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Postes : configuration de base

Ce guide t’accompagne dans la première configuration de deskbird pour la réservation de postes, en suivant l’ordre logique des étapes : commence par les bureaux, puis les étages et espaces, les plans d’étage, les utilisateurs et groupes, les règles d’accès et enfin les salles de réunion. Chaque étape explique quoi configurer et pourquoi, et renvoie vers l’article avec les instructions détaillées. Une fois terminé, ton équipe pourra trouver et réserver des postes et des salles de réunion dans tes bureaux.

  1. Avant de commencer
  2. Crée tes bureaux
  3. Ajoute les étages et espaces
  4. Télécharge tes plans d’étage
  5. Ajoute les utilisateurs et crée des groupes
  6. Restreins l’accès aux bureaux et aux zones
  7. Configure les salles de réunion
  8. Publie ta configuration et lance-toi
  9. FAQs

1. Avant de commencer

Les étapes de ce guide sont disponibles sur tous les forfaits Postes (Desks Free, Desks Business, Desks Professional et Desks Enterprise). Si un article lié décrit une option nécessitant un forfait supérieur, c’est indiqué dans l’article. Pour un aperçu, consulte Disponibilité des fonctionnalités.

  • Rôle : tu dois avoir le rôle Global Admin pour réaliser chaque étape. Les Office Admins peuvent modifier la configuration des bureaux qu’ils gèrent. Voir Rôles du système et autorisations.
  • Détails du bureau : le nom et l’adresse de chaque bureau, ainsi que ses horaires d’ouverture.
  • Images des plans d’étage : une image par étage, idéalement en .svg (.pdf, .jpg, .jpeg et .png fonctionnent aussi, jusqu’à 15 Mo).
  • Structure de l’équipe : les départements ou équipes que tu veux créer comme groupes, par exemple pour réserver une zone à une équipe.
  • Salles de réunion : si tes salles doivent être synchronisées avec les calendriers Google Workspace ou Microsoft 365, ou exister uniquement dans deskbird.

💡 Astuce : Enregistre les nouveaux bureaux comme brouillon pendant leur configuration. Les bureaux, étages et zones en brouillon restent invisibles pour les utilisateurs tant que tu ne les publies pas, ce qui te permet de tout préparer avant de tout mettre en ligne d’un coup (voir Publie ta configuration et lance-toi).

2. Crée tes bureaux

Les bureaux sont le point de départ : les étages, espaces, règles d’accès et réservations sont tous rattachés à un bureau, donc crée chaque bureau avant de continuer.

  1. Va dans Admin > Lieu de travail > Paramètres de bureau et clique sur Ajouter un bureau.
  2. Renseigne le nom et l’adresse du bureau, puis enregistre-le comme brouillon.
  3. Sélectionne le bureau dans Paramètres de bureau et configure ses horaires d’ouverture. Les horaires d’ouverture définissent la durée d’une réservation à la journée et limitent les créneaux de réservation des postes.

Répète ces étapes pour chaque bureau. Instructions complètes : Paramètres de bureau : créer et gérer un bureau.

3. Ajoute les étages et espaces

Les étages et zones décrivent la disposition de chaque bureau. Les utilisateurs réservent les postes, places de parking et autres ressources à l’intérieur de ces zones.

  1. Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces et ajoute les étages du bureau.
  2. Ajoute des zones à chaque étage et choisis le type de zone, par exemple Espace de travail, Salle de réunion ou Zone de parking. Donne un nom à chaque zone et indique sa capacité.
  3. Crée les postes, places de parking et autres ressources dans chaque zone.

Instructions complètes : Étages et espaces et Postes, places de parking et autres ressources. Si ton bureau dispose d’un parking, consulte Configurer le parking.

4. Télécharge tes plans d’étage

Un plan d’étage montre aux utilisateurs où se trouvent chaque poste et chaque salle, pour qu’ils puissent choisir une place près de leur équipe et la retrouver le jour J. Télécharge un plan par étage et place les zones et ressources créées à l’étape précédente.

  1. Dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, ouvre l’étage et ajoute un plan d’étage.
  2. Télécharge l’image du plan d’étage.
  3. Trace chaque zone sur le plan, place les postes et autres ressources, et pense à enregistrer régulièrement.
  4. Publie le plan d’étage.

Instructions complètes : Plans d’étage, y compris placer les zones et ressources et publier.

5. Ajoute les utilisateurs et crée des groupes

Les groupes te permettent de gérer l’accès et la planification pour des équipes entières plutôt qu’utilisateur par utilisateur. Ajoute d’abord tes utilisateurs, puis répartis-les dans des groupes.

Ajouter des utilisateurs

  • Invite des personnes dans Admin > Gestion des utilisateurs : Utilisateurs avec Inviter des utilisateurs, ou importe-les via un fichier CSV.
  • Par défaut, les personnes ayant le domaine de l’e-mail de ton entreprise peuvent aussi s’inscrire elles-mêmes et sont ajoutées automatiquement à ton compte.
  • Pour synchroniser les utilisateurs et groupes avec ton fournisseur d’identité ou ton SIRH, vois les options dans Gestion des utilisateurs et des groupes. Avec UDM Plus, configure SSO, SCIM et ton SIRH étape par étape dans User & Data Management (UDM) Plus : configuration.

Créer des groupes

  • Va dans Admin > Gestion des utilisateurs : Groupes, ajoute un groupe pour chaque équipe ou département, ajoute ses membres et, si besoin, un Chef de groupe qui pourra planifier et réserver pour le groupe.
  • Les sous-groupes n’héritent pas de l’accès du groupe parent. Si tu restreins l’accès par groupe à l’étape suivante, ajoute chaque groupe séparément.

Instructions complètes : Utilisateurs et groupes.

6. Restreins l’accès aux bureaux et aux zones

Par défaut, tout le monde peut tout réserver. Utilise les règles d’accès si seules certaines équipes doivent utiliser un bureau ou une zone, par exemple une zone d’équipe ou un étage restreint. Tu peux restreindre l’accès à deux niveaux :

  • Bureau : dans Admin > Lieu de travail > Paramètres de bureau, choisis Partagé (tout le monde peut réserver ce bureau) ou Restreint (seuls certains groupes). Voir Paramètres de bureau : gérer l’accès.
  • Zone : dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, modifie la zone et choisis Accès ouvert (tous les utilisateurs ayant accès au bureau) ou Accès restreint (seuls certains utilisateurs ou groupes). Tu peux aussi masquer une zone restreinte aux utilisateurs sans accès. Voir Étages et espaces : gérer l’accès.

⚠️ Important : Avant de restreindre un bureau, ajoute chaque utilisateur ayant un poste ou une place de parking attribué dans ce bureau à l’un des groupes autorisés. Sinon, leurs attributions seront supprimées car ils n’auront plus accès.

7. Configure les salles de réunion

Les salles de réunion peuvent être réservées dans deskbird de deux façons. Décide pour chaque salle avant de la créer :

  • Synchronisée avec ton calendrier : les réservations sont synchronisées avec les calendriers des salles dans Google Workspace ou Microsoft 365, donc une salle réservée dans Outlook ou Google Calendar est aussi bloquée dans deskbird et inversement. Configure cela dans Admin > Entreprise : Intégrations. Voir Synchronisation du calendrier avec Google ou Microsoft pour le statut et les salles de réunion.
  • Créée uniquement dans deskbird : ajoute la salle comme salle de réunion sur son étage dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, puis définis sa capacité et son accès.

⚠️ Important : Une salle de réunion créée dans deskbird ne peut pas être convertie en salle synchronisée par la suite. Pour la synchroniser après coup, il faut la recréer comme salle synchronisée.

Pour aider les utilisateurs à trouver la bonne salle, ajoute les équipements comme un écran ou un tableau blanc dans Admin > Salles de réunion : Paramètres généraux. Instructions complètes, y compris enregistrement, approbations et restauration, dans Salles de réunion. Pour les salles restreintes, la restauration, les services et les kiosques de salle, continue avec Rooms Plus : configuration.

8. Publie ta configuration et lance-toi

Quand la configuration est terminée, rends-la visible pour tes utilisateurs :

  1. Publie chaque bureau dans Admin > Lieu de travail > Paramètres de bureau.
  2. Publie les étages et zones que tu as enregistrés comme brouillons dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces. La publication d’une zone est irréversible.
  3. Vérifie que chaque plan d’étage est bien publié.
  4. Réserve toi-même un poste et une salle de réunion pour vérifier que tout fonctionne.
  5. Préviens ton équipe qu’elle peut commencer à réserver, et partage avec elle le Guide de démarrage rapide pour les utilisateurs.

💡 Astuce : Les Global Admins, Office Admins et Managers peuvent réserver n’importe quelle zone, peu importe les règles d’accès. Pour tester une zone restreinte, demande à un collègue sans rôle admin d’essayer de la réserver.

Prochaines étapes

9. FAQs

Nous te le recommandons, car chaque étape s’appuie sur la précédente. Les étages et les espaces appartiennent à un bureau, les postes ne peuvent être placés que sur un plan d’étage à l’intérieur d’une zone, et les règles d’accès nécessitent les groupes auxquels tu veux donner accès. Les salles de réunion peuvent être configurées à tout moment après la création du bureau.

Non, si tu l’enregistres comme brouillon. Les bureaux en brouillon sont cachés des utilisateurs jusqu’à ce que tu les publies, les nouveaux étages sont ajoutés comme brouillons, et tu peux aussi enregistrer de nouvelles zones en brouillon. Publie tout une fois la configuration terminée.

Non. Tant qu’une zone est publiée et non fermée, les utilisateurs peuvent réserver ses postes, même si la zone n’est pas placée sur un plan d’étage. Un plan d’étage facilite beaucoup la recherche de la bonne place pour les utilisateurs, donc nous te conseillons d’en ajouter un avant de lancer la plateforme.

Crée chaque bâtiment comme son propre bureau. Si les personnes doivent partager le parking entre les bâtiments et voir les collègues du bâtiment voisin, les bureaux peuvent être regroupés dans un site de bureaux. Les sites de bureaux sont en version bêta et disponibles sur demande. Voir Sites de bureaux.

Si ton équipe réserve les salles dans Outlook ou Google Calendar aujourd’hui, synchronise-les pour que les réservations restent cohérentes des deux côtés. Les salles créées uniquement dans deskbird conviennent aux bureaux sans calendrier des salles. Décide avant de créer une salle : une salle créée dans deskbird ne peut pas être convertie en salle synchronisée par la suite. Voir Synchronisation du calendrier avec Google ou Microsoft pour le statut du planning et les salles de réunion.

  • Vérifie si le bureau est restreint dans Admin > Lieu de travail > Paramètres de bureau. Si c’est le cas, l’utilisateur ne peut l’avoir comme bureau principal que s’il y a accès.
  • Vérifie les groupes de l’utilisateur dans Admin > Gestion des utilisateurs : Groupes et ajoute l’utilisateur à un groupe qui a accès au bureau.
  • Si l’accès a été accordé uniquement à un groupe parent, ajoute aussi le groupe propre de l’utilisateur : les sous-groupes n’héritent pas de l’accès.

Oui. Les Admins globaux peuvent ouvrir le Guide de configuration à tout moment via leur photo de profil ou leurs initiales > Guide de configuration. Il liste les étapes de configuration qui s’appliquent à l’abonnement de ton entreprise, avec des liens vers les bons paramètres. Les étapes ne sont pas cochées automatiquement, donc pense à les cocher toi-même au fur et à mesure.

Une fois que les gens réservent, la plupart des équipes regardent ensuite comment les réservations fonctionnent au quotidien :

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