Le Complément Outlook deskbird te permet de trouver et de réserver une salle de réunion directement depuis Outlook lors de la création d’un événement dans le calendrier. Cet article explique comment ouvrir le complément, rechercher une salle, finaliser une réservation et comprendre la synchronisation avec deskbird.
- Ouvrir le Complément deskbird dans Outlook
- Trouver et réserver une salle de réunion
- Comment la réservation se synchronise avec deskbird
- FAQ
1. Ouvrir le Complément deskbird dans Outlook
Le Complément deskbird fonctionne sur Outlook Web, Windows et Mac. Pour l’ouvrir :
- Ouvre ton calendrier Outlook et clique sur Nouvel événement ou Plus d’options pour ouvrir la fenêtre de création d’événement.
- Cherche l’icône deskbird dans la barre d’outils en haut de la fenêtre d’événement.
- Clique sur l’icône deskbird pour ouvrir le panneau du complément à droite de l’événement.
⚠️ Si tu ne vois pas l’icône deskbird dans la barre d’outils, il se peut que le complément ne soit pas encore déployé sur ton compte. Contacte ton administrateur informatique ou ton Administrateur deskbird interne pour obtenir de l’aide.
2. Trouver et réserver une salle de réunion
Une fois le panneau du complément ouvert, tu peux rechercher et filtrer les salles disponibles en temps réel :
- Sélectionne ton bureau dans la liste déroulante (ton bureau principal est sélectionné par défaut).
- Tu peux aussi choisir un étage spécifique, ou laisser Tous les étages sélectionné.
- Utilise le champ de recherche pour trouver une salle par son nom, ou applique des filtres :
- Capacité — par exemple 5 ou plus, 10 ou plus, 20 ou plus de personnes
- Services — par exemple avec restauration, sans restauration
- Active Inclure les salles indisponibles pour voir les salles déjà réservées sur ton créneau
- Clique sur la salle que tu veux pour l’ajouter à ton événement en un clic.
La salle sélectionnée apparaît dans ton événement Outlook et est automatiquement enregistrée dans deskbird.
3. Comment la réservation se synchronise avec deskbird
Quand tu réserves une salle via le Complément Outlook, la réservation se synchronise automatiquement avec deskbird en temps réel. Cela signifie :
- Pas de double réservation : la même salle ne peut pas être réservée deux fois pour le même créneau.
- Visibilité partagée : ta réservation est visible à la fois dans Outlook et dans l’application web deskbird.
- Les modifications et annulations faites dans Outlook sont automatiquement reflétées dans deskbird.
💡 Pour une expérience optimale, tes salles de réunion doivent être configurées et synchronisées entre Microsoft et deskbird par ton Admin. Si une salle que tu as réservée se comporte de façon inattendue — par exemple, elle apparaît comme indisponible dans deskbird après avoir été supprimée d’Outlook — il se peut que la salle ne soit pas complètement synchronisée. Contacte ton Admin interne pour obtenir de l’aide.
4. FAQ
Cela peut arriver si la salle de réunion n’est pas complètement synchronisée entre Microsoft et deskbird. Quand l’événement d’une salle non synchronisée est supprimé dans Outlook, la réservation peut rester dans deskbird et rendre la salle indisponible. Contacte ton Administrateur deskbird interne pour vérifier l’état de synchronisation de la salle.
Quand une réservation est annulée dans deskbird pour une salle non synchronisée, l’événement n’est pas supprimé automatiquement d’Outlook. Tu recevras un e-mail avec la possibilité de retirer l’événement manuellement de ton calendrier. Vérifie ta boîte de réception et suis les instructions pour le supprimer.
Le Complément Outlook deskbird est conçu pour Outlook Web, Windows et Mac. Pour réserver des salles de réunion en déplacement, utilise l’application mobile deskbird.
Oui. Indique la date de début et de fin de l’événement dans Outlook, puis ajoute la salle avec le complément. Le complément vérifie si la salle est disponible sur toute la période. Pour connaître les limites applicables aux réservations sur plusieurs jours, consulte Réserver une salle de réunion.
Non. Le complément ne permet pas de soumettre des demandes de restauration ou autres demandes de service. Utilise le filtre Services (avec restauration) pour trouver une salle qui propose des services et réserve-la. Ouvre ensuite la réservation dans l’application web ou mobile deskbird et ajoute ta demande là-bas. Consulte Demander un service de restauration ou des services pour une salle de réunion. Les services ne peuvent pas être ajoutés aux événements récurrents.