Réserver une salle de réunion

deskbird te permet de trouver et de réserver facilement une salle de réunion directement depuis l’application web ou mobile. Tu peux filtrer par disponibilité, capacité et équipements, et réserver en quelques clics — ta réservation est instantanément visible pour tes collègues. Une seule réservation peut aussi couvrir plusieurs jours, par exemple pour un atelier ou une formation.

1. Trouver une salle disponible
2. Réserver une salle
3. Approbations pour les salles de réunion
4. Réserver une réunion récurrente
5. Réserver une salle pour plusieurs jours
6. Voir et gérer tes réservations de salles
7. FAQs

1. Trouver une salle disponible

1. Va dans l’onglet Réserver > Salles de réunion. Les salles de réunion sont visuellement distinctes des postes de travail.
2. Dans l’onglet Filtres, choisis comment la disponibilité s’affiche :
   • Disponibilité actuelle — affiche les salles libres en ce moment.
   • Disponible sur la période sélectionnée — affiche les salles libres pour la plage de dates et d’horaires choisie.
3. Affines encore les résultats avec les filtres supplémentaires : Accès, Capacité et Services.
4. Clique sur une salle pour voir ses détails : capacité, photos, équipements et créneaux disponibles.

2. Réserver une salle

1. Dans la vue Réserver > Salles de réunion, clique et fais glisser sur le créneau horaire souhaité (ex : 10h30–11h30) sur la ligne de la salle.
2. Un panneau de réservation s’ouvre. Renseigne :
   • Titre de la réunion
   • Date de début, Heure de début, Date de fin et Heure de fin, ou active Journée complète (pour réserver plusieurs jours, voir Réserver une salle pour plusieurs jours)
   • Invités (optionnel)
   • Lien vers la conférence (optionnel — génère un lien natif si ton organisation utilise Microsoft ou Google, ou colle un lien d’un autre fournisseur)
   • Restauration et services (optionnel — voir Demander une restauration ou des services pour une salle de réunion)
3. Clique sur Confirmer la réservation pour enregistrer la réservation. Le planning de la salle se met à jour immédiatement.
4. 💡 Pour certaines salles, ce bouton affiche Demander la réservation au lieu de Confirmer la réservation, et une note t’indique que la salle nécessite une approbation. Voir Approbations pour les salles de réunion ci-dessous pour la suite.

3. Approbations pour les salles de réunion

Certaines salles de réunion sont configurées par ton admin pour nécessiter une approbation avant qu’une réservation soit confirmée. Si une salle nécessite une approbation, tu verras une note dans le panneau de réservation : « Cette salle nécessite une approbation. Ta demande sera examinée avant que la réservation soit confirmée. » Le bouton passe aussi de Confirmer la réservation à Demander la réservation.

Ce qui se passe après avoir envoyé une demande :

• Tu verras une confirmation « Demande de réservation envoyée » avec la date et l’heure demandées.
• La réservation apparaît comme En attente dans ta liste Réservations et dans la vue calendrier Réserver > Salles de réunion, jusqu’à ce qu’elle soit examinée.
• Ton créneau demandé est réservé pour toi — personne d’autre ne peut réserver dessus tant que c’est en attente.
• Si ta demande est approuvée, la réservation est confirmée et le statut En attente disparaît.
• Les changements de statut apparaissent généralement en moins d’une minute. Si une décision vient d’être prise, attends quelques secondes avant d’actualiser.
• Certaines demandes sont marquées Décidé dans Outlook. Cela signifie que la décision a été prise dans le calendrier de la salle, pas dans deskbird, donc aucun approbateur individuel n’est affiché. Le résultat est le même.
• Une réservation approuvée peut encore changer. Si la décision est annulée dans le calendrier de la salle, la réservation peut repasser à En attente ou être annulée. Une demande refusée peut aussi être approuvée plus tard — par exemple si la réunion est déplacée sur un créneau accepté par la salle.
• Si personne n’examine ta demande avant l’heure de début de la réservation, elle est automatiquement annulée.
• Pour une réunion récurrente, toute la série est approuvée ou refusée en une fois.
• Pour une réservation sur plusieurs jours, la demande doit être approuvée avant le début de la réservation, c’est-à-dire avant l’heure de début du premier jour.
• Si tu modifies plus tard l’heure ou la salle d’une réservation déjà approuvée, elle repasse par l’approbation.
• Quand tu modifies une réservation pour une salle nécessitant une approbation, le bouton dans le panneau de réservation affiche Demander la modification.
• Tu es notifié quand ta demande est approuvée ou refusée. Si elle est refusée, l’email indique qui l’a refusée et la raison.
• Les collègues désignés comme approbateurs pour une salle peuvent voir leurs propres réservations confirmées immédiatement, sans passer par l’approbation.

Tu peux vérifier le statut de tes demandes à tout moment dans Réservations du menu principal. Chaque demande a sa propre page de détails affichant le statut (ex : En attente, Approuvée, Refusée, Décidé dans Outlook), qui l’a demandée, qui l’a examinée, et — si refusée — la raison.

Pour retirer une demande dont tu n’as plus besoin, supprime la réservation dans Réservations. Supprimer la réservation annule la demande en attente et libère le créneau.

💡 Les salles nécessitant une approbation ne peuvent actuellement pas être réservées via le Mode kiosque.

4. Réserver une réunion récurrente

Lors de la création d’une réservation, clique sur Réservation récurrente dans le panneau de réservation. Sélectionne le modèle de récurrence (ex : quotidien, hebdomadaire) et la date de fin, puis confirme. Chaque occurrence est créée comme une réservation distincte liée à la série.

💡 Pour les réunions récurrentes réservées via un calendrier connecté (Microsoft ou Google), gère la récurrence directement dans ton application de calendrier pour une expérience optimale.

⚠️ Si une longue série récurrente disparaît ou est refusée quelques secondes après sa création, c’est probablement parce qu’elle va plus loin dans le temps que ce que la salle autorise. Raccourcis la série, ou demande à ton admin d’étendre la fenêtre de réservation de la salle.

5. Réserver une salle pour plusieurs jours

Une réservation peut couvrir plusieurs jours d’affilée, par exemple un atelier de trois jours ou un séminaire. Avant de confirmer la réservation, deskbird vérifie les conflits sur chaque jour de la période, pour que personne ne puisse réserver la salle entre-temps.

1. Ouvre le panneau de réservation comme décrit dans Réserver une salle.
2. Définis la Date de début et l’Heure de début, puis la Date de fin et l’Heure de fin, par exemple lundi 14h00 à mercredi 09h00.
3. Pour réserver les journées complètes, active Journée complète. Sur le web, c’est une case à cocher, sur mobile un interrupteur.
4. Clique sur Confirmer la réservation, ou Demander la réservation si la salle nécessite une approbation.

La réservation affiche toute sa plage de dates, par exemple Jeu. 15 oct. – Ven. 16 oct. · Journée complète. Tu la retrouves ici :

• Sur le web : sur la frise chronologique de la salle dans Réserver > Salles de réunion pour chaque jour concerné, dans la liste Réservations à côté de la frise, dans Réservations du menu principal, et sur la page Planning.
• Sur l’application mobile (iOS et Android) : dans la grille du jour, sous Réservations > Réservations de salles, et dans les détails de la réservation.
• Dans ton calendrier : si ton organisation connecte deskbird à Google ou Microsoft, la réservation apparaît aussi dans ton calendrier.

💡 Outlook : Tu peux aussi réserver une salle pour plusieurs jours avec le Complément Outlook deskbird. Indique la date de début et de fin de l’événement dans Outlook, et le complément vérifie la disponibilité de la salle.

Garde ces limites en tête :

• Une réservation peut durer jusqu’à 30 jours.
• Réservation récurrente n’est pas disponible pour les réservations sur plusieurs jours.
• La restauration et les services sont commandés une seule fois pour toute la réservation. Tu ne peux pas passer une commande différente pour chaque jour. Voir Demander une restauration ou des services pour une salle de réunion.
• L’enregistrement et l’annulation automatique ne s’appliquent que le premier jour. Si personne ne s’enregistre le premier jour, toute la réservation est annulée.
• Si la salle nécessite une approbation, la réservation doit commencer dans le futur, et la demande doit être approuvée avant le début. Sinon, le panneau de réservation affiche Les réservations nécessitant une approbation doivent commencer dans le futur. Voir Approbations pour les salles de réunion.
• Si l’accès à la salle est restreint, tu dois être autorisé à la réserver chaque jour de la période.
• Tu ne peux pas déplacer une réservation sur plusieurs jours sur la frise chronologique. Ouvre la réservation pour la modifier. Avant le début, tu peux changer la salle, les dates ou les horaires.
• Tu ne peux pas annuler un seul jour. Pour libérer une journée au milieu de la période, annule la réservation et crée deux réservations séparées.

6. Voir et gérer tes réservations de salles

Pour voir tes réservations de salles existantes, va dans Réservations du menu principal. À partir de là, tu peux :

• Cliquer sur l’icône crayon pour modifier une réservation — changer le titre, la date, l’heure, les invités, le lien vers la conférence ou les services.
• Cliquer sur l’icône corbeille pour supprimer une réservation.

Tu peux aussi modifier les réservations directement dans la vue calendrier Réserver > Salles de réunion si tu es l’organisateur. La fonction glisser-déposer te permet de déplacer une réunion à un autre horaire ou dans une autre salle en la faisant glisser dans la vue en couloir — l’organisateur d’origine est notifié automatiquement.

Les réservations sur plusieurs jours ne peuvent pas être déplacées sur la frise chronologique. Ouvre la réservation pour changer la salle, les dates ou les horaires.

💡 Si une salle nécessite une approbation, les réservations en attente de décision apparaissent dans ta liste Réservations avec la mention En attente jusqu’à leur examen — voir Approbations pour les salles de réunion ci-dessus.

💡 Une réservation de salle peut aussi être annulée depuis le calendrier de la salle. Si une réservation disparaît et que personne ne l’a supprimée dans deskbird, vérifie la réunion dans ton application de calendrier ou demande à ton admin.

7. FAQs