La validation de la réservation te permet de vérifier les demandes de salles de réunion avant qu'elles ne soient confirmées, afin de garder le contrôle sur l'accès à tes espaces les plus convoités, au lieu de confirmer chaque demande instantanément. Cet article concerne les salles créées directement dans deskbird. Pour les salles synchronisées avec Microsoft 365, consulte Validation pour les salles de réunion synchronisées.
- Comment fonctionne la validation
- Activer la validation pour une salle
- Gérer les demandes de validation
- FAQ
1. Comment fonctionne la validation
La validation de la réservation est disponible dans le pack Rooms Plus. Elle permet aux admins d’exiger qu’une demande de réservation de salle de réunion soit examinée et validée avant d’être confirmée. Cela donne aux admins le contrôle sur l’accès à certaines salles, au lieu d’accorder une confirmation instantanée à toute personne ayant accès.
Ce qui change une fois la validation activée
- Les utilisateurs envoient une demande de réservation au lieu d’obtenir une confirmation immédiate. La réservation apparaît comme
En attentedans le calendrier et dans la liste des réservations de l’utilisateur. - Une réservation en attente bloque le créneau, donc personne d’autre ne peut réserver à ce moment-là tant que la demande n’a pas été examinée.
- Si la demande est validée, la réservation est confirmée et l’état « en attente » disparaît.
- Si personne n’agit sur la demande avant l’heure de début de la réservation, elle est automatiquement annulée.
- Pour les réunions récurrentes, toute la série est validée ou refusée en une seule action.
- Si l’heure ou la salle d’une réservation déjà validée est modifiée, elle repasse par le processus de validation.
⚠️ Attention : Les salles avec validation activée ne peuvent actuellement pas être réservées via le mode kiosque.
2. Activer la validation pour une salle
La validation se configure pour chaque salle lors de la création ou de la modification de la salle, dans Admin > Étages & espaces. Une fois activée, la salle est marquée comme Nécessite une validation.
💡 Remarque : La validation s’applique à la salle, pas à des utilisateurs spécifiques. Chaque demande de réservation pour cette salle doit être examinée, peu importe qui l’envoie.
3. Gérer les demandes de validation
Les admins gèrent ces demandes dans Demandes > Réservations. Cet onglet regroupe les Salles de réunion ainsi que les demandes de Restauration & Services, pour que toutes les validations en attente soient visibles au même endroit. Chaque demande a sa propre page de détails affichant la salle, la date et l’heure, l’organisateur, les invités et le statut actuel.
4. FAQ
Les salles synchronisées avec Microsoft 365 prennent en charge la validation, mais cela nécessite une configuration supplémentaire côté Exchange. Consulte Validation pour les salles de réunion synchronisées. Les salles synchronisées avec Google Agenda ne prennent pas encore en charge la validation.
La demande est automatiquement annulée à l’heure de début de la réservation, et le créneau est libéré. Les demandes ne sont pas reportées ni reprogrammées.
Oui. Une réservation en attente bloque le créneau pour que personne d’autre ne puisse réserver à ce moment-là tant que la demande n’a pas été examinée. Si la demande est refusée ou expire, le créneau redevient disponible.
Une réservation récurrente est examinée comme une seule demande : la valider ou la refuser s’applique à toute la série. Il n’est pas possible de valider des occurrences individuelles séparément.
Modifier l’heure ou la salle d’une réservation validée la renvoie dans le processus de validation, et elle repasse en En attente jusqu’à ce qu’elle soit à nouveau examinée.