Lorsque l'enregistrement est requis dans ton bureau, tu dois confirmer ta réservation de salle de réunion au début de la réunion. Si personne ne s'enregistre pendant la fenêtre d'enregistrement, deskbird libère automatiquement la salle pour que d'autres puissent l'utiliser.
- S'enregistrer depuis l'application deskbird
- S'enregistrer avec le QR code de la salle
- S'enregistrer sur le panneau de la salle (kiosque)
- Que se passe-t-il si tu ne t'enregistres pas
- FAQ
1. S'enregistrer depuis l'application deskbird
Pour t'enregistrer à une réservation de salle de réunion depuis l'application web ou mobile deskbird :
- Va dans Réservations dans le menu principal, ou ouvre la vue Réserver > Salles de réunion.
- Retrouve ta réservation à venir.
- Clique ou appuie sur le bouton Enregistrement lorsqu'il devient disponible (généralement peu avant ou à l'heure de début de la réunion).
Le statut de ta réservation passe à Confirmé et la salle est réservée pour ta réunion.
2. S'enregistrer avec le QR code de la salle
Si ton bureau utilise des QR codes pour les salles de réunion, tu peux t'enregistrer en scannant le QR code à la salle avec l'application mobile deskbird :
- Ouvre ta réservation dans l'application mobile deskbird et appuie sur Enregistrement. Le scanner de QR code s'ouvre.
- Scanne le QR code à la salle de réunion.
L'application enregistre ta réservation pour cette salle. Si ton bureau autorise uniquement l'enregistrement via QR code, tu dois être devant la salle pour t'enregistrer.
⚠️ Uniquement les réservations à ton nom : Scanner le QR code de la salle recherche ta propre réservation sur cette salle. Si un collègue a réservé la salle pour ta réunion, scanner le code n'enregistre pas sa réservation. Utilise plutôt le panneau de la salle à la porte, s'il y en a un, ou consulte la FAQ ci-dessous.
3. S'enregistrer sur le panneau de la salle (kiosque)
Si ton bureau dispose d'une tablette installée à l'extérieur de la salle de réunion, tu peux t'enregistrer directement à la porte :
- Approche-toi du panneau de la salle. Si le panneau affiche un indicateur orange, ta réservation attend l'enregistrement.
- Appuie sur ta réservation à l'écran.
- Appuie sur Enregistrement pour confirmer.
Le panneau passe au vert pour indiquer que la salle est maintenant occupée. Aucun besoin d'application ou de connexion sur le panneau.
💡 Tu peux aussi terminer ta réunion plus tôt depuis le panneau en appuyant sur Fin de réunion. Cela libère immédiatement la salle pour d'autres réservations. Pour tout ce que le panneau permet de faire, y compris les réservations spontanées et la prolongation d'une réunion, consulte Réserver ou s'enregistrer dans une salle de réunion depuis le panneau à la porte.
4. Que se passe-t-il si tu ne t'enregistres pas
Si l'enregistrement est requis dans ton bureau et que personne ne s'enregistre dans le délai configuré après l'heure de début de la réunion, deskbird libère automatiquement la salle. La réservation est annulée et la salle redevient disponible pour d'autres réservations.
⚠️ Si ta réunion commence en retard et que tu as encore besoin de la salle, pense à t'enregistrer avant la fin de la fenêtre d'enregistrement. Le délai est défini par ton admin et peut varier selon le bureau.
5. FAQ
Pas forcément — cela dépend de la configuration des salles par ton admin. Certaines salles peuvent exiger l'enregistrement, d'autres non. Si le bouton Enregistrement apparaît sur ta réservation, l'enregistrement est requis pour cette salle. Si tu as un doute, contacte ton admin ou ton chef de bureau.
Tout invité à la réunion peut s'enregistrer directement sur le panneau de la salle. Depuis l'application deskbird ou avec le QR code de la salle, seule la personne pour qui la réservation a été faite peut s'enregistrer. Les Admins et les Managers peuvent aussi enregistrer la réservation d'un collègue. Si tu dois t'enregistrer pour la réservation d'un collègue, le plus simple est d'utiliser le panneau de la salle à la porte.
Pas depuis l'application deskbird ni avec le QR code de la salle. Ces méthodes n'enregistrent que les réservations à ton nom, donc scanner le QR code de la salle n'enregistre pas une réservation faite par un collègue. Tu peux :
- Demander à la personne qui a réservé la salle de s'enregistrer depuis son application deskbird. Cela fonctionne sauf si ton bureau n'autorise l'enregistrement qu'avec un QR code.
- T'enregistrer sur le panneau de la salle à la porte, si la salle en possède un. N'importe qui peut appuyer sur Enregistrement là-bas.
- Pour les prochaines réunions, demande-leur de réserver la salle à ton nom, afin que tu puisses t'enregistrer toi-même.
Si cela arrive souvent dans ton bureau, demande à ton admin quel paramètre d'enregistrement convient le mieux à tes salles de réunion.