La fonctionnalité Restauration et services de deskbird te permet d’ajouter des demandes de boissons, snacks, équipements ou autres articles à une réservation de salle de réunion. Ta demande est envoyée à l’email du fournisseur désigné pour que tout soit prêt au début de ta réunion.
💡 Les services doivent être configurés par un Admin avant d’apparaître sur une salle. Si tu ne vois pas d’option de services, contacte ton Admin.
- Demander des services lors de la réservation
- Demander des services pour une réservation existante
- Modifier ou annuler une demande de service
- Quand ta demande de service nécessite une approbation
- FAQ
1. Demander des services lors de la réservation
Quand tu réserves une salle qui a les services activés, une option Demander des services apparaît dans le panneau de réservation :
- Va dans Réserver > Salles de réunion et sélectionne ton créneau horaire pour ouvrir le panneau de réservation.
- Clique sur Demander des services.
- Dans le panneau Demander des services, sélectionne les articles dont tu as besoin (par ex. boissons, snacks, paperboards).
- Choisis les quantités pour chaque article.
- Ajoute des Notes supplémentaires pour le fournisseur (optionnel) puis clique sur Ajouter la demande.
- Si un champ centre de coûts apparaît, remplis-le si besoin.
- Confirme la réservation. Ta demande de service est envoyée en même temps que la réservation de la salle.
Les Réservations avec une demande de service active sont affichées avec une icône de tasse dans la vue Réserver > Salles de réunion. Tu reçois aussi une confirmation dans ton email de réservation.
2. Demander des services pour une réservation existante
Pour ajouter une demande de service à une réservation déjà effectuée :
- Va dans Réservations dans le menu principal.
- Trouve la réservation et clique sur l’icône crayon (modifier).
- Clique sur Restauration et services dans le panneau de modification.
- Sélectionne tes articles, quantités et éventuelles notes, puis enregistre les modifications.
⚠️ Restauration et services ne sont pas disponibles pour les événements récurrents pour le moment.
3. Modifier ou annuler une demande de service
Pour modifier ou supprimer une demande de service d’une réservation existante :
- Va dans Réservations dans le menu principal.
- Trouve la réservation et clique sur l’icône crayon (modifier).
- Clique sur Restauration et services pour ouvrir le panneau des services.
- Modifie les articles et quantités, ou retire tous les articles pour annuler la demande.
- Enregistre tes modifications.
L’email du fournisseur reçoit une notification mise à jour quand tu modifies une demande.
4. Quand ta demande de service nécessite une approbation
Ton entreprise peut exiger une approbation avant que les services soient fournis. Dans ce cas :
- Tu reçois un email confirmant que ta demande de service a été envoyée pour approbation.
- Un approbateur examine chaque catégorie de ta demande (par exemple restauration et équipements) séparément.
- Tu reçois un email quand ta demande est approuvée ou refusée.
⚠️ Important : Si une catégorie n’est pas approuvée avant le début de ta réunion, elle est annulée automatiquement. Les catégories déjà approuvées restent en place, et ta demande s’affiche comme partiellement approuvée.
💡 Astuce : L’approbation des services est distincte de l’approbation de la réservation de la salle. Si la salle elle-même nécessite une approbation, le panneau de réservation affiche Cette salle nécessite une approbation. Ta demande sera examinée avant que la réservation soit confirmée. Dans ce cas, la réservation de la salle est approuvée en premier, puis ta demande de service part en approbation seulement après. L’email du fournisseur ne reçoit ta demande qu’une fois la réservation de la salle approuvée.
5. FAQ
Chaque catégorie de service a une adresse email du fournisseur désignée, configurée par ton Admin. Quand tu soumets une demande, une notification par email avec tous les détails (articles, quantités, heure de la réunion et notes) est envoyée automatiquement à cette adresse. Le fournisseur n’a pas besoin d’un compte deskbird pour recevoir la notification. Si ton entreprise exige une approbation pour les demandes de service, l’email est envoyé une fois ta demande approuvée.
Si ton entreprise exige une approbation pour les demandes de service, chaque catégorie doit être approuvée avant le début de ta réunion. Les catégories encore en attente d’approbation au début de la réunion sont annulées automatiquement, tandis que les catégories approuvées restent en place. Une catégorie peut aussi être refusée par un approbateur. Tu reçois un email quand ta demande est approuvée ou refusée.
Les temps tampon définis par ton Admin ne fixent pas de date limite. Ils bloquent la salle avant et après ta réunion pour que le fournisseur ait le temps de préparer et de ranger. Si ton entreprise exige une approbation pour les demandes de service, ta demande doit être approuvée avant le début de la réunion : les catégories encore en attente à ce moment-là sont annulées automatiquement. Contacte ton Admin ou l’email du fournisseur directement si tu as besoin d’un changement de dernière minute.
Le Complément Outlook deskbird ne permet pas d’ajouter des demandes de service. Il t’aide seulement à trouver des salles avec ou sans restauration. Après avoir réservé la salle dans Outlook, ouvre la réservation dans l’application web ou mobile deskbird et ajoute ta demande là, comme expliqué dans Demander des services pour une réservation existante. Le fournisseur est notifié une fois ta demande soumise, ou après approbation si ton entreprise l’exige. Les services ne peuvent pas être ajoutés aux événements récurrents.