Comment deskbird Dock détecte la présence et lance les automatisations de réservation

Bêta précoce

Une fois que deskbird Dock est installé et que les réseaux et moniteurs de ton bureau sont configurés, tout le reste se fait sans intervention de ta part. Cet article explique exactement ce que fait Dock lorsqu’un appareil se connecte, quand une réservation créée par Dock commence et se termine, ce qu’implique un changement de desk, et comment l’enregistrement automatique interagit avec la période de grâce d’enregistrement de ton bureau — pour que tu puisses prévoir le résultat au lieu de devoir deviner.

1. Ce qui se passe quand un appareil se connecte
2. Quand une réservation créée par Dock commence et se termine
3. Changements de desk
4. Synchronisation et timing
5. Période de grâce et enregistrement automatique

1. Ce qui se passe quand un appareil se connecte

Une fois installé et activé — soit par connexion manuelle, soit via un déploiement géré — deskbird Dock fonctionne discrètement en arrière-plan. Quand l’appareil d’un utilisateur se connecte à un réseau de bureau reconnu, l’application :

1. Détecte automatiquement le bureau en fonction du réseau
2. Enregistre l’utilisateur sur toutes les réservations de desk et de parking existantes pour ce jour-là
3. Définit le statut de l’utilisateur pour ce jour sur « Bureau », ou sur « autre bureau » si le bureau détecté n’est pas son bureau principal

Quand l’appareil d’un utilisateur se connecte à un moniteur reconnu tout en étant sur le réseau du bureau, l’application en plus :

1. Transmet les données du moniteur pour détecter le desk précis dans le bureau déjà détecté
2. Crée une réservation de desk pour ce jour si aucune n’existe
3. Transfère la réservation existante vers le desk où le moniteur est associé, si la réservation était pour un autre desk

Le bureau est toujours déterminé par le réseau, jamais par le moniteur. Hors réseau, les identifiants de moniteur ne quittent jamais l’appareil.

💡 Remarque : les automatisations de réservation nécessitent le mode de confidentialité Utilisateur authentifié. La détection de présence et les Analytics d’occupation fonctionnent dans tous les modes. Voir Modes de confidentialité et gestion des données.

Le tableau de bord Dock affiche le statut actuel du réseau et les moniteurs connectés.

2. Quand une réservation créée par Dock commence et se termine

Pour toute réservation de desk créée par deskbird Dock :

• Heure de début : au moment où le moniteur est branché
• Heure de fin : à la fin des horaires de réservation personnels de l’utilisateur. Si ceux-ci ne sont pas configurés, à la fin des horaires d’ouverture du bureau

⚠️ Important : les réservations de desk créées par Dock doivent être comprises dans les horaires d’ouverture du bureau. Si un utilisateur branche un moniteur avant l’ouverture du bureau, Dock détecte quand même le bureau et l’enregistre sur toute réservation existante, mais ne peut pas créer de nouvelle réservation de desk avant l’heure d’ouverture.

Dock ne crée pas non plus de réservation de desk, ni ne transfère de réservation, après la fermeture du bureau pour ce jour-là. La présence au bureau reste cependant détectée.

3. Changements de desk

Quand un utilisateur ayant déjà une réservation branche un moniteur associé à un autre desk, Dock déplace la réservation pour correspondre à l’endroit où il est réellement assis.

⚠️ Important : quand Dock transfère un desk, la réservation existante pour ce jour est annulée — ou libérée plus tôt si elle a déjà commencé — et une nouvelle réservation est créée pour le desk où le moniteur est associé. Cela se produit même si l’utilisateur s’est déjà enregistré, et remplace les réservations à la demi-journée ou partielle par une réservation allant de maintenant jusqu’à la fin des horaires de réservation de l’utilisateur. Les transferts ne concernent que les desks du bureau détecté par Dock, et ne s’appliquent jamais au parking.

4. Synchronisation et timing

Dock actualise sa copie des règles réseau de ton bureau toutes les heures et envoie un signal de présence toutes les 15 minutes, donc une modification d’une règle réseau peut prendre jusqu’à une heure pour atteindre un appareil déjà en fonctionnement. Activité > Synchroniser maintenant l’applique immédiatement.

Les automatisations ne s’exécutent jamais rétroactivement. Après qu’un admin a associé un moniteur à un desk, rien ne se passe pour les détections déjà effectuées — l’utilisateur doit déclencher une nouvelle détection.

💡 Astuce : si une modification faite par Dock n’apparaît pas tout de suite dans l’application web deskbird, ouvre deskbird Dock > Activité > Synchroniser maintenant. Dock revérifie le réseau et les moniteurs connectés et relance les automatisations. Rafraîchis ensuite l’application web deskbird. Débrancher et rebrancher le moniteur a le même effet pour les automatisations liées au moniteur.

5. Période de grâce et enregistrement automatique

L’enregistrement automatique de deskbird Dock fonctionne avec la période de grâce d’enregistrement de ton bureau. La date limite d’enregistrement est l’heure de début de la réservation plus la période de grâce (15 minutes par défaut). Si un utilisateur ne s’est pas enregistré avant cette limite, la réservation de desk est automatiquement libérée.

Deux paramètres peuvent modifier cette limite :

• Si ton bureau définit une heure avant laquelle les réservations ne sont jamais annulées automatiquement, cette heure prévaut. Une réservation à 08h00 avec une période de grâce de 15 minutes n’est pas annulée à 08h15 si ce paramètre est à 09h00.
• Une réservation créée après son heure de début bénéficie de la période de grâce complète à partir du moment où elle a été créée.

Puisque Dock enregistre les utilisateurs dès que leur présence est détectée, arriver pendant la période de grâce permet de conserver la réservation. Arriver après signifie que la réservation initiale a déjà été libérée et ne peut pas être récupérée.

L’exemple ci-dessous suppose un desk réservé à partir de 09h00, avec la période de grâce du bureau appliquée :

💡 Remarque : l’enregistrement automatique a aussi une heure la plus tôt possible. Dock peut enregistrer les utilisateurs à partir de l’heure de début de la réservation moins le délai d’anticipation maximum défini par le bureau. Quand aucun délai maximum n’est défini, l’enregistrement automatique fonctionne dès le début de la journée de réservation — c’est pourquoi arriver à 08h30 pour une réservation à 09h00 fonctionne. Si le bureau définit un délai maximum plus court que l’arrivée anticipée, l’enregistrement est ignoré.

💡 Remarque : seule la détection par moniteur crée une réservation. La détection réseau seule marque les utilisateurs comme présents mais ne réserve pas de desk, donc un utilisateur sans moniteur reconnu doit faire la réservation lui-même. Dock l’enregistre alors automatiquement.

⚠️ Important : ce tableau s’applique uniquement quand l’enregistrement est activé pour le bureau et pour le type de ressource. Si l’enregistrement est désactivé, les réservations ne sont jamais annulées automatiquement et Dock n’enregistre personne, mais il définit quand même le statut du bureau.