsoft de la salle, donc les réservations de salles de réunion faites dans deskbird apparaissent sur l’appareil comme celles faites dans Outlook — avec ou sans lien Microsoft Teams, et y compris les réunions déplacées d’une salle à une autre. Aucune configuration supplémentaire n’est nécessaire dans deskbird, il suffit de connecter Microsoft 365 et d’importer la salle comme décrit ci-dessus.

⚠️ Important : les réservations faites via le Kiosque deskbird apparaissent actuellement sur l’appareil Teams Rooms sans lien Microsoft Teams. Pour démarrer un appel dans la salle, lance une réunion Teams ad hoc depuis la console Teams Rooms et invite les participants.

8. FAQ