La validation de la réservation te permet de vérifier les demandes de salles de réunion avant qu'elles ne soient confirmées, afin de garder le contrôle sur l'accès à tes espaces les plus convoités, au lieu de confirmer chaque demande instantanément. Cet article concerne les salles créées directement dans deskbird. Pour les salles synchronisées avec Microsoft 365, consulte Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Microsoft. Pour les salles synchronisées avec Google Workspace, consulte Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Google Workspace.
- Comment fonctionne la validation
- Activer la validation pour une salle
- Gérer les demandes de validation
- FAQ
1. Comment fonctionne la validation
La validation de la réservation est disponible dans le pack Rooms Plus. Elle permet aux admins d'exiger qu'une demande de réservation de salle de réunion soit examinée et approuvée avant d'être confirmée. Cela donne aux admins le contrôle sur l'accès à certaines salles, au lieu d'accorder une confirmation instantanée à toute personne ayant accès.
Ce qui change une fois la validation activée
- Les utilisateurs envoient une demande de réservation au lieu d'obtenir une confirmation instantanée. La réservation apparaît comme
En attentedans le calendrier et dans la liste des réservations de l'utilisateur. - Une réservation en attente bloque le créneau, donc personne d'autre ne peut réserver à ce moment-là tant que la demande n'a pas été traitée.
- Si la demande est approuvée, la réservation est confirmée et l'état "en attente" disparaît.
- Si personne n'agit sur la demande avant l'heure de début de la réservation, elle est automatiquement annulée.
- Pour les réunions récurrentes, toute la série est approuvée ou refusée en une seule fois.
- Si l'heure ou la salle d'une réservation déjà approuvée est modifiée, elle repasse par le processus de validation.
⚠️ Attention : Les salles avec validation activée ne peuvent actuellement pas être réservées via le mode kiosque.
2. Activer la validation pour une salle
La validation se configure par salle lors de la création ou de la modification de la salle, dans Admin > Étages & espaces. Une fois activée, la salle est marquée comme Nécessite une validation.
💡 Remarque : La validation s'applique à la salle, pas à des utilisateurs spécifiques. Chaque demande de réservation pour cette salle passe par la validation, peu importe qui la soumet.
3. Gérer les demandes de validation
Les admins gèrent ces demandes dans Demandes > Réservations. Cet onglet couvre les Salles de réunion ainsi que les demandes de Restauration & Services, pour que toutes les validations en attente puissent être traitées au même endroit. Chaque demande a sa propre page de détails affichant la salle, la date et l'heure, l'organisateur, les invités et le statut actuel.
4. FAQ
Oui, les deux sont prises en charge, mais chacune nécessite une configuration supplémentaire dans le système de calendrier. Les salles synchronisées avec Microsoft 365 doivent avoir la boîte aux lettres de la salle configurée dans Exchange. Consulte Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Microsoft. Les salles synchronisées avec Google Workspace doivent avoir le calendrier de la salle configuré dans Google Agenda. Consulte Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Google Workspace.
La demande est automatiquement annulée à l'heure de début de la réservation, et le créneau est libéré. Les demandes ne sont pas reportées ni reprogrammées.
Oui. Une réservation en attente bloque le créneau pour que personne d'autre ne puisse réserver tant que la demande n'a pas été traitée. Si la demande est refusée ou expire, le créneau redevient disponible.
Une réservation récurrente est traitée comme une seule demande : l'approbation ou le refus s'applique à toute la série. Les occurrences individuelles ne peuvent pas être validées séparément.
Modifier l'heure ou la salle d'une réservation approuvée la renvoie dans le processus de validation, et elle repasse en En attente jusqu'à ce qu'elle soit à nouveau examinée.