dock deskbird

Bêta précoce

deskbird Dock est une application de bureau légère qui définit automatiquement le statut de l'utilisateur connecté sur « Au bureau » et l'enregistre à son bureau et à sa place de parking dès qu'il se connecte à un réseau de bureau reconnu. Lorsqu'un utilisateur branche également un écran de bureau reconnu tout en étant sur ce réseau, Dock peut détecter le bureau exact et même créer une nouvelle réservation de bureau si aucune n'existe pour ce jour-là. Aucun enregistrement manuel ni création de réservation n'est nécessaire — l'application fonctionne discrètement en arrière-plan. Les utilisateurs se connectent une seule fois après l'installation, ou peuvent ignorer la connexion si Dock est déployé par l'IT via une solution MDM avec une authentification préconfigurée.

1. Qu'est-ce que deskbird Dock ?
2. Plans et licences
3. Prérequis
4. Installer sur macOS
5. Installer sur Windows
6. Comment ça marche
7. Période de grâce et enregistrement automatique
8. Configurer la détection de bureau (Admins)
9. Configurer la détection de bureau individuel (Admins)
10. Modes de confidentialité (Admins)
11. Déploiement à grande échelle avec Microsoft Intune (Admins)
12. Analytics d’occupation (Admins)
13. Dépannage
14. Retour & support
15. FAQs

1. Qu'est-ce que deskbird Dock ?

deskbird Dock est une application de bureau légère pour macOS et Windows qui fonctionne discrètement en arrière-plan. La connexion manuelle n'est nécessaire que pour les installations individuelles — lorsque l’IT déploie Dock via une solution MDM avec authentification préconfigurée, l’application s’active sans aucune action de l’utilisateur. Dans les deux cas, Dock fonctionne ensuite en arrière-plan sans intervention supplémentaire.

Dès qu’un utilisateur se connecte à un réseau de bureau reconnu, Dock :

• L’enregistre à ses réservations de bureau et de parking existantes
• Met à jour son statut sur « Au bureau » dans l’onglet Planning

Quand un utilisateur branche un écran reconnu tout en étant connecté à un réseau de bureau reconnu, Dock :

• Crée une nouvelle réservation de bureau si aucune n’existe pour ce jour-là
• L’enregistre à ses réservations de bureau existantes
• Met à jour son statut sur « Au bureau » dans l’onglet Planning

⚠️ Important : la détection d’écran et les automatisations de réservation dépendent de la détection réseau active. Si ton appareil est connecté à un écran mais pas à un réseau de bureau reconnu, les données de l’écran ne sont pas transmises et aucun enregistrement automatique ni création de réservation n’aura lieu.

2. Plans et licences

deskbird Dock est sous licence via le plan Dock Plus, facturé par appareil actif. Ce plan donne accès à l’option Workplace Intelligence, qui alimente la détection de présence de Dock et les analytics d’occupation.

Les admins peuvent consulter leur plan dans Admin > Abonnement, où deskbird Dock apparaît sous Dock. Des essais sont disponibles — contacte ton account manager deskbird pour en mettre un en place.

💡 Remarque : l’accès basé sur la licence est déployé progressivement. L’accès bêta existant n’est pas affecté pendant cette transition.

3. Prérequis

Avant de déployer deskbird Dock, assure-toi que les éléments suivants sont en place :

• Compte : les employés doivent avoir un compte deskbird utilisant leur e-mail professionnel (SSO via Google ou Microsoft)
• Enregistrement : active l’enregistrement dans Admin > Paramètres de réservation
• Système : macOS ou Windows
• Réseau : le réseau du bureau doit être configuré dans Admin > Workplace Intelligence > Détection de présence
• Plan d’étage : un plan d’étage publié, nécessaire pour activer le mapping des écrans pour la détection de bureau
• Installateur : télécharge deskbird Dock depuis https://dock.deskbird.com/ (disponible pour macOS et Windows)

4. Installer sur macOS

Les utilisateurs installent deskbird Dock sur macOS comme suit :

1. Télécharger et installer : télécharge l’installateur macOS depuis https://dock.deskbird.com/. Ouvre-le et suis les étapes d’installation.
2. Accorder les autorisations : quand c’est demandé, autorise l’accès à la localisation. Si aucune fenêtre ne s’affiche, va dans Réglages système > Confidentialité et sécurité > Services de localisation et active deskbird Dock.
3. Se connecter : l’application s’ouvre automatiquement après l’installation. Connecte-toi avec le SSO Google ou Microsoft via ton navigateur.
4. Accéder au tableau de bord : l’icône deskbird Dock apparaît dans la barre de menu en haut à droite. Clique dessus et sélectionne « Ouvrir le tableau de bord » pour voir le bureau détecté et les appareils connectés.

💡 Astuce : si l’icône n’est pas visible, libère de la place dans la barre de menu via Réglages système > Centre de contrôle.

💡 Remarque : au premier lancement, les utilisateurs en mode de confidentialité Authentifié utilisateur voient un court message « La détection de présence est activée » expliquant ce que Dock collecte. Voir Modes de confidentialité.

5. Installer sur Windows

Les utilisateurs installent deskbird Dock sur Windows comme suit :

1. Télécharger et installer : télécharge l’installateur Windows depuis https://dock.deskbird.com/ et lance-le. Si un avertissement « Windows a protégé votre PC » apparaît, clique sur « Informations complémentaires », puis sur « Exécuter quand même ».
2. Se connecter : l’application s’ouvre automatiquement après l’installation. Connecte-toi avec le SSO Google ou Microsoft via ton navigateur.
3. Accéder au tableau de bord : l’icône deskbird Dock apparaît dans la barre système en bas à droite (clique sur la flèche ^ si elle est cachée). Clique dessus et sélectionne « Ouvrir le tableau de bord ».

💡 Astuce : pour les déploiements à grande échelle, les équipes IT peuvent déployer deskbird Dock silencieusement via Microsoft Intune, avec l’authentification préconfigurée pour que les utilisateurs ne voient jamais l’écran de connexion. Voir Déploiement à grande échelle avec Microsoft Intune.

💡 Remarque : au premier lancement, les utilisateurs en mode de confidentialité Authentifié utilisateur voient un court message « La détection de présence est activée » expliquant ce que Dock collecte. Voir Modes de confidentialité.

6. Comment ça marche

Une fois installé et activé — soit par connexion manuelle, soit via un déploiement géré — deskbird Dock fonctionne discrètement en arrière-plan. Quand l’appareil d’un utilisateur se connecte à un réseau de bureau reconnu, l’application :

1. Détecte automatiquement le bureau en fonction du réseau
2. Enregistre l’utilisateur à toutes ses réservations de bureau et de parking existantes pour la journée
3. Met à jour son statut sur « Au bureau » dans l’onglet Planning

Quand l’appareil d’un utilisateur se connecte à un écran reconnu tout en étant sur le réseau du bureau, l’application :

1. Transmet les données de l’écran pour détecter le bureau et le poste exacts
2. Enregistre l’utilisateur à toutes ses réservations de bureau existantes pour la journée
3. Crée une nouvelle réservation de bureau pour la journée si aucune n’existe
4. Met à jour son statut sur « Au bureau » dans l’onglet Planning
5. Si la réservation était pour un autre bureau, elle est automatiquement échangée pour correspondre au bureau où l’écran est mappé

💡 Remarque : Se connecter uniquement à un écran sans connexion réseau de bureau active ne déclenchera pas la détection de bureau ni les automatisations de réservation.

💡 Remarque : les automatisations de réservation nécessitent le mode de confidentialité Authentifié utilisateur avec Activer l’automatisation des réservations activé. La détection de présence et les analytics d’occupation fonctionnent dans tous les cas. Voir Modes de confidentialité.

Le tableau de bord Dock affiche le statut réseau actuel et les écrans connectés.

💡 Astuce : si un changement effectué par Dock n’est pas visible tout de suite dans l’application web deskbird, synchronise-le ainsi :

• Pour les réservations existantes : rafraîchis ton navigateur pour synchroniser le statut mis à jour dans l’application web deskbird.
• Pour les nouvelles réservations : si Dock est déjà en cours d’exécution, déconnecte-toi puis reconnecte-toi, puis rafraîchis l’application web pour synchroniser les derniers changements.

7. Période de grâce et enregistrement automatique

L’enregistrement automatique de deskbird Dock fonctionne avec la période de grâce d’enregistrement de ton bureau. La date limite d’enregistrement correspond à l’heure de début de la réservation plus la période de grâce. Si un utilisateur n’a pas été enregistré avant cette limite, la réservation de bureau est automatiquement libérée.

Puisque Dock enregistre les utilisateurs dès que leur présence est détectée, arriver pendant la période de grâce permet de conserver la réservation. Arriver après signifie que la réservation initiale a déjà été annulée et ne peut pas être récupérée.

L’exemple ci-dessous suppose un bureau réservé à partir de 09h00, avec la période de grâce appliquée :

8. Configurer la détection de bureau (Admins)

La détection de bureau est généralement configurée par l’équipe IT. Pour lier un réseau à un bureau :

1. Va dans Admin > Workplace Intelligence > Détection de présence > Détection de bureau
2. Clique sur « Ajouter un réseau »
3. Renseigne les détails du bureau et du réseau (SSID/BSSID Wi-Fi, passerelle par défaut, sous-réseaux ou IP publique) pour les lier au bureau

Une fois un réseau ajouté, tout utilisateur se connectant à ce réseau sera automatiquement détecté et enregistré.

💡 Comment fonctionne la détection réseau : la détection combine deux niveaux de logique :

• Entre les règles (OU) : tu peux ajouter plusieurs règles réseau au même bureau. Se connecter à l’une d’elles déclenche la détection et les automatisations associées.
• Dans une règle (ET) : toutes les conditions activées dans une même règle doivent être remplies en même temps.

Cela signifie que différents scénarios de connexion — par exemple Wi-Fi et Ethernet — sont mieux couverts en ajoutant une règle distincte pour chaque, plutôt qu’en combinant toutes les conditions dans une seule règle.

Support Ethernet et Wi-Fi : deskbird Dock prend en charge les connexions Ethernet et Wi-Fi. Les conditions disponibles dépendent du type de connexion :

⚠️ Remarque : comme le SSID et le BSSID ne sont pas transmis via Ethernet, une règle contenant l’un ou l’autre ne correspondra qu’en Wi-Fi. Pour les bureaux où les utilisateurs se connectent en Ethernet, ajoute une règle basée sur la passerelle par défaut (MAC), les sous-réseaux (CIDR) ou l’IP publique. Pour trouver la valeur de la passerelle, ouvre le tableau de bord deskbird Dock en étant sur le réseau du bureau, regarde la connexion Ethernet et copie le champ « Passerelle - MAC ».

⚠️ Évite d'utiliser des règles réseau identiques entre les bureaux : chaque bureau doit avoir au moins une valeur réseau unique. Si deux bureaux sont configurés avec exactement le même SSID Wi-Fi et la même plage de sous-réseau, le système ne peut pas savoir dans quel bureau tu te trouves, donc la détection de présence est ignorée — et sans enregistrement, la réservation est libérée après le délai de grâce. Assure-toi qu'au moins une valeur (par exemple, la plage de sous-réseau) diffère entre les bureaux.

9. Configuration de la détection de desk (Admins)

La détection de desk associe un écran spécifique à un desk précis, pour que les utilisateurs soient enregistrés exactement au desk où ils se branchent. Un plan d'étage publié est nécessaire. Pour associer un écran à un desk :

1. Va dans Admin > Workplace Intelligence > Détection de présence > Détection de desk
2. Clique sur l'icône d'engrenage du bureau souhaité
3. Association manuelle : clique sur Association manuelle, connecte un écran à ton appareil pour le faire apparaître dans le système, sélectionne le bon desk sur ton plan d'étage, puis clique sur Associer pour lier l'écran au desk.
4. Association automatique : active le bouton Association automatique et définis le nombre de détections nécessaires pour confirmer une correspondance. Suis la progression dans les onglets Associés et Non associés. Si un conflit apparaît (un écran détecté à 2 desks ou plus), tu devras le résoudre manuellement depuis cette page.

Une fois un écran associé, tout utilisateur qui se connecte à cet écran sera automatiquement détecté à ce desk précis et enregistré.

💡 Remarque : l'association automatique nécessite qu'un réseau de bureau soit configuré. Pour l'activer, va dans Admin > Workplace Intelligence > Détection de présence > Détection de bureau et ajoute tes réseaux de bureau.

💡 Astuce : la couverture de l'association des écrans détermine aussi la précision des tableaux de bord d'occupation des étages et des desks. Les desks sans écran associé sont toujours comptés comme inutilisés. Voir Analytics d'occupation (deskbird Dock analytics).

Exporter l'association écran-desk

Les données d'association ne doivent pas rester uniquement dans deskbird. Une fois les écrans associés, la liste complète peut sortir de l'espace Admin et être intégrée dans un système de gestion des actifs IT (ITAM) ou un CMDB — pour que les fiches matériel montrent quel écran est à quel desk, sans avoir à vérifier manuellement sur place.

Export CSV : pour télécharger l'association d'un bureau :

1. Va dans Admin > Workplace Intelligence > Détection de présence > Détection de desk
2. Clique sur l'icône d'engrenage du bureau souhaité
3. Clique sur Exporter CSV, à côté de Association manuelle

Chaque export contient :

💡 Remarque : l'export se fait par bureau, donc répète les étapes ci-dessus pour chaque bureau dont tu as besoin. Seuls les écrans associés sont inclus — les desks sans écran associé n'apparaissent pas dans le fichier.

Accès API : les mêmes données d'écrans associés sont disponibles via l'API de deskbird. Utilise-la pour intégrer l'association dans un système ITAM ou CMDB de façon automatisée, au lieu de télécharger et importer les fichiers CSV à la main.

10. Modes de confidentialité (Admins)

deskbird Dock propose des contrôles de confidentialité flexibles, pour que tu puisses décider exactement quelles données personnelles Dock collecte — du suivi complet au niveau utilisateur jusqu'à l'anonymat total. C'est particulièrement utile pour les organisations avec des exigences strictes en matière de confidentialité ou un comité d'entreprise actif. Le mode choisi détermine quelles analytics et automatisations sont disponibles, et à quel point les données sont identifiables.

Les paramètres de présence se trouvent dans une section dédiée Workplace Intelligence dans Admin, divisée en deux pages :

• Détection de présence : la configuration standard du réseau et de la détection de desk.
• Confidentialité : choisis le mode de confidentialité et ses paramètres.

Pour configurer, va dans Admin > Workplace Intelligence > Confidentialité, sélectionne un mode et clique sur Enregistrer. Réinitialiser annule les modifications non enregistrées et restaure la dernière configuration sauvegardée.

Modes disponibles

Ce que chaque mode permet

Paramètres du mode authentifié

En mode Utilisateur authentifié, un bouton supplémentaire Activer l'automatisation des réservations contrôle si Dock déclenche l'enregistrement automatique et la réservation automatique lorsqu'une ressource est détectée. Il est activé par défaut.

• Activé : Dock enregistre les utilisateurs sur les réservations existantes, crée des réservations de desk aux écrans associés, et échange les desks si besoin.
• Désactivé : la présence est toujours détectée et les analytics au niveau utilisateur fonctionnent, mais Dock ne modifie pas les réservations. Les utilisateurs s'enregistrent et réservent manuellement sur l'appli web ou mobile deskbird.

💡 Remarque : si l'enregistrement automatique ou la réservation automatique de desk ne se fait pas alors que la présence est détectée, vérifie d'abord ce bouton.

Ce que voient les employés

En mode Utilisateur authentifié, Dock affiche un message de bienvenue aux employés lors de la première activation de l'appli : "La détection de présence est activée — deskbird détecte quand tu es au bureau pour t'enregistrer automatiquement. Nous ne collectons que les signaux nécessaires à cela — jamais tes données de navigation ou ta localisation en dehors du bureau." Les employés confirment avec Compris, ou ouvrent En savoir plus pour plus de détails. Les admins peuvent prévisualiser ce message dans Admin > Workplace Intelligence > Confidentialité.

Impact sur Workforce analytics en mode anonyme

Passer en mode Anonyme modifie la façon dont les données de présence apparaissent dans Workforce analytics :

• "Répartition détaillée" affiche des noms pseudonymisés au lieu des individus.
• Un tableau de bord par défaut dédié aux visites d'appareils uniques remplace le tableau de bord par utilisateur.
• Les rapports de conformité aux politiques continuent de fonctionner sur les données pseudonymisées.

Changer de mode

💡 Remarque : si tu comptes sur les automatisations de réservation de Dock (enregistrement auto, échange de desk, création automatique de réservation de desk), garde le mode Utilisateur authentifié.

⚠️ Changer de mode : modifier le mode de confidentialité affecte les données déjà collectées :

• Utilisateur authentifié → Anonyme anonymise tous les événements passés. Les données d'occupation sont conservées, mais les informations au niveau utilisateur sont supprimées définitivement.
• Anonyme → Utilisateur authentifié ne récupère pas les anciennes données.

deskbird affiche un avertissement de confirmation avant d'appliquer un changement — lis-le attentivement avant de confirmer.

11. Déploiement à grande échelle avec Microsoft Intune (Admins)

Pour les déploiements importants, les équipes IT peuvent déployer deskbird Dock de façon centralisée sur les appareils Windows rejoints à Entra et gérés par Intune. Sur les installations gérées, l'appli s'active silencieusement avec une authentification préconfigurée — pas de connexion navigateur ni de mot de passe pour les utilisateurs finaux. Pour les instructions détaillées, consulte le guide de déploiement deskbird Dock Intune Windows.

Choisis le mode d'activation qui correspond à ta politique de confidentialité (définie dans l'Admin deskbird) :

• Mode entreprise (anonyme) : s'active uniquement pour ton organisation Microsoft, comme appareil anonyme sans identité utilisateur. Mesure l'occupation du bureau sans identifier les individus. Nécessite d'enregistrer ton ID de locataire Entra auprès de deskbird au préalable.
• Mode utilisateur : s'active en tant qu'employé connecté, qui doit déjà avoir un compte deskbird. La présence est liée à cette personne, ce qui permet d'activer les fonctionnalités personnalisées comme l'enregistrement automatique et les automatisations de réservation si activées.
• Mode manuel : disponible pour des phases pilotes rapides ou des tests sur des appareils non gérés.

💡 Remarque : le déploiement silencieux via Intune est disponible pour les appareils Windows.

12. Analytics d'occupation (Admins)

Chaque signal de présence enregistré par Dock alimente aussi les tableaux de bord d'analytics d'occupation sous Intelligence > Dock analytics. Ceux-ci montrent comment les bureaux, étages et desks sont réellement utilisés — sur la base de la présence détectée et non des réservations — et sont accessibles aux Admins et Office Admins.

Les tableaux de bord fonctionnent quel que soit le mode de confidentialité choisi, car ils n'affichent que des chiffres agrégés. Les employés individuels n'y sont jamais identifiés.

Pour une explication complète de chaque KPI et graphique, comment chaque chiffre est calculé, et quoi vérifier si les chiffres semblent incorrects, consulte Analytics d'occupation (deskbird Dock analytics).

13. Dépannage

Si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, consulte le tableau ci-dessous pour les problèmes courants et leurs solutions rapides :

14. Feedback & support

En tant que testeur bêta précoce, ton retour est essentiel pour façonner le produit final. Pour signaler des bugs ou demander de l'aide, contacte l'équipe deskbird à dock@deskbird.com.

⚠️ Remarque : cette version est destinée à des tests précoces et peut comporter des imperfections. Elle ne reflète pas forcément le produit final. Merci de nous aider à créer une meilleure expérience de bureau !

15. FAQ