Étages et espaces

La section Étages & espaces dans deskbird te permet de définir et de gérer la configuration de ton bureau, des étages jusqu’aux différentes zones de postes de travail, salles de réunion, places de parking, et plus encore. Cette configuration constitue la base pour les plans d’étage interactifs, les restrictions d'accès et la gestion des réservations des utilisateurs.

1. Créer, modifier et supprimer des étages et des espaces
2. Salles de réunion et postes, places de parking et autres ressources
3. Plans d’étage
4. Gérer l'accès
5. Règles d'accès selon les jours de la semaine

1. Créer, modifier et supprimer des étages et des espaces

Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces. Un panneau à gauche affiche tous les étages, ce qui te permet de passer facilement d’un étage à l’autre sans perdre le contexte.

Étages

• Ajouter un étage : Clique sur + Ajouter un étage. Un nouvel étage apparaît dans la liste et dans le panneau principal à droite. Utilise l’icône crayon à côté du nom de l’étage pour le renommer (par exemple "Étage 01"), et clique sur Gérer pour ajouter ou supprimer des fermetures.
  💡 Remarque : Les étages nouvellement créés sont ajoutés en brouillon par défaut. Tu peux publier l’étage quand tu es prêt.
• Renommer ou supprimer un étage : Clique sur l’icône crayon à côté du nom de l’étage. Une fenêtre s’ouvre, te permettant de renommer ou de supprimer l’étage.
• Fermer un étage : Clique sur Gérer en haut de la liste des zones, puis sur Ajouter une fermeture. Une fermeture indéfinie masque l’étage pour les utilisateurs jusqu’à ce que tu supprimes la fermeture. Une fermeture temporaire (avec une date de fin, Desks Professional et plus) garde l’étage visible mais non réservable pendant cette période.
  ⚠️ Les réservations futures pendant la période de fermeture sont annulées. Les réservations du jour même et passées sont conservées, et les utilisateurs reçoivent un e-mail si leurs notifications sont activées. Les salles de réunion gardent leur propre bouton Actif/Inactif et leurs réservations ne sont pas annulées. Pour toutes les options, consulte Fermeture des espaces
• Télécharger les QR codes pour tout l’étage

Zones

• Ajouter une zone : Sélectionne un étage et clique sur + Ajouter une zone. Choisis le type de zone (Espace de travail, Salle de réunion, Zone de parking ou Autre), puis définis le Nom, la Capacité et une Description facultative.
  💡 Remarque : Pour garder une nouvelle zone cachée des utilisateurs pendant la configuration, sélectionne Enregistrer la zone en brouillon lors de la création (le bouton devient Ajouter en brouillon). Une zone en brouillon affiche une bannière sur sa page ; clique sur Publier la zone pour la rendre réservable. La publication est irréversible.
• Modifier une zone : Clique sur l’icône crayon à côté de chaque zone. Cela ouvre une page où tu peux :
  • Renommer la zone et modifier la description
  • Supprimer la zone
  • Définir l'accès à la zone
  • Exiger une plaque d’immatriculation pour les réservations (zones de parking uniquement), voir Gestion des plaques d’immatriculation
  • Créer et gérer les ressources dans cette zone
  • Fermer la zone via Gérer sous Zones fermées, indéfiniment ou temporairement (fermetures temporaires : Desks Professional et plus)
    ⚠️ Les réservations futures pendant la période de fermeture sont annulées. Les réservations du jour même et passées sont conservées. Les salles de réunion gardent le bouton Actif/Inactif au lieu des fermetures. Pour toutes les options, consulte Fermeture des espaces
• Télécharger les QR codes pour toute la zone

2. Salles de réunion et postes, places de parking et autres ressources

Pour garantir que chaque type de ressource soit bien documenté, nous avons créé des guides de configuration dédiés :

• Salles de réunion
• Postes, places de parking et autres ressources
• Configurer le parking

3. Plans d’étage

Après avoir configuré tes étages et zones, tu peux les placer visuellement sur un plan d’étage pour aider les utilisateurs à s’orienter et à réserver plus facilement.

Les instructions complètes sont disponibles dans notre article Plans d’étage.

💡 Remarque : Les zones n’ont pas besoin d’être positionnées sur le plan d’étage pour être réservables. Tant qu’une zone est publiée et non fermée, les utilisateurs peuvent faire des réservations.

4. Gérer l'accès

deskbird te permet de contrôler qui peut réserver quelles zones, pour des cas d’usage comme des zones réservées à une équipe, des espaces VIP ou un accès partagé avec des règles de priorité.

💡 Les Admins globaux, Admins de bureau et Managers peuvent toujours réserver n’importe quelle zone, peu importe les restrictions. Cela s’applique aussi aux réservations faites pour d’autres personnes.

Pour configurer l'accès à une zone :

1. Va dans Étages & espaces dans l’Admin.
2. Sélectionne l’étage.
3. Clique sur l’icône crayon dans la ligne de la zone.

Tu peux choisir entre trois types d'accès :

• Accès ouvert : Option par défaut. Tous les utilisateurs ayant accès au bureau peuvent réserver la zone.
• Accès restreint : Seuls les utilisateurs ou groupes sélectionnés peuvent réserver la zone. Tu peux aussi masquer la zone du plan d’étage pour les utilisateurs sans accès.
  
  Remarque : Lorsqu’une zone est masquée, les utilisateurs sans accès ne verront pas les personnes ayant réservé dans cette zone sur le plan d’étage. Cela peut être utile pour certaines fonctions au bureau. Les Admins globaux, Admins de bureau et Managers voient toujours toutes les zones.

Desks Professional et plus

• Accès prioritaire : Donne à certains groupes ou utilisateurs la possibilité de réserver une zone avant les autres. Les autres utilisateurs ne peuvent réserver qu’à partir d’un délai configurable, et seulement s’il reste des places après les réservations des utilisateurs prioritaires.

  Exemple : La Finance a la priorité sur 4 postes. Si seulement 3 sont réservés, un autre membre d’équipe (par exemple, Marketing) peut réserver le poste restant une fois la fenêtre de réservation ouverte pour les non-prioritaires.

Délai de priorité configurable

Les admins peuvent définir un délai personnalisé qui détermine combien de temps à l’avance les utilisateurs non prioritaires peuvent commencer à réserver des dates soumises à des règles d’accès prioritaire.

• Le délai peut être défini entre 1 et 365 jours calendaires.
• Par défaut, il reste à 1 jour — tu n’as rien à faire si ce fonctionnement te convient.
• Pour configurer le délai, ouvre la boîte de dialogue Configuration de l'accès de la zone, sélectionne Accès prioritaire et ajuste le champ jours, à partir de sous Autoriser les utilisateurs sans accès prioritaire à réserver à l’avance.

💡 Bon à savoir : Si la fenêtre de réservation d’un utilisateur non prioritaire est plus courte que le délai de priorité configuré, c’est sa propre limite qui s’applique. Par exemple, si la fenêtre de réservation d’un utilisateur est de 10 jours et que le délai de priorité est de 20 jours, seuls 10 jours s’appliqueront pour cet utilisateur.

💡 Astuce : Tu peux affiner l'accès avec des règles selon les jours de la semaine. Voir Règles d'accès selon les jours de la semaine ci-dessous.

5. Règles d'accès selon les jours de la semaine

deskbird permet aux admins de contrôler quels jours de la semaine certains utilisateurs ou groupes peuvent réserver un poste ou une place de parking. Cela ajoute un niveau de précision supplémentaire en plus des types Accès restreint et Accès prioritaire, et fonctionne aussi avec Accès ouvert.

⚠️ Important : Les règles d'accès selon les jours de la semaine s’appliquent uniquement aux postes, places de parking et autres ressources. Les salles de réunion ne sont pas prises en charge et continuent d’utiliser le modèle d'accès standard.

Comment ça marche

Chaque règle d'accès inclut un paramètre Jours de la semaine autorisés. Pour chaque règle, les admins choisissent les jours concernés — par exemple, Ingénierie le lundi/mercredi/vendredi et Ventes le mardi/jeudi. Plusieurs règles avec des jours différents peuvent coexister sur la même zone.

Configurer des règles d'accès selon les jours de la semaine

1. Va dans Admin > Lieu de travail > Étages & espaces.
2. Sélectionne l’étage et clique sur l’icône crayon à côté de la zone à configurer, ou clique sur la ligne de l’étage.
3. Clique sur la section Accès pour ouvrir la boîte de dialogue Configuration de l'accès.
4. Sélectionne Accès restreint ou Accès prioritaire dans le menu déroulant.
5. Ajoute les utilisateurs ou groupes et sélectionne les Jours de la semaine autorisés pour cette règle.
6. Pour ajouter une autre règle avec un autre schéma de jours, clique sur + Ajouter une règle.
7. Clique sur Mettre à jour pour enregistrer.

La page de détail de la zone affiche un résumé de toutes les règles configurées, avec les jours attribués et les utilisateurs ou groupes par règle.

Ce que voient les utilisateurs

Les utilisateurs reçoivent des messages clairs lorsque des restrictions selon les jours s’appliquent :

• Sur le plan d’étage et dans la barre latérale de réservation, une info-bulle indique les jours où ils peuvent réserver, par exemple : "Tu ne peux pas réserver ici le mardi, seulement les jours suivants : lundi, mercredi, vendredi."
• Dans le calendrier de réservation, les jours restreints sont désactivés. Une info-bulle explique la restriction, par exemple : "Tu n’as pas la priorité pour réserver ici le vendredi, seulement les jours suivants : mardi, jeudi."
• Pour les zones en Accès prioritaire, les utilisateurs non prioritaires peuvent quand même réserver les jours restreints selon les règles de priorité habituelles.