Postes : modules complémentaires professionnels

Desks Professional et supérieur

Desks Professional et Desks Enterprise ajoutent des fonctionnalités à la configuration de base : fermetures avec date de fin, enregistrement par géolocalisation, accès prioritaire aux zones, ticketing pour le lieu de travail et Public API. Ce guide explique à quoi sert chaque fonctionnalité, dans quels cas elle est utile, et propose un lien vers l’article avec les instructions détaillées. À la fin, tu trouveras d’autres fonctionnalités Professional utilisées par moins d’entreprises.

1. Avant de commencer
2. Fermer des espaces pour une période définie
3. Activer l’enregistrement automatique avec géolocalisation
4. Donner un accès prioritaire aux zones à certaines équipes
5. Connecter tes outils avec le Public API
6. Configurer le ticketing pour le lieu de travail
7. Autres options
8. FAQs

1. Avant de commencer

Les étapes de ce guide partent d’une configuration de bureau déjà existante. Si tu n’as pas encore créé tes bureaux, étages et zones, commence par Desks : Configuration de base. Les règles de réservation, le parking, le travail hybride et les autres paramètres disponibles sur tous les forfaits sont expliqués dans Desks : Configuration avancée.

• Forfait : Desks Professional ou Desks Enterprise. Voir Feature Availability.
• Rôle : tu dois avoir le rôle Global Admin pour effectuer toutes les étapes. Les Office Admins peuvent gérer les fermetures et le ticketing pour les bureaux qu’ils gèrent. Seuls les Global Admins peuvent générer des clés API et créer des rôles personnalisés. Voir Rôles du système et autorisations.
• Enregistrement : l’enregistrement automatique avec géolocalisation fonctionne uniquement dans les bureaux qui utilisent une méthode d’enregistrement. Voir Paramètres d’enregistrement et d’annulation automatique.
• Développeur : pour le Public API, il faut une personne dans ton équipe qui crée et maintient l’intégration.

💡 Astuce : Tu n’as pas besoin de tout configurer d’un coup. Chaque étape est indépendante, alors choisis celles qui répondent à un besoin de ton équipe aujourd’hui.

2. Fermer des espaces pour une période définie

Ferme un poste, une zone, un étage ou un bureau entier pour une période donnée, par exemple pendant des travaux, des congés d’entreprise ou un événement. Contrairement à une fermeture indéfinie, l’espace reste visible pour les utilisateurs mais ne peut pas être réservé, et il rouvre automatiquement à la date de fin. Tu peux ajouter plusieurs fermetures à un même espace.

1. Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces et sélectionne le bureau, l’étage, la zone ou la ressource.
2. Clique sur Gérer, puis sur Ajouter une fermeture.
3. Définis une Date de début et une Date de fin. Tu peux aussi ajouter une Raison : les utilisateurs la verront sur l’espace fermé.
4. Clique sur Confirmer, puis sur Enregistrer.

Les réservations futures pendant la période de fermeture sont annulées automatiquement, et les utilisateurs reçoivent un email d’annulation s’ils ont activé les notifications par email. Les réservations pour le jour même sont conservées. Fermer un étage ou un bureau ferme aussi tout ce qu’il contient.

⚠️ Important : Les salles de réunion ne sont pas concernées par les fermetures. Elles gardent leur bouton Actif/Inactif, et leurs réservations ne sont pas annulées quand l’étage ou le bureau auquel elles appartiennent est fermé.

Instructions complètes : Fermer des espaces.

3. Activer l’enregistrement automatique avec géolocalisation

Si tes bureaux utilisent l’enregistrement, les postes et places de parking sont libérés si personne ne s’enregistre. L’enregistrement automatique avec géolocalisation enregistre les utilisateurs automatiquement dès qu’ils arrivent à moins de 200 m du bureau, donc ceux qui oublient de s’enregistrer gardent leur réservation. Cela fonctionne dans l’application mobile deskbird sur iOS et Android.

1. Assure-toi que le bureau utilise Enregistrement par clic et/ou QR Codes ou Enregistrement uniquement par QR Codes. L’enregistrement automatique ne fonctionne pas avec Pas d’enregistrement.
2. Va dans Admin > Bureaux, parking et autres : Paramètres de réservation, sélectionne le bureau et active Enregistrement automatique avec géolocalisation avec l’application mobile deskbird.
3. Demande à tes utilisateurs d’activer l’option dans l’application sous Profil > Enregistrement automatique et de régler l’accès à la localisation pour l’application deskbird sur Toujours autoriser. Partage-leur Activer l’enregistrement automatique.

Instructions complètes, y compris des astuces pour les utilisateurs dont l’enregistrement ne se déclenche pas : Enregistrement automatique avec géolocalisation.

4. Donner un accès prioritaire aux zones à certaines équipes

L’accès prioritaire permet à certains utilisateurs ou groupes de réserver une zone avant tout le monde, par exemple une zone d’équipe que d’autres collègues peuvent quand même utiliser si elle n’est pas complète. Les utilisateurs sans accès prioritaire ne peuvent réserver qu’à partir d’un délai que tu définis (entre 1 et 365 jours à l’avance, 1 jour par défaut), et seulement si des espaces sont encore libres.

1. Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces, sélectionne l’étage et clique sur l’icône crayon à côté de la zone.
2. Ouvre la section Accès et sélectionne Accès prioritaire.
3. Ajoute les utilisateurs ou groupes qui auront la priorité.
4. Sous Autoriser les utilisateurs sans accès prioritaire à réserver à l’avance, définis le nombre de jours, puis enregistre.

💡 Astuce : Si la période de réservation d’un utilisateur est plus courte que le délai d’accès prioritaire, c’est sa propre limite qui s’applique. Par exemple, avec une période de réservation de 10 jours et un délai prioritaire de 20 jours, cet utilisateur pourra réserver 10 jours à l’avance.

Instructions complètes : Étages et espaces : Gérer l’accès.

5. Connecter tes outils avec le Public API

Le Public API permet à tes développeurs de connecter deskbird avec les outils que tu utilises déjà. Exemples courants : outils BI comme Power BI ou Looker pour les rapports d’occupation, affichage « qui est au bureau aujourd’hui » sur ton intranet, ou enregistrements parking déclenchés par un badge.

1. Va dans Admin > Paramètres de l’entreprise > Clés API et clique sur Générer une clé.
2. Saisis un Nom pour l’intégration, sélectionne API et choisis une Période d’expiration.
3. Clique sur Générer une clé. La clé apparaît dans la liste des clés API.
4. Transmets la clé à la personne qui crée l’intégration. Les endpoints, l’authentification et des exemples sont sur le deskbird Developer Hub.

💡 Astuce : Crée une clé par intégration et donne-lui un nom reconnaissable. Tu pourras ensuite supprimer une seule clé sans casser tes autres intégrations. Il n’y a pas de limite au nombre de clés.

Instructions complètes : Public API.

6. Configurer le ticketing pour le lieu de travail

Avec le Ticketing, les employés signalent des problèmes sur le lieu de travail comme du matériel cassé, un besoin de nettoyage ou des questions de sécurité, depuis l’application web ou mobile, à partir du plan d’étage ou en scannant un QR code. Les personnes que tu autorises suivent chaque ticket de la soumission à la résolution dans un tableau de bord. Configure-le par bureau :

1. Va dans Admin > Lieu de travail > Ticketing et sélectionne le bureau.
2. Sous Utilisateurs autorisés, ajoute les collègues qui gèrent les tickets pour ce bureau, par exemple ton gestionnaire des installations. Les Global Admins et Office Admins peuvent être assignés aux tickets sans cette étape.
3. Crée au moins une catégorie de ticket. Les employés ne peuvent pas soumettre de tickets tant que le bureau n’a pas de catégorie active.
4. Tu peux aussi générer des QR codes et les placer dans le bureau, pour que les employés puissent signaler un problème là où ils le constatent.

Instructions complètes : Ticketing. Si ton équipe IT travaille sur ServiceNow, connecte-le pour que les tickets et leurs mises à jour soient synchronisés dans les deux sens. Voir Ticketing : intégration ServiceNow. Pour montrer aux employés comment signaler un problème, partage Comment soumettre des tickets à la gestion du bureau.

7. Autres options

Desks Professional inclut d’autres fonctionnalités dont peu d’entreprises ont besoin. Configure-les si elles correspondent à ton lieu de travail :

• Rôles personnalisés et autorisations : donne des droits supplémentaires à certains utilisateurs, comme gérer les visites ou exporter des analyses, sans changer leur rôle du système.
• Règles d’accès par jour de la semaine : choisis les jours de la semaine autorisés sur lesquels un utilisateur ou un groupe peut réserver une zone, par exemple l’équipe Engineering le lundi, mercredi et vendredi.
• Gestion des plaques d’immatriculation : exige une plaque d’immatriculation pour certaines zones de parking et identifie à qui appartient un véhicule.
• Affichage dynamique : affiche un plan d’étage en temps réel avec qui est présent et quels postes sont libres sur un écran d’accueil ou d’étage.
• Affichage du tableau d'affichage des salles : affiche les salles de réunion d’un bureau et leur disponibilité sur un écran partagé. Pour le reste de la configuration des salles de réunion, voir Rooms Plus : configuration.
• Politiques de travail hybride : crée plusieurs politiques et utilise la validation, pour que les managers valident les plannings qui ne respectent pas la politique.
• Rôles : attribue autant de rôles, comme sauveteur secouriste, que nécessaire.
• deskbird intelligence : vois comment tes bureaux sont réellement utilisés dans le Tableau de bord d’ensemble, crée des Tableaux de bord personnalisés en posant une question en langage naturel, et mesure la présence réelle avec deskbird Dock.
• deskbird MCP server : laisse un Assistant IA répondre aux questions sur ton espace deskbird, avec Claude ou ChatGPT.

8. FAQs