Réserver une salle de réunion

deskbird te permet de trouver et de réserver facilement une salle de réunion directement depuis l’application web ou mobile. Tu peux filtrer par disponibilité, capacité et équipements, et réserver en quelques clics — ta réservation est instantanément visible par tes collègues.

1. Trouver une salle disponible
2. Réserver une salle
3. Approbations pour les salles de réunion
4. Réserver une réunion récurrente
5. Voir et gérer tes réservations de salle
6. FAQ

1. Trouver une salle disponible

1. Va dans Réserver > onglet Salles de réunion. Les salles de réunion sont visuellement distinctes des espaces de bureau.
2. Dans l’onglet Filtres, choisis comment afficher la disponibilité :
   • Disponibilité actuelle — affiche les salles libres en ce moment.
   • Disponible sur la plage horaire sélectionnée — affiche les salles libres pour la date et la plage horaire choisies.
3. Affines encore tes résultats avec les filtres supplémentaires : Accès, Capacité et Services.
4. Clique sur une salle pour voir ses détails : capacité, photos, équipements et créneaux disponibles.

2. Réserver une salle

1. Dans la vue Réserver > Salles de réunion, clique et fais glisser sur le créneau horaire souhaité (ex : 10h30–11h30) sur la ligne de la salle.
2. Un panneau de réservation s’ouvre. Renseigne :
   • Titre de la réunion
   • Date et heure
   • Invités (optionnel)
   • Lien de visioconférence (optionnel — génère un lien natif si ton organisation utilise Microsoft ou Google, ou colle un lien d’un autre fournisseur)
   • Restauration & Services (optionnel — voir Demander un service ou un traiteur pour une salle de réunion)
3. Clique sur Confirmer pour enregistrer la réservation. Le planning de la salle se met à jour immédiatement.
4. 💡 Pour certaines salles, ce bouton affiche Demander la réservation au lieu de Confirmer, et une note t’indique que la salle nécessite une approbation. Voir Approbations pour les salles de réunion ci-dessous pour la suite.

3. Approbations pour les salles de réunion

Certaines salles de réunion sont configurées par ton admin pour nécessiter une approbation avant qu’une réservation soit confirmée. Si une salle nécessite une approbation, tu verras une note dans le panneau de réservation : « Cette salle nécessite une approbation. Ta demande sera examinée avant que la réservation soit confirmée. » Le bouton passe aussi de Confirmer à Demander la réservation.

Ce qui se passe après avoir envoyé une demande :

• Tu verras une confirmation « Demande de réservation envoyée » avec la date et l’heure demandées.
• La réservation apparaît comme En attente dans ta liste Réservations et dans la vue calendrier Réserver > Salles de réunion, jusqu’à ce qu’elle soit examinée.
• Ton créneau demandé est bloqué pour toi — personne d’autre ne peut réserver dessus tant que c’est en attente.
• Si ta demande est approuvée, la réservation est confirmée et le statut En attente disparaît.
• Les changements de statut apparaissent généralement en moins d’une minute. Si une décision vient d’être prise, attends quelques secondes avant d’actualiser.
• Certaines demandes sont marquées Décidé dans Outlook. Cela signifie que la décision a été prise dans le calendrier de la salle, pas dans deskbird, donc aucun approbateur individuel n’est affiché. Le résultat est le même.
• Une réservation approuvée peut encore changer. Si la décision est annulée dans le calendrier de la salle, la réservation peut repasser en En attente ou être annulée. Une demande refusée peut aussi être approuvée plus tard — par exemple si la réunion est déplacée sur un créneau accepté par la salle.
• Si personne n’examine ta demande avant l’heure de début de la réservation, elle est automatiquement annulée.
• Pour une réunion récurrente, toute la série est approuvée ou refusée en une fois.
• Si tu modifies ensuite l’heure ou la salle d’une réservation déjà approuvée, elle repasse par le processus d’approbation.
• Les collègues qui sont définis comme approbateurs pour une salle peuvent voir leurs propres réservations confirmées immédiatement, sans passer par l’approbation.

Tu peux vérifier le statut de tes demandes à tout moment dans Réservations du menu principal. Chaque demande a sa propre page de détails affichant le statut (ex : En attente, Approuvée, Refusée, Décidé dans Outlook), qui l’a demandée, qui l’a examinée, et — si refusée — la raison.

Pour retirer une demande dont tu n’as plus besoin, supprime la réservation dans Réservations. Supprimer la réservation annule la demande en attente et libère le créneau.

💡 Les salles nécessitant une approbation ne peuvent actuellement pas être réservées via le Mode kiosque.

4. Réserver une réunion récurrente

Lors de la création d’une réservation, cherche l’option Répéter ou récurrence dans le panneau de réservation. Sélectionne la fréquence (ex : quotidienne, hebdomadaire) et la date de fin, puis confirme. Chaque occurrence est créée comme une réservation distincte liée à la série.

💡 Pour les réunions récurrentes réservées via un calendrier connecté (Microsoft ou Google), gère la récurrence directement dans ton application de calendrier pour une expérience optimale.

⚠️ Si une longue série récurrente disparaît ou est refusée quelques secondes après sa création, c’est probablement parce qu’elle va plus loin dans le temps que ce que la salle autorise. Raccourcis la série, ou demande à ton admin d’étendre la fenêtre de réservation de la salle.

5. Voir et gérer tes réservations de salle

Pour voir tes réservations de salle existantes, va dans Réservations du menu principal. À partir de là, tu peux :

• Cliquer sur l’icône crayon pour modifier une réservation — changer le titre, la date, l’heure, les invités, le lien de visioconférence ou les services.
• Cliquer sur l’icône poubelle pour supprimer une réservation.

Tu peux aussi modifier les réservations directement dans la vue calendrier Réserver > Salles de réunion si tu es l’organisateur. La fonction glisser-déposer te permet de déplacer une réunion à un autre horaire ou dans une autre salle en la faisant glisser dans la vue en couloirs — l’organisateur d’origine est automatiquement notifié.

💡 Si une salle nécessite une approbation, les réservations en attente de décision apparaissent dans ta liste Réservations avec la mention En attente jusqu’à leur examen — voir Approbations pour les salles de réunion ci-dessus.

💡 Une réservation de salle peut aussi être annulée depuis le calendrier de la salle. Si une réservation disparaît et que personne ne l’a supprimée dans deskbird, vérifie la réunion dans ton application de calendrier ou demande à ton admin.

6. FAQ