Synchroniser les salles de réunion avec Google Workspace

Connectez deskbird à Google Workspace pour synchroniser la disponibilité et les réservations des salles de réunion entre deskbird et votre Google Agenda. Une fois la connexion établie, les utilisateurs peuvent réserver des salles directement dans deskbird, et toutes les réservations restent synchronisées avec vos agendas de salles Google.

1. Prérequis
2. Configurer la délégation à l’échelle du domaine dans Google Admin
3. Connecter Google dans deskbird
4. Importer des salles de réunion
5. Réservation de salles de réunion inter-locataires
6. FAQ

1. Prérequis

• Droits administrateur : vous devez disposer d’un compte Super Admin Google Workspace.
• Utiliser un navigateur : effectuez la configuration dans un navigateur web.
• Le fournisseur de calendrier fait foi : les réservations de salles sont finalement acceptées ou refusées par le calendrier de ressource de la salle dans Google. Si Google refuse une réservation, elle sera supprimée de deskbird.

2. Configurer la délégation à l’échelle du domaine dans Google Admin

1. Ouvrez la console d’administration Google (Super Admin requis).
2. Allez dans Sécurité > Contrôle d’accès et des données > Contrôles API.
3. Sous Délégation à l’échelle du domaine, cliquez sur Gérer la délégation à l’échelle du domaine.
4. Cliquez sur Ajouter.
5. Saisissez l’ID client : 108092835268664080778
6. Dans Scopes OAuth, ajoutez les scopes suivants puis cliquez sur Autoriser :

https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.resource.calendar.readonly
https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email
https://www.googleapis.com/auth/calendar.events

3. Connecter Google dans deskbird

1. Allez dans Admin > Intégrations.
2. Cliquez sur Connecter (ou Mettre à jour la synchronisation si une connexion existe déjà).
3. Sélectionnez Google.
4. Connectez-vous avec votre compte admin Google.
5. Acceptez toutes les autorisations demandées et suivez les instructions à l’écran.

4. Importer des salles de réunion

Après avoir connecté Google Workspace, vous pouvez importer vos salles dans deskbird :

1. Allez dans Admin > Étages & espaces.
2. Cliquez sur + Ajouter une zone et sélectionnez Salle de Réunion.
3. Choisissez Importer une salle depuis Microsoft ou Google.
4. Sélectionnez les salles de votre locataire connecté et importez-les.

⚠️ Important : pour que les salles apparaissent dans la liste d’import, elles doivent être configurées comme ressource dans Google Workspace et utiliser la catégorie CONFERENCE_ROOM.

💡 Une fois les salles importées, vous pouvez créer des liens de visioconférence lors de la réservation de salles de réunion dans deskbird (selon la configuration de votre fournisseur).

💡 La recherche respecte exactement le nom de la salle (orthographe et ponctuation comprises). Saisissez le nom tel qu’il apparaît dans l’annuaire du fournisseur.

5. Réservation de salles de réunion inter-locataires

Dans un environnement Google multi-locataires, les politiques de sécurité empêchent souvent les utilisateurs d’un locataire de réserver directement des ressources (comme des salles de réunion) dans un autre locataire. deskbird résout ce problème en proposant une couche de réservation unifiée qui fonctionne sur l’ensemble de vos locataires.

💡 La fonctionnalité multi-locataires est disponible avec le Rooms Plus plan. Vous pouvez ajouter plusieurs locataires Google et Microsoft. Pour ajouter un autre locataire, allez dans Admin > Intégrations, ouvrez votre synchronisation existante et cliquez sur Mettre à jour la synchronisation.

Comment ça marche

• Visibilité unifiée : tous les utilisateurs, quel que soit leur locataire d’origine, peuvent voir la disponibilité en temps réel de chaque salle de réunion dans toute l’organisation.
• Logique de réservation de secours : si un utilisateur n’a pas la permission directe de réserver une salle, deskbird utilise un mécanisme de secours. Il utilise l’admin_email lié à cette ressource de calendrier pour faciliter la réservation.
• Expérience fluide : pour l’utilisateur final, le processus est instantané et invisible. Il suffit de sélectionner une salle et de la réserver — deskbird s’assure que l’invitation est acceptée et correctement synchronisée en arrière-plan.

Principaux avantages

• Pas de configurations complexes : élimine le besoin de configurations croisées complexes ou de gestion de comptes invités pour chaque utilisateur.
• Source unique de vérité : évite les doubles réservations en s’assurant que tous les locataires consultent les mêmes données de calendrier en temps réel.
• Autonomie des utilisateurs : permet aux employés de trouver et réserver un espace où qu’ils travaillent ce jour-là, sans intervention de l’IT.

6. FAQ