Validation de la réservation pour les salles de réunion synchronisées avec Google Workspace

La validation de la réservation te permet de garder le contrôle sur qui peut réserver une salle de réunion, même lorsque cette salle est synchronisée avec Google Calendar. Une fois la validation activée, chaque demande de réservation attend une décision au lieu d’être confirmée automatiquement. Les validateurs peuvent décider dans deskbird, les gestionnaires de ressources peuvent décider directement dans Google Calendar, et les deux côtés restent synchronisés en quelques secondes, donc personne n’a besoin de vérifier deux systèmes.

1. Avant de commencer
2. Configurer le calendrier de la salle dans Google
3. Activer la validation de la réservation dans deskbird
4. Comment fonctionne la validation au quotidien
5. Réunions récurrentes et demandes qui se chevauchent
6. Tester ta configuration
7. Dépannage
8. FAQs

1. Avant de commencer

Assure-toi que les points suivants sont en place avant de configurer la validation :

• Ton Google Workspace est connecté dans deskbird sous Admin > Intégrations > Synchronisation du calendrier des salles, et la salle de réunion est liée à son calendrier de ressources Google. Si la synchronisation de la salle fonctionne déjà, c’est fait et tu peux continuer avec Configurer le calendrier de la salle dans Google.
• Si la synchronisation n’est pas encore configurée, un Super Admin Google Workspace doit le faire une fois pour toute l’entreprise : ajouter le client OAuth deskbird comme Fiable sous Sécurité > Contrôle d’accès et des données > Contrôles API > Contrôle d’accès aux applications, ajouter le client deskbird avec les autorisations nécessaires pour le calendrier et les ressources sous Gérer la délégation à l’échelle du domaine, puis connecter le tenant Google dans deskbird en étant connecté en tant que Super Admin. Les IDs clients et les autorisations requises sont listés dans Synchroniser les salles de réunion avec Google Workspace.
• Ton entreprise dispose du pack Rooms Plus, qui inclut la validation de la réservation.
• Tu sais quel compte Google a été utilisé pour connecter le Workspace (l’admin de connexion). Tu auras besoin de ce compte dans Configurer le calendrier de la salle dans Google.
• Quelqu’un ayant un accès de gestion au calendrier de ressources de la salle dans Google Calendar peut effectuer les modifications décrites ci-dessous – généralement un admin Google Workspace.

💡 La validation se configure par salle. Les salles sans validation continuent de fonctionner comme avant.

⚠️ Attention : Les salles avec validation activée ne peuvent actuellement pas être réservées via le mode kiosque.

2. Configurer le calendrier de la salle dans Google

Fais ceci dans Google Calendar pour chaque salle qui doit nécessiter une validation :

1. Ouvre les paramètres du calendrier de la salle : Google Calendar > la salle sous tes calendriers > trois points > Paramètres et partage.
2. Sous Accepter automatiquement les invitations, sélectionne Ajouter automatiquement toutes les invitations à ce calendrier. Cela empêche la salle de répondre automatiquement, donc chaque demande attend une décision.
3. Sous Partager avec des personnes ou groupes spécifiques, ajoute le compte admin de connexion avec la permission Apporter des modifications et gérer le partage.
4. Optionnel : si certaines personnes doivent aussi pouvoir décider directement dans Google Calendar, partage le calendrier de la salle avec elles de la même façon (Apporter des modifications et gérer le partage) et demande-leur d’activer les notifications d’événements pour ce calendrier afin de voir les nouvelles demandes.

⚠️ L’étape 3 est celle qui est le plus souvent oubliée. Par défaut, Google donne même aux admins un accès en lecture seule aux calendriers de salles. Sans accès en écriture, les réservations se synchronisent quand même, mais les décisions d’approbation ou de refus ne peuvent pas être écrites dans Google et semblent n’avoir aucun effet.

💡 Si tu sautes l’étape 2, la salle continue d’accepter automatiquement toutes les invitations, et deskbird le reflète fidèlement : chaque réservation apparaît comme approuvée immédiatement.

3. Activer la validation de la réservation dans deskbird

Fais ceci dans l’application web deskbird en tant qu’admin :

1. Va dans Admin > Étages & espaces et ouvre le bureau et l’étage où se trouve la salle.
2. Ouvre les paramètres de la salle de réunion.
3. Active Validation de la réservation.
4. Sélectionne au moins un validateur. N’importe quel utilisateur de l’entreprise peut être validateur.
5. Enregistre.

Voilà, la configuration deskbird est terminée. Les validateurs n’ont besoin d’aucune permission dans Google Calendar – ils décident dans deskbird, et deskbird écrit la décision dans le calendrier de la salle à leur place.

4. Comment fonctionne la validation au quotidien

deskbird et le calendrier Google de la salle se synchronisent dans les deux sens. La réponse de la salle dans Google détermine le statut de la réservation dans deskbird :

Réserver depuis l’un ou l’autre côté

• Une salle réservée dans deskbird est créée comme en attente, et l’événement apparaît dans le calendrier Google de la salle sans réponse de la salle. La réservation s’affiche comme en attente dans le calendrier et dans la liste des réservations de l’utilisateur.
• Dans deskbird, une réservation en attente bloque le créneau, donc personne d’autre ne peut réserver ce créneau là-bas. Le glisser-déposer dans deskbird respecte aussi les règles de validation.
• Un événement créé dans Google Calendar avec la salle ajoutée apparaît dans deskbird comme une demande en attente.
• Les validateurs décident sous Demandes > Réservations dans deskbird ; les gestionnaires de ressources peuvent décider dans Google Calendar. Les deux décisions comptent de la même façon et sont synchronisées en quelques secondes. Quand une décision vient de Google, les détails de la demande indiquent Google Calendar comme décideur.
• L’onglet Demandes couvre les Salles de Réunion ainsi que les demandes de Restauration & Services. Chaque demande a sa propre page de détails avec la salle, la date et l’heure, l’organisateur, les invités et le statut actuel.

Ce qui se passe après une décision

• Une approbation fait accepter l’invitation par la salle dans Google. Un refus fait refuser l’invitation par la salle, et l’organisateur reçoit la notification standard de Google.
• Les événements refusés restent dans le calendrier de la salle comme entrées refusées. deskbird ne supprime jamais d’entrées d’un calendrier client.
• Google ne prend pas en charge les commentaires sur un refus, donc l’organisateur voit juste un refus sans raison. La raison est toujours visible dans deskbird : refusé par un validateur, refusé dans Google Calendar, annulé dans Google Calendar ou refusé automatiquement.

Modifications faites par l’organisateur

• Déplacer ou redimensionner la réunion réinitialise la réponse de la salle, donc la réservation repasse à en attente pour le nouveau créneau des deux côtés.
• Annuler l’événement alors qu’il est encore en attente clôt la demande comme refusée, avec la raison « Annulé dans Google Calendar ».
• Si personne ne décide avant le début de la réunion, la demande est refusée automatiquement.

Récupérer une réservation refusée

• Changer la réponse de la salle dans Google de Non à Oui transforme une réservation refusée en réservation approuvée. La passer à Peut-être la remet en en attente, et déplacer une réunion refusée la rouvre comme en attente au nouveau créneau.
• Cela fonctionne pour les réunions uniques et pour chaque occurrence individuelle d’une réunion récurrente. Une série récurrente refusée dans son ensemble reste refusée.
• Cela ne fonctionne que pour les réunions qui ne sont pas encore terminées, et uniquement pour les décisions prises dans Google Calendar. Un refus fait dans deskbird est définitif, et une réservation refusée à cause d’un conflit de temps tampon ne revient que si ce conflit n’existe plus.

💡 Si une notification de Google est perdue, une vérification en arrière-plan réconcilie le statut de validation toutes les 6 heures, donc les deux côtés se retrouvent sur le même résultat sans que personne n’ait rien à faire.

5. Réunions récurrentes et demandes qui se chevauchent

• Une décision pour la série : une réunion récurrente est examinée comme une seule demande. L’approuver ou la refuser s’applique à toute la série en une seule action.
• Répondre à la série dans Google : si quelqu’un répond à l’événement principal de la série dans Google, Google écrase les réponses de toutes les occurrences individuelles. deskbird réapplique ensuite ses propres décisions par occurrence, donc les deux calendriers finissent par correspondre aux décisions prises dans deskbird.
• Refuser une occurrence dans Google libère à nouveau ce créneau dans deskbird.
• Refuser toute la série est définitif : une série refusée dans son ensemble ne peut pas être récupérée en changeant la réponse de la salle dans Google.
• « Celle-ci et les suivantes » divise la série dans Google. deskbird reçoit la deuxième partie comme une nouvelle série séparée.
• Les demandes qui se chevauchent ne sont pas refusées automatiquement. Google Calendar ne bloque pas la double réservation tout seul, et la salle ne répond plus d’elle-même, donc plusieurs demandes peuvent être en attente pour le même créneau. Approuver l’une d’elles laisse les autres en attente, donc la personne qui décide doit refuser manuellement les autres demandes.

6. Tester ta configuration

Un contrôle de cinq minutes permet de vérifier que tout est bien en place :

1. Réserve la salle dans deskbird. La réservation apparaît comme en attente, et l’événement apparaît dans le calendrier Google de la salle sans réponse de la salle.
2. Approuve la réservation dans deskbird. La réponse de la salle passe à acceptée dans Google en quelques secondes.
3. Crée un événement dans Google Calendar et ajoute la salle. Une demande en attente apparaît dans deskbird. Refuse-la, et la salle refuse l’invitation dans Google.

⚠️ Si l’étape 2 ne s’affiche pas dans Google, ou si la réservation repasse à en attente, le partage du calendrier de Configurer le calendrier de la salle dans Google manque. C’est de loin la cause la plus fréquente.

7. Dépannage

8. FAQs